2、篇章結構
第一段：第一句話交待目的，簡明扼要、準確清楚地交代事情或要通知的信息。
第二段：一句總結，強調對方要盡快做出回應。
范文一：
To : Staff
From: John Smith
Date: May 1st, 2015
Subject: the modification for existing promotional mode
I’m writing this letter to inform you that we are scheduled to modify our company’s existing chief promotional mode. The poor performance resulting from newspapers and magazines we previously employed to advertise our products, coupled with the mounting competitive pressure from our rivals in the market, has forced us to make some changes. As from next Monday, the Internet will serve as the main promotional channel to boost our items’ sales. Plus, a string of advertising campaigns will be launched in a bid to lure consumers.
If you need further information, please call me as soon as possible.
翻譯：
致：工作人員
發件人：約翰·史密斯
日期：2015年5月1日
主題：對現有促銷模式的修改
我寫這封信是為了通知你，我們計劃修改我們公司現有的首席促銷模式。我們以前為產品做廣告的報紙和雜志表現不佳，加上競爭對手在市場上不斷增加的競爭壓力，迫使我們做出一些改變。從下周一開始，互聯網將成為主要的促銷渠道，以促進我們產品的銷售。此外，還將推出一系列廣告活動，以吸引消費者。
如果你需要進一步的信息，請盡快打電話給我。
二、通知
1、格式：
通知一般由三部分組成：標題，正文和落款。標題位于正文上方居中，正文每段首行一般縮進四個字母，落款不可用真名，題目中會提供落款名稱。
2、篇章結構
第一段：表明通知的事項、目的，可以在本段寫明相關活動的時間(1-2句)。
第二段：詳情(根據題目中的要求寫)(3-4句)。
第三段：聯系方式(1-2句)
范文一：
Notice
In an effort to better students’ ability and enrich their extracurricular activities, the Postgraduates’ Association is recruiting volunteers for an international conference on globalization to be held from June 4th to 7th in Peking University.
First of all, applicants should be easy-going and have a cheerful personality. In addition, candidates must have outstanding skills at English listening comprehension and the ability to speak both Chinese and English fluently. Finally, students with relevant professional knowledge are preferred.
Those postgraduates who are interested in taking part in it may send your resume to PA@163.com before June 1st. Your applications are welcome.
Postgraduates’ Association
翻譯：
注意
為了提高學生的能力，豐富他們的課外活動，研究生協會正在招募志愿者參加將于6月4號至7號在北京大學舉行的全球化國際會議。
首先，申請者應該隨和，性格開朗。此外，應聘者必須具備出色的英語聽力理解能力和流利的中英文口語能力。最后，具有相關專業知識的學生優先。
有興趣參加的研究生可以把你的簡歷寄到PA@163.com6月1日之前。歡迎您的申請。
研究生協會