企業(yè)會議方案8篇
為了確保工作或事情有序地進(jìn)行，就不得不需要事先制定方案，方案是從目的、要求、方式、方法、進(jìn)度等都部署具體、周密，并有很強(qiáng)可操作性的計劃。那么方案應(yīng)該怎么制定才合適呢？以下是小編幫大家整理的企業(yè)會議方案，僅供參考，大家一起來看看吧。
企業(yè)會議方案1
一、溝通準(zhǔn)備：
就主辦單位的總體構(gòu)思和細(xì)節(jié)要求進(jìn)行認(rèn)真溝通，全方位考慮，按時做出2種以上合適的方案供選擇。
二、會議策劃：
根據(jù)主辦單位的會議要求，提供會議所選酒店情況、用餐地點(diǎn)、會場布置、交通工具、會務(wù)接待、設(shè)備租賃、考察線路等詳細(xì)描述。并對方案進(jìn)一步溝通，進(jìn)行可行性分析，力求達(dá)到主辦單位的'預(yù)期效果。
三、實(shí)地考察：
根據(jù)需要安排主辦單位相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，對會議酒店、會議場地、接待流程、其他事項(xiàng)等進(jìn)行考察商榷，對方案中的不完善部分進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整，確認(rèn)彼此的分工。
四、合作確認(rèn)：
雙方對方案和流程彼此都無疑義，按照約定簽訂合作協(xié)議，以書面的形式確認(rèn)雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。
五、協(xié)議執(zhí)行：
協(xié)議簽訂后雙方嚴(yán)格按照約定執(zhí)行，保證會議各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。在協(xié)議簽訂后，如果主辦單位需要增加協(xié)議之外的服務(wù)視為協(xié)議的補(bǔ)充，需要再補(bǔ)簽協(xié)議，補(bǔ)簽協(xié)議是對原協(xié)議的擴(kuò)展，都是有效協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議也是有效的結(jié)算憑據(jù)。
六、會議結(jié)算：
會議結(jié)束后，承辦方財務(wù)將會議的相關(guān)單據(jù)分類、自審，做出明細(xì)賬目交主辦單位的負(fù)責(zé)人及財務(wù)審核確認(rèn)，按照協(xié)議約定結(jié)清款項(xiàng)。
企業(yè)會議方案2
一、會場預(yù)約
我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據(jù)會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。
二、負(fù)責(zé)會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試
我們將根據(jù)會議的具體情況，為您設(shè)計并安排會場的.布局，細(xì)致周到地設(shè)計好所有的細(xì)節(jié);我們將根據(jù)您的需要，為您提供會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置;我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。
三、印刷材料的設(shè)計制作
我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。
四、參會者的接送
我們將根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。
五、參會者的餐飲
我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。
六、參會者業(yè)余時間的安排
我們將根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式;我們可以為您設(shè)計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。
企業(yè)會議方案3
一、會議主題：**公司20xx年工作總結(jié)暨表彰大會
二、會議時間：20xx年2月1日
三、會議地點(diǎn)：
四、與會人員：
公司全體員工共計約150人。
五、議程
(一)請董事長先生致開幕詞
(二)文藝表演+抽獎
1、文藝表演及主持人外聘公司負(fù)責(zé)
2、抽獎設(shè)立特等獎一名，一等獎5名，二等獎20名，三等獎30名。
3、獎品設(shè)置待議
(三)晚宴
1、董事長致祝酒詞
2、共進(jìn)晚宴
六、會務(wù)工作人員安排
七、會務(wù)工作安排
�、睍䦂霾贾�
�、艜h橫幅：**公司20xx年年會(待定)
⑵主席臺座次：(附后，略~~)
�、菃T工席座次：(附后，略~~)
⒉抽獎安排
⑴由專門人員負(fù)責(zé)專地專放，專人發(fā)放。
�、撇僮鞒绦颍含F(xiàn)場領(lǐng)獎或晚宴后領(lǐng)獎，憑抽獎券副券到指定地點(diǎn)領(lǐng)取
3、就餐安排
⑴席位：共15席，分公司領(lǐng)導(dǎo)席、員工席。
�、茦�(biāo)準(zhǔn)：1200元/桌(不含酒水) 4、物料準(zhǔn)備：
現(xiàn)場抽獎獎項(xiàng)設(shè)置：特等獎1名，獎品：一等獎5名，獎品：二等獎20名，獎品：三等獎30名，獎品：
未獲得獎品的參會人員將紀(jì)念品一份。
