科技計劃項目管理專業機構關鍵問題的思考論文
摘要：科技計劃項目管理專業機構建設是當前我國科技計劃管理改革的一項重要工作，是推動政府科技管理職能轉變的重大舉措。文章結合科技計劃管理改革的最新精神與進展，探討了專業機構的定位與職責、內部機構設置、管理制度與管理能力、支持與監督機制等方面的關鍵問題，提出了未來引導專業機構建設運行的建議，以期為相關決策部門和科技管理工作者提供參考。
關鍵詞：科技計劃管理；專業機構；改革；關鍵問題；建議
科技計劃管理改革是當前我國深入推進科技體制改革的重要環節。2014年，國務院發布的《國務院關于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》（國發〔2014〕11號）和《關于深化中央財政科技計劃（專項、基金等）管理改革的方案》（國發〔2014〕64號）對科技計劃項目管理專業機構建設工作進行了部署[1-2]。2016年，科技部印發《中央財政科技計劃（專項、基金等）項目管理專業機構管理暫行規定》，對專業機構管理做出了具體規定[3]。依托專業機構管理科技計劃項目是改革完善科研組織方式和管理機制，簡政放權、優化服務的重要途徑，也是此輪科技計劃管理改革的重點與難點[4-6]。專業機構將具體承擔科研項目的受理、評審、立項、過程管理和驗收工作，為科技計劃的組織實施提供管理支撐。文章結合科技計劃管理改革的精神與最新進展，探討了專業機構的定位與職責、機構設置、管理制度與管理能力、支持與監督機制等方面的關鍵問題，以期為推進專業機構建設與運行提供參考與啟示。
1專業機構的定位與職責
明確專業機構的定位與職責，是確保專業機構切實發揮項目管理職能的前提，是建設專業機構的重要基礎和首要任務。國務院文件以及專業機構管理暫行辦法對專業機構的定位與職責進行了規定，在總體要求下，還需要根據具體情況對不同行業、不同領域專業機構的定位與職責進一步界定和細化。
1.1定位
科研項目的第三方管理是實現政府職能轉變的重要改革舉措[7-8]。專業機構作為項目管理第三方機構，是指具備獨立法人資格，具備完善法人治理結構和專業化的管理能力，承擔中央財政科技計劃（專項、基金等）項目（以下簡稱“項目”）管理工作的科研管理類單位。專業機構依據委托協議，對項目實施全過程管理，包括組織項目評審、立項、過程管理和結題驗收等，獨立行使權利、履行相關職責，對實現項目管理目標負責。專業機構應以建立規范化的科研項目管理機制，構建專業化的管理模式為宗旨，受部際聯席會議及上級部門委托具體管理科研項目，為科技計劃實施提供管理支撐，接受行業主管部門的指導和監督；根據實際需求，為相關領域的科研單位提供項目管理、咨詢與綜合服務。專業機構應以各部委現有的科研管理類事業單位為主，以社會化組織為輔，整合現有業務，剝離與項目管理不相關的業務，承接政府職能，強化服務意識。
1.2職責
在簡政放權的改革背景下，專業機構承接了行業部門科研項目管理的職能。簡而言之，其職責就是負責項目從立項到驗收等各環節的管理，對項目管理目標的實現負責。
1）項目籌備立項階段。制訂項目管理工作方案，編制項目概算；參與編制科技計劃年度指南；通過國家科技管理信息系統受理項目申請，對申請單位提供申請程序等方面的咨詢服務。組織項目（預算）評審評估，從國家科技專家庫中抽取項目評審專家，采取公開擇優、定向擇優等方式，遴選承擔單位，形成項目安排和預算安排，并簽訂項目任務書（含預算書）。
2）項目過程管理階段。監督檢查項目的執行情況和經費使用情況，對項目任務進行調整、暫緩、延期和終止，對項目經費實施動態管理，協調處理項目實施過程中的有關問題，按期匯總報告項目年度執行情況。在委托任務實施過程中，出現技術路線不合理、不可行以及不可抗力導致任務無法繼續實施等重大變化時，應及時向有關部門提出調整或終止建議。
3）項目結題驗收階段。組織項目驗收及后續管理，開展項目成果匯交，對項目相關材料、物品等進行歸檔；按相關規定開展項目驗收后的成果轉化、知識產權等后續組織管理工作。
4）其他職責。按照國家科技報告管理要求，指導、督促項目承擔單位按要求開展科技報告工作；根據國家相關法律法規，做好項目知識產權管理工作，對項目承擔單位知識產權管理提出要求，實施監督；調研國內外相關專業領域研發動態，總結項目研發進展情況；及時反饋參與項目管理的有關專家、項目承擔單位、項目人員等各類主體科技信用情況。
