它本來只是在客戶確認了價格并下了定單之后賣方所做的使對方再次確認的發票，但在沒有正式合同它即是合同，通常用于報關之時作為報關的六文件之一進行報關查驗。
形式發票使用結算的場合：
1、用于預付貨款，即在裝貨前要求現金支付。
2、在寄售方式中，出口的貨物沒有確定的銷售合約，而是放在代理商手中，對代理商來說，形式發票可以作為向潛在的買方報價的指南。
3、如果是投標，形式發票可以使買方在許多相互競爭的供貨商中按合理的價格和銷售條件簽訂銷售合同。
在具體操作中，一份完整的形式發票必須包括支付方式（T/T,L/C,T/T加L/C等，其中還要寫明定金和剩余款項的金額），目的港，貨物的相關信息。