采購部管理制度范本（通用5篇）
在當今社會生活中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家整理的采購部管理制度范本（通用5篇），希望能夠幫助到大家。
采購部管理制度1
一、總則
采購員薪酬組成薪酬=基本工資+獎金/處罰
1、增加新品種數量=獎金
2、獎金是根據業績完成達到指定要求后對采購人員的獎勵，獎金分兩部分。
3、獎金按月度核算，次月發放，計算方法為：獎金=績效考核分數。該部分獎金提取要求：績效考核分達到70分以上。
4、滯留處罰：品種滯留時間90天給予百分之一處罰，品種滯留時間90―120天給予百分之一點五處罰，全國總代品種和二級協議品種可減免其滯留處罰，代銷的廠家協議品種可免予滯留處罰。
二、崗位職責：
1、認真執行總公司采購管理規定和實施細則，嚴格按采購計劃采購，做到及時、適用，合理降低物資積壓和采購成本。對購進物品做到票證齊全、票物相符，報帳及時。
2、熟悉和掌握市場行情，按“質優、價廉”的原則貨比三家，擇優采購。注重收集市場信息，及時向部門領導反饋市場價格和有關信息。合理安排采購順序，對緊缺物資和需要長途采購的原料應提前安排采購計劃及時購進。
3、嚴把采購質量關，物資選擇樣品供使用部門審核定樣，購進貨物均須附有質保書和售后服務合同（三證）。積極協助有關部門妥善解決使用過程中會出現的問題。
4、加強與驗收、保管人員的協作，有責任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受損失。
5、完成領導交辦的其它各項工作。
三、具體工作
1、工作時間為早8：30～晚17：30午休時間12：00～13：30休息時間要保持安靜，不要打攪影響他人的正常生活。
2、工作時間每天上午9點保證開始在線工作，工作時間內只能用1個QQ（即工作QQ）上網談工作業務，不準在網上閑聊，不準看電影玩游戲等，（每天下午17：30點為限，前提得完成手里面有工作）如有違反打掃辦公室一天，總監滿意為止。
3、未經批準不得留在辦公室內非本公司人員，如有為違犯罰清潔衛生間一天，并承擔一切后果。如有親屬來訪需提前向公司申請。
4、如無外出午休后13：30點必須回公司，否則發生意外事件，公司不承擔任何義務和責任，所發生的一切后果自負。
5、采購部如需外出，要向總監申請統籌安排。但要視具體業務輕重由總監決定，出門時填寫出門條，總監簽字。總監外出填寫出門條運營總監簽字。沒有簽字視為曠工。
6、員工辭職需要提前一個月做出書面請辭并說明原因，要保證不做任何損壞和傷害公司利益的行為，如有違反可視自動放棄本月工資和獎勵，且公司不承擔任何費用。
7、所有辦公，采購開支實行憑票報銷的原則。
8、原則上不準打的，公交車費憑票據實報實銷。除了有緊急事情，經過請示外，可公司派車。
9、辦公零星費用，憑票據記帳。票據應注明經手人姓名，應先行請示，經總監同意后支出。
10、保持個人生活自理衛生，要求每日保持座位整潔，每月清潔一次桌椅。
11、保持衛生間衛生，個人便后，要沖馬桶。
12、愛護好公司財務，如因個人為（如用辦公用品敲打物品）造成損壞，要自行賠付。
13、本著工作績效性原則，現實行初次下單提成0、01%二次下單0、02%。
14、采購產品價格以出廠價為主，如價格高（高于出廠價視為過高），銷售在其他途徑得知高于市場價導致無法銷售（銷售出示證據），歸納為未完成任務。
15、如果采購產品出現失誤和重大問題，錯發漏發產品所造成的損失，公司要對責任人進行懲罰，按實際損失比例的30%在當月工資中扣除。
16、對自己負責產品執行，每月要完成一次更新，并對公司網站信息錯誤及時反饋。
17、對自己下到工廠的單子進行跟單（下單后第3天和交貨期前3天）。
18、如采購員需要出差，首先提交出差計劃呈交至部門總監。如總監需出差，出差計劃呈交至總經理，簽字后到財務部領取出差費用。
19、出差費用在出差計劃中體現清晰，如差旅費、住宿費、餐飲費大致數字。有領導審批。
20、出差歸來，所有票據計劃內采取對賬票據。計劃外采取憑票據實報實銷。
21、每月需憑上月業績考核，如未達到考核標準，工資扣除xx。如超額完成標準，獎金xx。
22、在追加訂單時，如達到廠家要求的數量，必須再次壓價，這次追加訂單壓縮的價格80%給予采購部作為獎金（每種產品每降價一次只給予第一次獎勵之后不再有獎勵）。
采購部管理制度2
一、總則
為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
采購部應該根據公司的采購請求、庫存原材料的種類、數量，考慮物資材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定采購時間、采購批量、采購批次和報價，確保物資材料的及時供應，保證公司經營能夠連續進行及采購的最佳經濟效益。
二、目的作用
1、作為采購部開展工作的規范依據。
2、作為公司領導考核采購部工作業績的衡量依據。
3、作為采購部人員工作中相互監督與協作配合的依據
三、采購部人員職責及管理制度
1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
2、建立完善的采購管理制度，對供應商進行合格供方評定工作；
3、編寫統一格式的采購計劃，內容包含數量、質量、價格等采購要求；
4、與供應商的比價、議價、談判工作；
5、經與供應商談判后，簽訂采購合同，合同歸檔，來料及協助檢驗部做好進貨以及檢驗事宜；
6、負責物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成采購料件，及時處理各種異常情況，確保采購計劃能如期、如質、如量的完成；
7、負責新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作；
8、每年度對原有合格供方進行復審，淘汰不合格的供應商；
10、及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以提升產品品質及降低采購成本。
11、執行公司質量方針，質量目標的落實；
12、負責與供應商以及其他部門的協調工作；
