公文的特征

公文的特征

公文的特征1

　　公文寫作的五個思維特征

　　公文寫作是機關、團體、企事業單位在處理公務中所形成的具有法定效力和規范體式的應用寫作。它與文學創作雖同屬寫作學研究的范疇，但客觀上存在著許多質的差異。單從思維的角度來說，就具有許多不同的特征。

　　一、思維動因的指令性

　　在文學創作中，往往是作者被某一生活原型或某一原始生活素材所吸引，從而有意識地調動豐富的生活積累進行選擇、加工、虛構、概括，逐步形成創作意圖，激起強烈的創作欲望。當創作欲望非常強烈時，常常伴隨著一種情不自禁、文思激涌、不吐不快的情緒狀態。這時，作者就可以不斷捕捉靈感的浪花，迅速獲得精巧的構思、動人的情節、美妙的詞語，還可以加快創作速度，使作品一氣呵成。簡單地說，文學創作的思維動因，就是作者的創作欲望，具有很強的主動性和自覺性。而公文寫作往往要遵命于他人，其思維動因則是領導交待、文件規定、上級部署或是集體研究決定，具有明顯的指令性。從思維動因上來看，公文寫作同生活的關系，遠不如文學創作那般貼近。文學創作起源于人的社會實踐，公文寫作雖然也要求寫作人員“尋求靈感”，并不直接刺激寫作者的創作欲望。雖然公文寫作沒有自主權，但寫作時卻要求寫作人員充分發揮積極性和創造性，依據領導意圖和指示精神自覺主動地開展工作，提高工作的預見性。這就要求公文寫作者不但具備較高的政治修養，還要有默默無聞的無私奉獻精神。

　　二、思維過程的規約性

　　公文寫作的思維過程和文學創作基本一致，都是開放的、動態的、發展的思維與語言的雙向運動。文學創作的思維一經啟動，便可以上天入地的尋求，極盡想象、聯想之能事，以獲得理想的藝術效果。而公文寫作中，寫作主體的思維受傳統習慣的固定程式約束，必須根據黨和國家的方針政策，以他人的意圖來結構文章，具有較強的規約性特征。這種思維過程具有較濃厚的模式意識，一般都按規定程式進行，采用規范的語言，在規定的時間內完成，在特定的空間發揮效用。比如請示這一文體的寫作，單是在正文部分就必須按規定程式寫清以下三個方面:

　　(一)請示的依據;(二)請示的具體事項;(三)具體提出對上級的要求。

　　其中依據部分既要寫得充分，又不能把問題涉及的范圍寫得太廣，時間追溯過長;請示事項部分要有根有據，切合實際，合理合法;提出要求部分要采用慣用結束語。幾個部分的層次安排要井然有序，有很強的邏輯性;文字表達盡可能與思維對應、對位、同步、同值，做到準確、真實、簡明、通俗;任何含蓄委婉、顛倒順序都會影響意思的表達和理解，影響所請示事項的成功受理。同時，還要按發文規則和有關規定寫好或確定發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送機關;附件、成文時間、附注、主題詞、抄報機關、抄送機關等。總之，公文寫作的思維特點決定了公文寫作不能信馬由韁，但這并不是說我們就不能在體例上有所創新，像建房子一樣，用同樣的材料，不同的建筑師可以建成不同風格的建筑，不同的公文寫作者也可以寫出不同風格的公文，這也是公文寫作者創造能力強弱的集中體現。

　　三、思維途徑的創新性

　　創新思維，顧名思義，它不是簡單的重復以往人們的思維過程，而是以“新、獨、特“的差性來標新立異的。新是對創新思維的基本要求，它貫穿于整個思維過程中，成為人們進行思維創新的目標導向。

