淺議CAD電子文件歸檔管理論文
在工程設(shè)計(jì)行業(yè)，設(shè)計(jì)生產(chǎn)的主要成果就是設(shè)計(jì)文件，CAD出圖率在有的單位或項(xiàng)目中已高達(dá)100％，但驗(yàn)收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)收，電子文件散落在設(shè)計(jì)人員手中或簡單收集在一起，隨著時(shí)間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，再重復(fù)利用查找相當(dāng)困難。而設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)文件的重復(fù)利用率又比較高，所以CAD電子文件的歸檔工作就顯得更迫切。
一、CAD電子文件歸檔現(xiàn)狀
1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化
由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理會更細(xì)致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。
2.電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確
在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計(jì)算機(jī)人員操作，有的由檔案管理人員管理。實(shí)踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因?yàn)闄n案管理人員經(jīng)過多年實(shí)踐與培訓(xùn)，具備了相當(dāng)強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，而且由于電子計(jì)算機(jī)的普及，他們也基本掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識和計(jì)算機(jī)的操作原理及特點(diǎn)，更清楚電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同。而大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生。
3.歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無法保障，且缺乏可讀性
有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進(jìn)行鑒別，對其內(nèi)容的真實(shí)性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無法提供可利用的資料。
二、CAD電子文件歸檔前瞻
CAD電子文件是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的產(chǎn)物，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢，及時(shí)、有效收集電子文件，科學(xué)管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責(zé)。
1.CAD電子文件的特點(diǎn)
信息的非人工識讀性。電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字式代碼，對于這種經(jīng)過復(fù)雜編碼的“比特”人工無法破譯它的含義，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它。
信息對系統(tǒng)的依賴性。電子文件只有依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。
信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新信息。
信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。
信息的可操作性。電子文件可以隨時(shí)適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時(shí)空界限。
2.CAD電子文件非實(shí)體歸檔的可行性、必要性
電子文件不論實(shí)際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進(jìn)行邏輯歸檔。也就是說，人們認(rèn)為是“集中”歸檔保存的電子文件，實(shí)際上可能分布在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，甚至相距十萬八千里。
檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個(gè)檔案室?guī)觳貦n案全部裝進(jìn)一只皮箱不再是神話。
在電子文件制作時(shí)，我們可以得心應(yīng)手地使用所需要的存儲于不同地方的數(shù)據(jù)，修改變得很容易熒杓菩幸瞪杓仆賈健⑽募重復(fù)利用率較高。如在設(shè)計(jì)過程中形成的數(shù)字三維模型可以使設(shè)計(jì)人員看到其中的任何一個(gè)剖面及其有關(guān)的參數(shù)，并對設(shè)計(jì)中的任何部分加以修改；可以使不同的設(shè)計(jì)人員同時(shí)在同一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內(nèi)容；工程項(xiàng)目有些技術(shù)條件相同的工程經(jīng)常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設(shè)計(jì)效率。
三、完善CAD電子文件歸檔管理措施
1.完善制度，措施到位，合理配置資源
各單位應(yīng)根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實(shí)性、可讀性保障原則，參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T 17678.1—1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，制定本單位電子文件歸檔管理制度。
明確歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)并納入質(zhì)量管理體系文件中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，入庫前后都要進(jìn)行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，明確規(guī)定及時(shí)、有效歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)之一，必要時(shí)輔以一定的行政、經(jīng)濟(jì)手段，保證電子檔案的質(zhì)量。
統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因?yàn)闆]有標(biāo)準(zhǔn)的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標(biāo)準(zhǔn)，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項(xiàng)目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標(biāo)識等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實(shí)、有效，便于長久利用。
合理配置資源包括設(shè)備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設(shè)備是從事電子文件歸檔管理的前提。此外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用都要由電子文件管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施完成，盡快培訓(xùn)一批檔案人員來負(fù)責(zé)電子文件的管理。
2.尊重并貫徹前端控制思想
中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理4.5明確要求：“對電子文件的`形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實(shí)施全過程管理，以保證電子檔案的質(zhì)量”。實(shí)踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細(xì)節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價(jià)值，在工程項(xiàng)目結(jié)束后對其進(jìn)行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設(shè)計(jì)圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，造成檔案光盤系統(tǒng)無法利用CAD形成的光盤。
勘測設(shè)計(jì)階段是確定電子文件歸檔范圍的最佳時(shí)機(jī)。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)文件形成之時(shí)起，檔案管理者即介入，進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，提出文件運(yùn)行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進(jìn)行適時(shí)歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準(zhǔn)確。
3.紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔
據(jù)《清華大學(xué)自動輸入及管理系統(tǒng)TH－DAIMS使用指南》統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行系列產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，新型號圖紙80％可以采用同一系列原圖圖紙，無須任何修改，而20％需要修改的圖紙中，也只要做局部修改。但由于工程設(shè)計(jì)電子文件始終處于動態(tài)過程，其內(nèi)容在不斷變化，設(shè)計(jì)人員受計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量影響，常會刪除一些過時(shí)信息，為確保歸檔電子文件的完整、準(zhǔn)確，必須實(shí)行歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)歸檔完整的電子文件。
4.重視技術(shù)鑒定
工程項(xiàng)目電子文件的歸檔與驗(yàn)證應(yīng)同步進(jìn)行。電子文件的技術(shù)性鑒定包括對信息的真實(shí)、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和對文件載體的性能的檢測。
可讀性鑒定目的在于確認(rèn)電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。進(jìn)行可讀性鑒定時(shí)不僅要確認(rèn)文件在當(dāng)時(shí)的可讀狀態(tài)，同時(shí)需要分析其是否具備日后多次無差錯讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術(shù)材料是否齊全也是可讀性鑒定中不可忽視的內(nèi)容，如關(guān)于電子文件使用的操作系統(tǒng)和支持軟件的記錄材料，是保證電子文件由代碼還原為可讀信息的“引導(dǎo)”，不可遺漏。
對于電子文件的可靠性鑒定，主要從內(nèi)容的真實(shí)、完整性上去把關(guān)。電子文件的易修改性使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中同一文件經(jīng)常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時(shí)可保存某些草稿和定稿。電子文件的版本不像紙質(zhì)文件的稿本那樣易于識別，管理人員可借助計(jì)算機(jī)中記錄下來的時(shí)間進(jìn)行比較和鑒定。從文件的相關(guān)性入手檢查歸檔電子文件的完整性。隨著軟件功能和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，一套電子文件中的文字、圖表、數(shù)據(jù)分布在幾個(gè)甚至幾十個(gè)地方的情況會越來越多，即使在同一主機(jī)內(nèi)，一份電子文件也可能以若干份文件相連接的方式存在。如果分布在各處的“文件成分”匯集不齊，一份文件便無法再現(xiàn)其全貌。
對歸檔的電子文件進(jìn)行無病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病毒侵害的機(jī)會多，因此對于以介質(zhì)狀態(tài)歸檔的電子文件，應(yīng)先殺毒，再接收，避免危及整個(gè)檔案管理系統(tǒng)。
參考文獻(xiàn)：
1、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求。 GB／T 17678.1－1999.
2、電子文件光盤存儲歸檔一致性測試。 GB／T 17679－1999 CAD.
3、馮惠玲。擁有新記憶——電子文件管理研究。檔案學(xué)1998.
4、茆榮珍。水利勘測設(shè)計(jì)電子文件歸檔與電子檔案管理面臨的問題及對策。治淮，2002.11.
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