物業(yè)公司財務部資金管理制度手冊

時間：2024-10-29 07:59:24 手冊我要投稿

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物業(yè)公司財務部資金管理制度手冊

　　在我們平凡的日常里，制度起到的作用越來越大，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編幫大家整理的物業(yè)公司財務部資金管理制度手冊，僅供參考，大家一起來看看吧。

物業(yè)公司財務部資金管理制度手冊

　　為規(guī)范物業(yè)的資金運作及管理工作，結合物業(yè)業(yè)實際經(jīng)營情況，特制定本辦法。

　　第一章規(guī)定

　　第一條

　　所有人員必須根據(jù)合法、完整的原始憑證，按規(guī)定粘貼、填制報銷帳單據(jù)。

　　1、原始憑證的基本要求

　　1)原始憑證內容必須具備：憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱或者填制人的姓名;經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章;接受憑證單位的名稱;經(jīng)營業(yè)務的內容、數(shù)量、單位和金額。

　　2)從外單位取得的原始憑證，必須符合國家票證管理辦法，并蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領導人或者其指定人員的簽名或蓋章。

　　3)凡填有大寫或小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。購買實物的原始憑證，必須有入庫單或驗收證明;支付款項的原始憑證，必須有收款單位的收款證明。

　　4)一式幾聯(lián)的原始憑證，應注明各聯(lián)的用途，并且只能以一聯(lián)作為收款證明。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外)套寫。

　　5)經(jīng)有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務，應當將批準的文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準部門、日期、批準人及“原件存檔”字樣;如果批準文件涉及兩項報帳內容，可將原件附其中一份報帳單據(jù)，另一份注明原件在“××報帳中”字樣。

　　2、原始憑證粘貼的具體規(guī)定：

　　1)在空白報銷單上將原始報帳憑證按小票在下，大票在上的要求，從右至左呈階梯狀依次粘貼;若票據(jù)較少，可直接在正式報銷單的反面粘貼(原始憑證的正面與報銷單的正面同向);若票據(jù)較多，可在多張空白報銷單上粘貼。

　　2)將已填寫完畢的正式報銷單粘貼在已貼好的原始報銷憑證的空白報銷單上(將左面對齊粘貼)。

　　第二條

　　如果需報銷的原始單據(jù)遺失，除飛機票、火車票、船票、長途汽車票，在理由充分的情況下，按票價的50%報銷外，其他票據(jù)遺失一律不予報銷;特殊情況，必須報請物業(yè)財務部負責人批準;已由銀行付款，需進行報帳核銷的原始單據(jù)遺失，須憑加蓋對方發(fā)票章(或財務章)的原始單據(jù)復印件和經(jīng)部門負責人簽字的專題說明進行核銷，同時對經(jīng)辦人予以100元的處罰。

　　第三條

　　對不真實、不合規(guī)定的原始憑證不予報帳;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按規(guī)定更正、補充;原始憑證有錯誤的，應要求出具單位或填報人重開或更正(金額只可改小，不可改大)，更正處加蓋單位印章或簽章。

　　第四條

　　嚴格執(zhí)行報帳期限規(guī)定，及時進行報帳。

　　1、差旅費借支必須在返回物業(yè)五天內報帳，其他現(xiàn)金借支十天內必須結清。

　　2、領用的轉帳支票，經(jīng)辦人員必須在十天內到財務部門辦理報帳手續(xù);直接由物業(yè)匯往各往來單位的款項，記入經(jīng)辦人員往來帳，經(jīng)辦人員必須在付款后(或貨到，或工程完工后)一個月內到財務部門辦理報帳手續(xù)(合同上有規(guī)定的除外)。

　　3、凡未在規(guī)定期限內到財務部門結清財務手續(xù)的，按起點30元，每超期一天按兩元的標準遞增予以罰款。

　　4、費用單據(jù)超過二個月的，不予報帳。

　　第五條

　　嚴格執(zhí)行物業(yè)的審批規(guī)定，所有開支必須經(jīng)部門負責人同意，物業(yè)總經(jīng)理及財務部負責人審批后方可辦理。

　　第六條

　　各項費用開支，以現(xiàn)金方式支付的，必須填寫物業(yè)(或絲寶集團)費用報銷單;

　　第七條

　　已取得結算憑據(jù)的報帳業(yè)務，必須填寫絲寶集團報銷單;未取得結算憑據(jù)的付款業(yè)務，應由經(jīng)辦人填寫請款單，待貨到(或工程完工)后由經(jīng)辦人取得發(fā)票，辦理入庫驗收(或工程驗收)手續(xù)，填寫報銷單辦理報帳手續(xù)。

　　第二章資金支付的審批規(guī)定及流程

　　第八條

　　報帳審批規(guī)定

　　1、各部門員工的日常費用，由部門負責人控制審核，報物業(yè)總經(jīng)理和物業(yè)管理公司財務經(jīng)理審批，;部門負責人的日常費用，直接由物業(yè)總經(jīng)理和物業(yè)管理公司財務經(jīng)理控制審批。