　　公文寫作的創新思維途徑很多，在實踐活動中，常見的`主要有以下幾種：

　　（一）在開拓中創新。在公文寫作中，領導者對草擬公文的要求，往往只是個輪廓，是個大概，要成就一篇公文，還需要公文寫作者具有創新思維能力，遵從但不囿于公文的程式化體式，按照新思路進行思考，在公文寫作中采用新的方式，探求新的體例、新的結構、新的功能;同時，按照客觀事物發展的趨勢，提出解決現實問題的新途徑、新方法，或對領導提出有新意的建議，以便為領導提供有效的輔助，供領導開拓思路，促進工作有新的發展。這樣，每解決一個問題，就能使工作向前邁一大步，使公文寫作者的創新思維在開拓中得到一次新的發展。

　　（二）在全方位的開放中創新。在創新思維方式的三維結構中，知識結構、觀念結構、方法結構都呈立體開放狀態，全方位的汲取人類社會一切有價值的知識、觀念和方法，使其結構處于不斷的整合和優化的過程中。無論我們把本單位、本部門的整體思維作為考察對象，還是把本單位、本部門個體思維作為考察對象，我們都會發現，開放性是創新思維的重要特征，同時也是創新思維不可缺少的重要條件。一篇成功的公文作品，離不開對本單位、本部門內外環境信息的廣泛搜集，離不開對本單位、本部門相關知識和文化背景材料的整合，離不開對本單位、本部門原有舊觀念體系的升華，離不開新知識、新觀念、新方法的最大限度的應用。

　　（三）在事物的動態變化中創新。事物的動態多變性表明了創新思維的發揮要具備動態多變性能，要隨著主題和環境的變化而變化。一切隨條件而變化，這是創新思維充分發揮的前提條件。在公文寫作中，當本單位、本部門自身和環境發生變化時，公文寫作者要重新調整自己的創新意識和思維視角，以適應客觀條件變化的需要，做到既有創新，又有和實際情況比較貼近的一面;既不落入俗套，又不脫離現實條件，把創新和貼近現實有機結合起來。一篇好的公文作品，總是充滿時代變化的節奏感，同時又和現實生活緊密相連。如果抱著傳統思維方式那種以不變應萬變的宗旨，就只能因循守舊，根本無法寫出對社會實踐有指導作用的公文來。

　　四、思維方式的邏輯性

　　文學創作中的思維一般不脫離具體的形象，主要是依靠對事物的具體形象的回想、聯想以及想等來激發作者的創作欲望。它雖然強調”藝術的真實“，但并不囿于物理的邏輯的真實，恰恰要避開這些真實，最大限度地發揮作者的想象力進行創作。而公文寫作的最高目的是運用邏輯思維分析研究問題，形成路線、方針、政策指導實踐，改造客觀世界。具體說來，公文寫作思維的方式的邏輯性主要體現在以下幾個方面:

　　（一）從客觀事物到思想認識過程中的邏輯思維。公文寫作要形成正確的有價值的觀點，不是憑空想象得來的，要在客觀實際和大量材料中經過反復的思考，正確的分析綜合，歸納概括才能提煉出來。公文寫作過程中的抽象、概括是公文寫作者在頭腦中形成觀點的必經之路。公文寫作者寫東西時必須對所掌握的工作進行戰略的、全局的思考，不能僅僅著眼于一枝半葉；必須對當前改革和發展中出現的新情況、新問題、新形勢，進行深層次的邏輯分析和概括;要注意把握事物的本質特征和規律，形成自己的認識;〃要加強工作中的原則性、系統性、預見性和創造性。公文寫作者感知的東西愈多，占有的第一手材料越豐富，概括就會越全面、越正確；只有從客觀事物到思想認識，從思想認識到客觀事物再到思想認識，經過多次反復后，才能產生比較接近真理的認識。由此可見，縝密清醒的邏輯思維能力，對于公文寫作者形成正確的有價值的觀點，是十分重要的。

