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怎樣掌控工作時(shí)間
如果你每周只需工作四天會(huì)是什么場景？或者每周工作5天但每天只需工作3小時(shí)，又或者是由你自己決定工作小時(shí)數(shù)呢？
上周我在Haiku Productivity（意為：“三行俳句的生產(chǎn)力”，是一個(gè)旨在簡化生活，在任何事情上都保持克制的系統(tǒng)）上探討了克制自己的藝術(shù)。本周，讓我們來見識(shí)一下我們?nèi)绾瓮ㄟ^這一系統(tǒng)變得更有影響力，使我們不被過多的工作所困擾，繼而擁有更多自己支配的時(shí)間。
我知道，這聽起來很好但顯得很不現(xiàn)實(shí)。但是它并不是遙不可及的，如果你真的有強(qiáng)烈的愿望來控制你的工作生活話，這一切都取決于你是否愿意這樣做。
我曾做過的事：
下面要講的是我在過去的幾個(gè)月里曾努力做到的事情，我想把這次經(jīng)歷與大家分享。那時(shí)我決定將我的工作時(shí)間壓縮到每周3天，而這三天中每天做以往半天的工作。
為此我做了不少努力，平時(shí)我除了有一份全職工作，還要寫博客和自由創(chuàng)作。
我并沒有立刻開始這項(xiàng)壓縮工作時(shí)間的計(jì)劃。首先我試著每周工作4天，感覺真的很難做到。所以我開始精簡我原先的一些工作，慢慢的，感覺似乎越來越容易實(shí)現(xiàn)了。
現(xiàn)在我已將所有工作安排在三天之內(nèi)。這三天里我會(huì)花半天的時(shí)間給Zen Habits寫文章，花兩個(gè)半天進(jìn)行自由創(chuàng)作，剩下的時(shí)間穿插著完成我平常的工作。為了做到這一點(diǎn)，我將這三項(xiàng)工作進(jìn)行簡化，壓縮到最關(guān)鍵和核心的事情上。
目前，我得承認(rèn)在這三天以外的時(shí)間里我有更多的事情要做，我會(huì)在這些時(shí)間中做些事情，比如說我會(huì)在工作日的時(shí)候干點(diǎn)別的活兒。但是那些核心以及關(guān)鍵的工作都會(huì)集中在這三天完成，其余的時(shí)間我會(huì)做一些包括個(gè)人項(xiàng)目。這些個(gè)人計(jì)劃我很久就想做了，但一直苦于沒有時(shí)間（比如自己寫本書）。
我在空余的時(shí)間做什么？
我會(huì)回復(fù)讀者們的郵件和評(píng)論；我會(huì)著手那些我很想做的計(jì)劃（包括正在進(jìn)行中的電子書和一本長期準(zhǔn)備的著書計(jì)劃）；我會(huì)與我的家人共度時(shí)光（那些天我通常下午3點(diǎn)休息）；而且不在周末工作。
我目前的工作時(shí)間安排還沒有達(dá)到最理想的狀態(tài)。我正在努力擺脫日復(fù)一日的工作（這樣做首先可以省下不小的精力）并且嘗試創(chuàng)造最理想的時(shí)間安排。這項(xiàng)計(jì)劃需要長期努力，并不是簡單的設(shè)定限制然后一夜間就能實(shí)現(xiàn)的。
如何做呢？
那么你究竟該如何精簡你的工作時(shí)間呢？答案就在于設(shè)定一定的限制，但是你該怎樣實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)限制是最困難的地方。下面列出一些建議：
首先，設(shè)定限制。我建議定下像每周四天工作日這樣的限制。但你也可以更有野心一點(diǎn)，爭取達(dá)到每周3天或者更少。當(dāng)然你也可以每周工作5天，每天工作6個(gè)小時(shí)。只要找到了最適合你的時(shí)間限制，就馬上行動(dòng)吧。
