有關(guān)基于高校檔案鑒定工作的思考論文
[摘 要]高校檔案鑒定工作直接影響?zhàn)^藏檔案質(zhì)量和品質(zhì)，必須加強(qiáng)，必須建立檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，通過專（兼）職檔案員對檔案材料開展鑒定工作，可以有效避免沒有保存價值的檔案材料向檔案機(jī)構(gòu)移交，檔案管理機(jī)構(gòu)對接收的檔案材料還必須進(jìn)行第二鑒定工作，確保館藏檔案材料的科學(xué)性、真實(shí)性和有效性，提高館藏檔案的質(zhì)量和品質(zhì)，為將來開展檔案利用服務(wù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
[關(guān)鍵詞]高校檔案;鑒定;工作;思考
根據(jù)中華人民共和國教育部第27號令（以下簡稱27號令）的要求，高等學(xué)校檔案歸檔范圍涵蓋黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版類、外事類和財會類等十一大類。因此，高校校屬各單位特別是十一大類檔案形成的單位負(fù)責(zé)檔案工作人員必須按照歸檔要求，積極組織相關(guān)人員及時收集、整理和鑒定本單位在工作中形成的各種載體檔案材料并做好預(yù)立卷工作，為向?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)辦理移交作好準(zhǔn)備。在27號令的指導(dǎo)下，高校可以根據(jù)本校實(shí)際情況確定檔案歸檔范圍，校屬各單位則根據(jù)學(xué)校制定的檔案歸檔范圍，開展歸檔文件材料的收集、整理和鑒定工作，只有這樣，才能將歸檔檔案材料收集齊全的同時剔除毫無保存價值的檔案材料。
一、高校檔案工作現(xiàn)狀分析
近幾年來，在27號令的指導(dǎo)下，全國高等學(xué)校普遍加強(qiáng)了對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各省大多制定了本省檔案規(guī)范化達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，為高校檔案工作提供了方向，明確了工作目標(biāo)，大大促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。要做好檔案工作必須從歸檔材料形成部門做起，具體負(fù)責(zé)歸檔材料的收集、鑒定和整理工作。為了保證向檔案機(jī)構(gòu)移交檔案材料的質(zhì)量和品質(zhì)，檔案形成部門必須嚴(yán)格按照本單位制定的歸檔范圍進(jìn)行材料的收集工作，對收集的歸檔材料要進(jìn)行初步鑒定并及時剔除明顯沒有保存價值的文件材料，這樣不僅能有效地減輕檔案材料形成部門的工作量，又能減少儲存資源空間的浪費(fèi)。因此，高校檔案工作必須從檔案文件形成部門抓起，切實(shí)抓好歸檔材料的預(yù)立卷工作，其中必須注意收集、整理和鑒定幾個環(huán)節(jié)，特別是要注意對這些歸檔材料進(jìn)行價值的鑒定工作，只有這樣才能有效地把好歸檔材料的入口關(guān)。
但是，高校的實(shí)際工作狀況并不能如人所愿，據(jù)調(diào)查了解到一些高校有不少歸檔文件材料形成部門，由于從事檔案材料工作的人員不穩(wěn)定，變換頻繁，缺乏對歸檔材料管理能力，主要是相關(guān)知識缺乏，不僅不能很好地做好檔案材料的鑒定工作，連基本的處理能力都不具備，導(dǎo)致本單位歸檔檔案材料管理混亂，表現(xiàn)出以下四個方面的情況：一是檔案材料堆積雜亂無章，尋找時特別困難，影響到檔案材料的管理效能;二是根據(jù)主觀感覺收集檔案材料，不僅收集不完全，很有可能將必須保存的部門需要長期查詢的檔案材料的丟棄，嚴(yán)重影響檔案材料的收集完整;三是歸檔材料收集存放隨意性現(xiàn)象普遍，沒有按照歸檔范圍有規(guī)律地存放，有的甚至和其他材料混存，不僅增加整理的難度，而且也影響其他工作有效地開展;四是學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)缺乏對檔案形成單位業(yè)務(wù)方面的指導(dǎo)、培訓(xùn)工作，有的高校還存在長期不向歸檔材料形成部門征集的現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)校檔案工作被動局面，也直接影響到歸檔材料的鑒定工作的開展。
二、檔案鑒定是高校檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)
