物管工作調(diào)研及下步的計劃報告
物管工作調(diào)研及下步的計劃報告
為打造廣浩企業(yè)品牌，運用現(xiàn)代管理手段，建立具有標準化、程序化和規(guī)范化的管理體系，提高企業(yè)戰(zhàn)略，宏觀調(diào)控經(jīng)營，共創(chuàng)高效企業(yè)效益和社會效益，有力推動公司整體業(yè)務發(fā)展，根據(jù)公司董事和領導要求，本人進行了為期三周深入調(diào)研，現(xiàn)將工作調(diào)研小結如下：
一、八大優(yōu)勢
1、企業(yè)投資環(huán)境優(yōu)越，交通便利，周邊配套日趨成熟，發(fā)展?jié)摿妱拧?/p>
2、市場定位準確，產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)優(yōu)價，吸引力大，前景廣闊。
3、小區(qū)配套設施標準性高。
4、準確把握市場脈搏。
5、經(jīng)營理念鮮明——創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)生活空間，實現(xiàn)新城市主義現(xiàn)代生活。
6、企業(yè)的勝利，全賴于鐵的紀律支撐。
7、人力資源及組織體系比較完整。
8、公司董事及高層領導調(diào)控意識超前，戰(zhàn)略目標明確，拓展思維清晰。
二、十大有待改善問題
1、工程規(guī)劃、設計、施工等與物管銜接脫節(jié)，給物業(yè)管理服務留下了后遺癥，加大經(jīng)營成本，造成資源浪費。
例如：xx華庭游泳池每次清洗，水量理應自然排盡。但目前每次洗清時，池內(nèi)約40多厘米的水無法自然排放，必須用水泵配合才能抽走，這樣，既增加了人工操作的麻煩，在安全方面也受到一定影響。再如，第一、二期車位配置與住宅數(shù)量不成正比，隨著業(yè)主生活水平的提高，業(yè)主車輛逐步增多，車輛停放逐步緊張，長期如此將會導致秩序混亂。
2、營銷與物管關系脫節(jié)，公司在推銷產(chǎn)品前期，尚未按國家政策法規(guī)要求制定和簽署《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》等規(guī)范文本。對業(yè)主入住后出現(xiàn)的亂搭亂建、亂擺亂放、拒交費用等行為沒有明確的書面依據(jù)約束，這方面尚未引起足夠重視。
3、人力資源配置缺乏科學性，相關部門對物管隊伍人員的借調(diào)與共享還沒有明確計劃，操作層員工面對多頭領導遙控，在具體運作上，出現(xiàn)了錯亂局面，直接影響服務質(zhì)量。
4、縱觀三個樓盤物管服務標準，尚未達到公司基本要求。例如：xx花園公共區(qū)域死角的清潔衛(wèi)生不到位，樓梯底雜物間各種建筑垃圾依然存在；xx居休閑區(qū)噴泉處瓜果皮殼、紙屑、煙頭及塑膠袋隨地可見，噴泉中央石塊四分五裂，池溝污泥沉積，員工廚房門口及各摩托車棚下的廢舊雜物處處可見；xx華庭的廣場地面、區(qū)內(nèi)噴泉周邊地面、各樓梯入口地面、車庫墻面等清潔開荒馬虎，水泥渣漬、白涂料漬等斑斑可見，接靠會所鋪面的物件亂擺亂放，占道經(jīng)營嚴重，各門面招牌大小不一，亂張亂貼處處可見；從創(chuàng)藝裝飾部往北面的工商銀行一帶鋪面的環(huán)境衛(wèi)生非常糟糕，在某種程度上，嚴重影響了小區(qū)良好容貌。
5、綠化管理方面，對枯枝黃葉修剪無計劃進行，對長短不一的草皮沒有重視修剪，對多處殘缺空白、黃土裸露不及時補種，對行人踐踏的綠化植物無標識提示，養(yǎng)護專業(yè)水平一般。
6、安全管理意識一般，對區(qū)內(nèi)各人工湖、溪流及裝修作業(yè)施工現(xiàn)場無任何安全提示或警告標識。