13、積極參與緊急的、臨時的采購工作；
四、標準采購作業程序
一.請購單的開立、遞送
1、請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，并注明物資、商品的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核后依請購核決權限呈核并編號。
2、需用日期相同，屬同一供應廠商供應的物資商品，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。
3、緊急請購時，由請購部門于“請購單““說明欄“注明原因，并注明“緊急采購“章，以急件遞送。
二.請購案件的撤銷
1、請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單采購“或“請購單采購“第一、二聯加蓋紅色“撤銷“的戳記及注明撤銷原因。
2、采購部門辦妥撤銷后，依下列規定辦理：
1.采購部門于原請購單加蓋“撤銷“章后，送回原請購部門。
2.原“請購單“已送公司辦公室待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由公司辦公室據以將原請購單退回原請購部門。
3.原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。
三.采購工作的劃分
1、日常采購：由使用部門或公司辦公室負責辦理。
2、銷售商品的采購：由采購部負責辦理。
3、采購部長對于重要材料的采購，直接與供應商或代理商議價。必要時由總經理指派專人或指定部門協助采購部辦理采購作業。
四.采購作業方式
除一般采購作業方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：
1、集中計劃采購：凡大批量采購的商品，須以集中計劃辦理采購較為有利者，采購部門定期集中辦理采購。
2、長期報價采購：凡經常性采購的商品，且銷量較大的商品，采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后按照公司需求分批采購。
五.采購作業處理期限
采購部門應依采購地區及市場供需，分類制定商品采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。
六.詢價、比價、議價
1、采購經辦人員接獲“請購單采購“后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經核準得以電話詢價之外，另需精選兩家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。
2、若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于“請購單“上予以注明，經使用部門或請購部門簽注意見后呈核。
3、對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。
4、采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。
七.呈核及核決
1、采購經辦人員詢價完成后，于“請購單“詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商““交貨期限“與“報價有效期限“經主管審核，并依請購核決權限呈核。
2、采購核決權限：采購部長以上管理人員。
八.進度控制及事務聯系
1、采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進度控制表“控制采購作業進度。
2、采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制“進度異常反應單“并注明“異常原因“及“預定完成日期“，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。
3、采購部門于采購案件“運輸日期“有延誤時，應主動與供應廠商聯系催交，并開立“進度異常反應單“記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。
九.廉潔條款
1、采購經辦人員不得接受供應商以任何形式或名義支付的回扣、禮金、報酬及返利等現金或有價票據。
2、采購經辦人員不得接受供應商提供的其他利益開支。
3、采購經辦人員人員不得主動索取自用的供應商的產品或其他實物禮品。
4、采購經辦人員或采購經辦人員直系親屬等不得以正式職員、兼職職員、顧問、專家等任何名義參與供應商的經營。
5、杜絕其他商業賄賂行為。采購經辦人員如有違反，除賠償公司因此所造成的一切損失外，視情節輕重給予處罰，直至除名。
采購部管理制度3
一、總則
1.為規范公司日常采購工作，特制定本制度。
2.本制度適用于公司的日常采購活動。
二、采購原則
1.嚴格執行詢議價程序
物品采購，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2.采購會審、合同會簽制度
物品采購，必須有相關部門參與，調研匯總各方意見，經高管審核后生效。
3.職責明確
采購人員必須參與貨物和服務的驗收，采購貨物質量、數量、交貨等問題的解決，應根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。
4.一致性原則
采購人員采購的物品或服務必須與采購計劃單所列要求規格型號、數量相一致，在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改采購計劃單以參考。
5.廉潔制度
所有采購人員必須做到：
(1)自覺維護企業利益，努力提高采購質量，降低采購成本。
(2)加強學習，提高認識，增強法治觀念。
(3)廉潔自律，不能向供應商伸手。
(4)嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監督。