5、交通安排
�、蓬I(lǐng)導(dǎo)用車由公司統(tǒng)一安排
�、茊T工來往自行安排
八、費(fèi)用預(yù)算：
企業(yè)會議方案4
一、主持人公布會議開始：(介紹主席臺成員，會議和序時間：3分鐘)
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來賓，下午好!懇談會現(xiàn)在開始。首先，請答應(yīng)我代表xx集團(tuán)，向各位嘉賓表示熱烈歡迎和衷心的感謝!(掌聲)今天這里是貴賓云集、高朋滿座，新老朋友歡聚一堂。十二月的滬州雖說不上冰寒地凍，氣溫也是相當(dāng)冷的`，但我們的心卻是暖洋洋的，因?yàn)檠埖搅诉@么多佳賓參加我們的懇談會。主要是想通過這種形式，加深大家對蓬勃興起發(fā)展的了解，達(dá)到聯(lián)絡(luò)感情、加深合作、增進(jìn)友誼、共謀發(fā)展的目的。
二、領(lǐng)導(dǎo)致歡迎詞并發(fā)表講話;(時間：8分鐘)
三、播放光碟;(時間：3分鐘)
四、xx集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表講話愛(時間：15分鐘)
五、領(lǐng)導(dǎo)講話發(fā)布工程信息;(時間：15分鐘)
六、xx公司發(fā)言;(合作物流公司規(guī)范市場配送發(fā)言)(時間：5分鐘)
七、客戶代表發(fā)言;(時間：5分鐘)
八、媒體代表建材商報發(fā)言;(專業(yè)媒體)(時間：5分鐘)
九、媒體代表重慶商報發(fā)言;(大眾媒體)(時間：5分鐘)
十、主持人公布會議結(jié)束：懇談會進(jìn)行到這里就告以段落和，最后，祝各位來賓身體健康，事業(yè)發(fā)達(dá)，祝我們的交流與合作取得圓滿成功!
十一、告之請全體到會人士進(jìn)餐。
企業(yè)會議方案5
一、會前準(zhǔn)備
1、辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚會議服務(wù)要求，然后將具體安排轉(zhuǎn)告會務(wù)工作人員，由會務(wù)工作人員準(zhǔn)備會議前工作，了解與會人員的相關(guān)資料，并做好會務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進(jìn)會議的順利進(jìn)行。
2、確定會議的出席人數(shù)，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時調(diào)整會議場地，并對會場的各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。
3、草擬會議議程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時間、地點(diǎn)，參加人員及議題安排等具體事項(xiàng)，開會之前要將會議議程傳達(dá)給與會人員。
4、合理安排相關(guān)會務(wù)工作人員，其工作人員要做到以下幾點(diǎn)：
（一）儀容儀表
（1）著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。
（2）接待人員短發(fā)不遮眼，長發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。
�。�3）坐站姿勢規(guī)范端莊，不翹腿。
（二）語言
（1）語調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。
�。�2）語言文明禮貌，適時運(yùn)用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關(guān)系”等禮貌用語。
�。�3）對服務(wù)對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不
大聲喧嘩。
�。ㄈ⿷B(tài)度
（1）敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。
�。�2）微笑服務(wù)，態(tài)度誠懇、熱情、周到。
�。�3）工作差錯失誤及時糾正并當(dāng)面賠禮道歉。
�。�4）解釋問題有禮有節(jié)。
�。ㄋ模┘o(jì)律
（1）會議服務(wù)前不吃異味食品。
�。�2）不在會議期間使用電話。
（3）服務(wù)過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。
（4）嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。
5、辦公室應(yīng)在會議召開前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點(diǎn)及其他具體注意事項(xiàng)。
6、重要會議的召開，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。
7、會場招待的水果及飲品采購要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會人員的數(shù)量及會議規(guī)格進(jìn)行合理購買；如會議結(jié)束后有安排宴會的要求，應(yīng)確定宴會時間，選好宴請場所，并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單；宴會中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。
