公司采購(gòu)流程管理制度5篇
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中，制度的使用頻率逐漸增多，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多，你確定會(huì)寫嗎？下面是小編為大家整理的公司采購(gòu)流程管理制度，希望能夠幫助到大家。
公司采購(gòu)流程管理制度1
為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。
一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定
1、請(qǐng)購(gòu)的定義
請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。
2、請(qǐng)購(gòu)單的要素
完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：
⑴請(qǐng)購(gòu)的部門；
⑵請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；
⑶請(qǐng)購(gòu)的用途；
⑷請(qǐng)購(gòu)的物品名；
⑸請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；
⑹請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；
⑺請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；
⑻請(qǐng)購(gòu)的物品的要求時(shí)間；
⑼請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；
⑽請(qǐng)購(gòu)單填寫人；
⑾請(qǐng)購(gòu)部門主管；
⑿請(qǐng)購(gòu)單審核人；
⒀采購(gòu)副總審核；
⒁財(cái)務(wù)審核人；
⒂公司總經(jīng)理。
3、請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定
⑴請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門；
⑵固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一（固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；
⑶其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二（物資采購(gòu)申請(qǐng)表）的格式填寫提報(bào)；
⑷日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三（物資采購(gòu)審批單）的格式填寫提報(bào)；⑸請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份；
⑹涉及到請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；
⑺遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。
⑻如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須作出書面說(shuō)明。
⑼請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。
4、公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門
⑴公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)；
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；
⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。
二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)
⑴采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；
⑵接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則；
⑶通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存；
⑷對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。
2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定
⑴對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；
⑵對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
⑶無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；
⑷重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3、采購(gòu)周期的規(guī)定
⑴單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)項(xiàng)目或預(yù)算在1萬(wàn)元以下可市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)5天；
⑵單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)15天；
⑶請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因；
⑷遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。
三、詢價(jià)及其規(guī)定
1、詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；
2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；
3、對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
4、所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價(jià)；
5、對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；
6、詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；
7、在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四、比價(jià)、議價(jià)
1、對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；
2、對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；
3、收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。
4、重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；
5、參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
五、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總
1、比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；
2、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3、如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
（一）合同正文應(yīng)包含的要素
(1)合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；
(2)采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是不可分割的部分；
(3)包裝要求；
(4)合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明；
(5)付款方式；
(6)工期；
(7)質(zhì)量保證期；
(8)質(zhì)量要求及規(guī)范；
(9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；
(10)雙方的公司信息；
(11)其他約定。
（二）合同簽訂及其規(guī)定
(1)如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；
(2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；
(3)為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；
(4)遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；
(5)質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品保質(zhì)期；
(6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；
(7)與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；
(8)違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；
(9)比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；