(5)工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
(6)努力學習業務，廣泛掌握與采購業務相關的新貨品及市場信息。
三、采購程序
1.供應商的選擇
(1)供應商必須證照齊全，具有相關資質。
(2)對于經常使用的商品或服務，采購部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、質量控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、采購部門對供應商定期進行評估和審計。
(3)在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定的因素。
(4)為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。
2.采購程序
(1)日常及其他零星物品的申請，由各使用部門應認真填寫采購計劃單后報采購部上級部門統一申請。對于較大數額物品的申請需要由總經理審批，最后交采購部門采購。
(2)采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協調財務及使用部門共同完成，報總經理審批。使用部門負責采購物品的適用性，財務部門負責預算控制、價格調查、合同付款條款的審核，行政部門負責合同風險條款的審查。采購部門負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方聯系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及確認售后服務事宜。
(3)對于已審批完畢的采購合同，必須徹底跟蹤，保證準確的交貨期，以免影響公司運營。如遇物料出現不能按期交貨或已交貨但質量未能符合要求的，必須第一時間向上級匯報，協商最快交貨期，或商議其它解決方案。并及時通知相關人員最新的材料到貨時間。
(4)采購過程中發生變化時，需求部門應及時出具采購變更申請，由主管領導簽字確認后交采購部執行。
3.付款程序
(1)采購部根據合同約定的付款方式及付款時間向上級主管部門提出申請，各主管簽字，后附入庫單，交給財務部辦理付款手續。無論匯款還是支票要求復印存檔。
(2)發票：付款時必須索要發票，核對發票形式(普票或增值稅發票)內容是否和合同約定一致，確認后交給財務部核銷。
四、違約處理
1.貨物出現延期后，采購部應及時通知相關部門。
2.貨物出現質量問題后，由使用部門提出意見，報部門經理，交采購部處理。采購部接到意見后，將情況上報總經理，并按投訴做緊急處理，將情況及時報給供應商，要求供應商換貨或退貨。
3.采購部與供應商協商不成的，或造成損失的，由財務部核算損失，采購部負責追索。追索不成，由法院裁決。
五、審計監督
在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執行和采購結算過程中，必須有相關部門參與。財務部門主要負責價格的核查及審計。采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監督和質詢。
六、績效與評估
1.制定采購績效評估的目的，包括以下項目：
確保采購目標之達成；提供改進績效之依據；作為個人或部門的獎懲參考。作為升遷、培訓的參考；提高采購人員的士氣。
2.采購績效評估的指標
采購人員績效評估應以“5R”為核心，即適時、適質、適量、適價、適地，并用量化指標作為考核之尺度。
3.采購績效評估的方式。
采用目標管理與工作表現考核相結合之方式進行。目標管理考核占采購人員績效評估的70%；工作表現占績效評估的30%；兩次考核的總合即為采購人員之績效，即：績效分數=目標管理考核x70%+工作表現考核x30%
采購部管理制度4
一、請購及其規定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的'要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門； 請購物品所屬項目； 請購的用途； 請購的物品名； 請購的物品數量；
請購的物品規格； 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等； 請購的物品的要求時間；
請購如有特殊需要請備注； 請購單填寫人； 請購部門主管； 請購單審核人； 采購副總審核；
財務審核人； 公司總經理。
3. 請購單及其提報規定
⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；
⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報；
⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報；
⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報；
⑸ 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；
⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；
⑺ 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。
⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報； ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發規定
1. 請購的接收要點
⑴ 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經過公司領導審批；
⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
⑷ 對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2. 請購單的分發規定
