人事監(jiān)管信息化革新及運用管理論文
觀念滯后，新的管理機制尚未確立獨立學(xué)院作為新生事物，在其發(fā)展過程中，不可避免地刻伴隨著種種矛盾。獨立學(xué)院雖然有資深母體院校的支撐，但它在一定程度上是獨立的。獨立的財政核算與獨立的人力資源，以及獨立的管理體系，使其在學(xué)校管理與人事管理方面困難重重。有很多獨立學(xué)院還繼承了母體學(xué)校原有的薪酬制度，這種干多干少一個樣的薪酬分配無法激發(fā)員工的工作熱情，影響了教學(xué)水平。師資結(jié)構(gòu)不合理，教師隊伍建設(shè)體制不健全就目前而言，大多獨立學(xué)院的教師由單獨招聘的教師、母體學(xué)院的教師和兼職教師組成。其中多數(shù)獨立學(xué)院自身招聘的教師占到一半以上，且大多是剛畢業(yè)的碩士、博士等，教學(xué)經(jīng)驗不足。另外，依托母體學(xué)校的年齡較大的教師即將退休，缺乏中堅力量。這種“中間小、兩頭大”的局面對于獨立院校的梯隊建設(shè)極為不利。
教師培訓(xùn)渠道單一，培訓(xùn)力度不夠人才的塑造離不開培養(yǎng)，獨立學(xué)院的教師培訓(xùn)也是必不可少的。作為高等院校，培養(yǎng)具有高素質(zhì)的人才自然是提升其辦學(xué)實力的核心競爭力。就目前而言，很多獨立學(xué)院由于辦學(xué)時間短，配套設(shè)施不健全，導(dǎo)致很多教師除了崗前培訓(xùn)和一些必要的培訓(xùn)之外，基本上沒有其他培訓(xùn)項目。人力資源管理信息化未引起足夠重視進入網(wǎng)絡(luò)化、信息化時代，科技的發(fā)展為人們的生產(chǎn)生活和工作帶來各種便利。高等院校的信息化建設(shè)，包括數(shù)字化校園和辦公信息化等也必然是學(xué)校可持續(xù)健康發(fā)展的有利保障。網(wǎng)絡(luò)發(fā)展日新月異，與此不相適應(yīng)的是很多獨立學(xué)院僅有基本的站，沒有建立獨立的信息化人事管理系統(tǒng)，有些學(xué)員甚至還停留在人工辦公階段。
獨立學(xué)院人事信息化管理存在的問題
獨立學(xué)院由于辦學(xué)模式新，較少受到傳統(tǒng)教育管理模式的束縛，因此，其人事管理理念的創(chuàng)新具有一定的便利條件。而也正是由于這種創(chuàng)新型人事管理理念的推動，獨立學(xué)院人事管理的信息化才能得以推廣。在傳統(tǒng)的高等院校人事管理模式中，由于參與人員過多，分工過細，流程較多，工作效率普遍較低，管理質(zhì)量收到嚴重影響。獨立院校在新的大環(huán)境中應(yīng)運而生，其人事管理需要精簡管理人員，節(jié)約人力資本，提倡高效的服務(wù)流程。一般通用的是“圓桌”式的業(yè)務(wù)流程設(shè)計方式，即由一個人來統(tǒng)一的受理人事業(yè)務(wù)，分別明確并且督辦需要他人協(xié)助事項，最后進行匯總，并且由受理人來反饋。獨立學(xué)院對這種流程設(shè)計的改變導(dǎo)致了MIS引進困難的問題，這使得獨立學(xué)院無法找到適應(yīng)其人事管理的業(yè)務(wù)流程HRMIS。
最早創(chuàng)立獨立學(xué)院的浙江大學(xué)城市學(xué)院在經(jīng)過長時間的人事管理信息化探索之后，引進通用HR—MIS，卻最終因為其無法適應(yīng)該校的工作特點而遭淘汰。分析其原因，首先，數(shù)據(jù)列表式制作的業(yè)務(wù)管理功能運行的基礎(chǔ)是完善的數(shù)據(jù)，而學(xué)校對于數(shù)據(jù)流和業(yè)務(wù)流上的統(tǒng)一考慮不足，導(dǎo)致“圓桌”式業(yè)務(wù)流程無法實現(xiàn)。其次，系統(tǒng)由于在創(chuàng)設(shè)初期的不完善，導(dǎo)致對于登陸的用戶數(shù)加以限制，使得該系統(tǒng)在用戶權(quán)限方面比較單一，無法實現(xiàn)多機用戶及多用戶在線協(xié)同辦公。另外，數(shù)據(jù)指標和人員結(jié)構(gòu)在對傳統(tǒng)高校人事管理模式的套用上與獨立學(xué)院自身的獨特指標之間發(fā)生了沖突；在業(yè)務(wù)流程的操作過程中只能針對于某一類人事管理制度，無法體現(xiàn)差異化政策。因此，獨立學(xué)院在對人事管理信息化的系統(tǒng)軟件進行開發(fā)處理的過程中，需要作出有針對性的加強和改進。
獨立學(xué)院人事管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用
浙江大學(xué)城市學(xué)院不僅是最早的獨立學(xué)院，也是獨立學(xué)院辦學(xué)的典范，因此本文對獨立學(xué)院人事管理信息化的分析仍然以其為例。2001年，該校引進了金益康人事管理信息系統(tǒng)，雖然該軟件在2003年被淘汰，但是為后來人事辦公軟件的系統(tǒng)開發(fā)起到了先驅(qū)性的作用。同時由于獨立學(xué)院對外購軟件的費用以及適應(yīng)方面存在問題，導(dǎo)致該校在2003年決定自主研發(fā)專門的管理工具。