(10)合同簽訂應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；
(11)合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；
(12)簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。
七、付款及合同執(zhí)行
1、付款規(guī)定
⑴按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；
⑵按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單），該審批單巡簽我那比后提交財(cái)務(wù)部付款；
⑶財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
2、合同執(zhí)行
⑴已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；
⑵已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；
⑶合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。
八、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)
1、報(bào)驗(yàn)
⑴供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；
⑵對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
⑶達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；
⑷質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；
⑸用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2、入庫(kù)
⑴公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；
⑵合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門，由請(qǐng)購(gòu)部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；
⑶質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；
⑷質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單；
⑸質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定入庫(kù)。
公司采購(gòu)流程管理制度2
為了提高公司采購(gòu)效率，明確崗位職責(zé)，有效降底采購(gòu)成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物質(zhì)采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。
一、申購(gòu)及其規(guī)定
1、申購(gòu)的定義
申購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子整個(gè)過(guò)程，請(qǐng)參照附圖一
2、申購(gòu)單的要素
完整的申購(gòu)單應(yīng)包括以下內(nèi)容。
2.1申購(gòu)部門
2.2申購(gòu)物品所屬項(xiàng)目
2.3申購(gòu)的用途
2.4申購(gòu)物品的品名
2.5申購(gòu)物品的數(shù)量
2.6申購(gòu)物品的規(guī)格
2.7申購(gòu)物品需求時(shí)間
2.8申購(gòu)物品的單位
2.9申購(gòu)如有特殊需要填寫在備注一瀾
2.10申購(gòu)填寫人及所在的部門
2.11申請(qǐng)部門主管審核
2.12公司總經(jīng)理審核
3申購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定
3.1申購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整，清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門。
3.2如遇公司生產(chǎn)急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下，可以電話或者其它形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)上。
3.3申購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部
二、申購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定
1．申購(gòu)單位的接收要素
1.1采購(gòu)部在接收申購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查申購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整，清晰，檢查申購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
1.2接收申購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則。
1.3通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查申購(gòu)物資是否有庫(kù)存。
1.4對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的申購(gòu)單物資應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門
2.申購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定
2.1對(duì)于申購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。
2.2對(duì)于緊急申購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。
2.3無(wú)法于申購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知申購(gòu)部門
2.4重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3、采購(gòu)周期的規(guī)定
3.1詢好價(jià)后在本市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)3天. 3.2詢好價(jià)后非本市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)7天
3.3采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明相關(guān)原因
3.4遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略
三、詢價(jià)及其規(guī)定
3.1詢價(jià)請(qǐng)認(rèn)真審閱申購(gòu)單的品名，規(guī)格，數(shù)理，名稱，單位，了解技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與申購(gòu)部門溝通。
3.2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)該整理歸類集中采購(gòu)
3.3對(duì)于緊急申購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理
3.4所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中價(jià)機(jī)構(gòu)詢價(jià)。
3.5采購(gòu)所開發(fā)的供應(yīng)商應(yīng)具有一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提高或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力
3.6在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四、比價(jià)，議價(jià)
4.1對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn). 4.2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)的綜合條件更加突出。
4.3收到各供應(yīng)商報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中的價(jià)格
4.4重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的各方面實(shí)力。
4.5 參考目標(biāo)或理想價(jià)格與各供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判
五、比價(jià)，議價(jià)結(jié)果匯總
5.1比價(jià)，議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得周意后方可匯總。
5.2比價(jià)，議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立，變更，終于民事關(guān)系的協(xié)議，依法成立的合同，受法律保護(hù)，廣義合周指所有法律部門中確定權(quán)利，義務(wù)關(guān)系的協(xié)議