⑴ 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
⑵ 對于緊急請購項目應優先處理；
⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3. 采購周期的規定
⑴ 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；
⑵ 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天；
⑶ 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務
時應向領導說明原因；
⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略。
三. 詢價及其規定
1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2. 屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；
3. 對于緊急請購項目應優先處理；
4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價；
5. 對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
6. 詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；
5.參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五. 比價、議價結果匯總
1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；
2. 比價、議價結果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
采購部管理制度5
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核；
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或講演財務部審核；
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批采購計劃：
(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總，并進行審核；
(2)財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業猜測做采購物資的預算；
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批；
(4)經批準的采購計劃交財務總監監視實施，對計劃外未經批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資采購：
(1)采購員根據核準的采購計劃，按照物品的名稱、規格、型號、數目、單位適時進行采購，以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數目、規格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購職員要按計劃或下單進行采購，以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部分經理批準后可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經倉管員驗收；
(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收。驗收完后要在發票上簽名或發給驗收單，然后需直撥的按手續直撥，需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款：
①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監審核，經確認批準后方可付款；
②支票結帳一般由出納根據采購員提供的正確數字或單據填制支票，若由采購員領空缺支票與對方結帳，金額必需限制在一定的范圍內；
③按酒店財務軌制，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款，30元以下者可支付現款。
④超過30元要求付現金者，必需經財務部經理或財務總監審查批準后方可付款，但現金必需在一定的范圍內。
(2)報銷：
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發票連同驗收單，經出納審核是否經批準或在計劃預算內，核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部分開票，因急需而賣方又無發票者，應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證實，及驗收員的驗收證實，經部分經理或財務總監批準后方可給予報銷。采購部業務操縱軌制
1、按使用部分的要乞降采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表；
2、向主管呈報調查表，匯報詢價情況，經審核后確定最佳采購方案；
3、在主管的鋪排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；
4、按酒店及本部分制定的工作程序，完成現貨采購和期貨采購；
5、貨物驗收時泛起的各種題目，應即時查清原因，并向主管匯報；
6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續。
7、將到貨的品種、數目和付款情況講演給有關部分，同時附上采購申請單或經銷合同；