　　2、車輛保養(yǎng)、改裝或維修，單項費用在3000元以內(含3000元)的，必須以書面形式，報管理公司總經(jīng)理批準;單項費用在3000元以上的，必須逐級上報，由集團批示。

　　3、物業(yè)各種辦公、印刷用品、小車過橋及汽油費用、電話費(含個人手機話費)等所需資金的支出，由物業(yè)辦公室管理及審核，報物業(yè)總經(jīng)理及物業(yè)管理公司財務經(jīng)理審批。

　　4、物業(yè)日常經(jīng)營所需的水、電及零星工程設備維修費用，由工程部負責核實，報物業(yè)總經(jīng)理及物業(yè)管理公司財務經(jīng)理審批。

　　5、物業(yè)日常購置原材料、低值易耗品、物料用品、促銷品、宣傳品、電腦設備及耗材等用于經(jīng)營的物資，由采購部負責核實，報物業(yè)總經(jīng)理及物業(yè)管理公司財務經(jīng)理審批。

　　6、物業(yè)管理公司和物業(yè)所有需支付的資金(除臨時處置資金外)，均通過物業(yè)管理公司財務經(jīng)理統(tǒng)籌安排。

　　第九條

　　報帳審批流程

　　1、員工因工發(fā)生的日常費用必須按規(guī)定事先報請部門負責人批準(部門負責人發(fā)生的費用，應逐級上報上級領導批準);部門負責人必須做到嚴格控制，杜絕先斬后奏的現(xiàn)象發(fā)生。

　　2、凡涉及購買物資的部門，應預先提交申請報告，根據(jù)報帳審批權限的規(guī)定經(jīng)審批人批準后，由物業(yè)指定的部門負責簽定合同(除零星采購以外，所有采購業(yè)務均必須簽定采購合同)、購置及報帳。

　　3、各級審批人出差期間，對必須開支的款項可授權他人代理行使審批職責。授權書上必須詳細注明授權的范圍、期限、被授權人等主要內容。授權書一式兩份，一份由本部門留存，另一份交財務部門存檔。

　　第三章資金的預算管理

　　第十條

　　每年元月10日前，物業(yè)根據(jù)當年的經(jīng)營計劃，提出當年資金總需求預算方案，報集團總部審批。

　　第十一條

　　各物業(yè)根據(jù)集團總部批準的資金預算方案，制定各月的資金預算計劃，每月將物業(yè)節(jié)余資金匯總部集團使用。

　　第十二條

　　物業(yè)總經(jīng)理審定各部門申報的資金需求計劃，并將總資金預算計劃分解到各需求部門。

　　第十三條

　　按照確定的分部門資金需求計劃，合理調度和安排資金的運用。

　　第四章借支及請款規(guī)定

　　第十四條

　　現(xiàn)金借支規(guī)定

　　1、凡物業(yè)員工因工作需要，需申請臨時借支的，必須填寫借支單，注明借支事由，經(jīng)部門負責人核實、財務部負責人審批后辦理借支手續(xù)。

　　2、差旅費借支必須由部門負責人根據(jù)員工出差天數(shù)及日費用標準核定;其他現(xiàn)金借支一次不得超過20xx元。

　　3、因工作性質特殊，需借支備用金的，由借支人填寫借支單，注明“備用金”字樣，經(jīng)部門負責人批準后在財務部門辦理借支手續(xù)。

　　4、現(xiàn)金借支，嚴格遵循“前帳不清、后帳不借”的原則。

　　5、備用金借支，由財務部門每季度出具各部門備用金借支明細，交各部門負責人重新核定。如有工作或額度調整，應及時通知財務部門。

　　第十五條

　　轉帳支票借支規(guī)定

　　1、除采購員借支外，其他部門超過20xx元(含20xx元)以上的開支，必須使用轉帳支票付款。

　　2、使用轉帳支票付款，經(jīng)手人應提供準確、詳實的收款單位名稱及金額;確實不能事先提供準確收款單位名稱或金額的，由財務部門開具限額轉帳支票。

　　3、經(jīng)手人預先領用轉帳支票的，應按規(guī)定填寫請款單，詳細注明收款單位名稱、金額(或限額)、款項用途，協(xié)議號(已簽定合同)，經(jīng)部門負責人批準后在財務部門辦理借支手續(xù)。

　　第十二條

　　異地付款的請款規(guī)定

　　1、原則上，異地付款一律采用電匯方式;如特殊原因需匯票付款的，必須詳細注明原因，經(jīng)財務部門負責人批準后才能辦理。如辦理的匯票需寄給往來單位，必須在辦理正式交接手續(xù)后交物業(yè)指定郵寄員郵寄;如辦理的匯票為收款單位自帶，則財務部門必須在認真檢查、核對取票人身份證，及收款單位提供的加蓋單位公章或財務印鑒章，并指明取票人姓名的委托書(原件)后，才能辦理匯票領取手續(xù)�！拔袝奔叭∑比松矸葑C復印件由財務部門妥善保存。