6.1.1合同正文應(yīng)包含的要素
6.1.2合同名稱，合同編號(hào)，簽訂地點(diǎn)
6.1.3采購(gòu)物品名稱，規(guī)格，數(shù)量，單價(jià)，總價(jià)及合同總額
6.1.4包裝要求
6.1.5合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)說(shuō)明
6.1.6質(zhì)量要求及規(guī)范
6.1.7要求交貨日期
6.1.8付款方式
6.1.9違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。
6.1.10雙方公司信息
6.2合同簽訂及其規(guī)定
6.2.1如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的注意保密責(zé)任
6.2.2遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)
6.2.3質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品的保期。
6.2.4詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求
6.2.5針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如機(jī)器設(shè)備類合同一般應(yīng)分先付30%貨款，貨到檢查OK后再付60%貨款，尾款10%在三個(gè)月內(nèi)付清。
6.2.6與初交合作的供應(yīng)商合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付或不付預(yù)付款
6.2.7違約責(zé)任一定要詳細(xì)具體
6.2.8合同簽定應(yīng)按照附圖二的格式進(jìn)行。
6.2.9合同審查后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字加蓋合同公章方可生效。
6.2.10合同以傳真或其它形式給供應(yīng)商后，要求供應(yīng)商簽字蓋公司合同章回傳。
七、
1、付款及合同執(zhí)行
7.1.1按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格后方可付款
7.1.2按照供應(yīng)商規(guī)定合同約定達(dá)到付款條件的合同進(jìn)行付款操作
7.1.3填寫費(fèi)用報(bào)銷單，該單審批簽字完畢后提交財(cái)務(wù)部，附圖三。
2、合同執(zhí)行
7.2.1已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知申購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。
7.2.2已簽訂的合同在執(zhí)行期間應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量按時(shí)履行。
7.2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。
八、驗(yàn)貨與入庫(kù)
1 、驗(yàn)貨
8.1.1供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知品質(zhì)部門進(jìn)行驗(yàn)收
8.1.2對(duì)于不同類型的合同物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司品質(zhì)部的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行
8.1.3達(dá)到質(zhì)檢部報(bào)驗(yàn)條件的合同物資應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)品質(zhì)部門進(jìn)行質(zhì)檢與驗(yàn)收。
8.1.4品質(zhì)部在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于品質(zhì)不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫(kù)的情況品質(zhì)部負(fù)主要責(zé)任
8.1.5用于公司生活和辦公的物資不在公司品質(zhì)部的檢驗(yàn)范圍之內(nèi)。
2、入庫(kù)
8.2.1公司所有的生產(chǎn)材料，設(shè)備入庫(kù)前均應(yīng)通知品質(zhì)部門檢驗(yàn)或驗(yàn)收
8.2.2合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門及時(shí)按排卸貨與搬運(yùn)
8.2.3品質(zhì)部未及時(shí)檢驗(yàn)的合同物資，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受. 8.2.4品質(zhì)部門已經(jīng)檢驗(yàn)的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)入庫(kù)并出具入庫(kù)清單。
公司采購(gòu)流程管理制度3
一 總則
為加強(qiáng) 采購(gòu) 工作的管理，提高 采購(gòu)工作的效率，制定本制度。所有的 采購(gòu) 人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。
二 采購(gòu) 部人員職責(zé)及管理制度
1. 熱愛(ài)本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場(chǎng)信息的積累。
2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。
3. 負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的 采購(gòu) 工作。
4. 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。
5. 堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng) 采購(gòu) 工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。
6. 大項(xiàng)材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢價(jià)必須三家供應(yīng)商以上參與。
7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況，早知道，早處理。
8. 及時(shí)協(xié)助財(cái)務(wù)部對(duì)照欠款數(shù)額或者合同要求安排對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款。
9. 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。
10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
三 采購(gòu) 工作流程
采購(gòu)部作為一個(gè)職能部門，在項(xiàng)目的具體實(shí)施中擔(dān)負(fù)了不可推卸的重要責(zé)任， 采購(gòu)工作的好壞，直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實(shí)用、完善的采購(gòu) 工作流程 是提高 采購(gòu)效率，較低成本最有效的方法。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中， 采購(gòu) 部需要生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等各個(gè)部門的大力支持才能順利的完成 采購(gòu)工作，每個(gè)部門之間的聯(lián)系需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)劃，來(lái)提升工作效率，減少工作失誤，為項(xiàng)目的順利實(shí)施做出各自的貢獻(xiàn)。
1. 在項(xiàng)目的初始運(yùn)作階段， 采購(gòu)部根據(jù)項(xiàng)目部、投標(biāo)部的具體要求，配合進(jìn)行投標(biāo)的材料報(bào)價(jià)，以更好的達(dá)到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的，更要避免發(fā)生投標(biāo)價(jià)低于實(shí)際采購(gòu)價(jià)的情況出現(xiàn)。
2. 項(xiàng)目正式運(yùn)作后， 采購(gòu) 部應(yīng)該在第一時(shí)間開始進(jìn)行所需材料的采購(gòu)準(zhǔn)備工作。生產(chǎn)計(jì)劃部門依據(jù)工程合同和對(duì)比庫(kù)存后的實(shí)際需求，對(duì) 采購(gòu) 部下達(dá)《材料申購(gòu)單》(附表 1 )此單由申請(qǐng)人填寫，生產(chǎn)或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后生效，一試三份，一份申請(qǐng)人留存，一份發(fā)往 采購(gòu)部，一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。
