項目文檔管理制度

項目文檔管理制度（通用12篇）

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　　項目文檔管理制度 1

　　一、目的

　　建立營銷中心的文檔管理制度，對項目中所有文檔進行清晰有效的分類管

　　理與控制，實現項目文檔的有序保管與規范流動，為項目文檔提供規范化的管理，提高項目的成功率，有效控制項目成本、進度、時間。

　　二、范圍

　　本文適用于營銷中心各單元、公司內配合部門及與之有關的客戶、合資公司、渠道的文檔。

　　三、原則

　　（一）定義

　　文檔包括接收、發放和內部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會議紀要、郵遞、商務運作階段文檔及其他內部文檔。

　　（二）規范明確內部文檔的編制和命名

　　（1）文件名應是文件的標題。

　　（2）標題應能直觀簡明體現文件的內容。

　　（3）每個文檔必須有一個統一的編號。

　　（4）在電子文檔的命名后面加上編號。

　　（5）文件編制應使用對應的統一文檔模板。

　　2.接收文檔控制編號

　　所有接收文檔需有統一文檔控制編號，統一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項目管理者根據實際情況確定，建議體現接收日期的信息。

　　3.明確項目文檔的使用制度

　　（1）在項目前，應建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員,文檔控制員。明確所有文檔的.編號、收發登記操作，及受控等級。

　　（2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統一接收。加蓋或記錄接收日期（時間）。賦予文檔控制編號。

　　記錄輸入文檔中心數據庫，保存原件。

　　（3）明確發送文檔的管理程序加蓋或記錄發送日期（時間）。記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。發送后由文檔控制員統一記錄歸檔。

　　（4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關規定

　　（5）文檔借閱登記和保密規定原則上嚴禁文檔原稿進行借閱。借閱副本應進行登記，加蓋副本章。副本銷毀的規定。限期返還原件的規定。

　　（6）電子文檔的共享規定

　　4.明確文檔的歸檔存放

　　（1）建立紙面存儲和電子件存儲兩套相對應的文檔管理系統，附表一《項目文檔歸檔結構》。

　　目錄結構見

　　（2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標書、合同、方案、會議紀要等分類。

　　四、文檔提交

　　（一）外埠部門提交部門的文檔，經過審核后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。

　　（二）部門內部文檔定稿后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。

　　（三）部門對外交流或是與項目單位匯報、溝通所提交的文檔，經過溝通、匯報后整理成終稿的，由文檔負責人及時提交到文檔管理人員備案、存檔。

　　（四）部門外埠工作人員與項目單位交流、溝通時準備的文檔或是會議紀要定稿后提交部門領導，經部門領導審核后報文檔管理人員備案、存檔。

　　（五）備忘錄或是會議紀要以周為單位提交文檔；建設方案、PPT、規劃、設計等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規劃等文檔經過部門與項目單位確認后及時報文檔管理員備案、存檔。

　　五、具體內容

　　（一）文檔編號

　　凡項目有關的文檔，均統一編號。

　　文檔編碼方式：文檔屬性-發放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發放對象：本字段用兩位英文字母表示

　　文檔日期：本字段6位數字，表明文檔的發生時間，以便于查詢和統計。順序編號：本字段4位數字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發放對象內所有文檔的順序號。

　　文檔密級：本字段1位數字，表明了文檔的保密級別。

　　0級代表機密，項目經理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項目組核心成員閱讀2級代表內部公開，項目組所有成員閱讀3級代表公開，所有項目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析報告發票用戶分析報告普查報告合作意向書手冊會議紀要備忘錄建設方案計劃解決方案答復項目制度報表合同招投標文件表2文檔接收對象字段對照發放對象簡寫發放對象簡寫客戶項目組內部合作方部門內部合資公司渠道公司內部供應商

　　（二）文檔的存放

　　項目文檔分別建立電子和紙面件檔案。

　　紙面文檔按文件的屬性、分類存放，并填寫《文件存放控制表》進行存放、借閱登記。

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　　一、檔案資料的管理規定

　　1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統一管理制度。

　　2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。

　　4、所有業務合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業務部、財務部存檔,各業務部每月整理匯總合同清單。

　　5、圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;

　　2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料;

　　3、各部門例會和重要會議的.會議紀要;