8、參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識。紙張裁剪規(guī)格為8。5*15。11cm，并使用兩面三角名牌架擺放。
9、會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。
10、會務(wù)工作人員進(jìn)行會場布置：
�。�1）檢查會議室衛(wèi)生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、
杯具、水壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據(jù)與會人員的人數(shù)擺放好演講臺、桌椅、橫幅（會標(biāo)）、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的文件。
�。�2）采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花卉時，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。
�。�3）根據(jù)會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，及時檢查確保所需物品的齊全，做好會議前的準(zhǔn)備工作。
（4）根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試（話筒位置的高低、效果及接口等），確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放；
如需要投影儀，則根據(jù)會議實(shí)際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進(jìn)行調(diào)試。準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒，以備會議過程中話筒突發(fā)情況，及時更換。
�。�5）會議所需的備品要按以下要求擺放：
座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯（杯把向右側(cè)轉(zhuǎn)45度），靠近水杯位置擺放消毒濕巾（也可不備），左手前方可放置水果或瓶裝純凈水（以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水），正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關(guān)的紙質(zhì)文件，文件右側(cè)則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾等可隨機(jī)擺放，注意桌面整齊劃一，不可過于擁擠、雜亂。
具體細(xì)節(jié)：
�、俨璞翰璞ㄎ弧Ｄ粗负褪持改帽�，杯把要求對齊椅子的右側(cè)扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對準(zhǔn)客人，擺放統(tǒng)一。
�、诒瓑|、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個花瓣的夾角對準(zhǔn)客人，與茶杯的距離約為1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準(zhǔn)客人。
�、鄣V泉水：擺放時，拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標(biāo)擺在杯具的.左側(cè)，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對準(zhǔn)客人。
�、苊硗校好硗胸Q著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。
�、莨P記本、會議資料等文件：對齊桌子外沿，對準(zhǔn)椅子正中。
�、薰P：放在筆記本、會議資料的右側(cè)，注意筆的標(biāo)志朝上方放置。
11、會議開始前一個小時要準(zhǔn)備好充足熱水，會議進(jìn)行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時的加水。
12、準(zhǔn)備工作的檢查
會務(wù)工作人員應(yīng)提前一個小時進(jìn)入會場，檢查會場整體效果，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上（如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整），同時檢查所有物品是否符合擺放要求（如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好）。打開電子設(shè)備，打開照明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時開啟。
13、準(zhǔn)備工作完成后
會場外應(yīng)設(shè)有與會人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請賜名片”名牌于簽到處。然后，會前15分鐘站在會議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進(jìn)入，同時根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語問候（如早上好、下午好等文明用語）。