7、在設備設施管理維護方面，沒有規(guī)范設備臺帳和歷史記錄，所有樓盤的路燈無編號。如：xx花園若干車庫門鎖被人敲壞，門扇敞開無人重視關上及維修；泳池機房無鎖，房門經(jīng)常打開而無人重視，進入泳池區(qū)的小孩可隨意進入機房捉迷藏，時刻存在安全隱患。
8、保安隊伍紀律散漫，應變能力差，崗位工作馬虎應付，禮節(jié)禮貌、服務態(tài)度、方式方法等工作意識淡薄，整體形象較差，戰(zhàn)斗力弱。如：崗位當值隊員在吃飯時間出現(xiàn)空崗，引起相關部門不滿而投訴；若干隊員正規(guī)著裝在xx華庭管理處大廳內(nèi)抽煙；各崗亭當值保安隊員對公司領導、各部門負責領導、小區(qū)業(yè)主、參觀看樓顧客進進出出，不理不睬；對外來人員進出小區(qū)沒有監(jiān)控；巡邏保安對裝修工人不規(guī)范搬運材料和倒放垃圾嚴重影響小區(qū)容貌衛(wèi)生視而不見；隊伍訓練著裝款式不統(tǒng)一，整體局面較為混亂，隊伍建設有待整頓。
9、在客戶服務方面，從熱情待客及工作形象上看，xx華庭管理處前臺工作可以，xx居和xx花園前臺待客工作一般。在房屋檔案資料的建立、服務質(zhì)量體系的建立（含投拆處理機制建立）、財務收費體系的建立，包括日常各種管理規(guī)章建立等基礎工作，尚未形成系統(tǒng)化、標準化。尤其在物業(yè)資料管理與財務收費管理方面，還停留于手工作業(yè)原始方式，工作效率較低。
10、從物業(yè)管理整體隊伍上看，土氣低落，人員素質(zhì)參差不齊，業(yè)務培訓及績效考核機制尚未鋪開，整體業(yè)務素質(zhì)較差，專業(yè)水準較低。尤其是各專業(yè)班組缺乏實操經(jīng)驗，加上監(jiān)督力度不足，在管理上出現(xiàn)了較多盲點，由于工作權責模糊不清等原因，導致了各部門各自為政的傾向，組織架構及崗位架構有待調(diào)整。
三、工作計劃
根據(jù)現(xiàn)有物業(yè)管理狀況及存在問題，建議以下改善：
1、建立規(guī)范管理體系，實行有效資源整合。從公司發(fā)展戰(zhàn)略高度出發(fā)，避免低檔次管理服務接管高檔次樓盤之嫌，讓xx的品牌有力地推動各項目發(fā)展，建議成立“廣浩物業(yè)管理服務有限公司”，在物管全盤運作上，以xx華庭作為人力資源培訓和輸出基地，統(tǒng)籌兼顧好各項目業(yè)務工作，具體整合辦法為：將現(xiàn)注冊的“xx居物業(yè)管理有限公司”營業(yè)執(zhí)照申報改為“xx物業(yè)管理服務有限公司”，新品牌定位于xx華庭重點項目，申報注冊登記下屬項目管理處。即“xx物業(yè)管理服務有限公司xx華庭管理處”、“xx物業(yè)管理服務有限公司xx居管理處”、“xx物業(yè)管理有限公司xx花園管理處”。今后的項目發(fā)展和命名，按此類推。
2、精簡機構，合理調(diào)配。規(guī)范的企業(yè)，必須具備現(xiàn)代化管理手段，而現(xiàn)代化的管理手段主要體現(xiàn)在“管理體系現(xiàn)代化”和“管理工具現(xiàn)代化” 。為有效實施各方面工作，根據(jù)物業(yè)管理行業(yè)工作職能，并結合xx實際情況，現(xiàn)擬作以下整合：
a.在董事長的領導下，以董事總經(jīng)理為企業(yè)負責制，由物業(yè)總監(jiān)統(tǒng)籌調(diào)控xx屬下各物業(yè)管理項目經(jīng)營運作，直接對董事總經(jīng)理負責。
b.各物業(yè)管理項目負責人（管理處經(jīng)理或管理處主任的命名待定）具體負責和執(zhí)行本項目工作事務，直接對物業(yè)總監(jiān)負責。根據(jù)項目物業(yè)規(guī)模情況，下設各班組，切實做好定崗、定員、定編工作，實行專業(yè)上崗，在近期內(nèi)，逐步組建一支精干的、專業(yè)化的物業(yè)管理隊伍。
c.層級管理，權責分清，制定明確工作質(zhì)量指標，并將具體工作落到實處，責任到人。
