人事信息管理系統在人力資源管理中的應用論文
摘要：人事信息管理系統是一種典型的管理信息系統，在強調管理、強調信息的現代社會中越來越普及，已成為企事業單位人力資源管理的重要工具之一。企事業單位的領導和人事工作者均可以通過該系統更好地完成人事管理工作，因此人事信息管理系統的開發迫切需要發展。本文通過分析高校人事信息的特點，闡述高校建設人事信息管理系統的必要性，并分析其現狀及未來開展工作。
關鍵詞：高校；人事信息管理系統；信息共享
隨著信息技術在人類生活中越來越普及，利用計算機和網絡技術實現高校的人事管理已經迫在眉睫。高校的人事信息管理系統是實現人事管理規范化的重要工具，可以加強人事處與相關院系、部、處的溝通能力，提高管理和工作效率，進而實現人事管理的信息化。通過人事管理系統建設，能夠將所有與人事管理相關的數據（例如人員基本信息、專業技術職務信息、崗位信息、黨政職務信息等）統一管理起來，形成穩定準確、可以共享的信息源，有利于學校領導對人力資源進行合理分配并做出正確決策，人事系統的投入使用將有力促進高校教育信息化水平的提升。
一、人事信息管理系統
人事信息管理系統是以人力資源管理為目標，以信息化管理為基礎，以先進的計算機技術為方法的一種科學的人力資源管理模式。人事信息管理系統能夠實現對人事信息的采集、儲運、加工和處理分析，準確地反映出單位的人事聘用狀況、薪資狀況以及人員流動狀況等，幫助管理人員做出正確的人力決策以及管理決策。人事信息管理系統主要通過軟件的形式實現對人事情況的分析和管理，將人力資源管理人員從繁瑣的日常人力工作中解脫出來，提升人力資源管理效率，使人才配置更加合理，從而有效的提升人力資源管理水平。
二、高校人事信息管理系統建設的必要性
高校人事信息管理不僅需要有教職工的基本信息，同時還要對其編制類型、從事學科等專業信息進行管理，因此就要求高校人事信息管理系統具備功能性強、信息類別全面、查詢快捷等優點，需要建立起能實現教職工信息查詢統籌化、信息管理網絡化、用戶管理分層化等多功能于一體的高效人事管理系統。
1.查詢信息快捷方便，提高工作效率在高校人事管理中，工作量和信息查詢頻率要比其他企事業單位多。人事管理員及時維護與更新教職工人事信息，在每年都有的職稱評審、薪資調整、高校基礎信息調查等工作中，使用人事信息管理系統，查詢出符合條件的教職工信息，通過“導出EXCEL”功能將教職工信息導出，經過整理就能得到需要的基礎數據，大大縮短了基礎數據的收集工作時間。這樣，以前需要多人多日才能完成的工作，通過人事管理系統的應用，現在僅需要一位職工用一個工作日即可完成，僅是收集查詢符合教職工信息這一項工作，在以往人事管理工作中需要幾天的時間才能完成，而使用人事管理系統在很短的時間就可以完成，且準確度更高。這充分說明通過人事信息管理系統的應用，可以節省高校人事管理的人力、物力資源，提高人事管理部門的工作效率和工作。
2.補充紙質檔案，優化信息存儲方式高校教職工人數龐大，人員結構復雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢頻率高。在計算機不夠發達的時代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要教職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來存放紙制檔案，同時還要配有數名職工來負責管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風性，以便于紙制檔案表格的長期保存，還要定期手動裝訂，這都需要學校投入大量人力、財力和物力，并不是符合高校現代化發展的要求。因此，建立一套以高校人事管理需求為核心的信息管理系統是當前高校人事工作的迫切需求。目前我國已經有多種人事管理系統，但是這些系統大多是針對企業所設計的，在高校中使用這樣的人事管理系統，不能滿足高校人事管理系統的需求。因此，針對高校人事管理的特點，設計一套程序使用瀏覽器/服務器結構的人事信息管理系統非常必要。這套人事系統必須操作簡單，界面友好，使用方便，不需要投入太多的資金用于日后的維護與拓展，功能方面可以滿足學校人事管理日常工作的需要。
三、高校人事信息系統設計
高校人事管理系統用戶包括人事處各科室管理員、學院人事秘書管理員、教職工三大類用戶。系統建設初期，人事信息系統開發，教職工登錄后可以填寫修改自己的相關信息，提交后至學院人事秘書審核，審核結束后進入人事處各科室流轉審核流程。教職工信息填寫審核完畢，人事管理信息系統基本建成。使用過程中，教職工可以登錄系統，查看自己的相關信息，而人事處管理員登錄后可以進行添加、更新、刪除教職工信息等操作。以H大學的人事管理信息系統為例，系統的`操作流程為：人事科、人才交流中心分配賬號（事業單位編制教職工由人事科分配賬號、人事代理教職工由人才交流中心分配賬號）——本人登陸填寫信息——各單位人事秘書初審——各科室審核信息（根據權限分配）。高校人事系統管理員可以對教職工的提交信息進行查詢、修改、刪除和更新等操作，基本實現了高校教職工檔案的信息化管理，同時教職工對自己的檔案信息查詢也十分方便，如果教職工信息輸入錯誤或更新的內容，人事部門管理員可以定期維護或隨時進入人事管理系統進行修改，以確保教職工檔案信息的時效性、正確性。
四、展望
盡管人事信息管理系統的開發對高校人事管理工作是極大的改革，在實際運行中，仍存在教職工配合度不夠的問題，信息填寫粗糙、不能及時提交等。造成這一現在的主要原因是對系統的宣傳力度不夠，普通教職工不能切身體會使用人事信息管理系統的便捷，這些都是一項新事物出現不可避免的問題。在今后工作中，將人事信息管理系統的使用變得常態化，就能自上而下的重視人事信息管理系統的建設管理，有利于系統建設更加完備。此外，人事信息管理系統尚不是十分成熟，系統組織機構框架還有待進一步優化，信息字段需要進一步補充，需要更強的可操作性性來應對人力資源配置政策的發展要求，應重點做好以下工作。
1.加強基礎信息收集工作，人事部門管理員應不斷完善、更新人員基礎數據庫，將需要的人事基礎信息整理為人事系統字段，制定更新計劃以便及時進行更新，保持系統的正確性，滿足日常人事管理工作基本需要的同時，能夠提高人事工作者的整體素質和軟件操作技術水平，充分發揮信息系統的作用。
2.加強網絡建設，及時補充人員配備和計算機軟、硬件配置，以期未來可實現各個部門、各個科室之間的資源共享，根據工作職能共享相應的人事信息并通過該系統布置、完成各類報表工作等。同時，在建立健全學校數據庫的基礎上，結合整體性人才資源開發工作的需要，完善或開發各類報表系統、新進人員管理系統、人才計劃與人才獎項管理系統等，推動日常人事管理工作有條不紊的開展，最終實現全校辦公自動化。
3.加強人事信息管理系統安全及保密建設。人事信息管理系統是相對開放的系統，需要保密內容比較多，如學校機構編制等重要信息需要一定范圍內保密，教職工個人的身份證號、家庭成員、聯系方式等各類信息屬個人隱私，一旦大量泄漏，會造成諸多不良影響。這就要求系統地開展安全建設和整改后，初步建立起學校的教育網絡與信息安全保障體系，提高信息安全防護能力。
參考文獻：
[1]杜蓓蓓.人事信息系統在人力資源管理中的應用[J].經營管理者，2015
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