二、會議過程中
1、會議開始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應(yīng)先備毛巾（上毛巾的時候注意用夾子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。
首次倒茶后應(yīng)在15分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔15分鐘或20分鐘續(xù)一次水，如客人杯中有茶水應(yīng)征詢客人意見，并禮貌地小聲對客人說：“對不起，請問需要加水嗎？”或做個手勢，待客人同意時方可進(jìn)行�？筛鶕�(jù)實(shí)際情況（領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量）來靈活掌握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。
通常會議室內(nèi)不許吸煙，如特殊情況需擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過三支應(yīng)及時更換，會場中均使用托盤服務(wù)。
2、工作人員在音控室時隨時注意音響監(jiān)聽，發(fā)現(xiàn)問題及時查找問題所在，并迅速解決。（及時檢查話筒、調(diào)音臺、功放機(jī)、協(xié)調(diào)器、音響等設(shè)備的連接情況）。
3、根據(jù)會議議程，及時關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開關(guān)及位置，如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。
4、會議中要注意觀察主席臺，察覺領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時，及時上前詢問。
5、如果會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所有工作人
員要站立行注目禮，不準(zhǔn)隨意走動。
6、在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時解決，請其稍等，然后立即向上一級報告，并盡快給予答復(fù)。
7、會議中間休息時，工作人員要盡快整理會場，補(bǔ)充和更換各種用品。
8、在會議進(jìn)行中，工作人員不允許隨便進(jìn)出會場，要保持并維持會場秩序，使會議能夠在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。
三、會議結(jié)束階段
1、會議結(jié)束時，工作人員應(yīng)及時打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑點(diǎn)頭，并說“慢走、再見”。
2、會后及時做好會場清理工作。檢查會場內(nèi)有無與會人員遺留的物品，若發(fā)現(xiàn)有遺留物品應(yīng)迅速做好記錄并及時歸還。
3、會后嚴(yán)格做好保密工作，工作人員應(yīng)不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容，不帶無關(guān)人員進(jìn)入會議室。
4、如單位外部與會人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應(yīng)做好指引和陪同工作。
5、配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行合影留念。如會議結(jié)束后有安排宴會，應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場時間，并通知與會人員及做好陪同和接待工作。
6、組織會場的后期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會議時使用，地板、地毯清理干凈。（如會議室超過兩天沒有使用，需及時的檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會議室隨時可以使用。）
7、關(guān)閉所有電器設(shè)備，話筒、空調(diào)等，帶好會議室鑰匙進(jìn)行安全檢查后離開會場。（會議室注意隨手鎖門，杜絕無人門開著的現(xiàn)象）。
四、會后服務(wù)總結(jié)
每次會議服務(wù)結(jié)束后，辦公室工作人員要對會議全程的講話內(nèi)容、照片、影像等資料進(jìn)行搜集和整理，以備單位以后紀(jì)念或是宣傳時用。同時，針對每次會議出現(xiàn)的問題及情況撰寫書面材料，以例會的形式進(jìn)行內(nèi)部討論，總結(jié)每次會議服務(wù)過程中的優(yōu)點(diǎn)及不足，不斷進(jìn)行修正和改進(jìn)。
企業(yè)會議方案6
一、年會主題：
“東寶軟件20xx年度總結(jié)、表彰暨20xx年迎新會”
二、年會時間
20xx年12月29日下午13:30至21:00
年終總結(jié)會議時間：13:30——16:30
娛樂文藝節(jié)目(包含抽獎)：16:40——19:00
晚宴時間：19:00——21:00
組織離開：21:00——21:30
三、年會地點(diǎn)
待定
四、年會目的及意義
1、對20xx年公司發(fā)展成績總結(jié)，以及制定20xx年公司總體規(guī)劃，包括新年度計劃、方向、目標(biāo)等;