8、將貨物采購申請單、發票、入庫單或采購合統一并交財務部校對審核，并辦理報銷或結算手續。倉庫治理軌制
1、倉庫的分類：
酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食物倉、山貨倉，動力部的油庫、石油氣庫，建筑，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，家具設備倉等等。
2、物品驗收：
(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少、大小等都要進行驗收，并做到：
①發票與什物的名稱、規格、型號、數目等不相符時不驗收；
②發票上的數目與什物數目不相符，但名稱、規格、型號相符可按實際驗收；
③對購進的食物原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。
④對購進品已損壞的不驗收。
(2)驗收后，要根據發票上列明的物品名稱、規格、型號、單價、單位、數目和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計。
3、入庫存放：
(1)驗收后的物資，除直撥的外，一律要進倉保管；
(2)進倉的物品一律按固定的位置堆放；
(3)堆放要有條理、留意整潔美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數加上，發出時按數減出，結出余數；卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查：
(1)對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查：
①倉管員要常常對所管物資進行抽查，檢查什物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對；
②材料會計或有關治理職員也要常常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領發物資
(1)領用物品計劃或講演：
①凡領用物品，根據劃定須提前做計劃，報庫存部分預備；
②倉管員將報來的計劃按天天發貨的順序編排好，做好目錄，預備好物品，以便取貨人領取；
(2)發貨與領貨
①各部分各單位的領貨一般要求專人負責；
②領料員要填好領料單(含日期、名稱、規格、型號、數目、單價、用途等)并簽名，倉管員憑單發貨；
③領料單一式三份，領料單位自留一份，單位負責人憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬；材料會計一份，憑單記明細賬；
④發貨時倉管員要留意物品提高前輩的先發、后進的后發。
(3)貨物計價：
①貨物一般按進價發出，若統一種商品有不同的進價，一般按均勻價發出。
②需調出酒店以外的單位的物資，一般按原進價或均勻價加手續費和治理費調出。
6、清點：
(1)倉庫物資要求每月月中小清點，月底大清點，半年和年終徹底清點；
(2)將盤結果列明細表報財務部審核；
(3)清點期間休止發貨。
7、記賬：
(1)設立賬簿和登記賬，賬簿要整潔、全面、一目了然；
(2)賬簿要分類設置，物資要分品種、型號、規格等設立賬戶；
(3)記賬時要先審核發票和驗收單，無誤后再入賬，發現有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬；
(4)審核驗收單、領料單要手續完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續后才能入賬；
(5)發出的物資用加權均勻法計價，月終泛起的發貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員、部分、財務部各一份；
(6)直撥物資的收發，同其他入庫物資一樣入賬；
(7)調出本酒店的物資所用的治理費、手續費，不得用來沖減材料本錢，應由財務部沖減用度；
(8)入口物資要按發票的數目、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發出時按加權均勻法計價；
(9)對于發票、稅單、檢疫費等尚未到的入口物資，于月底估價發放，待發票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后，再按實入賬，并調整暫估價，報財務部材料會計調整三級賬；
(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領料單等報送財務部材料會計；
(11)與倉管員校對什物賬，每月與財務部材料會計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案軌制：
(1)倉庫檔案應有驗收單、領料單和什物賬簿；
(2)材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。物品、原材料采購軌制
1、物品庫存量應根據酒店貨源渠道的特點，以把握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持“凡海內能解決的不在國外入口，凡本地區能解決的不到外埠采購”的劃定。
3、各項物品、商品、原材料的采購，必需遵守市場治理及外貿治理的劃定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部分知會財務部并報總經理審批同意后，方可采購。
5、凡購進物料，尤其是定制品，采購部分應堅持先取樣品，征得使用部分同意后，方進行定制或采購。
6、高額進貨和長期定貨，均應通過簽訂合同的辦法進行。
7、從國外購進原材料、物品、商品等，凡動用外匯的，不論金額大小一律必需取得總經理的批準，方予采購，否則財務部拒絕付款。
8、凡不按上述劃定采購者，財務部以及業務部分的財會職員，應一律拒絕支付，并上報給總經理處理。
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