會(huì)議文案寫作--請(qǐng)柬
(一)請(qǐng)柬的含義
請(qǐng)柬，也叫請(qǐng)?zhí)且环N專門邀請(qǐng)客人參加某項(xiàng)儀式或典禮的禮儀性文書，發(fā)送對(duì)象一般都是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、兄弟單位代表等，與主人是賓主關(guān)系，而非上下級(jí)關(guān)系或管理與被管理關(guān)系。
邀請(qǐng)函與請(qǐng)柬都屬于邀請(qǐng)客人參會(huì)的禮儀性文書，其區(qū)別有兩點(diǎn)：一是適用場(chǎng)合不同。邀請(qǐng)函多用于以口頭交流為主要方式的會(huì)議活動(dòng)，如有關(guān)邀請(qǐng)專家出席咨詢會(huì)、論證會(huì)、研討會(huì)，邀請(qǐng)記者參加發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等;而舉行各類較為隆重的'儀式和交際活動(dòng)，如開幕式、閉幕式、簽字儀式、開工典禮、宴會(huì)、舞會(huì)等，則應(yīng)當(dāng)用請(qǐng)柬，而不用邀請(qǐng)函;二是規(guī)格不同。有的會(huì)議活動(dòng)可能同時(shí)使用邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬中，這時(shí)，一般的專家和客人發(fā)邀請(qǐng)函，而作為特邀嘉賓的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位代表、社會(huì)名流等，則應(yīng)當(dāng)用請(qǐng)柬。
(二)請(qǐng)柬的結(jié)構(gòu)和寫法
1.固定格式請(qǐng)柬。既可以按統(tǒng)一格式批量印制，也可以用市售的具有統(tǒng)一格式的請(qǐng)柬填發(fā)。這類請(qǐng)柬應(yīng)當(dāng)有信封，以示鄭重。請(qǐng)柬的行文一般不用標(biāo)點(diǎn)，也不提邀請(qǐng)對(duì)象姓名，而是將其姓名寫在信封上。最后填寫主辦單位名稱，也可由主人簽名。
2.撰擬格式。即根據(jù)活動(dòng)的具體要求和對(duì)象的實(shí)際情況，親筆擬寫或?qū)ｉT打印的請(qǐng)柬。具體格式如下：
(1)標(biāo)題。僅寫“請(qǐng)柬”二字，居中。不能寫成“關(guān)于××××的請(qǐng)柬”。
(2)稱呼。寫明對(duì)象的姓名。如發(fā)給單位的，則寫單位名稱。
(3)正文。寫明活動(dòng)目的、內(nèi)容、形式、時(shí)間、地點(diǎn)等。由于請(qǐng)柬發(fā)送的對(duì)象都是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、合作對(duì)象、社會(huì)知名人士等，因此，語氣用詞一定要恭敬、委婉、懇切。請(qǐng)柬中的所提到的人名、國名、單位名稱、節(jié)日名稱都應(yīng)用全稱。如果要確切掌握出席情況，可在請(qǐng)柬下方注上“請(qǐng)答復(fù)”字樣，涉外請(qǐng)柬用法文編寫“R.S.V.P.”。如只要求在不出席的情況下答復(fù)，則注上“Regrets only”(因故不能出席請(qǐng)答復(fù))，并注明回電號(hào)碼，也可在請(qǐng)柬發(fā)出后，用電話詢問能否出席。
(4)具名。以單位名義邀請(qǐng)的具單位名稱并蓋單位公章，以示鄭重。以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的請(qǐng)柬，由領(lǐng)導(dǎo)人簽署，以表誠意。
(5)日期。寫上邀請(qǐng)日期。
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