　　2、對依據(jù)合同或協(xié)議支付的款項，請款人必須嚴格依據(jù)合同或協(xié)議上填寫的收款單位名稱、帳號及開戶行填寫請款單;如果收款單位名稱、帳號或開戶行發(fā)生變動，請款人必須提供往來單位加蓋公章或財務印鑒章的變更證明原件。

　　第五章報帳程序及報帳的具體規(guī)定

　　第十三條

　　費用報帳

　　1、費用開支后，應憑報銷單辦理報帳手續(xù);有借支的，必須先清理借支。

　　2、費用報帳時，必須由經(jīng)手人根據(jù)物業(yè)有關制度及規(guī)定填寫報銷單，詳細注明報帳事由，并附正式原始發(fā)票，經(jīng)部門負責人批準后在財務部門辦理。

　　3、根據(jù)合同開支的各項費用，報帳時，應詳細注明合同號。

　　4、根據(jù)報告開支的各項費用，報帳時，應附已批示的報告原件。

　　5、購置辦公用品、低耗品、物料、水電衛(wèi)生設施等物資必須辦理入庫手續(xù)，報帳時附入庫單或直接由領用人在原始憑證上簽字證明。

　　第十四條

　　固定資產報帳

　　1、固定資產(包括機器設備)購置報帳應附申購單(或批示報告)、購貨發(fā)票、入庫單或驗收報告等單據(jù);特殊行業(yè)的資產(如電梯、鍋爐等)，必須同時附專業(yè)檢測部門出具的檢驗合格報告。

　　2、結算在建工程完工工程款時，房產公司將結算依據(jù)移交給集團財務總部，由集團財務總部會同審計師事務所進行審計，并根據(jù)審核結論、工程結算發(fā)票及完工驗收單全額結算。

　　第十五條

　　供應商開戶及貨款結算

　　1、供應商開戶規(guī)定

　　1)日常計劃采購開戶規(guī)定：日常計劃采購內容指物業(yè)經(jīng)營所須的基礎性原材料、資產等。如：食品、酒水、香煙、客房用品、美容美發(fā)用品、成批的低耗品及大額的固定資產等。采購部按照競價篩選原則確定供應商后，須與供應商簽定供貨協(xié)議(或合同)。協(xié)議中必須注明質保金的繳納和結算方式。協(xié)議簽定后必須由采購部指定專人及時遞交(原件一份)給財務部合同專管員，以便財務部及時錄入電腦。供應商持供貨協(xié)議書到財務部繳納質保金，成本會計查實該供應商協(xié)議確已錄入電腦并已繳納質保金后，方可辦理開戶手續(xù)。

　　2)對于零星或急件采購的物品(如零星物料用品、少量補充的基礎性原材料等)，金額較小，可以不簽定協(xié)議，以經(jīng)辦的采購員戶頭辦理入庫手續(xù)。

　　2、供應商貨款結算

　　1)個體戶供應商貨款支付的規(guī)定：凡以個人名義與物業(yè)簽訂協(xié)議的供應商，在協(xié)議中必須詳細注明該供應商姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話和地址(一家供應商只能以一個人名義簽訂協(xié)議，不得多戶多人)。財務根據(jù)此協(xié)議中提供的資料錄入電腦，并據(jù)此開戶名稱辦理入庫手續(xù)。在支付貨款時，由協(xié)議中的供應商持本人身份證領取現(xiàn)金或支票，出納員必須與電腦資料逐一核對無誤后，方能發(fā)放。

　　2)以單位名義開戶的供應商貨款支付的規(guī)定：凡以單位名義與物業(yè)簽訂協(xié)議的供應商，在協(xié)議中必須詳細注明該單位全稱、開戶銀行、帳號、委托經(jīng)辦人姓名、身份證號碼以及貨款的支付方式(支票、電匯等)，收款單位必須與合同單位一致，否則，必須由合同單位出具委托付款協(xié)議書，并由其法人簽字、蓋章認可。

　　3)供應商供貨、結款應嚴格按照協(xié)議執(zhí)行，即：在辦理入庫時，以協(xié)議中的單位名稱開戶;在進行貨款支付時，由協(xié)議中的委托經(jīng)辦人持本人身份證領取支票(電匯由出納員直接按協(xié)議辦理)。如有變更，須有加蓋該供應商單位公章或財務專用章的、負責人簽名的書面變更通知，出納員方可辦理結算手續(xù)。

　　3、所有以供應商名義辦理入庫和結算手續(xù)的貨款支付，原則上不得由物業(yè)采購員代為結算，如有此情況，出納員有權拒絕付款。

　　4、供應

　　商付款方式的規(guī)定：個體戶性質的供應商以現(xiàn)金支票或轉賬支票方式支付，其他供應商原則上要求以轉帳支票、電匯或銀行匯票方式支付。

　　5、供應商貨款結算流程及時間的規(guī)定：供應商貨款集中按月支付，下月支付上月貨款。

　　A、每月的18日-20日為上月貨款對帳日。供應商將上月的貨物驗收單整理，開據(jù)正規(guī)有效的發(fā)票(不得使用復印件)，在采購部粘貼填寫《報帳單》，注明單據(jù)張數(shù)、貨品名稱、金額和供應商單位或姓名，由經(jīng)辦采購員簽字后，到財務部往來帳會計處對帳。財務部往來帳會計對貨款的結算金額的真實性、發(fā)票及報帳單填寫的規(guī)范性、有效性進行認真審核，不合規(guī)定者不予以辦理。