2、加強(qiáng)員工之間的交流，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)助的意識，提升公司的綜合競爭能力;
3、表彰優(yōu)秀，通過獎勵方式，調(diào)動員工工作積極性，鼓勵大家在新的一年，工作都有出色的表現(xiàn);
4、豐富員工生活，答謝全體員工一年以來付出的辛勤努力。
5、讓員工充分的展現(xiàn)自我，在年會的過程中認(rèn)知自我及對企業(yè)大家庭的認(rèn)同感。
6、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的`互動，讓我們在同一舞臺共同交流、聯(lián)歡。
五、年會參會人員
公司領(lǐng)導(dǎo)、華南區(qū)全體員工、無錫和昆山各兩名(70人左右)
六、年會流程與安排
本次年會的流程與安排包括以下三部分：
(一)年終大會議程安排
12:50全體參會員工到達(dá)會議指定地點(diǎn)，按指定排座就位，各部門清點(diǎn)本部門到場人數(shù)，等待年會開始;
13:30—13:35大會進(jìn)行第一項(xiàng)，主持人致歡迎詞，宣布大會開始。
13:35—13:45大會進(jìn)行第二項(xiàng)，總經(jīng)理針對20xx年度總結(jié)及20xx年的公司戰(zhàn)略部署講話。
13:45—16:30大會進(jìn)行第三項(xiàng)，各部門年終工作總結(jié)、下年工作計劃和優(yōu)秀員工頒獎。 (二)娛樂文藝節(jié)目
16:40—19:00聯(lián)歡會文藝匯演、互動游戲穿插抽獎環(huán)節(jié)。 (三)晚宴安排用餐地點(diǎn)：待定
19:00晚宴正式開始，晚宴主持人引導(dǎo)大家共同舉杯，祝福大家新年快樂，祝愿公司的明天更加美好。(背景音樂)
19:30—21:00用餐時段：公司領(lǐng)導(dǎo)及員工到各桌敬酒，同事間交流溝通，拉近彼此距離。
21:00—21：30組織離開。
七、年會準(zhǔn)備及相關(guān)注意事項(xiàng)
(一)年會的通知與宣傳：公司行政人事部將本次年會活動進(jìn)行公示和宣傳，達(dá)
(二)條幅的制作：紅底黃字字幅，具體文字內(nèi)容：“東寶軟件20xx年度總結(jié)、
(三)物品的采購準(zhǔn)備：游戲獎品、筆、簽到表、會場布置&游戲所需物料等;
會議所需糖果、晚宴所需酒水、投影儀、節(jié)目背景音樂。
(四)現(xiàn)場拍照：提前安排好相關(guān)人員攜帶數(shù)碼相機(jī)，做好大會及晚宴活動現(xiàn)場
備注：因?yàn)榭紤]到費(fèi)用和方便，決定年終總結(jié)大會、娛樂文藝節(jié)目和晚宴地點(diǎn)都在晚宴地點(diǎn)。
八、年會籌辦任務(wù)
企業(yè)會議方案7
小型會議的策劃方案可分為：會前準(zhǔn)備工作、會中接待工作、會后工作。
(一)會前準(zhǔn)備工作
(1)確定會議議題。會議議題是會議討論的問題、決策的對象。
(2)擬定會議議程、日程及程序。議程，是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程，是在一般時間內(nèi)會議進(jìn)行的.具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。
(3)準(zhǔn)備會議各類資料。會議資料包括：會議發(fā)言稿、報告、會議通告等。
(4)提出與會人員名單。
(5)選定酒店會場。會場大小適中，以每人平均2-3平方米為宜，酒店地點(diǎn)合適，交通發(fā)達(dá)，酒店設(shè)施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。
(6)會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括：住宿費(fèi)、餐費(fèi)、會場租賃費(fèi)、文件印刷費(fèi)、車旅費(fèi)等。
(7)發(fā)布會議通知。各項(xiàng)會議準(zhǔn)備工作基本就緒后，應(yīng)盡早發(fā)出開會通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認(rèn)。
(8)制定會議須知。內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假制度、作息時間及其他注意事項(xiàng)等。會議須知是否制定可視會議情況而定。
(9)布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式，日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等;培訓(xùn)班類型的會議會場布置多為設(shè)置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠(yuǎn)離門的高于離門近的等規(guī)律。
(10)制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。
(11)了解與會者的基本情況。與會者基本情況
�。簡挝�、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達(dá)時間、抵達(dá)方式、日程安排等。
(12)落實(shí)檢查會場的情況及其他事項(xiàng)。會場情況：照明、擴(kuò)音、服務(wù)、錄音、會場鮮花等，會議資料的分發(fā)及擺放。