　　4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的調用原則及規定

　　1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。

　　2、調用本部門文檔,須經本部門經理申批。

　　3、調用外部門文檔,經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。

　　4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔,違者按情節輕重予以處罰。

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　　1.監理日記是監理部和監理工程師必備的專用記錄手冊，是監理工作的`重要資料。監理人員應逐日逐項認真填寫，特別是涉及變更設計、會議決定、上級指示，有關質量、進度、安全檢查、投資等有關事項，都應詳細寫入日記。

　　2.文檔管理。監理部應建立有關往來函件、電話處理、日常監理工作技術資料整理與歸檔管理的相關臺帳。所有文件收發、文檔資料均應嚴格按監理（咨詢）公司貫標工作的規定進行管理。

　　3.工程監理臺帳。各類臺帳是文件化的施工信息分類記錄，監理部應結合工程特點和內容選擇建立，以加強對內業資料的管理。

　　1)開工報告審批臺帳

　　2)工程進度臺帳

　　3)見證取樣檢驗臺帳

　　4)平行檢驗臺帳

　　5)見證檢測臺帳

　　6)旁站監理臺帳

　　7)工程變更臺帳

　　8)總監理工程師巡視記錄臺帳

　　9)驗工計價臺帳

　　10)項目管理機構要求建立的其他臺帳

　　上述各類監理臺帳必須定期記錄，記錄內容應符合各類臺帳的記錄要求和規定。監理站辦公室必須認真對臺帳進行檢查，發現問題及時糾正，確保臺帳資料的及時、完整和準確，具有可追溯性。

　　4.各類監理臺帳與監理日記、監理技術文件應能互相印證，主要內容一致，不得互相矛盾或無法對應。

　　5.對于大型鐵路綜合建設項目，監理部應建立監理日志，記錄監理部主要人員的動向和工作內容。監理日志由監理站辦公室負責填寫，總監理工程師定期審簽。

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　　根據國家檔案法和檔案管理規定，為進一步提高管理文檔工作的質量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定以下制度:

　　一、管理處電腦文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規、車輛檔案等)的存檔、收集和保管，做到完整、系統、準確。

　　二、任何人員借閱上述文件資料，須經管理處經理批準，登記日期、用途、經手人及歸還時間。

　　三、屬秘密文件的要妥善保管，不準散播其內容，不準給未經領導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。

　　四、員工個人檔案材料屬秘密材料，他人無權翻閱，保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

　　五、文件資料等要進行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序還是按內容、按時間等形式分類，其目的.都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標明。

　　六、要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料，要及時清理，無保存必要的材料，經管理處領導批準可做銷毀處理。

　　七、積極實行檔案現代化管理，應用計算機檢索手段，做到文檔管理標準化、規范化和程序化。

　　八、會同有關部門，在購置重要設備到貨時，檢查驗收文件材料，并及時歸檔。

　　九、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料，必須在活動結束后一周內整理好，注明時間、地點、來賓姓名、活動內容，交文檔管理員及時歸檔。

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　　1、公司的文檔是公司的軟性資產,對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規范,確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件,如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草,發文程序為:擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發文應有統一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為:收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責,依據事件大小、緊急程序進行歸類,報送經理閱示或發放各部門處理,重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應依據機密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發)送由專人進行,確保發送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的'義務,造成資料外泄的,公司將依據事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔,特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗,方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規定辦理交接手續,確保檔案資料的完整。

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　　調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。

　　一、圖表。

　　調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

　　二、臺賬。

　　（1）綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況，重點工程和重點工作調度情況，安全生產中出現的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數情況，領導交辦工作及落實情況等。

　　（2）綜合臺賬應內容完整，數據準確，賬面整潔，字跡工整。

　　（3）綜合臺賬可采用計算機電子臺賬。

　　（4）按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺進行分項或統一的建立統計臺賬。

　　三、記錄簿。

　　建立以下記錄簿，并存檔管理。

　　調度值班記錄、領導值班、下井帶班記錄（由帶班領導填寫）、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故（突發事故）分析統計記錄。