　　B、每月的21日-23日為采購部負責辦理貨款審批手續(xù)日。由采購部指定專人將已對帳的貨款單據(jù)統(tǒng)一收取，并報采購經(jīng)理和各物業(yè)總經(jīng)理審核簽字后，交物業(yè)管理公司財務經(jīng)理審核。

　　C、每月的23日-28日為財務付款結算日。物業(yè)管理公司財務經(jīng)理將審核無誤后的貨款單據(jù)交出納。出納按貨款支付方式之規(guī)定開出支票或匯票，并通知供應商領取貨款。

　　D、上述結算時間的規(guī)定一般不得變動，除此時間之外的對帳和結算(特殊情況除外)財務一律不予受理。

　　第六章現(xiàn)金的日常管理

　　第十六條

　　現(xiàn)金管理制度

　　1、實行備用金管理辦法。備用金(庫存現(xiàn)金)在核定的限額內使用。物業(yè)備用金的領用包括：出納員、收銀主管、前臺收銀員、各營業(yè)點收銀員、采購員。原則上出納員庫存現(xiàn)金不得超過一萬元;收銀主管一萬五千元;前臺收銀員一萬元以及各營業(yè)點收銀員找零用備用金伍百元;采購員備用金一萬元。

　　2、除零星開支部分從庫存現(xiàn)金中支付外，其他一切支出必須從銀行提取，不得坐支。因特殊情況需要坐支現(xiàn)金的，需報財務部負責人批準，核定坐支范圍和限額。庫存現(xiàn)金超過限額的部分，必須當日送存銀行。

　　3、物業(yè)與其他單位之間的經(jīng)濟往來，除允許現(xiàn)金支付的款項外，其余必須通過銀行進行轉帳結算。

　　4、現(xiàn)金的使用范圍如下：

　�、倥R時員工工資(原則上要求由銀行發(fā)放);

　�、诔霾钊藛T必須隨身攜帶的差旅費;

　　③物業(yè)處理緊急情況時的支出;

　�、苻D帳結算起點以下的零星開支;

　�、萑诵幸�(guī)定需要支付現(xiàn)金的其他支出。

　　第十七條

　　現(xiàn)金收支控制

　　1、出納員與會計人員必須分工明確，出納員不得兼辦收入、費用、債權債務帳簿的登記、稽核和會計檔案保管等工作，會計人員不得兼管出納工作。

　　2、出納人員應熟練掌握并嚴格執(zhí)行有關現(xiàn)金管理制度。根據(jù)審核無誤的收、付款憑證負責辦理現(xiàn)金和銀行存款的收付款業(yè)務;負責登記現(xiàn)金和銀行存款日記帳;清查庫存現(xiàn)金，與帳面、銀行核對，做到帳款、帳帳相符;負責保管庫存現(xiàn)金、各種有價證券、支票和法人代表、出納印章(財務專用章暫由天怡物業(yè)財務部負責人保管)。

　　3、嚴格現(xiàn)金收付業(yè)務的審批制度。出納員進行款項收付業(yè)務時，首先要認真審核所依據(jù)的憑證，既要審核手續(xù)是否完備，數(shù)字是否準確，還要審核其內容的合理性和合法性。對于手續(xù)不完備、數(shù)字錯誤的憑證，要求經(jīng)辦人完善手續(xù)后方可報銷;對于不應開支的款項，應拒絕報銷;對涂改或冒領款的不法行為，應及時向財務部負責人匯報。出納人員辦理現(xiàn)金收付時，收付雙方應當面點清，并認真復核，加蓋收付戳記及出納人員簽章，以防重收、重付。

　　4、對庫存現(xiàn)金(含各部門的備用金)，財務部負責人、主管會計要實施經(jīng)常性地檢查和突擊性抽查，并填制庫存現(xiàn)金(備用金)核查情況表，說明檢查結果。對于核查出的長短款，要及時查明原因并提出處理意見。

　　5、出納人員工作調離，必須辦理嚴格的交接手續(xù)。

　　第四章工作標準

　　1.會計核算工作能有條不紊地進行。(即從收支兩條線分別來看，收入方面從款項取得直到交納稅款、報表反映;支出方面從款項提取至報表反映，中間各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每個環(huán)節(jié)操作正常以保證整個過程按會計核算的要求進行。)