2內部機構設置
對于改建的專業機構，應在原有項目管理專業團隊的基礎上，優化、調整、增加內設機構，建立一支高素質的專業化項目管理與戰略研究隊伍，并形成穩定的財務、法律事務和知識產權管理等支撐服務團隊。
2.1項目管理職能處室
項目管理職能處室是專業機構行使項目管理職能的核心部門，需要配備具有相關專業領域背景和項目管理經驗的人才隊伍。根據項目管理的需要，可以將項目管理處室按照管理流程或者負責管理項目的具體類型進行劃分。根據專業機構內部控制體系建設的要求，各項目管理處室分別負責對不同類別項目進行全流程、一體化管理，并努力保證不相容崗位互相分離。對委托管理的項目編制概算、參與項目指南編制，負責評審立項、過程管理、年度報告編寫、驗收及后續工作等環節的管理。
2.2行政保障處室
專業機構的行政保障處室主要包括綜合處（或辦公室）和財務處，主要對機構履行項目管理職能起到必要的支撐和保障作用。綜合處主要負責項目管理的綜合協調，負責黨務、政務、人事、檔案、信息網絡、有關數據庫建立健全和管理，必要時可協助開展項目全過程的管理。財務處主要負責不同類別項目的概算編制、預算安排、過程中預算調整、財務驗收等環節的管理。分別設置項目管理處室和行政保障處室，是實現專業機構合理分工、高效運行的重要保證，有助于高效配置人力資源，避免項目管理處室對于項目管理所有任務的“一肩挑”，有效實現了任務分解與管理效能提升。
2.3監督與法務部門
根據專業機構改建的要求，專業機構應該建立內部監督管理機制。在專業機構內部設立監督與法務處，能夠實現對機構內部人員的有效監督管理，協調處理項目管理過程中出現的法律糾紛與知識產權糾紛。監督與法務處主要負責制定專業機構章程、內部監管規章制度及風險防控制度，對內部人員工作行為進行監管；處理項目管理過程中發生的法律糾紛和項目實施過程中的知識產權糾紛，負責各類項目全過程監管.
2.4戰略研究與規劃部門
在專業機構中增設戰略研究與規劃部門，有利于更加充分地發揮專業機構在行業科技方面的支撐作用。戰略研究與規劃部門在與項目管理職能處室有關工作相銜接的基礎上，主要負責與專項管理相關研究領域的國內外研發進展，受有關部門委托進行政策調研，參與相關領域宏觀發展戰略與規劃編制，開展專業機構規章制度建設，負責與受委托專項相關的科研成果知識產權研究與保護工作。
3管理制度與管理能力
專業機構通過制定章程，建立較為完善的內部管理、質量控制、風險控制等管理制度，從而保證項目管理的公開、透明、公平、公正。
3.1章程
根據相關法律法規和改革方案的要求，由專業機構的理事會制定章程，主要包括專業機構運行機制，理事會議事規則；理事會與各利益相關方的關系；理事會、監事會以及理事長、監事會主席的產生方式、人員以及主要職責等內容。章程是專業機構的行動綱領，能夠規范專業機構作為第三方項目管理機構的行為，是確保對專業機構實現有效監督的制度保障。
3.2項目管理制度
主要包括項目任務、資金管理、專家管理、公開公示、項目監督和評估、項目專員制、項目監理制、經費、法務、知識產權等方面的內容，編制本專業機構所負責管理專項的管理辦法、知識產權管理實施細則、資金管理實施細則、評審專家工作管理辦法、信息公開管理辦法、法務管理辦法、流動編制項目專業管理規定、科研項目信用管理辦法等。
3.3內部管理制度
主要包括人事、財務、保密、信息管理及文檔管理等內部管理有關的制度，對員工的崗位設置與管理實行不相容崗位分離制度。對于改建的專業機構，在機構原有管理制度的基礎上，應根據專業機構建設的要求和項目管理的.實際需要進行優化調整，聚焦項目管理職能相關制度，使內部管理制度能夠最大限度支撐項目管理工作的高效運行。
3.4質量控制、風險防控制度
