公司法律文件管理制度

公司法律文件管理制度

　　一、管理制度要求

　　沒有完善的管理制度，任何先進的方法和手段都不能充分發揮作用。為了保障信息管理系統的有效運轉，我們必須建立一整套信息管理制度，作為信息工作的章程和準則，使信息管理規范化。建立完善的信息管理制度主要包括以下幾個方面：

　　1、建立原始信息收集制度

　　一切與組織活動有關的信息，都應準確毫無遺漏地收集。為此，要建立相應的制度，安排專人或設立專門的機構從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中，要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵，對那些因不負責任造成信息延誤和失真，或者出于某種目的胡編亂造、提供假數據的人，要給予必要的處罰。

　　2、規定信息渠道

　　在信息管理中，要明確規定上下級之間縱向的信息通道，同時也要明確規定同級之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明確各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務，在組織內部進行合理地分工，避免重復采集和收集信息。

　　3、提高信息的利用率

　　信息的利用率，一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。這個百分率越高，說明信息工作的成效越大。反之，不僅在人力、物力上造成浪費，還使有用的信息得不到正常的流通。因此，必須加強信息處理機構和提高信息工作人員的業務水平，健全信息管理體系，通過專門的訓練，使信息工作人員具有識別信息的能力。同時，必須重視用科學的定量分析方法，從大量數據中找出規律，提高科學管理水平，使信息充分發揮作用。

　　4、建立靈敏的信息反饋系統

　　信息反饋是指及時發現計劃和決策執行中的偏差，并且對組織進行有效地控制和調節，如果對執行中出現的偏差反應遲鈍，在造成較大失誤之后才發現，這樣就會給工作帶來損失。因此，組織必須把管理中的追蹤檢查、監督和反饋擺在重要地位，嚴格規定監督反饋制度，定期對各種數據、信息作深入地分析，通過多種渠道，建立快速而靈敏的信息反饋系統。

　　二、公司法律文件管理制度（通用8篇）

　　在日常生活和工作中，制度對人們來說越來越重要，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的公司法律文件管理制度（通用8篇），歡迎閱讀與收藏。

　　公司法律文件管理制度1

　　1、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

　　3、定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

　　4、職責

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發布的權責

　　4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

　　5、文件分級分類

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

　　5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　6、文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識；如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識；

　　長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本；

　　一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7、文件編制、審核、批準和發布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　7.2文件歸檔、發放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門；

　　(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門；

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的.歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規；國家、行業、地方標準；上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　文件密級發放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象。

　　機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象。

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象。

　　公司法律文件管理制度2

　　為了更好地規范各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

　　一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經理批示，總經理批示后送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

　　二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發后，并詳細填寫發文登記簿方可復印并存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

　　三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。

　　四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每周例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況匯報應以文件形式上報。

　　五、凡打印的錯文件應及時銷毀，以免機密外泄。

　　六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批準。

　　公司法律文件管理制度3

　　一、總則

　　第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統一由行政秘書歸檔：

　　1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業例會記錄。

　　3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結果。

　　5、企業日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的'文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執行。

　　公司法律文件管理制度4

　　一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。

　　二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。

　　三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　公司法律文件管理制度5

　　第一條管理要點

　　1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

　　2、文件管理的范圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

　　3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息;措辭規范，表達無歧義。

　　4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

　　第二條制度規范

　　1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。

　　2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

　　5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

　　第三條文件管理流程設計

　　1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

　　公司法律文件管理制度6

　　1、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

　　3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4 文件編制、審批、發布的權責

　　3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

　　3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

　　3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

　　3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

　　3.4.9 公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

　　4、定義

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　4.2 受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

　　5、工作程序

　　5.1 文件的分類

　　5.1.1 文件屬性分類

　　（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

　　（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

　　（5） 外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2 文件階層分類

　　（1) 一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

　　（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　　（3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

　　（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

　　公司法律文件管理制度7

　　1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。

　　2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。

　　3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經常務副總審核、批準后方可領用。

　　4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經常務總經理批準后方可借閱。

　　5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經理審核、批準后統一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。

