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對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案安全問(wèn)題的思考
隨著社會(huì)科技的不斷發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸被應(yīng)用到傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作中，形成了一種新的會(huì)計(jì)分支，即會(huì)計(jì)電算化。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用在很大程度上提高了會(huì)計(jì)的工作效率，促使會(huì)計(jì)更加適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代下的財(cái)務(wù)管理。會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)為主要載體，很多會(huì)計(jì)信息資料都被保存在計(jì)算機(jī)中，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息交流與傳遞。然而由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身的缺陷，給電算化會(huì)計(jì)檔案的管理形成了一定的不安全因素影響，如硬件損壞檔案丟失，或者侵入盜取資料等等。為此，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理成為一件迫在眉睫的工作。以下筆者就通過(guò)自身工作體會(huì)，來(lái)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理問(wèn)題進(jìn)行思考與探討。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案安全管理的特點(diǎn)
與普通紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案的管理要更加復(fù)雜。這不僅表現(xiàn)在要將所有的會(huì)計(jì)信息錄入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行整理歸類，更重要的是要將這些檔案的安全管理工作做到位。具體來(lái)講，電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理存在以下特點(diǎn)：
1.保存的內(nèi)容種類較多
自我國(guó)于1999年開(kāi)始采用電算化會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)起，國(guó)家就頒布了相關(guān)的法規(guī)條例，要求在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)資料檔案的管理時(shí)，除了要在計(jì)算機(jī)上做好數(shù)據(jù)保存存儲(chǔ)之外，還需要將某些必要的資料進(jìn)行打印，以紙質(zhì)的形式保存?zhèn)浞荩源_保會(huì)計(jì)信息資料的安全。也就是說(shuō)，在電算化會(huì)計(jì)檔案的管理中，是需要以電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保管的方式來(lái)存儲(chǔ)檔案，這種雙重的會(huì)計(jì)檔案保管形式雖然增大了會(huì)計(jì)檔案管理的安全性與可靠性，但在一定程度上增大了管理難度，保存的內(nèi)容種類較多，包括紙質(zhì)形式、計(jì)算機(jī)硬盤形式、光盤形式等硬件，還包括相關(guān)數(shù)據(jù)或財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)等軟件。
2.表現(xiàn)形式較為特殊
這主要體現(xiàn)在電算化會(huì)計(jì)檔案管理是需要借助計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這就與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理有著很大的不同。即紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案能夠直接從紙質(zhì)文件上查看出來(lái)，具有很強(qiáng)的直觀性，可以直接查看會(huì)計(jì)信息資料而無(wú)須借助其他的技術(shù)方法或硬件設(shè)施。但這種傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案保存的信息量較小，且會(huì)占用大量的空間，不利于數(shù)據(jù)的快速查找。而電算化會(huì)計(jì)的檔案管理則很好的避免了這一問(wèn)題，其是通過(guò)計(jì)算機(jī)硬件與軟件的相互作用來(lái)實(shí)現(xiàn)高效的會(huì)計(jì)信息檔案管理，不但能夠保存大量的信息資料，且易于管理查找，便于管理。不過(guò)需要注意的是由于其表現(xiàn)形式較為特殊，對(duì)計(jì)算機(jī)有很大的依賴性，這就為電算化會(huì)計(jì)檔案管理與保存帶來(lái)了一定風(fēng)險(xiǎn)，即若計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或問(wèn)題，極易使計(jì)算機(jī)內(nèi)的數(shù)據(jù)讀不出來(lái)，造成會(huì)計(jì)信息丟失。
3.保管條件較高
電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)十分精密，電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失。另外，由于電算化會(huì)計(jì)檔案集中存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤和磁性等存儲(chǔ)介質(zhì)中，如果未安全保存，電子數(shù)據(jù)會(huì)非常容易被修改，很難判斷其原始性，需要提高安全保管意識(shí)和做好保密措施。電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會(huì)計(jì)檔案因其信息的數(shù)字化，大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率，便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享;但電算化會(huì)計(jì)檔案具有易破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞的風(fēng)險(xiǎn)。
4.時(shí)間長(zhǎng)，版本多
隨著會(huì)計(jì)電算化程度的深入和使用使用時(shí)間的推移，不同財(cái)務(wù)軟件和版本越來(lái)越多，需要各個(gè)單位的財(cái)務(wù)部門結(jié)合工作實(shí)際，精心組織，科學(xué)規(guī)劃，選擇合適的財(cái)務(wù)軟件，保證財(cái)務(wù)軟件工作前后銜接一致和會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理。
二、當(dāng)前電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的安全問(wèn)題
