中文更名期刊的管理實(shí)踐與思考以INTERLIB集群管理系統(tǒng)為例論文
論文摘要：本文就期刊更名情況不斷增多的現(xiàn)狀，對如何獲取更名期刊信息，以及對更名期刊如何進(jìn)行科學(xué)管理等問題，從INTERLIB集群管理系統(tǒng)平臺(tái)的期刊管理工作實(shí)踐出發(fā)，以實(shí)例的形式給出了答案。
論文關(guān)鍵詞：期刊更名,集群管理系統(tǒng),期刊管理
隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，中文期刊的出版得到了長足的發(fā)展，特別是改革開發(fā)以來，中文期刊以年均13.1%的速度增長。伴隨期刊出版數(shù)量大幅提高的同時(shí)，期刊的題名、出版頻率、刊號(hào)、卷期編號(hào)等信息也發(fā)生了很多變化。尤其是，期刊刊名的改變更為突出，據(jù)我館訂購的期刊統(tǒng)計(jì)，更名率達(dá)到42.5%，可見期刊更名情況已經(jīng)相當(dāng)普遍。期刊頻繁更名，給圖書館的期刊管理工作帶來了諸多不便。如果處理不當(dāng)將嚴(yán)重影響讀者對期刊資源的檢索和利用。因此，在多途經(jīng)獲取期刊更名的信息的同時(shí),如何科學(xué)管理更名期刊就顯得尤為重要。
1多途經(jīng)獲取期刊更名的信息
1.1制定期刊登到工作操作規(guī)范。
期刊更名一般情況下，在更名前一期或前幾期，更名后的第一期或幾期中，對期刊更名情況進(jìn)行“公告”或“啟事”，這就要求期刊登到人員在登到時(shí)，要特別注意期刊刊名的變化，爭取在期刊更名的第一期獲得更名信息，登記在《期刊更名登記表》中，并通知期刊分編人員。將這項(xiàng)規(guī)定作為登到工作的重要規(guī)范之一確定下來、對更名期刊的科學(xué)管理至關(guān)重要。
1.2從郵發(fā)報(bào)刊征訂目錄中獲取期刊更名信息。
一般情況下，某種期刊更名，但其郵發(fā)代號(hào)不變。在期刊訂購時(shí)，訂購人員注意郵發(fā)代號(hào)相同刊名不同的期刊，在管理系統(tǒng)中進(jìn)行注明，以便期刊到館時(shí)，期刊登到人員查驗(yàn)。
1.3從期刊的編輯部獲取期刊更名信息。
有的期刊更名，編輯部會(huì)寄函給訂購單位，說明期刊更名情況，有的會(huì)在期刊更名前后幾期中夾有關(guān)于期刊更名啟示的單頁，需要期刊驗(yàn)收人員細(xì)心留意，及時(shí)發(fā)現(xiàn)。
也有個(gè)別期刊在更名時(shí)，在期刊中沒有任何說明文字，從期刊本身無法獲得期刊更名的真實(shí)信息，這就要求登到和編目人員，直接與編輯部取得聯(lián)系，了解更名的具體情況，獲取更名信息。
2更名期刊的科學(xué)管理---以ITNTERLIB集群管理系統(tǒng)中為例
圖書館集群管理系統(tǒng)Interlib是新一代的圖書館自動(dòng)化軟件，采用開放的多層結(jié)構(gòu)體系。該系統(tǒng)通過Internet網(wǎng)絡(luò)或城域網(wǎng)絡(luò)將區(qū)域內(nèi)各圖書館聯(lián)合起來，組成一個(gè)區(qū)域性的虛擬圖書館群，建立一個(gè)區(qū)域圖書館群的電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息空間，同時(shí)通過開放的多層結(jié)構(gòu)達(dá)到與國內(nèi)外其它圖書館的資源共享與協(xié)作，從真正意義上實(shí)現(xiàn)圖書館群的資源管理和業(yè)務(wù)協(xié)作。該系統(tǒng)于2005年5月通過文化部組織的專家鑒定，2006年獲文化部“第二屆創(chuàng)新獎(jiǎng)”。2005年6月18日在Intel中國測試實(shí)驗(yàn)室通過了最嚴(yán)格的壓力測試和性能測試。目前，國內(nèi)已有2000多家圖書館（總分館）采用該系統(tǒng)。①
東莞圖書館于2004年最早使用該系統(tǒng)，在實(shí)踐應(yīng)用中不斷完善和改進(jìn)，并總結(jié)和積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，希望能給大家一些有益的借鑒。
2.1更名期刊的CNMARC數(shù)據(jù)的維護(hù)與分類標(biāo)引
期刊更名后，更名前后的刊名、ISSN號(hào)、編輯者、出版者、出版時(shí)間等許多信息都發(fā)生了變化，根據(jù)《中國機(jī)讀目錄格式》規(guī)定：期刊更名后，需要將更名后期刊建立一條新CNMARC數(shù)據(jù)。新數(shù)據(jù)與更名前的數(shù)據(jù)建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，更名前的數(shù)據(jù)也需要進(jìn)行修改和維護(hù)。這樣才能準(zhǔn)確和完整地反映更名前后期刊的變化與更替關(guān)系，為讀者方便快捷地檢索期刊提供有效的保障。
2.1.1100字段的維護(hù)
期刊更名后，更名前期刊的數(shù)據(jù)需要將100字段（通用處理數(shù)據(jù)）▼a子字段的出版時(shí)間類型a改為b，表明該刊已停止出版。出版年2的9999改為停刊的年代。
