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會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
《會(huì)計(jì)法》第23 條規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管，會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定。”
1 、充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的重要性，加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理工作
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于一個(gè)單位乃至整個(gè)社會(huì)來說都是非常重要的。首先，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分，只有會(huì)計(jì)檔案管理工作做好了，整個(gè)檔案管理工作才有可能做好。其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)一個(gè)單位財(cái)務(wù)管理工作的提高。會(huì)計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量水平。第三，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的提高。檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多新的東西需要會(huì)計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。
2 、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容
2.1 會(huì)計(jì)檔案的收集整理
會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號(hào)。
2.2 會(huì)計(jì)檔案的歸檔
會(huì)計(jì)檔案的裝訂包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。
2.2.1 會(huì)計(jì)憑證的歸檔
會(huì)計(jì)憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會(huì)計(jì)記賬憑證及時(shí)裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序?yàn)闇?zhǔn)進(jìn)行歸檔。
2.2.2 會(huì)計(jì)賬簿的歸檔
賬簿是由帳頁(yè)組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著單位的資金運(yùn)動(dòng)的發(fā)生。它是將單位的會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。各會(huì)計(jì)事項(xiàng)一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)帳。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。單位的會(huì)計(jì)賬簿與會(huì)計(jì)記賬憑證應(yīng)同時(shí)歸檔。
2.2.3 會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔
會(huì)計(jì)人員都必須全面熟練地操作單位的會(huì)計(jì)報(bào)表處理方法。單位的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按月、季、年上報(bào)及時(shí)歸檔。
2.2.4 其他相關(guān)會(huì)計(jì)資料的歸檔
單位會(huì)計(jì)人員調(diào)動(dòng)的交接手續(xù)、會(huì)計(jì)檔案向本單位或上級(jí)部門的檔案室移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)等，這都是單位會(huì)計(jì)資料歸檔中不可缺少的。
2.4 會(huì)計(jì)檔案的銷毀
保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)保管清冊(cè)中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
3 、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
會(huì)計(jì)檔案管理工作也與其他工作一樣，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是明確專人管理。二是加大資金投入，搞好會(huì)計(jì)檔案管理必備的設(shè)施建設(shè)。三是應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核之中，與其他工作一樣明確獎(jiǎng)懲。
4、 加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
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