市場化和社會化對項目管理機構在專業化管理與風險控制方面提出了更高的要求。專業機構應建立質量管理體系、經費管理內控體系和績效管理制度，對項目執行、經費使用、專家使用、人員變動的關鍵環節及不可預見因素實施風險控制，并研究制定應急預案等。ISO9001質量管理體系是目前在各行業廣泛應用的質量管理工具[9]。作為市場化的第三方組織，專業機構建立執行質量管理體系是保證其增強市場競爭力、提高服務水平的重要基礎，也是專業機構改建對于專業機構全流程精細化管理的具體要求[10]。對于風險防控，除了在質量管理體系中積極落實“基于風險的思維”，還應建立專門的風險防控制度，完善頂層設計和決策機制，加強員工思想教育，強化關鍵部門與崗位的監督，加大懲戒力度，標本兼治、懲防并舉。3.5管理能力專業機構應具備專業化項目管理隊伍，配備精通經費管理的專業人員，擁有項目管理所需的條件能力，滿足科技計劃項目管理需求。在項目管理方面，具有滿足專業化管理要求、相對穩定、結構合理且素質較高的專業化管理隊伍，能夠滿足項目的全鏈條設計和一體化實施的要求；具備較強的業務能力和組織協調能力，在相關領域具有突出的項目管理能力和豐富的項目管理經驗。在經費管理方面，掌握國家有關財政科研經費管理和財政預算管理有關要求，制定規范的項目經費管理程序，配備經費管理專門處室和人員，具備對科研項目經費管理預算的全過程管理和監督的能力。在管理條件方面，擁有穩定的辦公場所和較完備的辦公系統，以及與國家科技管理信息系統相銜接的項目管理平臺，定期對管理人員進行專業化培訓。在社會信譽方面，科技管理表現良好，運行規范，無違紀違法等不良記錄。
4支持與監督機制
4.1支持機制
建立健全合理有效的專業機構支持機制，事關科技計劃管理改革的整體進程和實施效果。目前，專業機構建設方案提出“建立有進有出的動態調整機制”，具體如何實現有利于項目高效管理的專業機構支持機制尚未明確，仍在實踐中不斷探索。考慮到專業機構的現實情況，原先各部委下屬的項目管理單位多為中央財政全額撥款的公益性事業單位，在專業機構改建的過程中，如何轉變職能與角色，關鍵需要從經費、人力、政策指導等方面予以合理支持。一是應穩定支持，確保專業機構的生存與長遠發展。在合理監督評估專業機構履職盡責情況的基礎上，對于符合條件的專業機構要保證穩定足量的任務分配，避免出現“朝不保夕”的情況，盡量減少專業機構的“后顧之憂”。二是要嚴格篩選，確保專業機構的專業水平和社會聲譽。在專業機構遴選環節，要從項目管理能力、社會聲譽等方面嚴格把關，從源頭上保證專業機構的質量和水平。三是要強化指導，確保專業機構的服務質量和目標實現。在項目管理過程中，要對專業機構進行定期及時地指導與監督，對于發現的問題要求其及時整改，研究制訂專業機構的長遠發展規劃。
4.2監督機制
嚴格監督機制是確保項目管理公平公正的重要保證，也是進行科技計劃管理改革的初衷之一。一是實行公開公示制度。在專項管理全過程中，按規定公開公示科研項目評審流程和方法、評審規范、評分標準以及立項信息、資金安排、驗收結果等，接受各方監督（涉密項目除外）。二是實行年度報告制度。通過國家科技管理信息平臺向科研人員和社會公眾公布。三是實行重大事項報告制度。監督評估活動采取抽查、巡視、受理舉報、中期評估、績效評估和績效審計等方式進行，重點對專業機構內部風險控制體系和管理制度規范建立，以及執行情況等進行檢查，并將監督評估結果納入科研信用體系。
5結語與展望
隨著經濟社會的發展，科技計劃項目管理的難度與復雜性日益增加。科技計劃項目管理專業機構在我國作為一個新生事物，如何在項目管理中發揮積極作用，仍需要各方面的不斷努力探索。要以提高項目管理效能、促進科學研究發展為終極目標，既要破除藩籬、改革創新，又要符合國情、穩妥推進。一方面，應理順機制，避免專業機構運行過程中過多的行政干預；另一方面，應有效監管，防止專業機構成為“二政府”。下一步，應進一步落實科技計劃管理改革精神，從實際出發推進專業機構建設與運行工作。一是借鑒國外專業機構的運行模式，吸收國外專業機構在項目管理流程、條件能力支撐、信息系統建設運行、市場化和社會化以及監督評估等方面的成功經驗[11]；二是盡快形成操作層面上的專業機構遴選與建設指導細化方案，并適時引入資格招標采購制度，鼓勵具備條件的社會化科技服務機構參與競爭[12]；三是進一步加強各部門的溝通協作，建立民主、務實的協同工作機制，確保專業機構遴選、監督等環節工作的公平與公正；四是發揮好行業部門在本領域科技計劃頂層設計和管理監督中的應有作用，利用行業部門在管理本領域科研項目的經驗以及對本行業科技發展熟悉的優勢，加強與科研機構的溝通與銜接。
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