地方文獻組織管治與建立完善論文
摘要:對網絡環境下地方文獻的組織管理和建立地方文獻數據庫的意義進行了論述,分析了數據源及建庫的條件,建庫的方式,提出了建立地方文獻數據庫的類型和提高質量的思考。
21世紀是信息社會化時代,地方文獻信息因獨具的地方特色,需求越來越大,圖書館只有充分利用信息化、網絡化環境,開發、提煉地方文獻中的精華,建立地方文獻數據庫,即通過計算機實現對地方文獻信息資源的收集整理、標引著錄和檢索輸出的自動化檢索,才能更大地發揮地方文獻的作用,滿足讀者的需求,促進當地經濟建設的發展和文化發展,實現更大范圍內的文獻資源共享。
一、地方文獻的概念
關于地方文獻的概念非常多,僅在國內就多達幾十種,有廣義與狹義的區分。廣義的具有代表性的觀點是著名圖書館學專家杜定友先生的"地方文獻是指地方的一切資料,表現于各種記載形式的,如:圖書、雜志、報紙、圖片、照片、影片、畫片、唱片、拓片、表格、傳單、票據、文告、手稿、印摸等"。
狹義地方文獻概念具有代表性的是:"地方文獻是反映特定區域內一切自然現象和社會現象及群體活動方式的記錄,凡在內容上涉及該區域并具有一定價值的軟文化,均屬地方文獻。"(中山大學駱偉),通常國內地方文獻工作遵守這一概念。
二、建立地區地方文獻數據庫的意義
地方文獻素有"一地之百科"的美譽。它是一個地區政治、經濟、文化、科技和社會發展以及風俗、民情、自然資源等方面的綜合反映,通常這個地區的發展是離不開地方文獻的支持。因此建立具有地方特色文獻數據庫具有重要而深遠的意義,具體如下:
(1)地方文獻可在不同時期為政府部門和各級領導制訂地方經濟和社會建設的方針、政策、規劃和措施方面提供及時、快捷、詳細、可靠的咨詢服務;
(2)可直接服務于本地經濟建設。地方文獻記載了豐富的關于本地區的地理、礦藏、物產、名勝古跡、民族民俗方面的文獻資料,為本地區的經濟開發提供重要的信息。而該地區內各個不同領域的開拓者、創業者可據此尋找、開發適合本區域的經濟增長點,創建區域經濟優勢,進而推動該地區經濟建設。
(3)地方文獻記載著當地的杰出人物、歷史事件、風情民俗等,可為當地的文化事業建設發展服務,比如弘揚地方文化、激發當地人民愛國、愛家鄉的情感。
(4)地方文獻可為科學文化研究服務。地方文獻集古今科學文化成果之大成,既可陳百科,又可縱觀千年,其中蘊藏著豐富的信息資源,具有極高的參考實用價值和應用前景,歷來是后人編史修志不可缺少的參考資料,是專家學者進行教學、科研的重要參考資料。古往今來許多社會變革和科研成果都得益地方文獻的開發和利用。可見地方文獻包涵著極高的史料價值和學術價值。
三、地方文獻數據庫數據源分析
在網絡環境下,地方文獻的采集、收藏在地方文獻工作中將處于首要地位。因此建立地方文獻數據庫,首先要明確收錄范圍,解決文獻信息資源問題。收錄地方文獻范圍,應包括:"區域事物,區域人物,區域出版物。以狹義概念為指導"系統地開發,主要根據地方文獻的范圍內容與地區發展戰略的要求,通過各種方式與渠道,有計劃、有目的地進行采訪收集(包括古今中外的有關文獻),并在此基礎上,對反映地區特色的重點文獻,更要系統地全面地進行搜集。"廣泛征集地方文獻資源是建立地方文獻數據庫的重要環節。因此地方文獻資源在收集中要結合當地特色,對特色文獻重點收集。
(1)無錫地方志、縣志、區志、村志、專業志、人物志都在收藏之列;地方報刊是現代地方社會生活的真實寫照。收集地方公開發行的報刊也是地方文獻數據源的重點。如《無錫日報》、《江南晚報》、《無錫廣播電視報》等都是無錫地方文獻數據源的重點。
(2)收集有關無錫問題會議的文獻。