根據(jù)27號令規(guī)定要求，高校涵蓋十一大門類的檔案材料需要收集歸檔，具體涉及到學(xué)生管理部門，黨群部門、行政部門、教學(xué)部門、科研部門、產(chǎn)品管理部門、設(shè)備部門、基建部門、外事部門、出版部門和財會等十一個部門檔案材料的`紙質(zhì)載體、電子載體和音（像）載體的材料。27號令對歸檔材料的預(yù)立卷任務(wù)完成單位也有明確的規(guī)定，具體由材料的形成部門來完成，這個規(guī)定符合高校歸檔材料由單位形成的實(shí)際情況。
長期以來，由于對檔案工作的重要性宣傳不夠，對檔案不少人對檔案工作的重要性認(rèn)識不足，甚至存有一定的神秘感，尤其是高校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作重要性的認(rèn)識如果不到位，直接導(dǎo)致檔案管理工作的弱化，在實(shí)際工作中檔案工作則表現(xiàn)為邊緣化，不受重視，處于可有可無的境地，嚴(yán)重影響了高校檔案工作的正常開展，最終必然導(dǎo)致檔案材料管理工作的無序和混亂。這種情況在一些非重點(diǎn)大學(xué)特別是高職院校表現(xiàn)得更為嚴(yán)重，有些高校檔案工作更是停留在較低的層面。
27號令明確了檔案在高校工作中的地位，檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作之一，對高校的發(fā)展和變化影響較大，沒有檔案的高校是沒有歷史的高校，也就是沒有文化積淀的高校。
三、高校檔案鑒定工作開展策略
高校檔案工作能否做好，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案工作是關(guān)鍵，因?yàn)橹挥型度胱銐虻娜肆Α⑽锪拓斄Γ啪邆渥龊脵n案工作的客觀條件和基礎(chǔ)。為了保證高校檔案工作質(zhì)量和水平，重在進(jìn)行收集、整理的同時要特別重視做好檔案鑒定工作，因?yàn)闄n案材料鑒定工作做好與否是確保做好高校檔案工作的前提。根據(jù)目前高校檔案工作的現(xiàn)狀，要做好檔案工作必須考慮以下幾個因素：
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視
高校檔案工作的順利開展必須得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的重視，27號令明確規(guī)定學(xué)校校長負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，這就是要引起高校對檔案工作的高度重視，將高校檔案工作真正納入學(xué)校日常管理工作中，只有這樣檔案工作才能逐步走上正常化工作軌道。眾所周知，高校工作重心是教學(xué)和科研工作兩大塊，其他工作都是緊緊圍繞這兩個中心工作服務(wù)的。而檔案工作從實(shí)質(zhì)上看應(yīng)該是高校教學(xué)和科研工作的繼續(xù)完善和延續(xù)，如果檔案工作沒有做好，相當(dāng)于整個教學(xué)和科研工作沒有真正完結(jié)，還將留下令人遺憾的缺失，必須采取一切可行的措施引起高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。
（二）人才配置
27號令規(guī)定的十一大類檔案的歸檔范圍可知，十一大類檔案材料分散在校屬各個相對獨(dú)立的部門或單位。因此，高校在考慮檔案工作時，人才配置是關(guān)鍵，不僅要考慮配備學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)人員職數(shù)，還要充分考慮各單位或部門兼職檔案員的設(shè)置，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)專門抓檔案工作，否則將無法完成本單位的檔案管理工作。 （三）業(yè)務(wù)培訓(xùn)
檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)的工作，必須擁有相關(guān)的檔案管理知識和技能才能有效地開展檔案管理工作。各高校檔案機(jī)構(gòu)或具體檔案形成單位必須組織本單位兼職檔案管理人員通過派出去和請進(jìn)來的方式進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識和技能的培訓(xùn)工作，讓兼職檔案員學(xué)會基本的檔案工作基礎(chǔ)知識和基本技能，以保證有效地開展本單位或本部門的檔案工作。
（四）學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)