人事管理工作的關(guān)鍵一點是高效。獨立學(xué)院的人事管理信息系統(tǒng)在管理方面要公開規(guī)章制度，使辦事流程快捷而透明，注重“行政方向”向“服務(wù)方向”的轉(zhuǎn)變。浙江大學(xué)的人事信息管理系統(tǒng)集中體現(xiàn)了“高效、人性、精準”，在信息系統(tǒng)支持與業(yè)務(wù)流程重組方面功不可沒。例如新員工報到環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程比較復(fù)雜，員工需要首先填寫登記表，然后發(fā)放聘書以及填寫入職單等。員工在入職流程的辦理過程中，涉及到很多部門，對于很多信息都要進行重復(fù)登記，浪費了大量時間。浙江大學(xué)城市學(xué)院自主研發(fā)的信息系統(tǒng)對這一流程的重組給予了重視。在員工報到后，管理人員通過登錄信息系統(tǒng)，可以為新員工注冊新的身份。根據(jù)系統(tǒng)的提示，新員工可以依次填寫包括基本信息、工作履歷在內(nèi)的個人信息。在所有這些網(wǎng)上信息填報完畢之后，系統(tǒng)會自動打印聘書和聘用合同，然后再向相關(guān)部門發(fā)送員工的報到通知，之后用戶便可以通過信息系統(tǒng)的登錄查找新員工的`相關(guān)資料。
系統(tǒng)通過登陸員工信息，能夠用數(shù)據(jù)庫技術(shù)詳細顯示員工信息，這對于數(shù)據(jù)的真實性、安全性和全面性等有了一個比較好的系統(tǒng)規(guī)范。員工的個人界面會有數(shù)據(jù)共享以及輔助決策等多種信息工具，對于同一機構(gòu)的編碼、各種表格格式以及業(yè)務(wù)流程的操作規(guī)范等都有了統(tǒng)一的標準和要求。在對數(shù)據(jù)進行綜合改革與修復(fù)時，考慮到系統(tǒng)用戶的安全性以及運行速度等，一般會采用C/S體系，這樣做出來的軟件從專業(yè)角度來看更為規(guī)范，也更適用業(yè)務(wù)人員的使用習(xí)慣。開發(fā)軟件一般采用Delphi語言，因其與VC和JAVA等語言相比，更加簡潔高效而且功能強大。另外，Delphi更實用，它除了能提供各種集成開發(fā)工具之外，還可方便地獲取免費的第三方控件程序。獨立學(xué)院的人力資源建設(shè)是一項長期而系統(tǒng)的工程，人事管理信息化對其來說具有重要的作用。
（一）創(chuàng)新管理觀念，健全各項體制制度在目前獨立學(xué)院的職工構(gòu)成結(jié)構(gòu)中，除了年輕碩士、博士畢業(yè)生之外，就是依托于母校的老教授等，他們對于信息化的接受程度不高。獨立學(xué)院的人事管理信息化建設(shè)需要考慮到這類員工的現(xiàn)實條件。另外獨立學(xué)院由于其特殊的時代意義，導(dǎo)致董事會成員在編排與管理上也存有缺陷。董事會成員沒有很好地履行責任，做到相應(yīng)的教育投資工作，這在人事管理的信息化進程中并不能很好地體現(xiàn)出來。學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)無法按照預(yù)定要求來完成，基礎(chǔ)設(shè)施的不到位也會影響到學(xué)校的日常教學(xué)工作的開展。
（二）明確績效考核標準，合理化薪酬分配體系薪酬問題在任何企業(yè)和單位都是比較普遍引人關(guān)注的問題，與其他各行業(yè)的員工一樣，獨立學(xué)院教師也會關(guān)心與自身相關(guān)的切身利益。對于獨立學(xué)院的人事管理信息化來說，除管理制度應(yīng)與時俱進之外，薪酬在管理系統(tǒng)的評定也應(yīng)形成一種真正的公平與公正。但就目前情況而言，大多獨立學(xué)院的薪酬制度都流于形式，考核過程過分看重結(jié)果而忽視了實際。雖然每年都有學(xué)生給教師的分制評定，但是或多或少都會出現(xiàn)一定的作弊現(xiàn)象。在考核與利益掛鉤的工作中，獨立學(xué)院人事管理系統(tǒng)的信息化應(yīng)該盡可能確保公平與公正。
（三）加大員工培訓(xùn)，利用信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)遠程協(xié)助與辦公科技的進步總是能帶動各方面的全面發(fā)展，對于獨立學(xué)院的人事管理除了給員工辦公流程帶來方便與公平外，還可以利用遠程協(xié)助幫助其對不懂的問題進行研究與探討。同樣在前文提到的，由于獨立學(xué)院的創(chuàng)辦時間較短，由于經(jīng)驗不足和教學(xué)條件的限制使之在員工培訓(xùn)這塊都比較缺失。遠程會議可以加強各董事之間，以及各董事與員工之間的交流與溝通，為學(xué)校的建設(shè)提供頭腦風(fēng)暴。員工也可以通過遠程視頻會議的培訓(xùn)與幫助，盡快適應(yīng)工作，掌握正確、高效的辦公手段。員工培訓(xùn)是關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量的實際問題，學(xué)校只有對其進行切實落實，才能夠使教師的福利得到滿足，教師得到了培訓(xùn)方面的福利也會反作用于學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。
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