　　2.及時準確地提供各項財務信息，包括收入情況、支出情況及銀行存款余額情況或某項經(jīng)濟業(yè)務的效益情況。

　　3.及時準確地編制會計報表及報表說明、財務分析報告。

　　4.加強收入的管理，保證公司收入不流失。

　　5.加強支出管理，保證一切支出都在受控制狀態(tài)，包括工資性支出以及水、電、維修材料、辦公用品等費用的支出。

　　6.加強預算管理，保證日常的收支狀況與財務預算基本一致。

　　7.制定切實可行的財務管理制度和操作流程，并對部門內員工進行崗位培訓與指導，保證部門員工基本上能履行各崗位的職責。

　　8.與稅務、金融等部門溝通良好，不因為公關工作不到位導致公司利益受損失。

　　第五章財務管理規(guī)定

　　一、目的。本規(guī)定規(guī)定了公司資金、現(xiàn)金、票據(jù)、費用開支、會計檔案的管理辦法，旨在加強會計基礎工作，正確執(zhí)行國家財經(jīng)紀律和財務制度，更好地為物業(yè)管理工作服務。

　　二、適用范圍

　　本規(guī)定適用于公司財務部對資金、現(xiàn)金、票據(jù)、費用開支、會計檔案的管理。

　　三、職責

　　財務部財務人員嚴格執(zhí)行本規(guī)定，并監(jiān)督公司全體員工執(zhí)行本規(guī)定。

　　四、工作內容和要求

　　1.本規(guī)定的基本原則是：執(zhí)行國家有關法律、法規(guī)和財務制度，對公司的財務活動實施有效控制，并接受上級有關部門的監(jiān)督。

　　2.財務部是公司財務管理部門，在總經(jīng)理領導下，對公司財務活動實行統(tǒng)一管理。

　　3.財務人員管理

　　(1)會計人員的聘用，由行政人事部初試后，由總經(jīng)理直接面試后決定。

　　(2)公司重大項目的決策須有財務部負責人參加。

　　(3)財務人員必須具備專業(yè)技術資格，持證上崗。

　　4.資金管理

　　(1)原則上應在國有商業(yè)銀行開設銀行帳戶，開設或撤銷銀行帳戶時，必須報總經(jīng)理批準。確需在非國有商業(yè)銀行開戶的，在申請開設帳戶的同時，須報審帳戶資金最高限額。財務負責人必須監(jiān)督帳戶資金限額的執(zhí)行情況，并對執(zhí)行結果負責。

　　(2)必須按銀行及公司規(guī)定使用現(xiàn)金。

　　(3)庫存現(xiàn)金限額，按開戶銀行的規(guī)定執(zhí)行。開戶銀行沒有核定限額的，最高不得超過5000元。

　　5.實物管理

　　(1)關于材料物資管理的規(guī)定：

　　a)購進的材料物資，原則上應先進倉，后領用。

　　b)對生產中急需的或零星的輔助材料，確需直撥使用的除按規(guī)定審批外，必須經(jīng)項目負責人驗收并簽名，方可報銷。

　　c)工程完工后，剩余的材料必須辦理退倉手續(xù)。

　　d)材料、物資必須至少在每年三月和九月盤點二次。會計人員必須實地監(jiān)督盤點，財務負責人必須對盤點結果的真實性負責。

　　e)對材料物資出現(xiàn)盤盈、盤虧的，必須查明盈、虧的原因，提出改進措施。必要時，對庫存材料進行復點。

　　6.固定資產管理

　　(1)各管理處、部門必須指定一名固定資產實物保管責任人，對固定資產的實物管理負責。

　　(2)固定資產必須設置卡片帳進行管理，卡片帳必須由固定資產保管責任人簽名，保管責任人變更的，必須及時變更卡片帳。

　　(3)在每年的六月，財務人員必須會同固定資產專責及實物保管責任人全面盤點固定資產。會計人員必須實地監(jiān)督盤點，對盤點結果的真實性負責。

　　(4)盤點中出現(xiàn)的損溢，必須按規(guī)定的程序報批。

　　7.會計檔案管理

　　會計憑證、會計帳簿、會計報表及儲存會計資料的磁盤是企業(yè)的重要經(jīng)濟資料，要定期裝訂、整理立卷、妥善保管。

　　(1)會計檔案管理實行分階段負責制。按會計憑證的傳遞流程分出納責任期、主管會計責任期。其中出納責任期從出納審核并接收業(yè)務部門的原始憑證起，到出納將憑證傳遞給主辦會計為止;主管會計責任期是從主辦會計審核并接收出納傳遞過來的憑證起，到將會計檔案移交給檔案室保管為止。

　　(2)在出納責任期，出納對交存的原始憑證及自己填寫的記帳憑證負保管責任，按規(guī)定于每月28日前傳遞給主管會計。

　　(3)在主管會計責任期，主管會計對出納交存的會計憑證、電算產生的記帳憑證、所有科目匯總表、裝訂成冊的憑證本、會計帳簿、會計報表、已登錄的檔案袋、儲存會計資料的磁盤等負責保管，同時應按歸檔要求對各類檔案負責立卷、裝訂成冊、分類分柜保管。存放場所應加鎖，鑰匙由主管會計掌握。檔案原則上不得借出，如有特殊需要經(jīng)總經(jīng)理批準后，征得主管會計的同意并約定歸還期，辦理登記手續(xù)。借用期內借出資料的借用人負責保管。超過借用期限，主管會計未催討追索，造成會計資料丟失的主管會計負連帶責任。