(3)收集各種有關無錫地區政治、經濟、文化、教育等各種研究領域的研討會、會議論文集匯編及有關涉及本地區的科研課題、論文、文章等。
(4)收集重要的具有參考價值的灰色文獻信息。
(5)收集電子文獻、網絡文獻。建立地方文獻數據庫,將分散的不同類型的地方文獻得以集中,通過集中篩選、核實、整理、研究、提煉、歸納,使之序列化與標準化,成為無錫地方文獻信息源,為建立無錫地方文獻數據庫提供充足的基礎資源。
四、建立無錫地區地方文獻數據庫的方式
隨著信息全球化的進展愈來愈快,現代化的信息資源建設應從長遠的共同利益和自身利益通盤考慮。聯合建立數據庫是目前最常用的一種方式,其優點是可突破系統、行業的限制,與社會有關部門采取多種形式的合作,共同開發和利用信息資源。眾所周知,當今世界信息資源是人類三大物質資源之一,而信息資源則數量急聚增加,使人類社會處于"信息爆炸"時代,因此任何一個圖書館要想將各個時期涉及各個領域有關本地區的文獻全面、系統的收藏是根本無法實現的,也是不現實的。而建立地方文獻數據庫又是一項投入大、技術性強的工作,它需要有充足的資金,且需要有一批具備圖書館專業知識,掌握一定計算機技能的專業隊伍。因而為了適應時代的發展和用戶的需求,避免資金、人力浪費和文獻重復,筆者認為聯合建庫、資源互補優存、共建共享,是一條切實可行的有效途徑。
如何聯合建庫?筆者認為首先必須建立無錫地區跨系統的協調組織。無錫市圖書館相對本地區內其它圖書館在組織、收藏無錫地區地方文獻資源方面有一定優勢,因此在建立無錫地區地方文獻數據庫時,無錫市圖書館理應發揮其"龍頭"作用。應由無錫市圖書館牽頭,聯合各市、縣公共圖書館及市、縣博物館、檔案館和江南大學圖書館等駐錫大中專學校圖書館,作為建立無錫地區地方文獻數據庫的成員單位,組建成無錫地方文獻協調組織。
其次,由協調組織統籌安排,制定出符合無錫地區地方文
獻建庫的詳細條例,使各項工作有章可循。統一規劃、統一標準。
再次,可采用分散加工,集中處理的方法。即各成員單位,將協調組織下達的關于某一特定范圍內的無錫地方文獻存儲到移動盤上,在規定的時間內上交到協調組織,經去粗存精、查重,最后作為數據源,錄入到數據庫里;或是集中到一起,統一篩選、查重、建庫。前者分散加工規模小,能節省資金、人力、物力。后者規模大,需要能容納一定數量的人員、計算機、文獻儲藏、加工場所,需要有充足的資金、人力、物力,但容易管理,出現問題能及時解決,便于統一調控。從目前無錫地區各成員單位狀況來看,筆者認為分散加工比較切合實際。
最后,協調組織同時還要協調好今后各成員單位地方文獻的收藏情況,應分擔收藏、各有特色、避免重復,使之成為一個長期的處于動態發展的聯合機構,從而在真正意義上實現無錫地區地方文獻資源的共建共享,為今后無錫地區及全國地方文獻資源共建共享積累經驗、奠定基礎,實現本地區地方文獻資源的整體布局,形成強有力的地方文獻保障體系,以滿足本地區及全國各地地方文獻信息的需求。
五、建立具有無錫特色的地方文獻專題數據庫
建立無錫地方文獻數據庫應遵循先簡后詳、分層次開發的原則。先建立最基礎的書目數據庫,在此基礎上可根據本地經濟發展和社會需要,有步驟地建立一些具有較高社會效益和經濟效益的專題文獻數據庫。所謂專題數據庫就是對某一專題文獻進行認真審閱、研究,將有價值的文獻分離出來,利用現代化的信息技術和文獻學的規范加以處理,使之成為所需的專題文獻。由于地方文獻往往隱含在既豐富又分散的內部信息中,如果沒有適當的引導,用戶難以識別和利用,從而會導致地方文獻利用率低,社會影響力不高的狀況,所以深入到地方文獻的篇名、甚至數據等,將地方文獻的內容充分揭示出來,形成一批新穎豐富、水平較高的二、三次文獻等。
