學員檔案管理制度

時間：2022-01-13 12:26:09 學員檔案管理制度我要投稿

學員檔案管理制度

　　一、公司管理制度的制定意義

　　不少企業設定了管理制度也只是放在資料柜的角落，在需要時拿出來讀一下，而很多員工根本不清楚自己公司的管理制度。這種情況使公司的管理制度失去了其存在的實際意義，并形同虛設。

　　首先，并不排斥參照樣本制定公司管理制度，因為有了參照才能讓我們取長補短，切不可全部照抄，在制定管理制度時，首先應確認以下幾方面，企業的行業性質、企業的工作性質、員工類別等等。

　　比如，廣告公司由于行業性質決定了他們多數采用彈性工作制，所謂彈性工作制是指每周達到一定工作時間，但這些時間是可以由實際情況而安排的，并非嚴格的朝九晚五工時制。新的一些網絡游戲開發公司也實施這種工作制。

　　另一方面，公司的管理制度會對員工的著裝及發型等都會做明文規定，但由于行業性質的不同，比如廣告、公關等等相關設計宣傳類的公司就比較注重形象的前衛時尚，不會對員工的打扮做要求，而像金融業、服務業等等就會對員工的儀表做嚴格統一要求。

　　二、學員檔案管理制度

　　在現在社會，大家逐漸認識到制度的重要性，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家收集的學員檔案管理制度，歡迎大家分享。

　　學員檔案管理制度1

　　第一章總則

　　第一條為進一步加強學生檔案管理，實現檔案管理的制度化、規范化、科學化，提高檔案管理水平，維護檔案的真實性、嚴肅性，完善學校學生檔案管理服務體系，有效地建立、保護和利用檔案，充分發揮檔案在學生管理中的作用，保障學生正當權益。依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及相關法律法規，結合學校實際，制訂本辦法。

　　第二條學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生個人學習經歷、思想品德、專業技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學校考察、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。

　　學生檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。

　　第三條本辦法適用于我校各專業層次在校大學生。

　　第二章檔案管理機構、原則及其職責

　　第四條全體在校大學生檔案由學務部檔案管理中心集中負責管理。

　　第五條學生檔案管理堅持真實性、完整性、安全性、規范性原則，實行歸口負責和集中管理相結合。

　　第六條學務部學生檔案管理職責：

　　(一)接收、鑒別和整理學生檔案材料;

　　(二)辦理學生檔案的查閱、借閱;

　　(三)辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生情況;

　　(四)做好學生檔案的安全、保密、保管工作;

　　(五)制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案分析統計工作;

　　(六)辦理其它有關學生檔案事項。

　　第七條院系及相關職能部門的職責：

　　(一)教務部、各院系要及時向學務部提交新生數據，以便對學生檔案進行接收、核對、編號和保存;

　　(二)各院系及各相關職能部門按照要求做好新生檔案、平時歸檔材料的收集、整理和移交工作。

　　(三)就業指導服務中心負責畢業生檔案管理及轉遞工作。

　　第三章檔案的保管與保護

　　第八條根據安全保密、便于查找的原則要求，對于學生檔案應嚴密、科學地保管，嚴防檔案的毀損、失散和泄密。

　　第九條做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作

　　(一)學生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設施。上述安全設施定期檢查。

　　(二)保持檔案室的清潔和室內適宜的'溫、濕度(溫度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%)。

　　第十條學生檔案管理實行登記審批制度、統計制度和定期核對制度。

　　(一)學生檔案接收、查閱、存檔、轉遞嚴格實行登記審批。

　　(二)學務部對學生檔案進行詳細統計分析工作

　　(三)每學年新生入學一月后對檔案行進詳細核對，及時發現解決問題。

　　第四章歸檔材料范圍及要求

　　第十一條歸檔材料分類及內容

　　(一)招生材料：教務部提供的招生錄取材料(包括高中學籍材料，如高中畢業生登記表、學年鑒定表、高考報名登記表、高考體檢表等);

　　(二)學習材料：教務部提供的主修、選修、輔修等各科類成績單;

　　(三)學籍材料：教務部提供的休學、退學、轉學、轉專業、出國、死亡等材料證明;

　　(四)畢業材料：各院系和相關職能部門提供的實習鑒定表、學年鑒定表、畢業生登記表、學生體檢表、學位證明、畢業生就業報到證等各類材料;

　　(五)獎勵材料：各院系和相關職能部門提供的學生在校學習期間獲得的校級以上表彰獎勵活動中形成的各種材料(三好學生、優秀學生干部、優秀團員、優秀團干部、優秀畢業生、專項獎學金等評審證明材料如《獎勵審批表》);

　　(六)處分材料：學務部提供的學生在校期間違反校規、校紀，觸犯國家法律等形成的各類處分材料;

　　(七)貸款材料：學務部提供的國家助學貸款材料;

　　(八)組織材料：黨務辦公室和校團委提供的學生在校期間黨團材料;