　　（二）公文寫作結構篇章中的邏輯思維。公文是應用文體，不是靠鮮明的形象打動人，而是靠邏輯的力量感召人。一般情況下，我們可以把一篇公文邏輯結構劃分為四個邏輯單元，每一邏輯單元解決解決一個問題，它們分別是“是什么”、”怎么樣“、”為什么“、”怎么辦“。不管什么材料，都直接或間接，有意或無意地要回答這四個邏輯問題。公文中的”情況“、”特點”、“問題“等反映的是事物的性質狀態，回答的是”是什么“這一邏輯問題；”成績“、”做法“、“收獲”等反映的是事物的情形如何，回答的是“怎么樣“這一邏輯問題；”原因“、”經驗“、“教訓”等反映的是事物的成因和目的，回答的是“為什么”這一邏輯問題；“措施”、“希望”、“要求”等反映的是事物的發展和目標等問題，回答的是”怎么辦“這一邏輯問題。因此，在公文寫作總體構思時，要注意”是什么“、”怎么樣”、“為什么”、“怎么辦”幾者之間的邏輯關系，“是什么”要講實，“怎么樣”要求真，“為什么”要講透，“怎么辦“要辨明。當然，公文創作人員在處理這幾者之間的關系時，要根據不同的文體而有側重，如果是作總結，要多講”是什么“、”怎么樣“，少講”為什么“和“怎么辦”；如果是經驗交流，則應多講“怎么樣”、“為什么“，少講”是什么“、“怎么辦”。

　　（三）從思想認識到公文寫作中的邏輯思維。公文創作離不開邏輯思維，這是由公文自身的特殊功能決定的。任何一篇公文，從本質上說，都是針對社會實踐中出現的實際問題，依據黨的指導思想和科學理論，來制定解決這些實際問題的具體政策、規定、措施。從這一點上來看，公文就是“政策”。這種具體政策一旦產生，與黨的理論和群眾的實際問題之間，便產生了一種特殊的關系，具備一種特殊的功能。黨的指導思想和科學理論通過“政策”即具體的公文來指導群眾的實踐，而實踐經驗又通過“政策”上升為理論，指導更大范圍的實踐。因而公文往往充當了“理論”和“實踐”兩者之間進行雙向溝通的中介，起著承上啟下的作用。公文中所闡述的具體政策，邏輯性越強，越是令人信服，對社會實踐活動越是具有指導作用。

　　公文寫作過程是一個復雜的邏輯思維過程，是一種創造性的復合性的腦力勞動，既有分析、綜合、判斷，又有歸納、概括、推理，但總體上是一個由大到小、由形式到內容的過程。一般由粗到細，由抽象到具體，由標題到觀點，由材料到語言這樣一個逐步完善的過程。在這一過程中，掌握公文創作的內在規律，學會運用理論聯系實際的方法解決問題是十分重要的。

　　五、思維主體的非我性公文有法寶的作者，這個作者是指依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織，或擔負一定職務的負責人。公文寫作者為寫好公文往往要加班加點，費盡心思，但只是公文寫作的“代言人”，沒有著作權，當然不能憑主觀意向進行寫作，往往要受到現行方針政策及有關法律規定的制約，受到領導、決策部門、約稿單位或約稿人的制約，受到實際情況、群眾意愿和行文規則的制約。在公文創作中，表達的不是公文寫作者人個人的思想意識，一般也不容許體現寫作人員個人的思想觀點為、感情色彩；即使有所體現，讀者也不會予以承認。這就是說在公文寫作中思維主體具有非我性特征。這與文學創作是截然不同的。對文學創作而言，作者在作品中可以而且應該充分表現自己的個性特征。公文寫作者在寫作時要注意的不是表現自己的思維個性，而是在思維的流向、思維的廣度、思維的深度、思維的頻度上努力與被“代言者”趨近，努力體現被“代言者”的思想特色。

　　一些同志在進行公文創作時因為把心中所想一吐為快而倍感快意，卻遭到領導、約稿人的否定，就會產生困惑，形成心理負擔，認為是領導故意非難，是千里馬常而伯樂不常有。其實，這是對思維主體的非我性特征認識不足的表現。要正確看待思維主體的非我性特征，關鍵要有以下兩個方面的正確認識：

