調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)工作調(diào)研報告
調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)工作調(diào)研報告
改革開放以來，調(diào)查隊系統(tǒng)電子化建設(shè)得到了快速發(fā)展，但同時也給我們管理上帶來了一些問題，如檔案電子化建設(shè)至今還是一項空白，需引起各級調(diào)查隊領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并采取切實可行的措施加以解決。筆者對此問題進行了實地調(diào)查研究，在此談?wù)勛约旱囊恍┐譁\看法。
一、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的必要性
所謂調(diào)查隊檔案電子化，是指各級調(diào)查隊在工作中，以數(shù)字形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)母鞣N數(shù)據(jù)、文件、資料，通過整理并直接形成有價值的歷史記錄。它具有存儲量大，涉及內(nèi)容廣，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點。它是現(xiàn)代社會信息化檔案的重要組成部分，亦是現(xiàn)階段各級調(diào)查隊辦公自動化系統(tǒng)建立的起點和基礎(chǔ)。搞好電子化檔案建設(shè)不僅能提高辦公自動化建設(shè)水平，也能促進整個調(diào)查隊工作效率和管理效率的提高。因此，加快調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)已是當(dāng)務(wù)之急，必須引起各級調(diào)查隊領(lǐng)導(dǎo)的重視。
二、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題
近年來，隨著調(diào)查隊系統(tǒng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、互連網(wǎng)的開發(fā)使用，提高了辦公效率，節(jié)約了人力、物力和財力。但是，對電子文件資料和調(diào)查數(shù)據(jù)的管理歸檔工作卻落后于電子化的發(fā)展及普及速度，仍停留在紙質(zhì)檔案歸檔和自行的電子備份，在管理上仍沒有效的辦法。主要有以下五個方面的問題需要關(guān)注：
1、電子文檔處理軟、硬件難統(tǒng)一。當(dāng)前我國it行業(yè)競爭加劇，不同載體、格式、設(shè)備環(huán)境的新產(chǎn)品層出不窮，為使用者提供了更多的選擇余地。而對需要長期保存的電子檔案來說，在不同機型、軟件、硬件等環(huán)境下，通用性差，彼此之間不兼容，在資源共享和公共檢索等方面表現(xiàn)出明顯的局限性。加之計算機更新?lián)Q代快，對于需要長期歸檔保存的電子數(shù)據(jù)來說，設(shè)備依賴性造成的問題會更加突出。如十年前的5寸軟盤出現(xiàn)保管完好的電子文件找不到讀取設(shè)備的問題。
2、軟件、數(shù)據(jù)歸檔難成體系。目前，調(diào)查隊系統(tǒng)各項業(yè)務(wù)都實行了電算化、網(wǎng)絡(luò)化傳輸管理，由于業(yè)務(wù)軟件升級頻繁，且在安裝使用之前，都會配發(fā)系統(tǒng)軟件、軟件程序及其全套資料，給歸檔管理帶來了較多困難。表現(xiàn)突出的問題：一是系統(tǒng)升級程序、補丁程序直接升級安裝，沒有留下程序檔案，使原始程序與后來程序脫節(jié)；二是業(yè)務(wù)人員經(jīng)常輪崗，不同人員在不同時期參加程序使用或者升級培訓(xùn)后，未進行集中統(tǒng)一管理；三是由于業(yè)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫文件所占用的磁盤空間大，用一般軟盤難以進行保存，從而使業(yè)務(wù)軟件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔管理不成體系。
3、電子文件資料歸檔管理滯后。一方面，由于現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)中，電子數(shù)據(jù)資料的制發(fā)、使用與檔案管理是分開進行的，電子檔案的收集整理工作是在電子文件資料的產(chǎn)生之后進行的，導(dǎo)致電子文件資料的歸檔工作滯后于產(chǎn)生傳播速度；另一方面由于目前調(diào)查隊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料大多在通過電子文書傳播的同時，為了增強文書的真實性，仍然打印成紙質(zhì)的作為執(zhí)行依據(jù)，形成紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料版本與電子版本同時并存的現(xiàn)象。
4、電子文件資料容易被刪改。檔案只有具備原始性和真實性，才能具有法律意義上的憑證作用。對于調(diào)查隊業(yè)部門的調(diào)查數(shù)據(jù)、調(diào)研報告、人事檔案、財務(wù)檔案等統(tǒng)計資料來說，電子數(shù)據(jù)的真實性涉及到國家的宏觀調(diào)控、經(jīng)濟預(yù)測、領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考依據(jù)，必須十分真實。而電子文件資料的易刪改性使信息資料面臨著被隨意改動、刪除和剪接的可能性，容易造成信息失真，又不會留下任何痕跡。