3. 采購(gòu)部接到《材料申購(gòu)單》后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實(shí)際情況，向公司已經(jīng)確定的合格供應(yīng)商中的 3 家— 5 家發(fā)出《材料詢價(jià)單》(附表 2 )。供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)價(jià)格后對(duì)我司的《材料詢價(jià)單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價(jià)單》會(huì)做為以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。采購(gòu)部根據(jù)幾家供應(yīng)商的對(duì)比研究后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。向其發(fā)出《材料訂購(gòu)單》(附表 3 )，同時(shí)向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準(zhǔn)備收貨。
4. 供應(yīng)商根據(jù)《材料訂購(gòu)單》安排生產(chǎn)運(yùn)輸，各項(xiàng)具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準(zhǔn)。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。
5. 工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場(chǎng)后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查，檢查中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的《材料申購(gòu)單》和《材料訂購(gòu)單》相對(duì)照，質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無(wú)誤后才能進(jìn)行收貨，然后填寫《材料到貨單》(附表 4 )，相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳 采購(gòu) 部。
6. 工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務(wù)后，及時(shí)通知采購(gòu) 部，由 采購(gòu)部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進(jìn)行運(yùn)輸。建議物流公司相對(duì)固定，便于統(tǒng)一定價(jià)，統(tǒng)一結(jié)算，節(jié)約運(yùn)輸成本。
7. 項(xiàng)目完成后， 采購(gòu) 部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時(shí)，采購(gòu)部填寫統(tǒng)一的《付款申請(qǐng)單》或者《支票領(lǐng)用單》，同時(shí)向財(cái)務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購(gòu)單》和《到貨確認(rèn)單》，如有需要， 采購(gòu)部有義務(wù)向財(cái)務(wù)部提供《材料訂購(gòu)單》以及各家供應(yīng)商簽字蓋章的《材料詢價(jià)單》。由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況安排付款額度。
8. 供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財(cái)務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。
四 采購(gòu) 部發(fā)展規(guī)劃
原材料 采購(gòu)在任何一個(gè)公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：采購(gòu) 成本降低 5% 企業(yè)利潤(rùn)提升 10% 的戰(zhàn)略觀點(diǎn)。但是時(shí)至今日，又有多少個(gè)公司能真正的做到這點(diǎn)呢?
降低 采購(gòu)成本不是一個(gè)短期的目標(biāo)，也不是短期內(nèi)就可以達(dá)成的目標(biāo)，而是一個(gè)公司必須要規(guī)劃、重視的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展策略，是需要長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)的積累和公司整體的采購(gòu)流程， 采購(gòu) 制度的規(guī)范化來(lái)支撐的。需要公司的各個(gè)部門精誠(chéng)合作，來(lái)完成這一共同目標(biāo)。
我們 采購(gòu)部的初步計(jì)劃如下，其中的時(shí)間和工作目標(biāo)根據(jù)實(shí)際情況會(huì)作出相應(yīng)調(diào)整，但是保證前進(jìn)的大方向永遠(yuǎn)不變
(一)在 3 個(gè)月內(nèi)完成 采購(gòu) 體系的建立，包括 采購(gòu)制度， 工作流程 ，供應(yīng)商管理等制度。進(jìn)行供應(yīng)商資格的初步審核，每種材料確定出 5 — 10 家候選供應(yīng)商。開始逐步實(shí)施 采購(gòu) 工作流程 。
(二)在 6 個(gè)月內(nèi)完善 采購(gòu)體系，修正具體工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。進(jìn)一步完善供應(yīng)商系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)。讓 采購(gòu) 工作流程走入正軌，高效，準(zhǔn)確的運(yùn)行。
(三)在 1 年內(nèi)建立高效的 采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時(shí)、報(bào)驗(yàn)不及時(shí)等工作失誤，不出現(xiàn)一起由于 采購(gòu) 工作失誤造成的公司損失，建立完善的采購(gòu)管理體系，能初步感受到 采購(gòu) 工作流程 高效、準(zhǔn)確帶來(lái)的便利，能看到 采購(gòu) 成本降低帶來(lái)的實(shí)際效果。
(四)在 2 年內(nèi)建立起相對(duì)固定的 采購(gòu)團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商隊(duì)伍。能切實(shí)看到由于 采購(gòu) 成本降低而帶來(lái)的公司利潤(rùn)上漲。
(五)大膽設(shè)想： 5 — 10 年后，公司以自主設(shè)計(jì)，自主研發(fā)牽頭，以符合科技進(jìn)步的產(chǎn)品、技術(shù)為主打，以完善的組織結(jié)構(gòu)，人員搭配為根基，以高效、先進(jìn)的管理體系為依托，建立一個(gè)集研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、售后服務(wù)為主線，涉及鋼結(jié)構(gòu)工程設(shè)計(jì)、施工，通信工程設(shè)計(jì)、施工，物流，工業(yè)品貿(mào)易等跨行業(yè)的集團(tuán)公司。爭(zhēng)取到時(shí)候每個(gè)省份和各大城市都能有我們公司的供應(yīng)商，為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。
目前起草的《 采購(gòu) 部管理制度和 工作流程 》與《供應(yīng)商管理辦法》只是依據(jù)原來(lái)在工程項(xiàng)目公司及生產(chǎn)廠家的 采購(gòu) 工作中所積累的經(jīng)驗(yàn)做的一個(gè)現(xiàn)行的暫時(shí)性的文件。還需要在試行的過(guò)程中不斷的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，修改失誤，爭(zhēng)取在幾個(gè)月內(nèi)修改出一套完整的，適合公司具體情況的 采購(gòu) 系統(tǒng)體系。希望公司領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)部門同事在具體實(shí)施中，多提寶貴意見(jiàn)，指出我們工作中的不足，促進(jìn)我們 采購(gòu) 部工作的進(jìn)步，真正達(dá)到降低 采購(gòu) 成本，推動(dòng)公司發(fā)展的目標(biāo)
公司采購(gòu)流程管理制度4
一、請(qǐng)購(gòu)極其規(guī)定
1、請(qǐng)購(gòu)的定義
請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。
2、請(qǐng)購(gòu)單的要素
完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素：
請(qǐng)購(gòu)的部門；
請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目
請(qǐng)購(gòu)的用途
請(qǐng)購(gòu)的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量
請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙和技術(shù)資料
請(qǐng)購(gòu)物品的需求時(shí)間
請(qǐng)購(gòu)如有特殊請(qǐng)備注
請(qǐng)購(gòu)單填寫人
請(qǐng)購(gòu)部門主管
請(qǐng)購(gòu)單審核人
采購(gòu)副總審核
財(cái)務(wù)審核人
公司總經(jīng)理
3、請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定
請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門；
請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)申請(qǐng)單時(shí)應(yīng)要求采購(gòu)部接收人簽字并備份；
涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；
遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下可以電話請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，簽字確認(rèn)后手續(xù)后補(bǔ)
如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須作出書面說(shuō)明
請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。
二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)
采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；
接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)值積壓的物資不采購(gòu)的原則；
通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查該物資是否有庫(kù)存；
對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。
2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定
對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；
對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門。
重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
三、詢價(jià)及其規(guī)定
1、詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真查看請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；
2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中采購(gòu)；
3、詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；
4、比價(jià)采購(gòu)的單位均應(yīng)具備一定的資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；
四、比價(jià)、議價(jià)
1、對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；
2.對(duì)于合格供貨商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；
五、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同正文應(yīng)包含的要素
（1）合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；
（2）采購(gòu)物品的規(guī)格、名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同金額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同部可分割的部分；
（3）付款方式
（4）工期
（5）質(zhì)量保證期
（6）其他約定
2、合同簽訂及其規(guī)定
（1）如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；
（2）擬定合同條款時(shí)一定將各種風(fēng)險(xiǎn)降至最低；
3、合同執(zhí)行
（1）已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；
（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保證質(zhì)量，按時(shí)履約；
（3）合同在履行期間應(yīng)按照雙方約訂嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；
六：報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)
1、供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；
2、標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門，由請(qǐng)購(gòu)部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)。
公司采購(gòu)流程管理制度5
為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，采購(gòu)流程管理制度。
一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定
1．請(qǐng)購(gòu)的定義
請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。
2．請(qǐng)購(gòu)單的要素
完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括一下要素：
（1）請(qǐng)購(gòu)的部門；
（2）請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；
（3）請(qǐng)購(gòu)的用途；
（4）請(qǐng)購(gòu)的物品名；
（5）請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；
（6）請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；
（7）請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；
（8）請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間；
（9）請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；
（10）請(qǐng)購(gòu)單填寫人；
（11）請(qǐng)購(gòu)部門主管；
（12）請(qǐng)購(gòu)單審核人；
（13）采購(gòu)副總審核；
（14）財(cái)務(wù)審核人；
（15）公司總經(jīng)理。
3．請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定
（1）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門；
（2）固定資產(chǎn)申購(gòu)按照附表一（固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；
（3）其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照附表二（物資采購(gòu)申請(qǐng)表）的格式填寫提報(bào)；
（4）日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照附表三（物資采購(gòu)審批單）的格式填寫提報(bào)；
（5）請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單是應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收人請(qǐng)購(gòu)部門備份；
（6）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；
（7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。
（8）如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購(gòu)部門必須作出書面說(shuō)明。
（9）請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。
4．公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門
（1）公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)；
（2）公司生活及辦公的'物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)；
（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。
二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)
（1）采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；
（2）接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則；
（3）通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存；
（4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。
2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定
（1）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；
（2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
（3）無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；
（4）重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3、采購(gòu)周期的規(guī)定