　　(九)更正材料：相關部門提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料，個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級批復等材料;

　　(十)可供組織參考的其他材料。

　　第十二條檔案材料的歸檔要求

　　(一)歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實;文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

　　(二)歸檔的材料，凡規定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章，規定要同本人見面的材料(如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等)應有本人的簽字，特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。

　　(三)檔案材料須用紙張為十六開型(長260毫米，寬184毫米)或國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)的公文用紙，填寫時只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫。

　　(四)歸檔材料應是原件，特殊情況存入復印件的，應在復印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。

　　(五)歸檔材料必須注明學生姓名及學號，并按照學號的順序先后排放。

　　(六)學務部對不符合歸檔要求的學生檔案材料，有責任和權力對歸檔單位提出要求，予以改正后再歸檔。

　　(七)各類材料須經學務部審批登記后方可歸檔。

　　第五章檔案材料移交和檔案的歸檔時間

　　第十三條入學新生檔案均由各院系在開學后一個月內收集齊全，編學號并形成《新生檔案移交清單》(一式兩份)，按要求向學務部提交登記存檔。

　　第十四條學生取得各類獎懲的原始材料及《休、復、轉學、轉專業證明》，應在形成文件下發后的一周內歸檔。

　　第十五條學生校期間形成的各類學生人事檔案材料，根據工作完成并已形成材料的情況，隨時登記歸檔，以保證檔案材料的完整。

　　第六章檔案的利用

　　第十六條查閱和借用檔案，應遵守的規定和原則：

　　(一)各院系只能查閱本院系的學生檔案。查閱學生檔案應出具介紹信，由部門負責人簽字，并加蓋所在單位公章經學務部審批同意方可查閱;外單位人員(用人單位或特殊情況)需要查閱學生檔案的，須持本單位介紹信、學院介紹信和有關身份證明，經主管校領導簽字同意方可查閱。在查閱學生檔案時，檔案管理員必須在場。

　　(二)查閱檔案的單位或個人不得擅自拍攝復制檔案的內容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經主管校領導批準，方可復制拍攝。

　　(三)學生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時，須說明理由，經主管校領導批準，并嚴格履行借出手續。借出時雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認。借出時間一般不得超過7天(含休息日);借出檔案不得擅自轉借他人。

　　(四)查借閱學生檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。

　　(五)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

　　(六)依據檔案材料中所記載事實，向有關部門出具證明時，不得出具有評論性意見的文字。

　　(七)所有檔案的查閱和借用必須進行詳細的登記記錄，嚴格審核查閱、借用者資質及審批手續。

　　第七章檔案的轉遞

　　第十七條學生畢業(結業、肄業)、轉學、退學、出國或死亡等學籍變動發生后，應當及時辦理檔案轉遞手續。

　　學生檔案在校外轉遞必須使用統一印制的專用檔案袋，經嚴格密封后通過機要郵局寄送、轉遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。

　　第十八條在校內跨專業、跨院系轉學的學生，學籍管理部門應當在學生學籍變更后，及時將學生學籍變更通知書送達有關院系;有關院系在接到學生學籍變更通知書后，應及時開具證明來學務部重新編號整理存檔。

　　第十九條轉到其他學校學習的學生，有關院系應當在接到學生轉學通知后及時開具證明，在學務部辦理學生檔案轉遞，填寫《檔案轉遞單》，按規定寄發或送交。通過機要郵局寄發的，自寄發之日起1個月未收到回執者，學務部應與檔案接收單位聯系，加以確認。

　　第二十條由其他學校轉入我校的學生，有關院系在收到學生檔案后要認真檢查驗收，經核對無誤后及時將回執寄回對方，并持相關證明前來學務部存檔。

　　第二十一條畢業生檔案的轉遞工作，由就業指導服務中心按有關規定組織實施。

　　第二十二條申請自費出國或主動申請退學的學生，其檔案由學校征求學生本人意見后，按規定寄送至有關單位代管。

　　第二十三條受退學、開除學籍處分的學生，其檔案由學校寄送至學生家庭所在地人事部門管理。

　　第二十四條當年未報到入學的本科生新生，其檔案由學校轉回生源所在地招生部門。

　　第二十五條因故失蹤、死亡的學生，或因學生出國等其他原因導致檔案無法轉遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉寄回學生生源所在地。

　　第八章法律責任

　　第二十六條檔案管理員不準向無關人員談論有關學生檔案內容，嚴禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反《中華人民共和國保守秘密法》、《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的，視情節輕重，予以嚴肅處理直至追究相應法律責任。

　　第九章附則

　　第二十七條本辦法與現實行法律、法規、部門規章相抵觸的，以法律、法規、部門規章為準。現行法律、法規及政策未明確規定且本辦法未盡事項，以主管校領導批復為準。

　　第二十八條本辦法的解釋權歸學務部所有。第二十九條本辦法自公布之日起實施。