找到核心部分。好的，如果可供你工作的時(shí)間變少了，那么你該如何按時(shí)完成它們呢？你有兩種選擇：1、手底下快一點(diǎn)兒；2、減少工作量。我的建議是選擇第二條。你必須清楚了解到底哪些是你最需要完成的工作，這樣才能在你設(shè)置的限制內(nèi)完成工作。比如說你想要將你的工作時(shí)間減少20%，那么就必須相應(yīng)的減少20%的工作量。這就意味著你必須分清哪些是必須立即著手去做的，哪些是可以暫時(shí)推遲的。制作一份簡短的列表。列出那些必須要做的事情，放棄那些不那么關(guān)鍵的事情。
消除剩余的工作。如果你列好了那些核心事務(wù)，那么來看看剩下的不那么關(guān)鍵的事情吧。有沒有什么方法可以避免去做這些工作呢？有沒有可能將他們委托、外包或者放棄他們？好好考慮這一點(diǎn)，因?yàn)槿绻隳芡ㄟ^各種方式將這些不必要的工作消除20%，你會(huì)向你設(shè)置的限制邁進(jìn)了一大步。
批量處理。如果你每天都需要處理一些相似的事情，我建議你將他們合在一天完成。比如說我曾經(jīng)每天都要在Zen Habits上發(fā)表文章，但是現(xiàn)在我是一次性完成所有的文章。而這種方法真的起到了縮短工作時(shí)間的作用。你可以將這個(gè)方法以此類推，應(yīng)用到任何事情上。那些你每天都會(huì)做的事情，比如說發(fā)郵件或者打電話這種事情，你就可以將他們放在一天完成。然后把這些集中的工作想成每日專題。
分階段完成。如果你設(shè)定的工作時(shí)間有太大的時(shí)間間隔，那么你往往無法立馬完成它們。我建議能逐步的進(jìn)行改善。一開始，設(shè)置一個(gè)比較短暫的限制（可以是每天一個(gè)小時(shí)，或者是每周五工作半天）。在第一階段的工作上集中精神，當(dāng)這一階段完成后，繼續(xù)下一階段的工作。通過每一階段的完成，最終實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)。
決定額外空余時(shí)間的用處。如果你本來的工作時(shí)間突然空出來了，那么你需要對(duì)這段時(shí)間設(shè)置限制。你已決定每天少工作1小時(shí)？那么你打算怎么用這一小時(shí)呢？在這段時(shí)間里你可以做很多事：有趣的計(jì)劃、搞個(gè)副業(yè)、與你愛的人共度時(shí)光、閱讀、運(yùn)動(dòng)、去海邊，什么都可以。但要注意對(duì)這段時(shí)間加以限制，并且付諸實(shí)施。
有關(guān)社交的一點(diǎn)建議。無論是郵件，電話，即使訊息，Skype （中文為：訊佳普）還是別的通訊方式，你的工作時(shí)間會(huì)有一部分被他們占據(jù)。他們會(huì)完全占滿你計(jì)劃分配給他們的時(shí)間。你需要做的是給每一項(xiàng)你會(huì)用到的通訊方式劃分時(shí)間范圍。（類似于30分鐘用于即時(shí)通訊，30分鐘用于電話通訊，1個(gè)小時(shí)用于郵件通信）努力不要讓任何一項(xiàng)超出他的時(shí)間范圍。
如果我是個(gè)工薪族呢？
大部分人都不能完全掌控自己的工作時(shí)間。對(duì)此我很理解。我的工作時(shí)間看起來比其他人的更為靈活，但是這也是通過我有意識(shí)的調(diào)節(jié)得來的，為此我改變了自我期待，也改變了我老板以及我周圍人對(duì)我的期待。如果他們希望我每周能工作40小時(shí)，那么我就會(huì)回應(yīng)他們的期待。但是如果他們希望我做的是很關(guān)鍵的工作，并期待我能很好的完成的話，那么他們就不能要求我到底是花2小時(shí)還是40小時(shí)來完成它們。