　　6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。

　　7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。

　　8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經常務副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經行政部部長批準后，辦理借閱手續。

　　9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。

　　10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。

　　11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。

　　12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監督檢查記錄》，發現問題及時進行糾正。

　　公司法律文件管理制度8

　　第一章總則

　　第一條為加強公司法律風險防范與控制，維護公司及其股東合法權益，促進公司依法經營與管理，把公司的各項經營管理活動納入法制化管理軌道，規范公司法律顧問（以下簡稱法律顧問）工作，根據國家有關法律法規的規定，結合公司實際情況，制定本規定。第二條法律工作任務是建立和健全公司法律風險防范體系與機制，促進依法經營管理，依法維護股東和公司合法權益，確保公司經濟建設健康、安全和可持續發展。

　　第三條法律工作應當遵循以下原則：

　　（一）依據國家法律法規和有關規定，開展工作；

　　（二）依法維護公司和公司股東合法權益；

　　（三）以事前防范法律風險和事中法律控制為主、事后法律補救為輔。

　　第四條公司應當擁有常年法律顧問，法律顧問包括法律事務顧問和外聘法律顧問，二者應緊密配合，以確保公司法律事務工作的順利開展。

　　第五條法律顧問履行職責享有下列權利：

　　（一）根據工作需要查閱公司有關文件、資料，詢問有關人員；

　　（二）對損害公司合法權益、損害出資人合法權益和違反法律法規的行為，提出意見和建議；

　　（三）法律、法規、規章和公司授予的其他權利。

　　第六條法律顧問應當履行下列義務：

　　（一）遵守國家法律法規和有關規定以及企業規章制度，恪守職業道德和執業紀律；

　　（二）依法履行法律顧問職責；

　　（三）對所提出的法律意見、起草的法律文書以及辦理的其他法律事務的合法性負責；

　　（四）保守國家秘密和公司商業秘密；

　　（五）法律、法規、規章和公司規定的應當履行的其他義務。

　　第七條公司內設法律事務顧問，由公司職員擔任。法律事務顧問負責承擔公司法律事務，向公司分管領導負責和報告工作。法律事務顧問應對公司在經營、管理及其決策中的法律風險及時提出法律意見與建議。