　　（一）正確認識秘書職業角色。各種職業角色總是有一定的行為規范，教師有教師的行為規范，警察有警察的行為規范，公關禮儀人員有禮儀人員的行為規范。每一種職業角色都要遵守相應的行為規范。教師的工作是傳道授此、解惑，應當教書育人，為人師表。同樣的，秘書寫作人員的主要任務就是辦文，是服務性質的，主要是為領導服務，也是間接為機關服務，為社會服務，為人民群眾服務。這就要求公文寫作者把個人的思維調整到一般人、某一群體或領導的思維軌道上去，用一般人或領導的思維去主導寫作。因此秘書寫作人員必須樹立和培養鮮明的服務意識，把服務作為基本職能，樹立自覺服務的角色意識，在領導活動中甘當配角。秘書寫作人員樹立自覺服務的意識就是要以服從為天職，以配角為榮耀。對秘書寫作人員的職業地位和社會功能主觀夸大，或認為秘書寫作人員只是領導的“應聲蟲”，都不是正確的秘書價值觀。

　　（二）秘書寫作人員對領導的服從也有一個能動地加深認識的過程。一個優秀的秘書寫作人員，對領導要做到服從而不盲從。當發現領導的思維方向偏離了國家政策、法律法規的底線時，或發現領導在工作、決策上出現問題或錯誤時，要通過正當的渠道、妥善的方法向領導者或領導機關反映，以便予以及時糾正，從而能動地影響著一個單位、一個部門對黨和國家的政策、法律法規的執行，影響著本單位、本部門的各項具體規章制度的制定和執行。只有這樣，秘書寫作人員才能最大限度地發揮其社會功能，從而實現其人生價值。

　　思維動因的指令性、思維過程的規約性、思維途徑的創新性、思維方式的邏輯性和主體的非我性是公文寫作思維的主要特征。正確認識公文寫作的思維特征，有利于調動公文寫作者寫作的積極性，在寫作中運用創造性思維寫出高質量的公文來。

公文的特征2

　　概述應用文的特點：第一，實用性；第二，廣泛性；第三，真實性；第四，程式性；第五，時限性。

　　概述應用文的作用：第一，法規和準繩作用；第二，領導和指導作用；第三，宣傳和教育作用；第四，公務聯系作用；第五，憑證和記載作用；第六，聯系和交流作用。

　　公務文書的特征主要有：第一，公文由法定的作者制發；第二，公文具有法定的權威性；第三，公文具有現行效用；第四；公文具有規范的體式；第五；公文具有特定的處理程序。

　　公文處理的.具體任務：

　　（1）擬寫與制作公文。包括擬稿、會商、審核、簽發、繕印、校對、直至用印或簽署，形成正式公文；

　　（2）傳遞公文。將擬制成的公文，根據公文性質與時限要求以多種方式傳遞給收受公文的機關。主要包括收發文登記、分辦、傳遞、催辦和組織傳閱等環節；

　　（3）辦理公文。對于收文予以執行辦理或撰擬新的公文作出答復，批轉或轉發處理；

　　（4）處置辦畢公文。對已辦理完畢的公文采取立卷歸檔、清退、銷毀與暫存等方法進行處置；

　　（5）管理公文。指對公文的平時分類保管與提供利用；

　　（6）對公文擬制辦理的組織管理與監督控制。

公文的特征3

　　公文的特征

　　第一，公文內容的公務性。公文的“公”，指的是社會組織。個人的感受認識，隻能用文學作品或者一般科學文章來表達。但是，不管是起草者個人，還是領導個人，都不能用公文來表情達意。領導者個人隻有在職務的前提下，并且隻能是社會組織的最高領導才能代表社會組織發出公文。公文的內容必須是反映和傳達社會組織的公務信息。黨紀國法都規定了公文內容的范圍和性質。