　　四、存檔要求：

　　（1）班、日調度記錄（包括調度日志、原始調度記錄、逐日生產完成情況登記表），要保存5年以上。

　　（2）調度日報、旬報和文字分析資料，保存3年以上。

　　（3）上級調度通知、通報、傳真電文和本單位下達的調度通知、通報和傳真電文原稿要保存2年以上。

　　（4）月度生產調度簡報、各類調度臺賬和專題報告，要保存5年以上。

　　（5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項記錄、非傷亡事故分類綜合統計，以及年度生產簡報作為永久資料保存。

　　（6）有統計部門下發的`年度統計匯總資料，各類傷亡統計資料要永久保存。

　　（7）調度室要建立保密制度，各項生產數據和事故傷亡人數，不經領導批準，不得私自對外傳播公布。

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　　（一）公文管理

　　⒈公文種類：人大常委會共有三類公文，人大常委會文件、人大常委會黨組文件、人大常委會辦公室文件，各委室原則上不對外獨立行文。如確需行文，由各委室會同辦公室商定。

　　⒉公文起草：按照領導指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會或黨組文件發文，由常委會主要領導簽發；以辦公室文件發文，一般由辦公室主任簽發。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結束后，底稿交由文書存檔。因多次修改底稿無法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書存檔。

　　⒊公文打印：需要印發的正式文件或較大型會議的有關材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應填寫兩聯單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結算。

　　⒋公文校對：由擬稿人校對，并由核稿人再次進行校對，確認無差錯后方可印制。

　　⒌公文裝訂：文件印完后，起草人要及時進行裝訂，并將文件分發的具體要求向辦公室公務員交待清楚。グ嬡ㄋ有

　　⒍公文分發：公務員接到文件后應及時進行發文登記，一般性文件要抓緊送達有關單位，急辦文件隨印隨發。

　　⒎公文存檔：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時交文檔管理人員，文書要及時存檔立卷，不得漏存漏報。

　　（二）檔案管理

　　⒈文件檔案實行專人管理。所有密級文件和內部資料，要嚴格登記、傳閱和借閱手續，嚴防文件丟失和失泄密事故發生。

　　⒉嚴格文檔借閱制度。借閱文件要經辦公室分管領導同意。未經允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準將文件隨意帶出或亂放，不準將文件帶回家中。

　　⒊對收到的`各類文件，文檔人員要及時查收并按要求進行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類保管，積極提供利用，并做好年終文件的清退工作。

　　⒋廢舊文件不得同舊報刊混同處理，一律打捆送造紙廠打漿，以防失泄密和影響單位形象。

　　項目文檔管理制度 8

　　(一)為明確工作職責，理順工作程序，規范調度文檔管理，根據《煤礦安全生產標準化基本要求及評分方法(試行)》調度和地面設施管理制度建設的要求，制定本制度。

　　(二)調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

　　1.圖表:

　　調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

　　2.臺賬:

　　(1)綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況，重點工程和重點

　　工作調度情況，安全生產中出現的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數情況，領導交辦工作及落實情況等。

　　(2)綜合臺賬應內容完整，數據準確，賬面整潔，字跡工整。

　　(3)按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺，分項或統一建立統計臺賬。

　　3.記錄簿:

　　建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故(突發事件)分析統計記錄，存檔管理。

　　4.電子顯示屏:

　　(1)電子顯示屏應正常顯示調度統計報表、重點安全生產信息;

　　(2)主要設備和重點安全生產環節視頻監控;

　　(3)煤礦安全監測監控系統、井下人員定位系統等終端顯示;

　　(4)顯示的'數據應準確，實時集中監控。

　　(三)調度文檔內容齊全，數據準確，賬面整潔，記錄規范，值班記錄無涂改。(四)檔案資料，應有專人管理。

　　(五)調度文檔的保存期限:

　　1.班、日調度記錄，月度及年度生產總結，調度臺賬保存1年以上。

　　2.調度日報、旬報、文字分析，上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

　　3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。

　　(六)各項生產數據和事故傷亡情況，未經有關領導批準，不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，裝

　　訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。

　　(八)對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經檔案管理部門領導鑒定，報礦分管領導批準后，按規定銷毀。

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　　一、文檔是單位的重要資料，加強文檔的管理，是保障和促進各項生產經營活動的有序開展，實現文檔管理的程序化、規范化，為使文檔管理達到高效、安全的目的，特制定本制度。