(二)會中接待工作
(1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。
(2)安排好與會者開會期間的食宿。
(3)會議進(jìn)行時密切關(guān)注會場設(shè)施設(shè)備(照明、擴(kuò)音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運(yùn)行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。
(4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。
(三)會后工作
(1)征求與會者對接待工作的意見，并做好記錄。
(2)將訂購的返程票交到與會者手中。
(3)協(xié)助與會者結(jié)算費(fèi)用。
(4)落實(shí)返程安排及送行車輛并送站。
(5)通知來賓單位接站。
(6)將會議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會議記錄的格式：會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人，會議記錄內(nèi)容：會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等。
(7)印發(fā)會議紀(jì)要、會議決定事項(xiàng)通知。
企業(yè)會議方案8
如何提高辦公效率、節(jié)省時間與經(jīng)費(fèi)、縮短決策周期等，這都是每個企事業(yè)所關(guān)心的焦點(diǎn)。隨著視訊編碼、寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，正成為互動多媒體發(fā)展的催化劑。下圖的視訊平臺系統(tǒng)就能夠很好的解決企事業(yè)所關(guān)心的問題。
平臺系統(tǒng)是集視頻會議系統(tǒng)、直播點(diǎn)播系統(tǒng)和im即時通訊系統(tǒng)于一體的網(wǎng)絡(luò)平臺，此三系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，為用戶提供即時性、交互性、安全性和可靠性的網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，遠(yuǎn)程協(xié)作辦公等，解決用戶信息的實(shí)時溝通與信息交流。三系統(tǒng)即相互獨(dú)立，又互聯(lián)互通。
為了提高系統(tǒng)容量，采用分布式的設(shè)計構(gòu)架，所有的服務(wù)器在邏輯上相互獨(dú)立，空間分布上可以靈活部署。服務(wù)器之間通過網(wǎng)絡(luò)相互連接，共同構(gòu)成一個統(tǒng)一的整體為客戶端服務(wù)。在這個網(wǎng)絡(luò)中完成了復(fù)雜了同步機(jī)制、單點(diǎn)崩潰災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，具有良好的擴(kuò)展性。一個新的用戶登錄服務(wù)器可以動態(tài)無縫地加入或退出這個網(wǎng)絡(luò)，為支持大容量用戶奠定了很好的基礎(chǔ)。另外網(wǎng)絡(luò)的適應(yīng)性非常強(qiáng)，不管是專線網(wǎng)絡(luò)還是非專線網(wǎng)絡(luò)、或者是混用網(wǎng)絡(luò)，本系統(tǒng)都可以輕松實(shí)現(xiàn)信息的交流與溝通。
系統(tǒng)的遵循高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，具有技術(shù)上的先進(jìn)性和前瞻性。對于系統(tǒng)架構(gòu)，各種業(yè)務(wù)模型的設(shè)計充分考慮今后業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，包括對各種新業(yè)務(wù)需求的提出和新規(guī)則的制定。系統(tǒng)采用三層體系結(jié)構(gòu)，即核心層、接入層和應(yīng)用層。
核心層架構(gòu)服務(wù)器體系，有im服務(wù)器、p2p直播點(diǎn)播服務(wù)器、視訊會議系統(tǒng)服務(wù)器、服務(wù)器的控制臺和節(jié)目制作中心等，平臺的架構(gòu)主要是為接入層提供穩(wěn)定、快速的信息存取。核心層在整個平臺中起到一個支撐作用。
整個系統(tǒng)的核心層采用全交換體系結(jié)構(gòu)設(shè)計，大容量、高穩(wěn)定性的viewpoint8620視訊交換平臺，h.320/h.323混合接入，并且具有完善的會議控制功能和數(shù)據(jù)會議功能。各分會場采用的華為公司高檔型的viewpoint8020plus和viewpoint8030mbox終端，同時具有2mip速率和e1接入能力，和廣州總局的ip桌面終端混合組網(wǎng)，形成一個虛擬會議大廳，使得各級分局之間能有一個實(shí)時、高效、安全的行政視訊系統(tǒng)。此系統(tǒng)建成以后，廣東郵政利用其實(shí)現(xiàn)內(nèi)部會議的召開，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程員工培訓(xùn)，省去了很多路途的.勞頓，提高了郵政各部門的工作效率。