　　(4)會計年度終了后，當年的會計檔案半年內仍保存在主管會計處，期滿后編造清冊移交公司的檔案室。

　　(5)會計檔案必須妥善保管，存放有序，查找方便，并嚴格執(zhí)行安全和保密制度。

　　8.定期公布管理規(guī)定

　　(1)按業(yè)主管理委員會的要求，采用不同形式，定期公布管理費用收支情況、維修基金使用情況。

　　(2)對較大費用的支出要分析情況、加以說明。

　　9.財務管理安全管理規(guī)定

　　(1)注意防盜，財務管理部門嚴禁閑雜人員逗留，下班關好門窗，鎖好保險箱，密碼加鎖，密碼注意保密。

　　(2)保險箱鑰匙不得在辦公室過夜。

　　(3)注意防火，室內嚴禁抽煙，下班切斷電源。

　　10.財務人員工作要求：

　　(1)財務部經(jīng)理

　　a)貫徹執(zhí)行國家和上級有關財務管理方針、政策和法規(guī)，遵守國家法律、法令。

　　b)嚴格遵守財經(jīng)紀律，建立和健全財務管理制度及核算制度，并負責督促檢查執(zhí)行情況。

　　c)負責公司資金的平衡、掌握和監(jiān)督資金的合理使用，監(jiān)督資金回籠，考核資金使用和投資效果。

　　d)參與策劃重要的經(jīng)營策略，并對重要經(jīng)濟合同及投資項目進行評議。

　　e)向上級領導提供季度分析報告，并提出可行性建議。

　　f)負責收付憑證的審核、工程結算工作。

　　g)負責編制公司年度預算，制定各部門考核指標并監(jiān)督執(zhí)行。

　　h)對財務人員進行業(yè)務指導。

　　(2)主管會計

　　a)按國家會計制度規(guī)定，進行認真審核、分錄、算帳，做到手續(xù)完備、內容真實，數(shù)字準確、帳目清楚，做到帳物相符、帳帳相符、帳表相符。

　　b)根據(jù)公司的特殊性，分門別類進行分部門分小區(qū)建帳核算，使公司領導和各部門各小區(qū)領導能及時掌握盈虧情況，c)編制各種記帳憑證，及時編制會計報表，為領導的管理工作提供有關的數(shù)據(jù)資料。

　　d)負責妥善歸檔保管好會計憑證、帳簿、報表等一切檔案資料。

　　e)編制資產負債表、損益表、收入明細表、成本明細表，并與其他報表相互核對，有對應關系的數(shù)字必須保持一致，年終編報財務狀況變動表及財務分析。

　　f)依據(jù)國家稅法規(guī)定，按時按規(guī)定繳納各項稅金，做好有關資料的報送工作，按發(fā)票管理的有關規(guī)定，做好發(fā)票的保管及發(fā)出工作。

　　g)嚴守機密，妥善保管會計檔案資料，及時裝訂會計憑證，年底結算完畢，將全年會計憑證、帳簿、會計報表等資料收集齊全，整理立卷，妥善保管。

　　h)指導出納，定期檢查或抽查出納的現(xiàn)金庫存情況。

　　i)編制每月經(jīng)營情況分析并提供分析報告。

　　(3)出納員

　　a)遵守國家有關財經(jīng)紀律，嚴格執(zhí)行現(xiàn)金管理規(guī)定和銀行結算制度。

　　b)負責辦理現(xiàn)金收付各銀行結算業(yè)務，負責登記現(xiàn)金的銀行存款日記帳，每月終及時做出銀行存款調節(jié)表。

　　c)負責保管庫存現(xiàn)金和各種有價證券、結算憑證、空白支票、收據(jù)和有關印章。

　　d)認真審查每一筆款項的支付和費用報銷，對違反規(guī)定的一律拒付，并及時向有關領導反映。嚴禁白條取款入帳。

　　e)負責工資表的編制及發(fā)放。

　　f)出納人員不得兼管收入、費用、債權、債務帳簿的登記工作和檔案的保管工作。

　　第六章費用報銷管理規(guī)程

　　一、目的

　　本規(guī)程規(guī)范費用報銷程序，確保各項費用支出得到合理控制。

　　二、適用范圍

　　本規(guī)程適用于公司各項報銷費用的控制。

　　三、職責

　　1.財務部經(jīng)理負責報銷單據(jù)的及時審核。

　　2.公司總經(jīng)理負責報銷費用的審批。

　　四、報銷程序

　　1.報銷費用的填制要求

　　a)費用經(jīng)辦人原則上應在費用發(fā)生后的5個工作日內到財務部辦理報銷手續(xù)，特殊情況可另行處理。

　　b)將原始單據(jù)剪齊邊角，正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在報銷單的反面左邊。

　　c)用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫報銷單的各項內容，如：報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。

