會議禮儀和會務(wù)性工作
會議，通常是指將特定范圍的人員召集在一起，對某些專門問題進(jìn)行研究、討論，有時(shí)還需作出決定的一種社會活動的形式。在處理日常性行政事務(wù)時(shí)，各級政府部門往往召開各種會議。
不論是召集、組織會議，還是參加會議，為會議服務(wù)，基層公務(wù)員都有一些基本守則、規(guī)矩必須遵守。此類與會議相關(guān)的守則、規(guī)矩，就包括會議禮儀。會議禮儀的關(guān)鍵性內(nèi)容有會務(wù)性工作、會場的排座、會風(fēng)的端正等三項(xiàng)。
一、會務(wù)性工作
但凡正規(guī)的會議，均須進(jìn)行縝密而細(xì)致的組織工作。具體而言，會議的組織工作，在其進(jìn)行前、進(jìn)行時(shí)與進(jìn)行后又各有不同的要求。凡此種種，均可稱為會務(wù)工作。負(fù)責(zé)會務(wù)工作的基層公務(wù)員，在其具體工作之中，一定要遵守常規(guī)，講究禮儀，細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，作好準(zhǔn)備。
(一)會議之前
在會議的種種組織工作中，以會前的組織工作最為關(guān)鍵。它在大體上包括以下四個(gè)不同的方面。
1.會議的籌備。舉行任何會議，皆須先行確定其主題(包括會議名稱)。這是會前有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體已經(jīng)確定了的。負(fù)責(zé)籌備會議的工作人員，則應(yīng)圍繞會議主題，將領(lǐng)導(dǎo)議定的會議的規(guī)模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專門班子，明確分工，責(zé)任到人。
2.通知的擬發(fā)。按常規(guī)，舉行正式會議均應(yīng)提前向與會者下發(fā)會議通知。它是指由會議的主辦單位發(fā)給所有與會單位或全體與會者的書面文件，同時(shí)還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件。基層公務(wù)員在這方面主要應(yīng)做好兩件事。
其一，擬好通知。會議通知一般應(yīng)由標(biāo)題、主題、會期、出席對象、報(bào)到時(shí)間、報(bào)到地點(diǎn)以及與會要求等七項(xiàng)要點(diǎn)組成。擬寫通知時(shí)，應(yīng)保證其完整而規(guī)范。
其二，及時(shí)送達(dá)。下發(fā)會議通知，應(yīng)設(shè)法保證其及時(shí)送達(dá)，不得耽擱延誤。
3.文件的起草。會議上所用的各種文件材料，一般應(yīng)在會前準(zhǔn)備妥當(dāng)。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報(bào)告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應(yīng)在與會者報(bào)到時(shí)就要下發(fā)。
4.常規(guī)性準(zhǔn)備。負(fù)責(zé)會務(wù)工作時(shí)，往往有必要對一些會議所涉及的具體細(xì)節(jié)問題，做好充分的準(zhǔn)備工作。
其一，做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇，對于會場的.桌椅要根據(jù)需要作好安排，對于開會時(shí)所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備和多媒體設(shè)備等，應(yīng)提前進(jìn)行調(diào)試檢查。
其二，根據(jù)會議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門、公安保衛(wèi)部門進(jìn)行通報(bào)。
其三，會議用品的采辦。有時(shí)，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補(bǔ)充、采購。
(二)會議期間
負(fù)責(zé)會議具體工作的基層公務(wù)員，一絲不茍地做好下列工作。
1.例行服務(wù)。會議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、并殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求必應(yīng)。
2.會議簽到。為掌握到會人數(shù)，嚴(yán)肅會議紀(jì)律，凡大型會議或重要會議，通常要求與會者在入場時(shí)簽名報(bào)到。會議簽到的通行方式有三：一是簽名報(bào)到，二是交券報(bào)到，三是刷卡報(bào)到。負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的人員，應(yīng)及時(shí)向會議的負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)。
3.餐飲安排。舉行較長時(shí)間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時(shí)，還應(yīng)為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便于與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應(yīng)為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。
4.現(xiàn)場記錄。凡重要的會議，均應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場記錄，其具體方式有筆記、打英錄入、錄音、錄像等。可單用某一種，也可交叉使用。
負(fù)責(zé)手寫筆記會議記錄時(shí)，對會議名稱、出席人數(shù)、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言內(nèi)容、討論事項(xiàng)、臨時(shí)動議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準(zhǔn)確、清晰。
5.編寫簡報(bào)。有些重要會議，往往在會議期間要編寫會議簡報(bào)。編寫會議簡報(bào)的基本要求是快、準(zhǔn)、簡。快，是要求其講究時(shí)效；準(zhǔn)，是要求其準(zhǔn)確無誤；簡，則是要求文字精煉。
(三)會議之后
會議結(jié)束，應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括三項(xiàng)：
1.形成文件。這些文件包括會議決議、會議紀(jì)要等。一般要求盡快形成，會議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。
2.處理材料。根據(jù)工作需要與有關(guān)保密制度的規(guī)定，在會議結(jié)束后應(yīng)對與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細(xì)致的收集、整理工作。收集、整理會議的材料時(shí)，應(yīng)遵守規(guī)定與慣例，應(yīng)該匯總的材料，一定要認(rèn)真匯總；應(yīng)該存檔的材料，要一律歸檔；應(yīng)該回收的材料，一定要如數(shù)收回；應(yīng)該銷毀的材料，則一定要仔細(xì)銷毀。
3.協(xié)助返程。大型會議結(jié)束后，其主辦單位一般應(yīng)為外來的與會者提供一切返程的便利。若有必要，應(yīng)主動為對方聯(lián)絡(luò)、提供交通工具，或是替對方訂購、確認(rèn)返程的機(jī)票、船票、車票。當(dāng)團(tuán)隊(duì)與會者或與會的特殊人士離開本地時(shí)，還可安排專人為其送行，并幫助其托運(yùn)行李。
【會議禮儀和會務(wù)性工作】相關(guān)文章：
會務(wù)禮儀常識04-06
會議禮儀的重要性03-17
會務(wù)禮儀規(guī)范和賓客的座位排列方案04-20
會務(wù)服務(wù)禮儀知識08-11
會務(wù)禮儀服務(wù)簡介04-19
會務(wù)人員接待禮儀常識03-20