就目前我國(guó)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，管理工作中還存在著很多問(wèn)題，如管理制度不夠健全、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、對(duì)電子檔案不夠重視、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全度不高等等。這些管理問(wèn)題在一定程度上對(duì)電子檔案的安全管理造成了影響，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理問(wèn)題，更是直接導(dǎo)致了電子會(huì)計(jì)檔案管理的安全性較低的主要原因。
1.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度尚不完善。很多單位認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度;沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定;也沒(méi)有采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善保管會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境等。
2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面。目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利發(fā)展。
3.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全管理問(wèn)題。計(jì)算機(jī)技術(shù)雖然具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)能力與存儲(chǔ)能力，但同時(shí)計(jì)算機(jī)的基本性能也給信息的安全存儲(chǔ)帶來(lái)一定影響。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)資料、信息數(shù)據(jù)極易受到人為的篡改，計(jì)算機(jī)軟件也常常會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息丟失，并且很容易被人通過(guò)復(fù)制等手段盜取信息資料而不留下痕跡，這些都為電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理造成很大難題。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛發(fā)展，使得一些很容易侵入電子檔案管理內(nèi)部竊取、篡改信息數(shù)據(jù)，或者泄露會(huì)計(jì)信息，或者利用病毒使計(jì)算機(jī)癱瘓，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)完全丟失，這也是電子會(huì)計(jì)檔案管理的主要安全問(wèn)題。另外，電算化會(huì)計(jì)檔案信息的存儲(chǔ)質(zhì)量還與其所在的載體質(zhì)量、保存環(huán)境有著很大關(guān)聯(lián)。
三、提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理安全的措施建議
為了能夠進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理的安全性，就必須要加強(qiáng)管理，增大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)應(yīng)用的投入力度，不斷深化改革，促使電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作制度更加完善，建立相應(yīng)的檔案歸檔制度、保管制度、定期備份與維護(hù)制度以及分權(quán)限調(diào)用制度等等。并加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其工作能力與職業(yè)道德素養(yǎng)，做好內(nèi)部人員管理。但最重要的，還是要做好信息技術(shù)上的檔案管理工作，在此筆者提出一些安全管理建議，具體如下所示：
1.定期拷貝整理系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好并記錄以下內(nèi)容：檔案形成的時(shí)間，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的內(nèi)容及備份，以使計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)在損壞后，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。
2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。建立預(yù)防病毒和的安全措施，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測(cè)以及殺毒工作，切實(shí)有效地保障計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全。
3.做好電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的保密工作。針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點(diǎn)，從計(jì)算機(jī)程序方面考慮，應(yīng)設(shè)置包括輸入、輸出控制，將源程序與數(shù)據(jù)加密，設(shè)置密碼口令，設(shè)置恢復(fù)功能、各種操作紀(jì)錄等控制功能，在源頭上防范問(wèn)題的產(chǎn)生。
4.保證存儲(chǔ)介質(zhì)的存放環(huán)境良好。根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)注意雙份數(shù)據(jù)的備份，注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。注意防潮、防熱、防塵、防磁，對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進(jìn)行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽回的損失。
5.電算化會(huì)計(jì)檔案要限制利用方式，確保其使用安全。在不能確保安全時(shí)要加以限制。電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)使其在利用活動(dòng)中的保密與安全問(wèn)題不好控制。因此要采取更為嚴(yán)密的安全措施，避免由于安全問(wèn)題帶來(lái)不可挽回的損失。
四、結(jié)束語(yǔ)
電算化會(huì)計(jì)檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，它的存在是必然的。因此加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案安全管理，已成為會(huì)計(jì)檔案管理工作的一項(xiàng)緊迫、復(fù)雜、長(zhǎng)期的工作，我們應(yīng)該健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理和控制，使電算化會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)工作中發(fā)揮作用。
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