　　第二，公文格式的規范性。在緒論中“公文寫作的特點”部分已經作了一些闡述。這裡要說的是格式是文章都有的。但是，一般文章特別是文學作品的格式只是簡單的外在的文面格式，按照習慣形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有慣用的格式和法定的格式兩種。慣用的格式，是約定俗成的，沒有嚴格的限制。如普通公文中計劃和總結的格式。法定的格式則是權威機關規定的，必須嚴格按照格式寫作。法定公文中的行政公文和黨務公文，更由最高權力機關及有關部門通過法規性公文規定了嚴格的格式。還要進一步說明的是，公文格式同時又是程式，呈現出公文寫作和辦理的程序性。

　　公文格式的規范性，是公文本質特性的發展，是公文寫作和辦理的需要。公務具有公眾性和同一性，對社會組織成員產生一致的認可、制約和指揮，否則社會組織就不可能運作。相應的，反映和辦理公務的.公文，也就形成了格式和程式，顯著提高了公文寫作和辦理的效率。完全可以預見，隨著時代的發展和社會組織的進步，公文的規范及格式會更加科學、嚴謹，以致於公文寫作和辦理會有高度先進的電腦軟件來實現電子化和自動化。

　　第三，作者和讀者的指定性。文學作品的作者是個人。一般科學文章的作者也同樣是個人或者是個人之間的自由結合。讀者一般是沒有限制或者是不可計量的。但是，公文的作者隻能是法定的社會組織及其法人代表或者稱為第一領導人。有權利進行公文寫作的社會組織，必須依照法律在有關政府部門登記注冊。這一社會組織及其第一領導人，就成為公文的法定作者。至於動筆起草公文初稿的人，如秘書，應稱為起草人，不是法律意義上的作者。公文的讀者是特定的，在公文格式上有專門規定，即“主送機關”、“抄送機關”和“傳達（閱讀）范圍”。有一點要注意，有的告知性公文如通告，指定了讀者應包括發出公文的社會組織之外的社會群眾。

　　第四，法定權力的制約性。這一點，公文在文章中是獨一無二的。公文隻能由法定的作者發出。法定的作者即社會組織的機關及其部門都規定了隸屬關系和職權范圍，其公文是這種隸屬關系和職權范圍的反映。寫作公文和辦理公文都有一定的規定性。也就是說，對於作者和讀者，公文具有法規給予社會組織職權所產生的制約性。制約性在不同的公文中有不同的情況。行政公文的命令，對於公文的接受者具有強制性。如果接受者不按命令辦理，就會受到法律的制裁。發出命令的政府機關有權依照法律規定，動用軍隊或警察等器進行處罰。行政公文的決定，具有國家指揮性和約束力。行政公文的通知，具有規定性、指揮性和指導性。經濟公文合同，依照《中華人民共和國合同法》對於締約各方具有確定的制約性，如獎懲、期限等。普通公文的講話稿，對聽眾具有領導者所擁有的指導性和指揮性。法規性公文如法律、規章，制約性更是不言而喻的。公文正因為有制約性，才能產生現實的管理作用。

公文的特征4

　　這是一個變革的時代。做企業家難。做變革時代的企業家更難。這個時代需要面對立足全球化的企業家。具有創新能力的企業家。其創新能力應具有如下特征。

　　一、創新自覺性

　　世界一流企業家都視自覺創新為生命，他們在創新中體味著艱難與快樂。比爾蓋茨說過，我們要求自已不斷創新，所以不等人家有創新產品來取代我們，自已就先有新產品來取代舊產品。耐克公司總裁菲爾耐特說得好，在這一行里，每六個月就像一個新生命的開始。企業家不僅要有創新的自覺意識，以創新為目標，以創新為歡樂，以創新為動力。

　　二、創新廣泛性

　　創新創造了新的資源，內容廣泛，包括技術、制度、產品、市場、方法等各個方面，所以企業家要有寬闊的創新視野和創新的切入意識。同時根據心理學和行為學的研究，人們發現知識形成和創新能力的提高也恰恰得益于知識的.廣泛、知識間的相互作用。