筆者認為目前無錫地區應先建立以下地方文獻數據庫。
首先,建立《無錫籍名人圖片資料數據庫》。自古以來被譽為漁米之鄉的無錫,在這片地杰人靈的富饒土地上孕育了眾多的古今名家,從政治家、科學家、思想家到涉及各個領域的杰出人物。如:博古、徐悲鴻、錢鐘書、榮氏家族等。這些名人在各自不同的時代、不同的領域里做出了非凡的貢獻,并著有大量的著作和手稿,為家鄉乃之整個華夏民族留下了豐富的精神財富和物質財富。據無錫市圖書館對《榮氏文庫》清核后發現,僅榮氏家族為無錫市圖書館捐贈的圖書中有關無錫歷代沿革、風土人情、工商物產、名流勝跡、藝文專著等無錫人著述搜羅尤富,地方志也收藏頗多。此外還有許多名人名家為這些具有重大貢獻的杰出的無錫籍地方人士撰寫了研究、評價的大量的文獻資料,從這些已有的著作和手稿中留下了豐富的具有重要地方特色的文獻,形成了無錫市特有的寶貴的地方文獻資源,從而為建立無錫地區地方文獻數據庫奠定了基礎。據了解,無錫市圖書館近年來對無錫地區地方文獻做了大量的挖掘、整理工作,如《無錫籍人物圖片長廊展》等,為建立無錫地區地方文獻數據庫做了比較充分的前期準備工作,因此目前建立無錫地方文獻數據庫已具備了必要的條件和地方文獻信息物質基礎。當前,特別需要的是市政府和各級領導的'支持、關心和資金的到位,因為有領導的支持和重視,將使這項工作得以順利地進行,使其及早和用戶見面,服務于用戶,使無錫地方文獻最大限度地滿足于用戶,同時也是我們廣大館員多年來的最大心愿和用戶的心愿。
其次,建立《地方籍人物資料數據庫》。從湖南省圖書館建立的專題人物數據庫的信息反饋中得知,《地方籍人物資料數據庫》需求量大,特別是新聞媒介的需求,同時對其提供有償服務,值得我們借鑒、學習。
最后,建立專題數據庫,如《無錫旅游數據庫》、《無錫名優產品數據庫》等。對專題數據庫的錄入,不但要求對圖書外部特征、主題、分類等詳細著錄外,還要進行深層次的挖掘,對某些專題進行文摘或提要式錄入,對比較重要的文獻在各個方面條件成熟的情況下進行全文錄入。這就使得無錫地方文獻數據庫上網后,國內外的用戶都可隨時檢索到自己需要的資料內容,最大限度地滿足讀者需求。
六、地方文獻數據庫的質量控制
建立無錫地方文獻數據庫最終目的是實現文獻傳遞和資源共享,只有通過建立高質量、標準化的數據庫才能達到目的。因此必須按規范化、標準化的要求,嚴格把關、審校。從數據的采集、著錄、標引、加工、錄入等每個程序著手,制定出一系列的規章制度和業務工作細則,并配以科學的工作流程來層層把好質量關。此外,地方文獻由于是從古到今的收藏,時間跨度長,一般都是多人著錄,其必然存在著差異。再加上國家頒布的標引、編目等細則也幾經修改,各個時期文獻著錄內容、格式也在改變,因此必須按現行的國家標準,對原有的書目進行審校、修改、補充,審校是保證數據庫質量的重要環節,為減少數據庫的錯誤,保證每條內容的準確性,要全面、認真、仔細地逐項核對,發現問題及時修改,確保地方文獻數據庫的質量。
"越是地方的,越是世界的"。建立高質量的無錫地區地方文獻數據庫,旨在高速發展的知識經濟的今天,發揮其自身的文獻價值、讓本地區廣大用戶直接受益外,更重要的是通過上網服務后,讓更多的中外游客來無錫旅游,讓他們領略無錫秀美的自然風光和人文建設;讓更多的投資商認識無錫,了解無錫優越的地理環境和良好的投資氛圍,吸引更多的投資商來錫投資,從而更進一步推動無錫經濟的發展。因此,希望各級領導關注、支持這項工作的順利進行,使無錫地方文獻數據庫早日建成,發揮更大的社會效益和經濟效益。
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