d.設置明確管理組織架構和崗位架構（兩種架構圖附后）。
3、根據(jù)各部門職業(yè)工種，在作業(yè)上按預定工作效率目標、質(zhì)量目標和成本目標執(zhí)行工作，定期評估考核，抓好監(jiān)控工作。
4、打好工作基礎，逐步建立完善的三級管理文件。即“管理文件”（質(zhì)量手冊）、“作業(yè)流程”（程序文件）、“執(zhí)行文件”（規(guī)范表格），使之形成系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化。
5、實行管理處經(jīng)理（主任）負責制和各崗位責任制。
6、提高管理檔次，樹立良好企業(yè)形象，對小區(qū)房屋、設備、住戶檔案資料及財務收費等管理，運用物業(yè)管理專業(yè)軟件操作，實行電腦化管理，提高工作效率。
7、在內(nèi)部管理上，建立良好監(jiān)督機制。對內(nèi)部各種任務落實，必須跟蹤驗證，以xx華庭為指揮中心，負責監(jiān)控及信息反饋等工作，按工作量化指標，建立完善的服務質(zhì)量體系運行評估工作，對客戶投拆、設備運行、安全服務、環(huán)境服務、維修服務等職能板塊工作做好統(tǒng)計分析、日檢、周報、月報等要求準時準確，軟件資料的管理標識明確，立卷、辦文、歸檔、存放、規(guī)范有序，對管理的追溯，有依有據(jù)。在監(jiān)督控制上，根據(jù)每周工作情況，每月定期召開服務質(zhì)量體系運行評估工作會議，對不合格的服務事項，及時采取各種糾正和預防措施，并嚴密跟蹤反饋，不斷優(yōu)化服務質(zhì)量，令公司和業(yè)主放心滿意。
8、重視培訓，提高素質(zhì)。
重點抓好公共培訓部分和部門業(yè)務專題培訓工作，以轄管三個樓盤中出現(xiàn)的實際案例為培訓教材，舉一反三，激發(fā)員工鉆研業(yè)務興趣，努力提高全體員工業(yè)務素質(zhì)。
9、獎懲分明，優(yōu)勝劣汰。增強員工危機意識，對業(yè)務能力差，經(jīng)反復培訓仍停留于落后狀態(tài)，工作紀律馬虎散漫，違紀違規(guī)或損害公司利益及形象的低劣員工，必須按章處理；對表現(xiàn)優(yōu)秀、管理卓越或在季度年度中榮獲“服務之星” 的好員工，經(jīng)董事及公司領導認可后，給予獎勵和表彰，提高員工的自豪感和職業(yè)感和歸屬感，增強員工和團隊的戰(zhàn)斗力。
10、開源節(jié)流，控制成本。在原有資源基礎上，嚴格控制各項費用開支，凡屬一切經(jīng)費開支，必須按計劃報批執(zhí)行，嚴格控制辦公物品和各種物料合理使用，抓好水電公用支出和相關節(jié)能工作，實行公司資源共享。加大對物業(yè)管理收費和停車收費的追繳力度，切實提高收繳率，對長期欠費“釘子大戶”緊密跟蹤，共同維護公司經(jīng)濟利益，經(jīng)多次溝通仍無法妥善解決的，必要時采取相應法律途徑進行追討。大力拓展有償服務，增加經(jīng)營收入，彌補經(jīng)費不足部分，密切注視月度、季度、年度支出數(shù)據(jù)對比，確保財務收支良性循環(huán)。
11、強化工作協(xié)調(diào)，促進團隊合作。以總經(jīng)辦或行政人事部為牽頭組織，由物業(yè)公司負責擬案，對物業(yè)的竣工驗收、接管、移交、包括營銷業(yè)務關聯(lián)等工作，必須有密切的溝通協(xié)調(diào)，對相關任務的調(diào)度或協(xié)調(diào)，必須有明確的《工作任務單》或《工作聯(lián)絡單》，對每個環(huán)節(jié)的工作均有時效約束，對已完成的工作驗證，雙方必須簽字認可，將明確的“工作調(diào)度（反饋）流程圖”納入公司制度化，避免工作上出現(xiàn)扯皮拖拉現(xiàn)象，確保公司正常運作。