　　三、創新應用性

　　盛田昭夫說過，我們的生意觀是，每當我們開發一種新技術、新設計時，總是立該考慮用它制造出某種產品來。對于再好地發明，……。重要的是盡可能地利用已有技術創新出適合需要的產品來。這點就是我反復強調的產業創造性理論。所以企業家在理論創新基礎上，應首眼于創新能力的轉化，要把理論與實踐相結合，特別要注重應用與開發方面的創新，在應用與開發創新中形成理論。

　　四、創新知識性

　　創新要講價值，知識經濟時代，最具前途的企業是知識創造型企業。要打造出知識創造型企業，而企業家的作用，就是要在企業形成自由平等、輕松活潑的創造性氛圍，使用企業創新力迸發出來。葛洛夫以身作則地做到了“如果我希望人們努力工作，我就要努力工作，如果我不希望別人奢華，我也不能奢華”。正是這樣創新型企業家成為員工的親密盟友，企業才有生命力。

公文的特征5

　　一、實用性

　　俄國形式主義者們把人類的語言分為兩大基本類型：實用語言和文學語言。實用語言和文學語言雖然在詞匯、語法上沒有太大區別，表面看起來是一種語言，但它們實際上是功能完全不同的兩種語言。實用語言只傳達詞語的詞典意義，人們在使用和接受它的時候，依靠平時養成的習慣，自動地認識它的指向物，而對語言本身并無太多的注意。而文學語言不限于傳達詞語的詞典意義，它是對實用語言進行“扭曲”、“變形”、“施加暴力”后“反常化”了的語言。作者之所以要采取反常化的手段，是為了消除讀者的習慣性，使讀者不得不專心致志、聚精會神、流連忘返地去感受語言本身，從而延長讀者對事物的感知過程。對此，著名形式主義論者什克洛夫斯基曾說過這樣一段話：那種被稱為藝術的東西之存在，就是為了喚回人對生活的感受，使人感覺事物，使石頭作為石頭被感受。藝術的目的就是把對事物的感覺作為視象，而不是作為認知提供出來；藝術和程序是事物的“反常化”程序，和予以其復雜形式的程序，它增加了感受的難度和時延，因為藝術中的接受過程是以自身為目的，所以它理應延長；藝術是一種體驗事物創造之方式，而被創造物在藝術中已無足輕重。什克洛夫斯基：《關于散文理論》，蘇聯作家出版社1984年版，第15頁。

　　我們摘引這段話的目的是為了更好地認識實用語言。如果說文學語言是表現感覺的語言，那么實用語言是表達認知的語言。必須分清了這兩種語言，寫作中才不會出現用文學語言寫公文的荒唐現象。

　　二、規范性

　　公文語言，可以說是一種循規蹈矩的語言。在詞匯上，公文語言嚴格遵照其詞典意義；在造句上，公文語言嚴格遵循語法規則；在修辭上，公文語言只適當運用比喻、對偶、排比、設問、反詰等常規修辭格，而對夸張、通感、暗示等可使事物有較大變形的或曲折達意的修辭格一般不用。這樣可以保證公文的不同讀者在理解上能夠趨向一致，不會因個人的創造性發揮而仁者見仁，智者見智。可以說，規范性是公文能夠得到有效貫徹和落實和保障。

　　三、模式性

　　在公文寫作中，沿用一些固定的模式化語句和語詞的`現象比較常見，有些公文用語甚至在關鍵之處必須使用。模式化語言對于別的文體來說可能是失敗，而對于公文來說卻是一種必需。

　　公文的體式就是模式化的，每一種體式在寫作中都有固定的套路，在套路的實施過程中自然而然地形成了一些適宜這些套路的語言，沿用它們，方便、簡潔、有效。如“特此函復”這一說法，如果換用別的語言來表達，無論怎樣努力都不可能這樣簡煉明白。

　　公文語言還有相當一部分是沿用舊語，如“來函收悉”、“敬請批復”等慣用語，在我國世代相襲，已不知用了多少年。這樣的套語有益無害，大家樂意襲用，故意標新立異，反而不倫不類。因此，在公文中常常能見到一些文言詞語，它們已經自然地與現代漢語融為一體。這是公文語言模式性的表現之一，不足為怪。

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