公文函格式

公文函格式

　　函是指不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項時所使用的公文。下面是小編收集整理的公文函格式，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　格式1：

　　請示函的特點、類型如下：

　　(一)期復(fù)性

　　在公文體系中，請示是為數(shù)不多的雙向?qū)��?yīng)文體之一，與它相對應(yīng)的文體是批復(fù)。下級有一份請示報上去，上級就會有一份批復(fù)發(fā)下來。不管上級是不是同意下級的請示事項，都必須給請示單位一個回復(fù)。因此可以說，寫請示最直接的目的就是得到批復(fù)。而且，下級機關(guān)都是在遇到比較重要的情況和問題需要解決時，才會及時向上級機關(guān)請示，急切地期待回復(fù)是請示者的必然心態(tài)。我們把這一特點稱為期復(fù)性。

　　(二)單一性

　　跟其它上行文相比，請示更要強調(diào)遵循一事一報的原則。在一份請示中，只能就一項工作或一種情況、一個問題作出請示，不得在一份公文中就若干事項請求指示和批準(zhǔn)。如果確有若干事項都需要同時向同一上級機關(guān)請示，可以同時寫出若干份請示，它們各自都是一份獨立的文件，有不同的發(fā)文字號和標(biāo)題。而上級機關(guān)則會分別對不同的請示作出不同的批復(fù)。

　　(三)針對性

　　請示的行文，有很強的針對性。必須針對本機關(guān)沒有對策、沒有把握或沒有能力解決的重要事件和問題，才能運用請示。不得動轍就向上級請示，那樣看起來像是尊重上級，實際上卻是把矛盾交給上級，而自己躲避責(zé)任的表現(xiàn)。

　　(四)時效性

　　請示所涉及的情況和問題，都有一定的迫切性，應(yīng)該及時寫作、及時發(fā)出，如有延誤，就有可能耽誤解決的時機。相應(yīng)地，上級機關(guān)在處理下級的請示時，也會注意到時效性問題，對請示作出及時的批復(fù)。

　　請示函有兩種在內(nèi)容、性質(zhì)、行文目的方面不盡相同的類型，一種是請求指示的請示，一種是請求批準(zhǔn)的請示。

　　請示函的寫法：

　　(一)標(biāo)題

　　請示的標(biāo)題可以由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成，如《省人民政府關(guān)于增撥防汛搶險救災(zāi)用油的請示》。也可以由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于成立老干部辦公室的請示》。

　　(二)主送機關(guān)

　　請示的主送機關(guān)就是負(fù)責(zé)受理和答復(fù)請示的機關(guān)。請示在確定主送機關(guān)時，要注意以下三點：

　　1.主送機關(guān)只能有一個

　　請示一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式。，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請示事項。請示如果多頭行文，很可能得不到任何機關(guān)的批復(fù)。

　　2.只能主送上級機關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者個人

　　3.不得越級

　　(三)正文

　　請示的正文由開頭、主體、結(jié)語三部分構(gòu)成。

　　1.開頭

　　開頭主要表述請示的緣由，是上級機關(guān)批復(fù)的主要依據(jù)。一般而言，這部分要寫明所遇到的新情況、新問題，或自身沒有能力解決的困難，要寫得充分、恰當(dāng)、具體。

　　內(nèi)容簡略、篇段合一的請示，開頭也可以是表達(dá)行文目的和意義的一兩句話，不獨立成段。

　　2.主體

　　主體是表明請示事項的部分，也是請示最核心、最重要的部分。請求指示的請示，主體要寫明想在哪些具體問題、哪些方面得到指示。請求批準(zhǔn)的請示，要把要求批準(zhǔn)的事項分條列款一一寫明。如果在請求批準(zhǔn)的同時還需要人、財、物等方面的支持和幫助，更需要把編制、數(shù)量、途徑等表達(dá)清楚、準(zhǔn)確，以便上級及時批準(zhǔn)。

　　3.結(jié)語

　　請示的結(jié)語比較簡單，在主體之后，另起一段，按程式化語言寫明期復(fù)請求即可。期復(fù)請求用語常見的有當(dāng)否，請批示，妥否，請批復(fù)，以上請示，請予審批，以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門執(zhí)行等等。

　　格式2：

　　標(biāo)題

　　由禮儀活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標(biāo)語。

　　稱謂

　　邀請函的稱謂使用“統(tǒng)稱”，并在統(tǒng)稱前加敬語。如，“尊敬的xxx先生/女士”或“尊敬的xxx總經(jīng)理（局長）”。

　　正文

　　邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。

　　正文結(jié)尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

　　例文中，正文分為三個自然段。其中第二段寫明了“20xx年終客戶答謝會”舉辦的緣由、時間、地點、活動安排”。（看原文）

　　第一段開頭語——“過往的一年，我們用心搭建平臺，您是我們關(guān)注和支持的財富主角�！焙偷谌�段結(jié)束語——“讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂！”，既反映了主辦方對合作歷史的回顧，即與“網(wǎng)商”精誠合作，真誠為客戶服務(wù)的經(jīng)營宗旨，又表達(dá)了對未來的美好展望，阿里巴巴愿與網(wǎng)商共同迎接財富，共享快樂。