接入層是系統(tǒng)平臺的延升，它也稱為從服務(wù)器，主要作用是從核心層提取信息傳達(dá)到應(yīng)用層，為應(yīng)用層提供更快速的信息存取，保證數(shù)據(jù)的實(shí)時性。
應(yīng)用層就是最終用戶，可以是大型會議室、小型會議室、普通電腦終端用戶等，為用戶提供更直接方便的接入。為用戶提供隨時隨地信息的溝通與交流。
系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)
能讓視訊技術(shù)成為21世紀(jì)最富有想象力的朝陽產(chǎn)業(yè)關(guān)鍵，除了用戶日益增長的需求，寬帶網(wǎng)絡(luò)的普及、內(nèi)容和服務(wù)提供商的創(chuàng)新之外，技術(shù)和商業(yè)模式問題將成為重中之重。一方面，在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行流暢的視頻、音頻、數(shù)據(jù)和流媒體的傳輸使視訊產(chǎn)品得到充分空間；另一方面，視訊市場已經(jīng)形成一個好的商業(yè)模式，來解決視訊產(chǎn)品完整產(chǎn)業(yè)鏈的建立，視訊產(chǎn)業(yè)也將成熟和壯大�？傊�(dāng)企業(yè)或政府單位架構(gòu)視訊平臺系統(tǒng)以后，信息的溝通與交流必將不受區(qū)域與時間限制，加強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)部溝通，提高工作效率，使公司在開展業(yè)務(wù)時能夠更加安全、快捷、準(zhǔn)時、高效。
1.視頻功能：系統(tǒng)采用mpeg-4標(biāo)準(zhǔn)的視頻壓縮技術(shù)，具有高清晰的圖像。在具有獨(dú)享384k或以上帶寬時，能為用戶提供穩(wěn)定的清晰視頻圖像；具備多種顯示模式，雙流合一功能；在自由模式下可以相互自由察看視頻，每個用戶一次最多可以查看16路視頻；不僅可以遙控本機(jī)的攝像頭，并且主持人還可以遠(yuǎn)程遙控任意一會場的攝像頭，可遠(yuǎn)程對攝像機(jī)鏡頭進(jìn)行光圈、焦距、景深等控制；可以對云臺進(jìn)行全方位的控制。
2.音頻功能：系統(tǒng)利用在業(yè)界領(lǐng)先的音頻壓縮技術(shù)，在國內(nèi)首次研發(fā)出多人混音的音頻效果。用戶在開會過程中對用戶的混音路數(shù)無限制，所有與會者可以同時聽見多個發(fā)言人的聲音，讓溝通更加流暢。并且在并發(fā)的各會議室內(nèi)都可以進(jìn)行多路混音，并且各會議室之間相互不會產(chǎn)生干擾。
3.數(shù)據(jù)功能：白板功能支持使用手寫筆直接在白紙上進(jìn)行書寫輸入，其他所有會議成員可以在白板上同步接收并進(jìn)行編輯修改。在文字討論區(qū)，會議成員可以與全體人員或某個人進(jìn)行文字交談，當(dāng)選擇對一個人發(fā)送信息時，其他會議成員則不能看到。系統(tǒng)擁有豐富的數(shù)據(jù)共享功能，支持電子白板、文檔共享、web共享、協(xié)同瀏覽、桌面共享、文字討論、資料分發(fā)等功能。
4.同步錄制：同步錄制視頻、音頻，計算機(jī)動態(tài)屏幕，即可將主講人的圖像、聲音和所講解的課件、講稿、鼠標(biāo)操作軌跡以及電子白板上書寫的內(nèi)容等計算機(jī)屏幕上所顯示的內(nèi)容同步錄制到一個文件中。
5.實(shí)時直播：可通過單播或多播方式將現(xiàn)場的視頻、音頻、計算機(jī)動態(tài)屏幕在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行實(shí)時直播，用戶可通過系統(tǒng)客戶端軟件同步接收到現(xiàn)場的視頻、音頻和計算機(jī)動態(tài)屏幕信息。
6.文件下載：錄制后的文件存放在錄播服務(wù)器上，服務(wù)器內(nèi)置ftpserve，用戶可以將文件下載到本地播放或上傳到其它vod平臺發(fā)布。
7.后期編輯：錄制好的文件可以通過軟件進(jìn)行編輯剪輯，編輯后的文件不影響視頻、音頻和計算機(jī)動態(tài)屏幕的同步。
網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)是從單媒體到多媒體、再到互動媒體時代，本系統(tǒng)將即時通訊系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)、數(shù)據(jù)會議系統(tǒng)、ip電話等功能綜合考慮，建設(shè)成一個覆蓋全省交通領(lǐng)域、滿足系統(tǒng)內(nèi)部人員的溝通、培訓(xùn)、協(xié)同辦公的一個大平臺。系統(tǒng)性能穩(wěn)定、實(shí)用，對直播條件要求不高。所以，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)視頻直播、廣播，同時很容易實(shí)現(xiàn)在internet網(wǎng)上進(jìn)行視頻直播。通過網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)直播會議現(xiàn)場實(shí)況、電視轉(zhuǎn)播、會議內(nèi)容等以前只能通過電視臺實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)場直播。以web為基礎(chǔ)的管理方式使系統(tǒng)管理也變得容易，強(qiáng)有力的系統(tǒng)管理和可伸縮性能力，使本系統(tǒng)可以向成千上萬的桌面用戶廣播。
應(yīng)用領(lǐng)域