（1）單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)項(xiàng)目或預(yù)算在1萬(wàn)元以下可市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)5天；
（2）單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)15天
（3）單次采購(gòu)金額預(yù)算在20萬(wàn)元以上的項(xiàng)目采購(gòu)部自行招標(biāo)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)40天；
（4）單次采購(gòu)金額預(yù)算在100萬(wàn)元以上的項(xiàng)目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)60天；
（5）請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)按照以上（1）—（4）條中規(guī)定的時(shí)間提前提包請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因；
（6）遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略；
三、詢價(jià)及其規(guī)定
1．詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；
2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；
3．對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；
4．所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；
5．對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；
6．遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10萬(wàn)的采購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書；
7．詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；
8．除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在1萬(wàn)元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在20萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在100萬(wàn)元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；
9．比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；
10．比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；
11．在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四、比價(jià)、議價(jià)
1．對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；
2．對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；
3．收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；
4．重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；
5．參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
五、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總
1．比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；
2．比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3．如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規(guī)定。
1．合同
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購(gòu)工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。
（1）合同正文應(yīng)包含的要素
1）合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；
2）采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；
3）包裝要求；
4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；
5）付款方式；
6）工期；
7）質(zhì)量保證期；
8）質(zhì)量要求及規(guī)范；
9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；
10）雙方的公司信息；
11）其他約定。
（2）合同簽訂及其規(guī)定
1）如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；
2）擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；
3）為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；
4）遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；
5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；
6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；
7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。
8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；
9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；
10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；
11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；
12）合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；
13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。
七、付款及合同執(zhí)行
1．付款規(guī)定
（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司《修造船公司材料采購(gòu)付款及報(bào)銷流程V1修改版》及《修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
（2）按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；
（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；
（4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
2．合同執(zhí)行
（1）已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；
（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；
（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；
七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)
1．報(bào)驗(yàn)
（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；
（2）對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；
（4）質(zhì)檢部門在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；
（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2．入庫(kù)
（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；
（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門，由請(qǐng)購(gòu)部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；
（3）質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；
（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單；
（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫(kù)；
（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫(kù)。
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