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公司郵箱使用細則

時間:2024-03-11 00:55:38 好文 我要投稿
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公司郵箱使用細則

  為了規范公司發送郵件的格式統一、文件名命名標準化,進一步健全和完善內部管理體系,使公司的各項管理更加科學化,制度執行更加規范化,特修訂本規定。

公司郵箱使用細則

  一、電子郵箱地址:

  統一使用公司開通的企業郵箱,企業郵箱域名為:(即為郵箱后綴),郵箱用戶名為個人姓的全拼名的首字母組合。單個名字的為姓名的全拼(若有不清楚個人公司郵箱的請參考公司通訊錄或咨詢公司前臺)。

  例:(周凱郵箱)

  (姜言言郵箱)

  二、電子郵箱管理及使用方法:

  1、郵箱管理:行政部前臺工作人員負責開通和管理員工個人電子郵箱,并對新進員工或不會使用企業郵箱的員工進行初步培訓。

  2、開通:企業郵箱開通后,使用者可登錄郵箱網絡地址頁面,輸入個人用戶名與個人密碼登錄郵箱,并在第一時間更改初始密碼,以保郵件的安全性。郵件客戶端管理:公司統一使用FOXMAIL郵件客戶端對郵件進行管理,同時使用統一個人簽名。個人簽名使用如下:打開FOXMAIL→點擊工具按鈕→進入賬號管理→點擊簽名→編輯姓名→編輯內容:(電話、傳真、手機、郵箱、公司網址、地址、公司logo標志)→在新郵件、新郵件/轉發中點擊新簽名→點擊確定保存。

  3、郵件檢查:公司全員上班之后第一件事為打開企業郵箱檢查郵件,在外出差的同事對郵箱設置"郵件到達短信提醒功能",以便及時處理公務。

  4、郵件撰寫

  (1)稱呼。可以稱呼對方姓名及身份,注意如果發給多人的話,有時還要注意

  一個順序問題。

  (2)確保無錯別字,表述準確,盡量避免有歧義的詞語。表述有條理。需要談多件事情時,用1、2、3、等標識。合理使用大寫,加粗等功能,以突出重點。使用結束語。如:有任何問題請隨時聯系我;或顯示誠懇和感謝,如:此致敬禮。

  5、郵件發送

  收件人:

  是你希望直接看到這封郵件或給出回應的聯系人。

  抄送:

  一般是事件相關聯系人。

  密件抄送:

  如果一封郵件抄送給5人,而密送給2人,那么密送的兩個人就知道你還同時抄送了另5人,但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時,密送的2個人之間也看不到對方的信息。

  6、郵件回復

  (1)所有郵件應在郵件發送后24小時內進行回復。

  (2)不要隨便點擊全部回復。

  (3)轉發或答復郵件時,再次核對郵件主題,有必要時重新設計主題,使其更準確表達你的意思,避免看到這樣的主題:轉發:轉發:轉發:轉發

  (4)指正別人錯誤時,盡量以電話或單獨回信建議,應避免使用群組信件功能。

  (5)對于事件不熟悉或者事件尚處于待確認階段,也應避免使用群組信件。

  7、附件

  (1)公司內部提交文件,一律使用企業郵箱,以附件形式提交,最大不要超過5M。

  (2)發送郵件前務必檢查是否已添加附件,以防漏發。

  三、提交郵件文件名命名(見共震文件名使用管理規定)

  四、企業郵箱使用范圍:

  1、對內使用:共震科技所有在職員工,提交文件一律通過企業郵箱寫郵件(除特別指定的郵件外)。

  2、對外使用:凡涉及到公司正常業務往來的,一律使用個人的企業郵箱。凡涉及的業務屬于非常規的業務,一律使用公司的公共郵箱,由行政部指定負責人負責處理。(郵箱帳號:)

  五、不按規定使用的處理辦法:

  1、郵件提交

  ·未通過公司郵箱

  ·未按要求格式

  2、郵件未回復

  處理方法:未按照以上兩點發送文件,所發郵件內容以無效處理。

  六、注意

  1、雖然電子郵件是基本,快速的溝通工具,但是請不要忽略最良好的溝通方式:面對面的交流。

  2、對于非常緊急重要的事情,可以先發送電子郵件提醒對方注意,但必要的電話及當面溝通可以有效的加速事件進展。

  3、對于文字表達不清的事情,請直接用電話或當面溝通,避免郵件重復來回耽誤時間,降低效率。

  辦公室

  20xx年4月2日

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