　　第八條法律事務顧問的職責是：

　　（一）正確執行國家法律、法規，對公司重大經營決策提出法律意見；

　　（二）起草或者參與起草、審核公司重要規章制度；

　　（三）審核公司合同，參加重大合同的談判和起草工作；

　　（四）參與公司的分立、合并、破產、解散、投融資、擔保、租賃、產權轉讓、招投標及改制、重組等重大經濟活動，處理有關法律事務；

　　（五）協助辦理企業工商登記以及商標、專利、知識產權保護、公證、鑒證等有關法律事務；

　　（六）配合公司有關部門對職工進行法制宣傳教育；

　　（七）提供與公司生產經營有關的法律咨詢；

　　（八）受公司法定代表人的委托，參加公司的訴訟、仲裁、行政復議和聽證等活動；

　　（九）辦理公司交辦的其他法律事務。

　　第九條下列規章、合同、協議、洽談紀要和意向書，應當經法律事務顧問審核：

　　（一）公司的規章，包括具有規范性的決議、決定、通知或指導意見；

　　（二）分立、合并、改制重組協議；

　　（三）設立、變更、終止（解除）勞動關系的通知、協議，經濟補償協議；

　　（四）重要投資協議、合作合同和其他經濟合同；

　　（五）公司認為應當法律審核的其他法律文書。

　　第十條公司應當聘請專業律師事務所作為外聘法律顧問，公司在作出下列事項決定前，應當由外聘法律顧問提出法律意見書：

　　（一）公司的基本制度；

　　（二）公司的分立、合并、破產、解散、投融資、擔保、租賃、產權轉讓、招投標及改制、重組等；

　　（三）公司重要投資項目、合作及信托、委托貸款等；

　　（四）公司認為的其他事項。

　　第十一條公司并購、對外擔保、對外投資等事項，應由法律事務顧問和外聘法律顧問共同組織對目標企業展開法律盡職調查，進行風險分析和評估。

　　第十二條法律工作經費由公司撥付，進入公司預算管理。涉及公司或職能部門的事務，其費用在法律顧問經費中開支；涉及直屬單位的事務，其費用由該直屬單位開支。

　　第二章合同管理

　　第十三條本規定所稱合同指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

　　公司與平等主體簽署的協議及合同性文件均按照本規定進行管理。

　　第十四條公司與其他平等主體間設立、變更、終止民事權利義務關系應當采取書面形式的，不得以口頭合同形式或事后補簽合同。

　　第十五條公司可以推行格式合同。格式合同文本經法律事務顧問審核，凡使用公司制訂的格式合同的可以不再經法律審核程序，但是需要改變格式合同文本內容的除外。

　　由締約相對方提供格式合同文本的，需在法律事務顧問或外聘法律顧問的指導下簽署。

　　第十六條經簽署的合同正式文本需保留一式兩份以上，承辦部門或人員應當將合同原件分別提交公司行政辦公室和財務部備案，其他需要的部門可以留存復印件；以傳真形式簽訂的合同，原件存行政辦公室，復印件存法律事務顧問和財務部。財務部憑備案合同辦理結算業務。

　　第十七條涉及商業秘密的保護措施，專利、注冊商標申請文件，知識產權貿易等事項的合同及相關文件應當經法律事務顧問審核，必要時可要求外聘法律顧問審核并出具合同審查意見書。

　　第十八條為避免合同執行過程中出現的法律風險，法律事務顧問應當實行事中控制制度，即對合同（項目）的執行（履行）過程實施的法律監督與審查，避免因情況的變化而產生新的法律風險。

　　第十九條下列合同（項目）的執行過程應當實施事中法律風險控制：

　　（一）分立、合并、投資、擔保、重要資產租賃、產權轉讓、招投標及改制、重組等重大經濟活動；

　　（二）重大投資、合作、信托及金融項目；

　　（三）公司認為應當事中控制的其他合同（項目）。

　　第二十條合同（項目）的承辦部門和人員應當將合同（項目）執行過程中的變化情況，及時反饋法律事務顧問；法律顧問也應當跟蹤、詢問執行情況，遇有變化足以形成新的風險的，應當及時采取相應措施；必要情況下，經公司領導同意，可以要求外聘法律顧問對專項問題出具法律意見書。

　　第二十一條變更、解除或終止合同（項目）的協議，或主張事實與權利、承認事實與義務的文件應當經法律事務顧問或外聘法律顧問審核。

　　第三章企業內部咨詢制度

　　第二十二條為協調公司各部門的法律事務，為公司經營管理提供法律保障，公司實行內部咨詢制度；公司的內部咨詢工作由法律事務顧問負責。

　　第二十三條法律事務顧問可以采取書面或口頭方式回復各部門提出的咨詢；但對各部門以書面形式作出的且要求書面答復的咨詢，法律事務顧問必須以書面形式作出回復。

　　第二十四條法律事務顧問應當在合理的期限內對各部門提出的咨詢作出回復，一般不得超過七個工作日；特殊情況下，對必須書面回復的咨詢可以先行口頭答復，并在事后出具書面回復意見。

　　第二十五條各部門的書面咨詢及法律事務顧問的書面回復均應當一式兩份，法律事務顧問及各部門各留存一份。

　　第四章訴訟與仲裁管理

　　第二十六條涉及公司的下列案件由外聘法律顧問負責承辦，由法律事務顧問負責協助和管理：

　　（一）民事案件；

　　（二）行政復議與訴訟案件；

　　（三）勞動爭議仲裁案件；

　　（四）商業仲裁案件。

　　第二十七條公司有關部門或人員接到訴訟、仲裁的法律文件，或者行政處罰決定書，應當及時報送法律事務顧問處理。

　　第二十八條遇有糾紛或其他事項需要起訴、申請仲裁的，當事部門應當向法律顧問提交下列材料，并經部門負責人和公司分管負責人簽署意見：

　　（一）糾紛或其他事項的基本情況；

　　（二）有關證據材料；

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