　　這兩句話獨立成段，簡要精煉，語義連貫，首尾照應(yīng)，符合禮儀文書的行文要求，可謂是事務(wù)與禮儀的完美結(jié)合。

　　落款

　　落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。

　　格式3：

　　《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文由“文頭”、“主體”、“文尾”三部分構(gòu)成，各部分由有關(guān)項目投資構(gòu)成：

　　文頭部分：

　　公文文頭又叫公文版頭，它位于奏章首頁的上方，約占首頁的三分之一，其下方有一條紅線，為文頭部分與下面的主體部分的分隔線。其組成包括發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急脆弱性等六個部分：

　　其一，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識：位于公文書眉首的上部，居中排列，有兩種形式：第一種，由發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，如“中華人民共和國國務(wù)院文件”或“國務(wù)院文件“。若是套紅印刷的稱為紅頭文件，印刷若是黑色印刷的稱為林猬文件。

　　第二種，兩個以上單位聯(lián)合行文，要將聯(lián)合各方的單位名稱分行排列，主辦單位列首位。

　　其二，發(fā)文字號：簡稱“發(fā)文號”或“文號”，位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識正下方，由“機關(guān)代字”、“年號”加“順序號”三個要素組成。發(fā)文年份用羅馬字母，用六角括號括起來，如“國發(fā)20xx1號”，其中的“國”是國務(wù)院的代字，“20xx”是發(fā)文年份，“1號”是順序號。意思是：由國務(wù)院制發(fā)的首個文件。發(fā)文位數(shù)要寫完整，“20xx”不要寫成“02”。發(fā)文順序號也要用書寫記號書寫，不編虛位(即“1”不編為“001”)，不加“第”字。

　　其三，簽發(fā)人：只限于上行文，簽發(fā)人的書寫位置于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識右側(cè)的右側(cè)，將發(fā)文字號左移，使兩者在分隔線上左右對稱。

　　其四，份數(shù)序號：指一份文件在總印數(shù)中一封的順序號，用7位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示于眉首左上角標(biāo)識第一行處，頂格書寫。其寫法是“0000001”。按有關(guān)規(guī)定，只有絕密、機密級公文才標(biāo)明份數(shù)序號，以免丟失。

　　其五，秘密等級和保密期限：凡是有保密要求的公文，必須在眉首右上角第一行頂格標(biāo)明保密等級。

　　密級分為絕密、機密和秘密三種，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

　　其六，緊急程度：這是對公文處理時限的要求，分“特急”、“急件”和“限時送達(dá)”。其位置在內(nèi)部人員的下方。

　　主體部分：

　　企業(yè)法人部分由公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、特殊情況說明、附注、附件等組成。

　　其一，公文標(biāo)題：公文標(biāo)題在淺藍(lán)色分隔線之下，位置居中。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括總結(jié)公文的主要內(nèi)容，一般由“發(fā)文機關(guān)”、“事由”、“文種”三要素構(gòu)成。發(fā)文機關(guān)名稱要用全稱或規(guī)范化簡稱;文頭已有發(fā)文各級名稱的，標(biāo)題可省去發(fā)文職能部門;除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，副標(biāo)題一般不加書名號和其它標(biāo)題標(biāo)點符號。

　　其二，主送機關(guān)：指承辦或處理行文的受文單位，頂格寫在標(biāo)題左下方、正文之上，后加冒號。一般情況下，上所行文主送單位只有一個，不要“多頭主送”;下行文可寫多級受文單位;那些發(fā)布在報紙等媒體上的周知性公文，如公告、通告，可以不寫主送單位。

　　其三，正文：正文是信函的核心部分，是用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容的。正文位于主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空兩格，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。正文這部分內(nèi)容較多的情況，一般要寫開頭、主體、結(jié)尾三個部分;內(nèi)容較少，則采用篇段合一這種方式。原公文格式中末頁上端左側(cè)頂格的“(此頁無正文)”標(biāo)注已撤銷，現(xiàn)在的格式務(wù)必使印章與正文同處一面，以防止不法分子造假行騙。

　　其四，附件及附件說明：

　　附件是指那些用來說明、佐證正件的圖表、統(tǒng)計數(shù)字、情況說明以及其他字詞材料。附件說明，是指用于說明附件材料的名稱及件數(shù)的專用格式。

　　“附件”兩字寫下在正文結(jié)束以后，另起一行的下側(cè)，開頭空兩格，加冒號，然后依次標(biāo)注所附文檔的名稱備注及序號。

　　附件名稱后不加標(biāo)點符號。

　　其五，發(fā)文機關(guān)印章或簽訂：刊文機關(guān)是公文的作者，通常標(biāo)注在“落款”處。發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文，第三屆機關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前;在文頭或標(biāo)題中標(biāo)明了發(fā)文機關(guān)的，落款可省去，蓋上印章即可。