12、規(guī)范物管文本，協(xié)調(diào)銷售業(yè)務。編制《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》、《管理公約》，《裝修管理規(guī)定》、《住宅質(zhì)量保證書》和《住宅使用說明書》等規(guī)范的物管文本，按房地產(chǎn)行業(yè)慣例操作要求，使管理經(jīng)營有章可循、有法可依。
13、重視窗口服務，作業(yè)指引清晰。為方便業(yè)主業(yè)務辦理，將重要的如“業(yè)主收樓手續(xù)辦理流程圖”和“裝修手續(xù)辦理流程圖”等精裝制作，并公示于客戶服務中心大廳，這樣既方便業(yè)主閱示，也利于員工操作。
14、《議事日程》明確，行政統(tǒng)籌到位。在日常事務統(tǒng)籌中，忙而不亂，頭緒分清。例如：行政例會時間規(guī)定、工作計劃及總結上交時間規(guī)定、費用收繳情況報表上交時間規(guī)定、每月服務質(zhì)量評估分析會時間規(guī)定、各部門用資計劃上交時間規(guī)定、辦公用品使用計劃上交時間規(guī)定、維修材料采購計劃上交時間規(guī)定、業(yè)主每月入住情況報表上交時間規(guī)定、小區(qū)物業(yè)綜合例檢時間規(guī)定等，均列入公司的議事日程。
15、規(guī)范員工著裝，樹立公司形象。按各部門工作性質(zhì)，統(tǒng)一配置工衣，規(guī)范員工穿戴，樹立良好形象。
16、規(guī)范公司財產(chǎn)和物資管理，維護公司利益。對公司物料物資和各種器械妥善管理，專人負責，定期清倉查庫，嚴格按倉庫物資管理規(guī)定，做到帳物相符、帳帳相符，杜絕各種財產(chǎn)物資流失和損失。
17、高度企業(yè)戰(zhàn)略，階段達成效果。
a)在三個月內(nèi)（20xx年8月至10月），有效克服“臟、亂、差”現(xiàn)象，使三個樓盤整體環(huán)境容貌發(fā)生“一小變”。
b)在半年內(nèi)（20xx年8月至20XX年1月），使xx物業(yè)管理全盤運作完全步入正軌。
c)在一年內(nèi)（20xx年8月至20XX年7月），基本按ISO國際化標準模式導入物業(yè)管理體系，為公司的認證和創(chuàng)建示范工作打下扎實基礎，無論在隊伍建設或小區(qū)管理上達到“一中變”。
d)在一年半內(nèi)（20xx年8月至20XX年1月），正式通過ISO認證，無論從管理或服務上達到系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化、科學化；以國家示范小區(qū)為標準要求，將xx華庭管理項目創(chuàng)建成為市級“示范住宅小區(qū)”稱號。
e)在兩年內(nèi)（20xx年8月至20XX年7月），將xx華庭管理項目創(chuàng)建成為省級“示范住宅小區(qū)” 稱號，在中山物業(yè)管理領域中受到地方政府和同行的認可。
f)在三年內(nèi)（20xx年8月至20XX年7月），將xx華庭管理項目創(chuàng)建成為國家級“示范住宅小區(qū)”，使廣浩的企業(yè)品牌推向房地產(chǎn)行業(yè)的前列。
綜上所述，敬請董事及公司領導審核指正。我相信，在公司董事和各級領導的大力支持和精心指導下，在全體員工的共同努力下，我們將堅定不移地按總公司的發(fā)展方針和預定的戰(zhàn)略規(guī)劃拓展工作，只要我們實事求是、集思廣益、善于探討、總結創(chuàng)新，廣浩的服務品牌一定會獲得全方位的提升！
以上報告，敬請上級領導審核批示。*原公司設定組織架構圖1份附后*現(xiàn)擬定的“xx物業(yè)管理服務有限公司組織架構和崗位架構圖”各1份附后
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