2.1.2207字段的維護(hù)
期刊更名后，更名前期刊的.數(shù)據(jù)需要將207字段（連續(xù)出版物）▼a子字段（卷期年月）的停刊期數(shù)和總期數(shù)填寫完整。
2.1.3210字段的維護(hù)
更名前期刊的數(shù)據(jù)需要將210▼d（出版或發(fā)行年）子字段的停刊時(shí)間填寫完整。
2.1.4215字段的維護(hù)
更名前期刊的數(shù)據(jù)需要將215▼a子字段（文獻(xiàn)數(shù)量及期單位）的文獻(xiàn)數(shù)量填寫完整。首先著錄期刊出版的總期數(shù)，當(dāng)總期數(shù)無法確知可采用卷數(shù)（以年代卷的期刊卷數(shù)按年計(jì)）
2.1.5更名前期刊數(shù)據(jù)需要增加440（由…繼承）、441（由…部分繼承）、442（由…替代）、443（由…部分替代）、444（并入）、445（部分并入）、446（分成）、447（同…全并，開成…）、448（改回）字段。
更名前期刊的數(shù)據(jù)需要根據(jù)期刊的具體變更情況增加以上字段。用來連接被著錄期刊有主從、先后、相關(guān)等關(guān)系的另一期刊的題名及ISSN等內(nèi)容。當(dāng)更名后期刊延續(xù)編號(hào)系統(tǒng)，著錄440字段或441字段；當(dāng)不延續(xù)編號(hào)系統(tǒng)，則著錄442字段或443字段；當(dāng)并入或部分并入另一期刊時(shí)，著錄444字段或445字段；當(dāng)期刊分成若干種期刊分別出版，不再使用原題名時(shí)，著錄446字段；當(dāng)與其它期刊合并，形成一個(gè)新期刊時(shí)，著錄447字段，最后一個(gè)447字段著錄合并后形成的新刊；當(dāng)期刊改名后的題名同期先前題名完全相同時(shí)，著錄448字段。
2.1.6更名后期刊數(shù)據(jù)增加430（繼承）、431（部分繼承）、432（替代）、433（部分替代）、434（吸收）、435（部分吸收）、436（由…，與…合并而成）、437（分自）字段。2.1.7更名后期刊的CNMARC數(shù)據(jù)中905字段的輔助區(qū)分號(hào)的標(biāo)引。
期刊更名后如果分類號(hào)不作改變，沿用原分類號(hào)的期刊時(shí)，采取在原刊種次號(hào)后增加輔助區(qū)分號(hào)的方法與原刊進(jìn)行區(qū)分，在原種次號(hào)后加“-1”，如再次改名，將“-1”改為“-2”，依此類推。
如果期刊改名，重新分配分類號(hào)時(shí)，需要重新分配種次號(hào)，Intelibr系統(tǒng)中的CNMARC數(shù)據(jù)的905字段提供了種次號(hào)自動(dòng)生成功能。
2.2更名期刊的訂購在Interlib系統(tǒng)中的應(yīng)用
因?yàn)楦昂蟮钠诳哂醒匾u關(guān)系，便于期刊管理工作的進(jìn)行，新舊期刊需要建立一定的聯(lián)系，將兩者關(guān)聯(lián)起來，除在CNMARC數(shù)據(jù)中的43X、44X等字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)和3XX附注塊注明之外，我們認(rèn)為有必要在訂購期刊時(shí)有所反映，以便在訂購和記到時(shí)一目了然，及時(shí)關(guān)注到更名期刊間的聯(lián)系，避免造成重訂、漏訂等情況的出現(xiàn)。我們利用Interlib系統(tǒng)期刊模塊訂購中的“備注”功能，即時(shí)反映期刊的沿襲關(guān)系，建立了更名期刊前后的關(guān)聯(lián)。一旦建立了這種關(guān)聯(lián)，在期刊記到時(shí)，同樣可以得到即時(shí)的反映，這樣可以及時(shí)掌握更名信息，準(zhǔn)確及時(shí)記到，提高記到的工作效率和質(zhì)量。
2.3更名期刊的記到在Interlib系統(tǒng)中的應(yīng)用
由于在訂購時(shí)，在訂購年的“備注”中已經(jīng)注明了更名期刊間的關(guān)聯(lián)，因此記到時(shí)，很快可以找到相應(yīng)的期刊進(jìn)行記到,這里需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果期刊是在年中或卷中更名，我們需要對不再出版的“記到期”進(jìn)行刪除，在更名前書目下，將更名后的“記到期”刪除，更名前期數(shù)正常記到；相反，在更名后書目下，將更名前“記到期”刪除，更名后期數(shù)正常記到。如果不進(jìn)行刪除，會(huì)給之后的期刊催缺工作帶來不必要麻煩，已經(jīng)停止出版的“記到期”仍在催缺表中反映，與真實(shí)缺期的期刊混淆在一起，造成重復(fù)勞動(dòng)。
參考文獻(xiàn)
1 廣州圖創(chuàng)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)有限公司.Interlib用戶手冊
2 潘太明等編.中國機(jī)讀目錄格式使用手冊(修訂版),科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社,2001.3
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