5、檔案設(shè)備和人員素質(zhì)均有差距。由于電子文件資料的存儲介質(zhì)如軟盤、光盤屬于高分子化合物，易受外界環(huán)境變化的干擾，磁場、雷電、周圍環(huán)境溫度、濕度改變等各種自然現(xiàn)象都可能對電子文件資料造成不良影響，破壞介質(zhì)上的信息。目前，調(diào)查隊系統(tǒng)有檔案室的隊極少數(shù)，基本上是數(shù)據(jù)、文件檔案在各科室自行保管，使用的檔案設(shè)備與電子檔案所需標準相差甚遠，容易導(dǎo)致電子檔案破壞。與此同時，在電子檔案的管理上，既不是傳統(tǒng)的檔案管理人員能夠勝任，也不是科技人員可以替代，它需要管理人員既具備檔案管理的基礎(chǔ)知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握電子計算機技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。
三、調(diào)查隊檔案電子化建設(shè)的對策
面對電子化的飛速發(fā)展和普及，各級調(diào)查隊領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以高度的責(zé)任感和使命感努力解決電子化檔案建設(shè)工作中的實際問題，為未來檔案工作電子化、信息化的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
一要采用先進技術(shù)，確保歸檔電子文件真實性。對電子文件的制發(fā)，建議由其上級部門設(shè)計出專用程序進行管理，使文件從草擬、審閱到領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，都建立一套完整的可控制系統(tǒng)，建立加密的機內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作。這樣既能保證電子文件的真實性，又可使文件資料形成過程真實記錄下來，展現(xiàn)出歷史原貌。在日常工作中應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。
二要加強部門之間協(xié)調(diào)配合，確保文件資料收集完整性。調(diào)查隊各部門要根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點，對各類電子文件格式進行統(tǒng)一要求，這樣既方便信息的匯聚接收，又利于電子文件資料的歸檔管理，還能保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。特別是內(nèi)部之間要加強配合，對自身產(chǎn)生的電子文件資料盡可能地轉(zhuǎn)換成歸檔所需格式，如word、excel文件格式。此外，由科技人員協(xié)助負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件資料歸檔，解決信息存儲載體分離，脫機保管信息，無疑是最佳歸檔途徑之一，進而提高電子檔案的完整性。
三要不斷完善檔案信息采集功能，達到完整統(tǒng)一要求。檔案管理人員應(yīng)該積極參與辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)用，根據(jù)檔案管理的要求提出相應(yīng)的設(shè)計要求，以便于檔案信息的采集整理。同時，對于檔案重要組成部分的機關(guān)文件管理系統(tǒng)設(shè)計時，力求使文件資料的形成制發(fā)與分類歸檔同步進行，讓系統(tǒng)根據(jù)事先擬定的歸檔范圍將有價值的文件自動備份保存下來，避免重復(fù)勞動帶來的資源浪費。與此同時，對業(yè)務(wù)軟件的補丁、升級程序，操作人員要及時向檔案人員報備，及時進行歸檔和管理，以避免工作人員崗位流動帶來的信息轉(zhuǎn)移丟失。
四要注重做好電子檔案安全防護工作，實現(xiàn)電子檔案安全性。目前調(diào)查隊系統(tǒng)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)雖實行了物理隔離，但部分員工從互聯(lián)網(wǎng)上下載的資料中可能藏有各類病毒，造成危害。對此，一方面科技部門和信息管理部門要加強計算機安全管理，經(jīng)常檢查，密切監(jiān)控，定期發(fā)布病毒預(yù)警公告，防范互聯(lián)網(wǎng)病毒在內(nèi)聯(lián)網(wǎng)上惡意漫延傳播；另一方面檔案人員在進行電子文件資料歸檔鑒定工作時，要認真進行查毒、殺毒，通過檢測處理后方可歸檔保存。
五要搞好庫房建設(shè)，切實提高人員素質(zhì)。在電子檔案管理工作中應(yīng)特別注意選用質(zhì)量好、可靠性高的存貯介質(zhì)，以延長存儲時間。對存放在存貯介質(zhì)上的電子檔案資料應(yīng)寫好保護，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所，對需要永久、長期保存的電子文件資料，要制定嚴格的定期復(fù)制管理制度，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息的丟失。出于風(fēng)險防范的目的，電子檔案一般要采用雙備份制，在檔案庫房和計算機中心各存放一套，確保不受到損壞、數(shù)據(jù)丟失或單方面修改數(shù)據(jù)。與此同時，還要全力抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強對電子文件制作和檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高從業(yè)人員的素質(zhì)和責(zé)任心，擔(dān)負起電子文件資料歸檔工作的重任。
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