高校檔案工作必須有一個奮斗目標(biāo)，向檔案工作做得好的高校學(xué)習(xí)觀摩取諦。因此，各單位兼職檔案人員要學(xué)好檔案管理業(yè)務(wù)知識最好選擇檔案工作做得好的高校作為榜樣，主動要求實(shí)地學(xué)習(xí)觀摩高校檔案工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法，只有這樣能夠使兼職檔案員更快更有效地掌握檔案工作的基本知識和基本技能，借助榜樣的力量，快速地做好本單位檔案工作。
（五）建立鑒定工作機(jī)制
歸檔材料形成部門檔案管理具體任務(wù)包括檔案收集、整理和鑒定等工作過程，其中鑒定過程對檔案的質(zhì)量和品質(zhì)好壞起著十分重要的作用。因此，在培養(yǎng)專（兼）職檔案人員業(yè)務(wù)水平時，特別要注意專（兼）職檔案人員的鑒定能力的培養(yǎng)。為了保證檔案原始材料的質(zhì)量和品質(zhì)必須開展鑒定工作，從源頭保證檔案材料的真實(shí)性、可靠性和完整性，高校檔案機(jī)構(gòu)必須組織力量認(rèn)真研究和思考如何建立符合高校檔案工作實(shí)際檔案鑒定科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制。只有科學(xué)地檔案鑒定工作機(jī)制出臺，才能使檔案的鑒定工作常態(tài)化，才能保證各種形式、各種材質(zhì)的檔案歸檔質(zhì)量。
（六）實(shí)施方案
以高校檔案機(jī)構(gòu)為核心建立以校屬各單位兼職檔案員為基礎(chǔ)的高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。以27號令為依據(jù)結(jié)合高校自身的實(shí)際制定本校的檔案工作實(shí)施方案，成立學(xué)校檔案鑒定與銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組來領(lǐng)導(dǎo)歸檔材料的鑒定工作，建立本校檔案工作機(jī)構(gòu)和配套專職檔案員，與此同時明確校屬各單位歸檔范圍和兼職檔案員。學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)經(jīng)常化，對新手對兼職檔案員的培訓(xùn)工作制度化，檔案機(jī)構(gòu)專職檔案人員到檔案形成部門指導(dǎo)檔案管理工作常態(tài)化。
四、高校檔案鑒定
隨著現(xiàn)代辦公手段的現(xiàn)代化，高校普遍實(shí)現(xiàn)了辦公現(xiàn)代化，十一大類檔案材料的形成基本上都是在計(jì)算機(jī)上完成的，主要以電子文件材料為主。按照27號令的要求歸檔文件材料必須做到紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同時歸檔。因此檔案的鑒定工作也必須開展紙質(zhì)檔案文件材料和歸檔電子檔案文件材料的鑒定工作。從紙質(zhì)歸檔文件材料的鑒定工作，要從以下幾個方面入手。首先，要對照單位制定的檔案歸檔范圍，凡是屬于歸檔范圍內(nèi)的紙質(zhì)檔案材料必須納入歸檔范圍。其次，要檢查紙質(zhì)載體材質(zhì)是否符合歸檔材料的基本要求。第三要注意歸檔紙質(zhì)材料是否符合文件形成規(guī)律。歸檔電子文件材料的鑒定工作也必須嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)辦理移交;立卷人又要根據(jù)歸檔電子文件材料的鑒定要求從原始性、真實(shí)性和可靠性進(jìn)行鑒定工作，以確保歸檔電子文件材料的準(zhǔn)確與完整。
五、結(jié)語
有效地開展檔案鑒定工作是做好高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，通過鑒定不僅能夠清除大量的沒有保存價值的紙質(zhì)文件材料，而且能夠清除大量重復(fù)或沒有保存價值的電子文件材料。通過科學(xué)地鑒定工作，能夠提高館藏檔案質(zhì)量和品質(zhì)，減少無用館藏，為今后開展館藏檔案利用工作，創(chuàng)造良好的資源利用環(huán)境，因此必須做好各種載體歸檔材料的鑒定工作，要做好高校檔案鑒定工作，必須建設(shè)一支基本知識雄厚，檔案鑒定能力強(qiáng)的專兼職檔案員隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)，必須制定高校檔案鑒定工作激勵機(jī)制，高校檔案鑒定工作才能有序開展。
參考文獻(xiàn)：
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