　　d)采購類經(jīng)營費用，須憑有效的《請購單》(或采購計劃表)和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù)，并將進倉單、直拔單附在報銷單據(jù)的后面。

　　e)非采購類的行政、辦公或其他費用，直接填制報銷單據(jù)。

　　f)外出培訓費憑《培訓協(xié)議》辦理報銷手續(xù)。

　　2.報銷單據(jù)的審核

　　a)費用報銷單據(jù)經(jīng)手人簽名后，由各部門主管簽字確認。

　　b)財務部經(jīng)理應在收到報銷單據(jù)的一個工作日內，對各項報銷費用進行嚴格認真的審核，凡符合報銷標準的，審核人在財務審核欄內簽署姓名、審核日期后，由報銷人交總經(jīng)理審批。

　　c)經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標準或在有其他疑問，而報銷人又無法提供總經(jīng)理批準的報告時，審核人應退回報銷單據(jù)。

　　3.費用的給付

　　a)報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務部出納處簽名領取費用。

　　b)單位價格在20xx元以下的報銷費用，由出納員用現(xiàn)金支付。

　　c)單位價格在20xx元以上的報銷費用，原則上由出納員用支票支付，特殊情況的可報財務部經(jīng)理批準后，以現(xiàn)金支付。

　　d)各費用發(fā)生前借支備用金的，由出納員作沖減備用金處理。

　　4.費用報銷單據(jù)的保管

　　a)費用報銷單據(jù)由出納按順序編制付款憑證，送財務部會計匯總、記賬。

　　b)所有報銷的費用單據(jù)，由財務部加密長期保存。

　　5.本規(guī)程執(zhí)行情況作為財務部相關人員的考評情況之一。

　　第七章工資發(fā)放規(guī)程

　　一、目的

　　本規(guī)程規(guī)范工資發(fā)放程序，確保員工能及時、如數(shù)、安全地領取工資。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)公司員工的工資發(fā)放工作

　　三、職責

　　1.行政人事部負責每月員工考評及員工動態(tài)資料的編制。

　　2.財務部出納員負責員工工資計算和《工資發(fā)放表》的編制。

　　3.財務部經(jīng)理負責《工資發(fā)放表》的審核。

　　4.總經(jīng)理負責《工資發(fā)放表》的審批。

　　四、工作程序要點

　　1.員工每月工資的計算

　　a)財務部負責每月15日發(fā)放上月1-30日的工資，遇節(jié)假日順延(春節(jié)除外)

　　b)公司人事部、管理處在每月2日前將員工考勤表送出納。

　　c)出納員每月6日前根據(jù)考勤表、員工工資的計算系數(shù)計算員工上月工資，并編制《員工工資發(fā)放表》。

　　d)員工工資的計算工式：

　　員工月工資=(基本工資+崗位工資+業(yè)績工資)x當月出勤天數(shù)/當月全勤天數(shù)。

　　e)出納員必須在編制完畢的《員工工資發(fā)放表》的制表人欄簽署姓名及日期并于每月8日前報財務部經(jīng)理審核。

　　f)財務部經(jīng)理應在每月10日前審核《員工工資發(fā)放表》。如有疑問，應及時查清并予以更正;如無疑問，應在財務部審核欄內簽署姓名及日期后于11日前報總經(jīng)理審批。

　　g)總經(jīng)理原則在15日前將審批完畢的《員工工資發(fā)放表》交回財務部，特殊情況另行處理。

　　2.年終獎金的計算

　　a)公司行政人事部在規(guī)定日期(具體日期由總經(jīng)理決定)將總經(jīng)理審批完畢的上年度《員工考評表》交財務部會計。

　　b)財務部會計根據(jù)當年可分配獎金總額并根據(jù)獎金分配方案(由總經(jīng)理根據(jù)當年經(jīng)營狀況決定)及《員工考評表》計算出每個員工的年終獎金，并據(jù)此編制《員工年終獎金發(fā)放表》。財務部會計應在編制完的《員工年終獎金發(fā)放表》的制表人欄內簽署姓名及日期。

　　c)財務部經(jīng)理應嚴格審核《員工年終獎金發(fā)放表》。如有疑問應立即查清，予以更正;如無疑問，應在審核欄內簽署姓名及日期。

　　d)財務部經(jīng)理應及時將《員工年終獎金發(fā)放表》報送總經(jīng)理審批。

　　e)總經(jīng)理在審批的同時應注明具體發(fā)放日期。

　　f)試用期員工不享有年終獎金。

　　g)獎金發(fā)放日離職的員工不享受年終獎金。

　　3.工資、獎金的發(fā)放

　　(1)銀行代發(fā)的工資及獎金：

　　a)出納員根據(jù)審批手續(xù)完整的《員工工資發(fā)放表》在每月15日前將員工工資表交公司開戶銀行發(fā)放;

　　b)新人職的員工由出納員根據(jù)人事部提供的員工個人資料及身份證復印件向開戶銀行申請辦理工資代發(fā)存折;

　　c)新辦的工資發(fā)放存折原則上在18日前由員工本人到出納處簽名領取;

