公司文件分類管理制度

時間：2022-03-09 14:23:25 公司文件分類管理制度我要投稿

公司文件分類管理制度

　　在當下社會，制度對人們來說越來越重要，制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構成。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的公司文件分類管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　公司文件分類管理制度1

　　一、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　三、職責

　　3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。

　　3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責

　　3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。

　　3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。

　　3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規(guī)范、產(chǎn)品技術標準、產(chǎn)品設計開發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。

　　3.4.7工廠負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。

　　3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5質(zhì)量體系文件的`編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

　　四、定義

　　4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。

　　4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

　　4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）

　　五、工作程序

　　5.1文件的分類

　　5.1.1文件屬性分類

　　（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開發(fā)流程等。

　　（4）技術性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。

　　（5）外來文件：國家有關法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2文件階層分類

　　（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。

　　（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　　（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。

　　（4)四階文件：各記錄表單、報表等。

　　公司文件分類管理制度2

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

　　2、為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括:技術文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括:

　　1)開發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

　　2)開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設計評審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護階段:設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關標準和規(guī)定要求。

　　3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的`服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關領導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門應嚴格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

　　公司文件分類管理制度3

　　一、目的

　　為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　二、職責

　　2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　三、文件種類

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；

　　3.3平行文:信函，會議紀要。

　　四、文件格式

　　4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應寫發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應寫經(jīng)過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；

　　五、文號

　　5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

　　5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。

　　六、用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。