1.政府市場領(lǐng)域
政府的會議頻繁、與會人員眾多，資料的達(dá)要求實(shí)時，常常是上百個人在一個會場中與異地會場開會。這類會議就需要高穩(wěn)定性的視訊技術(shù)系統(tǒng)和很高的帶寬保障機(jī)制，在互聯(lián)互通方面最多的考慮是上下級網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)間的互通。另外就是政府領(lǐng)導(dǎo)及上下級之間要進(jìn)行溝通、實(shí)時交流、協(xié)同辦公時、文件傳達(dá)等。辦公人員可以利用即時通訊系統(tǒng)實(shí)時隨時隨地的進(jìn)行文字消息、多人群聊，消息群發(fā)、傳送文件、音頻視頻對話、截屏等。辦公人員之間可以在任何地點(diǎn)、任何時間進(jìn)行即時交流，真正實(shí)現(xiàn)政府辦公協(xié)同工作。另外在壟斷性質(zhì)的大型企業(yè)領(lǐng)域中對視訊產(chǎn)品的要求也是非常迫切。
2.大型企業(yè)市場
在如今的經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)必須尋求種利用更少的資源來完成更多任務(wù)的策略。其實(shí),降低出差開支、減少出差時間和降低由于出差帶來的危險性并不是使用視訊系統(tǒng)的唯一原因。由于視頻會議允許用戶在可視的情況下交換信息，因而它幾乎能夠應(yīng)用于任何情況下，提高通信的質(zhì)量和效率。無論是用于傳達(dá)產(chǎn)品介紹、銷售活動、員工培訓(xùn)、管理信息還是增強(qiáng)分散地的協(xié)作計劃，視頻會議都日益成為一種能帶來競爭優(yōu)勢的實(shí)用工具。隨著計算機(jī)硬件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，一方面基于ip網(wǎng)絡(luò)的視頻會議系統(tǒng)有了速度更快、運(yùn)行更穩(wěn)定的系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺，現(xiàn)在用戶可以選擇網(wǎng)絡(luò)的帶寬從原來的64k發(fā)展到10m甚至更高；另一方面從設(shè)備購置、系統(tǒng)運(yùn)行等方面，用戶的負(fù)擔(dān)已經(jīng)大幅度降低，使得視頻通信逐漸走下神壇，其用途將會越來越多。
在企業(yè)應(yīng)用方面，很多具有分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)都有架構(gòu)視訊平臺系統(tǒng)的需求。這類會議系統(tǒng)更多的應(yīng)用是小型的討論會議性質(zhì)，會場比較小，與會人員不多。由于帶寬價格在當(dāng)前還是企業(yè)信息化成本的一個重要部分，如何實(shí)現(xiàn)更低帶寬下更高的視頻傳輸是企業(yè)所關(guān)注的。企業(yè)級會議也需要數(shù)據(jù)會議的配合，實(shí)現(xiàn)電子圖表傳輸、文件共享等應(yīng)用。另外企業(yè)市場用戶的人員流動性比較大，分支機(jī)構(gòu)較多，企業(yè)可以利用視訊產(chǎn)品來減少分支機(jī)構(gòu)返回總部次數(shù)，為企業(yè)節(jié)省時間與費(fèi)用。還可以利用即時通訊系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時信息的溝通；利用直播點(diǎn)播系統(tǒng)進(jìn)行會議精神的傳達(dá)。保證所需人員都可以得到實(shí)時、準(zhǔn)確的信息。
3.小型企業(yè)市場
企業(yè)信息化是近年熱點(diǎn)，而中小企業(yè)由于技術(shù)、資金、人力等方面的限制，信息化進(jìn)程始終緩慢，相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，截至XX年，近60%的中小企業(yè)還未建立自己的網(wǎng)站，而利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行交易的中小企業(yè)只有12%。全球電子商務(wù)飛速發(fā)展，占全國企業(yè)總數(shù)99%的中小企業(yè)對信息化的需求可想而知。通過提供先進(jìn)的技術(shù)、專業(yè)的建設(shè)維護(hù)、低廉的租賃，助力中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化。這一模式以商用用戶為目標(biāo)，具有多方延展與推廣價值，作為增值業(yè)務(wù)也具有極大發(fā)展?jié)摿ΑＫ裕⌒推髽I(yè)用戶對視訊產(chǎn)品處于一種觀望的態(tài)度。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，相信小型企業(yè)市場絕對是視訊市場的主力軍，當(dāng)小型市場架構(gòu)視訊產(chǎn)品以后，對于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益是非常明顯。
公司在國內(nèi)得到了蓬勃的發(fā)展，國內(nèi)的各行各業(yè)都對視訊業(yè)務(wù)提出了強(qiáng)烈的需求，遠(yuǎn)程視訊網(wǎng)絡(luò)待建項(xiàng)目有增無減，市場需求呈增長勢頭。
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