　　二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘)，文件管理員必須作好文卷歸檔，存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規定。

　　三、文件管理員應按以下程序工作

　　1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔，保證文件資料的完整，對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理，單位對外發文件報送材料要留好底稿和正本。

　　2、文件保管

　　收集時應按文件收發的單位、性質分類，再根據時間先后排列存檔備查。

　　3、文件收發

　　文件收文應填寫收文的表格，注明文件名稱、發文單位、發文時間、收文時間、收文人簽名。

　　文件發文應填寫發文的表格，注明發文名稱、發文時間、發文人簽名、收文人簽名。

　　四、文件存放和銷毀

　　1、文件應有一個安全的'存放之外，最好配備專門的文件柜。

　　2、文件的存放和提取應由專職人員負責。

　　3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

　　4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列，編上頁碼，做好文件目錄后裝訂，和收發文登記表格放在一起，以便查找。

　　5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作，對無歸檔存放價值的文件、材料，上級指定需要銷毀的文件，其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統一填寫銷文登記表，由站長簽字同意后方可銷毀，銷毀文件時由分管站長在場監銷。

　　五、文件借閱

　　1、本單位人員借閱文件，文件管理員應制定表格，注意借閱人姓名，注明歸還時間，借閱人簽名。交待紀律，保證文件不丟失，不得轉借他人，愛護文件注意清潔，在規定時間內歸還。

　　2、外單位人員借閱文件，須持有介紹信，經站長同意后方可借閱。

　　3、文件管理員應遵守文件保密規定，不能借閱的文件嚴禁借閱。

　　六、處理

　　對違反本制度的行為，按照車站《職工獎懲實施細則》處理。

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　　為了進一步加強教育處的內涵建設，促進處室各項工作規范化、科學化、可持續化管理和發展，提高工作效率，規范文檔管理工作，特制定本制度。

　　1、所有收文、發文工作均指定專人負責，未經許可，不得隨便代理收發工作，以免造成工作混亂。收發人員必須根據有關文件資料，如實填寫收文登記薄、發文登記薄。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。

　　2、收發文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過郵件、無紙化傳輸系統、網絡收發的各種文檔資料。

　　3、收發文件等資料應及時、準確送交處長，不得延誤和積壓;對貴重物品、匯款、郵包，要及時登記，并由個人簽字領取;對投遞錯誤的文件應及時退回。

　　4、對醫院交閱的.上級來文等文件，任何人不得截留、保存，專人將文件登記并交由處長審閱后復印一份，將原件及時交回醫院辦公室。出差或開會帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內容需相關處室或科室具體落實完成的，由專人根據院領導和處長閱處意見給予復印或摘錄，送有關處室或科室落實，專人對落實處理情況進行督辦。

　　5、發文文件草擬必須使用《發文稿紙》，按照處室工作分工對口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對，確保數據文字準確無誤后，經處長在核稿欄簽字審批后交醫院辦公室。二由辦公室負責再次文字校對無誤后，確定主題詞，報分管領導審閱。三是文稿清樣經分管領導審批后，正式行文，蓋章。文件內容涉及機密的，須按規定注明密級。

　　6、處室實施的每項工作全過程的電子文檔實行處室的移動硬盤、電腦雙存儲，電子文檔務必注明成文的時間，經處長審閱后，實施每項工作的負責人分別在OA網、醫院外網上發布。

　　7、處室實施的每項工作全過程的電子文檔打印后，及時將電子文檔和紙質文檔各一份，分類歸檔、保存。

　　8、嚴守工作機密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專人保管，專柜存放，嚴格借閱、借用手續，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發現失竊和泄密事件，及時報告處長并查處。

　　9、處室的各種文件、資料等紙質檔案，由專人按類別于次年一月內立卷裝訂后，分類存檔，專柜保存;電子文檔由專人按類別于次年一月內存儲于處室的移動硬盤。

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　　為進一步規范公司文件檔案管理工作，提高文檔管理水平，逐步實現公司文檔管理工作的規范化、制度化、科學化，結合工作實際，特制定本辦法。

　　一、本辦法所指的文件檔案為：

　　1.學校下發的相關文件、通知、公告等文檔;

