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駐外辦事處管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度具有合理性和合法性分配功能。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的駐外辦事處管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。
駐外辦事處管理制度1
1.目的
加強(qiáng)銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營(yíng)工作的健康發(fā)展。
2.適用范圍
銷售分公司駐外辦事處
3.執(zhí)行
銷售分公司駐外辦事處人員
4.職責(zé)
銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.制度
5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況,主要包括:對(duì)方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營(yíng)權(quán)限、履約能力、資信情況以及對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對(duì)方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營(yíng)銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3銷售合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對(duì)合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5.4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的.營(yíng)銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對(duì)合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及用戶的自然情況等。
6管理
6.1綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
6.1.1合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議。
6.2綜合管理部/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案,內(nèi)容包括。
6.2.1用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2用戶自然情況。
6.2.3我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4履行合同情況
6.2.5質(zhì)量/技術(shù)問題處理情況(表格)
6.3綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺(tái)帳一式二份,一份于次月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部,一份銷售分公司保管備查,內(nèi)容包括:
6.3.1合同號(hào)
6.3.2合同標(biāo)的
6.3.3簽約日期,結(jié)算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4用戶名稱
6.3.5產(chǎn)品/備件名稱,數(shù)量/明細(xì)
6.4合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密,嚴(yán)禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密,未經(jīng)允許,無關(guān)人員不得查閱。
6.5公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄情況等納入公司對(duì)營(yíng)銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績(jī)考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司對(duì)有關(guān)責(zé)任人給予開除處理,并追究其法律責(zé)任。
7本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。
駐外辦事處管理制度2
一、目前，國(guó)內(nèi)大多數(shù)的公司對(duì)駐外辦事處都采取的是辦事處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制。
即辦事處負(fù)責(zé)人直接對(duì)公司負(fù)責(zé)，同時(shí)負(fù)責(zé)本辦事處的人員招聘、工資發(fā)放、日常考核等，對(duì)駐外辦事處招聘人員總公司擁有監(jiān)管權(quán)，被聘人的個(gè)人資料及辦事處對(duì)他的考核方案必須報(bào)總公司人事部門備案，財(cái)務(wù)監(jiān)督執(zhí)行。總公司對(duì)辦事處的主要考核在于業(yè)績(jī)考核，根據(jù)業(yè)績(jī)決定辦事外日常的費(fèi)用開銷。而對(duì)于其它方面的管理，如福利、社會(huì)保險(xiǎn)等，若對(duì)公司利益和對(duì)外形象沒有影響的話，總公司一般不過多參與。但對(duì)于售后則一般由總公司來做，這樣有利于客戶資料及市場(chǎng)資料的收集，不會(huì)產(chǎn)生走了一個(gè)辦事處負(fù)責(zé)人而丟失一片市場(chǎng)的情況。
二、另一種方法就是由總公司派人員到駐外辦事處工作，派出去人員的工資、福利、社會(huì)保險(xiǎn)均由總公司負(fù)責(zé)，同時(shí)給予外派人員一定的業(yè)務(wù)提成。
這樣，外派辦事處人員直接由總公司管理，即人事管理和業(yè)績(jī)考核由總公司負(fù)責(zé)考核管理，而對(duì)于日常的考勤等管理由辦事處自行考核。
針對(duì)以上兩種情況，各有利弊：有利點(diǎn)：方法一，
1、由于辦事處負(fù)責(zé)人有絕對(duì)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，因此，在日常的管理上總公司就不需要再投入過多的精力，總公司要做的就是找到一個(gè)優(yōu)秀的辦事處負(fù)責(zé)人。
2、由于辦事處負(fù)責(zé)人對(duì)當(dāng)?shù)厍闆r比較熟悉，能夠較好的`結(jié)合當(dāng)?shù)氐那闆r對(duì)辦事處進(jìn)行管理，特別是人員招聘、工資評(píng)定及考核。
3、因公司主要根據(jù)業(yè)績(jī)決定日常的開銷，在費(fèi)用上更容易控制。方法二：
1、由于辦事處人員均為公司外派出去的，因此相對(duì)于在外招聘的來講，穩(wěn)定性較好，客戶資料及市場(chǎng)也就相對(duì)來說比較穩(wěn)定。
2、此種方法的辦事處人員由于各項(xiàng)福利、社會(huì)保險(xiǎn)待遇都由總公司負(fù)責(zé)，各項(xiàng)費(fèi)用比較好控制弊端：方法一：
1、同樣，由于辦事處負(fù)責(zé)人擁有絕對(duì)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)，因此，如果辦事處負(fù)責(zé)人挑選的不好或辦事處負(fù)責(zé)人離職，會(huì)給公司帶來較大的損失。
2、由于采用此方法的話由業(yè)績(jī)__決定日常的開銷，因此業(yè)績(jī)提成的核算就比較重要，若核算不好的話容易影響到員工的工作積極性。方法二：
1、因各地情況不一樣，同樣外派出去的員工可能會(huì)因?yàn)樗傻貐^(qū)的業(yè)務(wù)開展難易程度不同而產(chǎn)生調(diào)換工作區(qū)域的想法。
2、因各地情況不一樣，給外派出去的員工的工資、福利待遇就不會(huì)相同，因此，公司就需要針對(duì)不同地區(qū)的情況來制定不同的工資、福利考核辦法。這樣在管理方法公司所付出的精力就比較大。
3、另外公司對(duì)各地的工資水平、日常消費(fèi)水平都要做一番了解才能對(duì)業(yè)務(wù)員的日常費(fèi)用報(bào)銷做到心中有數(shù)，這也是有一定難度的。
4、勞動(dòng)保險(xiǎn)的統(tǒng)籌比較困難，轉(zhuǎn)移及接受容易對(duì)員工利益造成損失。
總之，兩種方法是各有利弊，但無論使用哪種方法目的都是要開展業(yè)務(wù)，發(fā)展客戶，開拓市場(chǎng)，因此，無論實(shí)行哪種方法，都需要辦事處定期利用各種途徑向公司匯總客戶資料，定期向公司匯報(bào)業(yè)務(wù)開展進(jìn)度。
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