　　印章是發(fā)文機關(guān)對文件生效負(fù)責(zé)的憑證。印章與正文必須同處一面，用印的位置在成文時間上側(cè)，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。幾個機關(guān)聯(lián)合細(xì)讀時，印章不能重疊。

　　叫做以領(lǐng)導(dǎo)者個人幌子制發(fā)的公文的簽名稱之為簽署。簽署的位置在成文日期之上偏左，在本人職務(wù)名稱后空一格聯(lián)署。

　　其六，成文時間：成文時間是公文形成或正式生效的時間。除公文中所明確注明停止使用生效日期的，一般是由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)公文的;聯(lián)合行文以最后一機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文時間大多在文尾標(biāo)注，用漢字小寫，“零”寫成“0”。會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)，用小括號標(biāo)注在標(biāo)題的正下方。

　　其七，附注：附注也稱注釋，指的是對公文中某些內(nèi)容或有關(guān)信息內(nèi)容事項的說明，如對閱讀范圍和閱讀對象的限定：“此文件發(fā)至縣團(tuán)級”，并用小括號標(biāo)注，寫在成文時間下一行，居左空2字。

　　我國現(xiàn)行社會階層發(fā)文范圍有三個層次：“發(fā)至省軍級”、“發(fā)至縣團(tuán)級”、“發(fā)至基層”。上行文不限定閱讀范圍。

　　文尾部分：

　　文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、份數(shù)三個部分。其一，主題詞：它是公文主要包括內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化概括，由標(biāo)明公文主要內(nèi)容及文種名稱的名詞或名詞性詞組組成，一份文件一般不超過7個。

　　主題詞是提高公文檢索速度的檢索符號。為適應(yīng)引用公文主題詞的需要，國務(wù)院主題詞表規(guī)定了15類共1000個主題詞，覆蓋面積使用主題詞不得超過主題詞表的范圍。

　　主題詞標(biāo)注在公文末頁下部、抄送范圍上方，居左頂格標(biāo)識后加冒號，詞與詞彼此之間不加標(biāo)點符號，空一格以示區(qū)別。

　　其二，抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機關(guān)。過去，對上級機關(guān)用“抄報”，對平級機關(guān)用“抄送”，對下級機關(guān)用“抄發(fā)”，現(xiàn)在統(tǒng)稱為“抄送”。

　　公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜絕濫抄濫送去。

　　“抄送”標(biāo)識在主題詞下一行，左空一字書寫;同一差異性的抄送機關(guān)之間用頓號隔開，不同級層的抄送機關(guān)之間用逗號或分號隔開，抄送機關(guān)的最后要標(biāo)注句號。

　　其三，印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、份數(shù)：印發(fā)機關(guān)指承辦印發(fā)公文的單位，一般為發(fā)文公用機關(guān)的辦公相關(guān)部門，寫在抄送機關(guān)底格線上方左側(cè)，左空1字。下發(fā)公文書時間指公文付印的日期，寫在印發(fā)機關(guān)名稱的右側(cè)，用羅馬字母標(biāo)識，如“20xx年10月28日印發(fā)”。通常，公文的成文日期在先，印發(fā)日期在后。

　　格式4：

　　一、函的概念

　　函是不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時所使用時能的公文。

　　函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關(guān)相交處交叉處行文，而且可以各級在不相的隸屬的機關(guān)之間行文，其中包括上級機關(guān)或者通信處下級機關(guān)譯文。在合乎的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也懇求可以向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項，向上級機關(guān)質(zhì)問具體事項，還可以用于上級機關(guān)答復(fù)的詢問或請求批準(zhǔn)事項，以及上級機關(guān)催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級紀(jì)檢機關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

　　二、函的特點

　　(一)溝通性。彼此函對于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文特點所不具備的特色。

　　(二)靈活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文對仗或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。

　　(三)單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點，兩份函只宜寫一件事項。

　　三、函的分類。

　　函可以從不同角度分類：

　　(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函區(qū)縣用于機關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于經(jīng)正式公文，沒有公文格式其要求，甚至可以不要曲名，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱、隱脈時間并加蓋公章即可。

　　(二)按發(fā)文目的分。函可以合為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函放出即積極主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方下文所發(fā)出的函。

　　(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。

　　四、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。主要包括介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

　　(一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

　　1、標(biāo)題。復(fù)信的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

　　2、主送機關(guān)。即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

　　(二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開首、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

　　1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求論述目的交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)風(fēng)險問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單純，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)其他事項的針對性和明確性。

　　(三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ��；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一單個問題，或請其他人及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。

　　(四)結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的公告，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　(五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。署名機關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

　　五、撰寫函件應(yīng)注意的結(jié)構(gòu)性問題

　　函的寫作，首先要注意行文精致明確，用語把握分寸。無論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣友愛有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。

　　其次，函也有時效性的關(guān)鍵問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該急遽、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進(jìn)行。

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