　　2.公司形成的各種規章制度、報告、通知、紀要等文檔;

　　3.政策類文檔及各部門搜集匯總的有保存價值的各類業務資料等文檔。

　　二、文件檔案管理辦法

　　(一)立卷歸檔

　　1.各類文檔以簽署或者下發日期按順序進行分類、編號、統計、歸檔和管理。

　　2.學校類文檔：編號規則為學校首字母-部門首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號。學校下發的原文件，直接根據類別進行編號登記歸檔，根據學校相關文件要求形成的報告等文檔需留存副本至公司類文件進行歸檔，電子版文檔需轉化成紙質性文檔后進行編號登記歸檔。

　　3.公司類文檔：編號規則為公司首字母-所屬類別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。所屬類別即指規章制度類、人事類、合同類、物資設備類、財務類等，紙質文檔和電子文檔根據編號規則同步進行編號登記歸檔。

　　4.公司各部門文檔：編號規則為公司部門首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。各部門需要移交的文檔必須到辦公室進行移交備案，移交的文檔須保證完整、層次分明，文檔移交時，須當面填寫移交清單并簽字認可后方完成交接手續。

　　5.歸檔文件材料應完整齊全，質地優良，格式規范，文字清楚，手續完備且具有保存價值。

　　(二)文檔管理

　　1.辦公室指定專人負責文檔分類、編號、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理，要以原始記錄為依據，編制文檔存放清單，以有效開展文檔的.查詢、利用工作。

　　2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保文檔的安全。

　　3.任何人不得擅自將存檔文件對外公開，做好文檔安全保密工作。

　　4.未經公司授權，其他任何組織或者個人無權公布涉及公司秘密、涉及個人隱私的、規定限制利用的公司檔案材料內容。

　　(三)文檔查閱

　　1.公司職工查閱利用檔案，須經主管領導批準，并說明查閱目的，辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借，如必須借出，須經主管部門領導批準并及時歸還。

　　2.外單位查閱利用檔案，應持單位介紹信、身份證、經公司總經理批準后查閱。

　　3.凡需從檔案中取證或辦理公證，必須由辦公室辦理。

　　4.利用者須對檔案的安全、完整負責，違反查閱規定的要追究責任。

　　本辦法由公司辦公室負責解釋。

　　本辦法自頒布之日起執行。

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　　為了使拌和站資料管理實現正規化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。

　　一、文件收發

　　1、建立收文登記制度。對上級機關發來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。

　　2、收文登記主要包括以下內容:收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發文日期及閱文簽字等。

　　3、文件管理人員要根據領導指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。

　　4、拌和站對外發出的文件要建立發文登記,發文登記內容包括:發文時間、發文機關、文件名稱、文件字號、發文范圍等。

　　5、對拌和站擬稿發出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

　　二、檔案資料管理

　　1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一,是了解設備狀況、統計數據、建立帳卡表冊和進行經濟技術分析的依據。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。

　　2、機械設備的數據管理是一項基礎工作,它來源于原始資料。為了提高設備資產的'運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數據供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產出效益目標的實現。數據管理包括列表登記、統計分析、上報考核等方面,應做到定期歸類整理。數據要完整準確,報表要及時齊全。

　　3、機械管理基本數據庫應具備以下內容:

　　1）、管理號碼;

　　2）、設備名稱;

　　3）、型號規格;

　　4）、技術狀況;

　　5）、保管單位;

　　6）、本季運轉小時;

　　7）、原值;

　　8）、凈值;

　　9）、組資日期;

　　10）、生產廠家;

　　11）、本機編號;

　　12）、出廠日期;

　　13）、外型尺寸;

　　14）、整機重量;

　　15）、動力機名稱;

　　16）、動力機型號;

　　17）、動力機規格;

　　18）、動力機生產廠;

　　19）、動力機出廠日期;

　　20）、動力機編號;

　　21）、工點。上述數據4、6、8、21項為動態數據,其它為靜態數據。

　　4、及時上報的報表:《設備臺帳》(包括自有配屬的設備和內租、外租的設備以及協作隊伍的設備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統計表》、《機械保養、修理計劃報表》、《機械保養、修理完成情況報表》。

　　5、建立檔案目錄,主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務。

　　6、建立和認真執行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。

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