公文處理知識

公文處理常用知識

　　一、公文處理中常見的問題

　　1、照抄省市文件較多，容易出現錯誤。

　　2、格式不對。主題詞標注錯誤；印刷不清晰、裝訂不規(guī)范；公文字體字號使用錯誤；缺頁、少頁等現象時有發(fā)生；主送機關不規(guī)范。

　　3、審核程序不對。經常出現有些部門起草代擬的文件，涉及經費、編制、人事、數字統(tǒng)計等問題，在未經有關部門協(xié)調一致的情況下，直接報送黨委辦公室或直接呈遞領導閱定；有些內容未經某項工作涉及的主管領導閱知。

　　4、傳遞程序不對。有些部門公文起草、審核、傳遞中嚴重違反公文運轉程序，領導先簽發(fā)，出現公文倒流現象，辦理質量較差。

　　5、紙制文檔和電子文檔歸檔不能主動按要求按時存檔。

　　二、公文排版規(guī)格

　　1、用紙：（1）黨委系統(tǒng)公文一般用b5或a4紙，現在經常用a4型，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口：（左白邊）為：28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。（2）公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值為7.5—9.5。（3）多于3頁必須用a3幅面，無論a4或a3都必須正反兩面印刷。

　　2、正文用3號仿宋體字，文中如有小標題用3號黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　3、印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標bl100％，紅色油墨應達到色譜所標y80％，m80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

　　4、裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

　　5、字體、字號：標題用二號標宋或新標宋，正文中一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體，三級以下標題和正文用三號仿宋，頁碼用四號全角楷體阿拉伯數字標識。

　　6、附件標注于落款前、正文之后。黨的機關公文附件不空行，如：附（黑體）:“秘書工作”“秘書工作”××（楷體）。若有多個附件可用阿拉伯數字1、2、3上下排列，附件標識每行后面不能有標點符號，另外，如果所附內容需回行，第二行應與冒號后第一個字符對齊。附件正文要在附件材料左上角用3號黑體頂格標識“附件”二字。

　　7、公文中頁碼距正文7mm，用4號全角楷體阿拉伯數碼標識，a4型紙置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙面印刷時，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁以后的頁不標識頁碼。

　　三、黨的機關公文與國家行政公文這兩種公文的種類與格式有什么異同

　　1、用紙格式不統(tǒng)一。按規(guī)定，黨的機關公文用紙規(guī)格既可采用b5型，也可采用國際標準a4型;國家行政機關一般用a4型。但當前黨的機關公文普遍采用的是16開型，國家行政機關公文普遍采用的是a4型。

　　2、排印字號不統(tǒng)一。黨的機關公文使用的字號比較多,有2號、3號、4號、5號字，而行政機關公文除標題外都用3號字。如，黨的機關公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、印發(fā)單位和印發(fā)日期用4號字、抄送機關名稱用5號字;而行政機關都用3號字。

　　3、排印字體不統(tǒng)一。主要是份號、簽發(fā)人姓名、正文小標題、主題詞和主題詞目字體不同。如，黨的機關公文簽發(fā)人姓名用仿宋，行政機關公文用楷體；黨的機關公文主題詞目用書宋體，行政機關公文用小標宋體；黨的機關公文正文一級小標題用黑體，二級小標題用楷體，行政機關公文正文小標題用仿宋。

　　4、標注位置不統(tǒng)一。黨政機關公文一些格式要素標注的位置也不同，最容易使辦文人員忽略。黨的機關公文不標注保密期限的，密級標注在份號的下方，標注密級期限的，密級二字在首頁版心右上角，行政機關公文密級標注在首頁版心右上角，右側標2號五角星與保密期限；黨的機關不標注主送機關的公文，主送機關排印在印發(fā)傳達范圍處，行政機關不標注主送機關的公文和主送機關名稱首頁排不下時，主送機關排在主題詞之下，抄送機關之上；黨的機關公文附件名稱在正文末行之下接著排印，行政機關的公文在正文末行之下空一行排�。稽h的機關公文抄送兩字在左邊頂格排印，行政機關的公文抄送兩字在左邊空一字排��；黨的機關公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空半個4號字排印，行政機關的公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空1個3號字排印。

　　5、標注方式不統(tǒng)一。黨政機關公文格式有些在標注方式和要求上也不統(tǒng)一，最容易讓辦文人員混淆。如，黨的機關公文間接行文均用書名號將其標題全部標出，行政機關公文除法規(guī)性文種用書名號外，其余文種均用綜合性標題，無標點符號；縣級與基層黨的機關行文，所有公文均署名，三個以上行政機關聯(lián)合行文才署名；黨的機關公文成文日期用阿拉伯數字標注，行政機關公文用漢字標注；黨的機關有特定版頭的普發(fā)性公文不蓋章，行政機關的所有的公文均加蓋發(fā)文機關的印章；黨的機關公文主題詞用主題詞法標注，一般不超過10個主題詞詞目，行政機關公文用分類法標注，一般不超過5個主題詞詞目等等。

　　四、公文校對的主要內容

　　1、校正與文稿不符的錯誤內容、不規(guī)范的字句等；

　　2、校正顛倒的字、句、行、段及層次不清；

　　3、校正標點、公式等方面的錯誤；

　　4、校正格式、注文、頁碼編排等方面的錯誤；

　　5、校正簽批程序；

　　6、校正印制質量。

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