　　d)存折原則上禁止他人代領。如有特殊原因確需他人代領的，代領人必須在領取時出具被代領人的書面委托書、代領人及被代領人的有效身份證原件，由納員將雙方身份證復印后留存;

　　e)員工可在每月16—18日到出納處領取工資清單;

　　f)員工的年終獎金由出納在總經(jīng)理批準的日期內送交公司開戶銀行代發(fā)。

　　(2)現(xiàn)金發(fā)放的員工工資及獎金：

　　a)工資年終獎金原則上應由銀行統(tǒng)一代發(fā)，因特殊情況無法辦理銀行代發(fā)手續(xù)的員工工資由出納員按照(員工工資發(fā)放表)用現(xiàn)金發(fā)放;

　　b)員工應在每月規(guī)定的工資發(fā)放日(或年終獎金發(fā)放日)到財務部出納員處簽名領取自己的工資(或年終獎金);

　　c)員上在領取現(xiàn)金發(fā)放工資的同時可以領取工資單。

　　4.離職員工工資的計算與發(fā)放

　　a)離職員工憑審批手續(xù)完整的(員工離職表)到財務部結算工資。

　　b)出納員根據(jù)《員工離職表》、依照員工工資計算公式在一個工作日內計算該員工離職工資。

　　c)員工離職工資經(jīng)財務經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后生效。

　　d)未辦理離職手續(xù)，擅自離職的員工將扣發(fā)其未領工資。

　　5.工資資料的查閱及保管

　　a)如員工對自己的工資存有疑問，原則上應在工資發(fā)放后的五日內持工資存折或工資單到出納員處查詢。特殊原因不能及時查閱的，可在一個月內到財務部申請查閱。

　　b)員工只可以查閱自己的工資，不可以任何理由代他人查閱。

　　c)每月的工資發(fā)放資料由財務部主管會計編制憑證進行相關的賬務處理。

　　d)財務部經(jīng)理月末進行系統(tǒng)的審核后，將工資發(fā)放資料加密在財務部長期保存。

　　第八章管理費收取管理規(guī)程

　　一、目的

　　本管理規(guī)程規(guī)范服務收費管理，確保業(yè)主(住戶)滿意。

　　二、適用范圍

　　本規(guī)程適用于對興業(yè)新邨管理服務費、水費、公共分攤水電費。

　　三、職責

　　1.財務人員負責辦理現(xiàn)金或委托銀行收費的有關手續(xù)。

　　2.保安員協(xié)助財務人員向業(yè)主(住戶)派發(fā)收費憑據(jù)或催款通知單。

　　四、工作要求和內容

　　1.收費方法，可分為兩種：

　　a)現(xiàn)金收費：車位使用費(臨時停車)、裝修管理有關費用、物業(yè)管理服務費、水費及公共分攤水電費、維修服務費、家政服務費;

　　b)委托銀行收費：住宅物業(yè)管理服務費、住宅水費、住宅公共分攤水電費;

　　2.委托銀行收費的開戶手續(xù)：在業(yè)主辦理入住手續(xù)時，憑物業(yè)公司開的帳戶，到指定銀行存入一定金額，以便每月結算劃帳。

　　3.對小區(qū)內業(yè)主(住戶)的收費

　　(1)住宅物業(yè)管理服務費的收取

　　a)興業(yè)新邨兩個月收一次管理服務費，逢單月收費。逢雙月30日前，財務人員通知指定銀行在業(yè)主(住戶)帳號上扣除住宅物業(yè)管理服務費及其它應收費用。財務人員在收到銀行扣費成功通知后，應在5天內把收費憑據(jù)交管理處服務中心，由服務中心組織分發(fā)給業(yè)主(住戶)。

　　b)若業(yè)主(住戶)帳戶中金額不足以支付當期費用時，由財務人員用電話通知或發(fā)出催款通知單向業(yè)主(住戶)催繳。

　　c)若連續(xù)三個月欠繳，由財務人員發(fā)出限期繳款通知單，限其3天內繳清欠款及滯納金，否則按有關規(guī)定處理。

　　d)住宅物業(yè)管理服務費計算公式：

　　服務管理費=住宅的銷售面積×住宅管理服務費標準+購買的機動車車位面積×住宅管理服務費標準×50%

　　(2)住宅水費的收取

　　a)每雙月25日前，由管理處工程組人員讀取水表值，并計算每戶應交水費(包括公共分攤)。住宅水費同住宅管理費一起收取，收取程序跟住宅管理費一樣。

　　b)水費計算公式：

　　業(yè)主(住戶)的每月水費=該戶水表讀數(shù)(噸)×住宅水費單價+公共分攤水費攤R：

　　(3)小區(qū)內住宅公共分攤電費的收取

　　a)每雙月22日前，由管理處工程組人員讀取小區(qū)內公共部分電表值，并計算每戶應分攤值;每雙月30日前，財務人員通知指定銀行在業(yè)主(住戶)帳號上扣除公共分攤電費及其它費用。

　　b)公共分攤電費和管理費一起收取。

　　c)公共電費分攤原則：