當(dāng)然，我也知道并不是所有人都能像我一樣幸運(yùn)的擁有這樣的靈活性。那么你該怎樣將Haiku Productivity的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到你的實(shí)際工作中去呢？在實(shí)際工作中，這些經(jīng)驗(yàn)還是很有效果的，只是沒有像我這樣明顯。下面是一些小方法：
控制懷有的期待。你需要開始與你的老板談?wù)勊蛩龑?duì)你工作時(shí)間的期待了。他們究竟希望你完成什么目標(biāo)？完成它的地點(diǎn)、方式或者你花在上面的時(shí)間是否對(duì)于完成整個(gè)目標(biāo)至關(guān)重要？如果你可以在家完成它或者花更少的時(shí)間是否會(huì)對(duì)這個(gè)目標(biāo)產(chǎn)生影響？我們所講的高效并不是指完成更多的工作，而是完成更為重要的事情。然后去慢慢調(diào)節(jié)。如果你能改變?nèi)藗儗?duì)你的期待，那么這件事就已經(jīng)上道了。
將空余時(shí)間用于其它計(jì)劃。也許通過控制工作時(shí)間，在限定的（比如）6小時(shí)工作時(shí)間后你就能解脫了。但是你也有可能在6小時(shí)工作時(shí)間后無法休息。這種時(shí)候你應(yīng)該利用這些空余時(shí)間來進(jìn)行新的計(jì)劃（根據(jù)你工作的靈活性，安排與工作相關(guān)的或者其他的計(jì)劃），他們是你曾想做卻沒能完成的計(jì)劃。我曾用我的空余時(shí)間來進(jìn)行自由創(chuàng)作，但從此以后我的工作狀態(tài)變得更加靈活可控。
在家工作。如果你可以在家工作，你一定要堅(jiān)持。你要展現(xiàn)給你的老板看，通過一到兩天在家工作的嘗試，你能比在辦公室里完成更多的工作。了解你的老板希望你那天完成什么樣的工作進(jìn)度，之后在那天超額完成。一旦老板允許你遠(yuǎn)程工作，你就可以計(jì)劃你的工作時(shí)間了。一定注意要按時(shí)完成規(guī)定的工作，但至于怎么來完成就在于你了。
選擇以項(xiàng)目為準(zhǔn)的工作，而不是以工作時(shí)間為準(zhǔn)的工作。這一條又返回到之前提到的控制期待的那一條了，但是你應(yīng)該希望你的老板能以項(xiàng)目或者計(jì)劃完成為基準(zhǔn)來給你規(guī)定計(jì)劃，而不是以你工作了多長時(shí)間來制定。如果你可以做到這一點(diǎn)，你就朝著可以控制工作時(shí)間的方向前進(jìn)了一大步。
職場人如何更合理地安排工作，提高工作效率呢？
1、提高你的專注力
工作效能專家戴維艾倫認(rèn)為，影響工作效率的最大阻礙是，人們對(duì)自己要辦的事情缺乏切實(shí)的把握。他們既沒有明確工作事項(xiàng)，也沒有具體落實(shí)，于是事情就一直縈繞在人們的心頭，既耗費(fèi)精力，也造成了巨大的精神壓力。實(shí)際上，大腦的主要功能是思考，而不是記事。所以，把想法從腦子里全部倒出來，列出一份清單，是非常重要的一步。
大腦清空后，接下來需要把大任務(wù)分解成一個(gè)個(gè)較小的“下一步行動(dòng)”，然后集中精力逐項(xiàng)落實(shí)。這種方法實(shí)際上是在創(chuàng)造人們做事的動(dòng)機(jī)：我看到我想要的結(jié)果，我相信我能做到，也知道怎么做。
艾倫是暢銷書《搞定I：無壓工作的藝術(shù)》的作者。在書中，他論述了列出工作清單，然后逐項(xiàng)推進(jìn)的效能管理方法。他的擁躉們將這套方法稱為“GTD”。GTD方法的主要原則是，用記錄的方式將頭腦中的各種任務(wù)移出來，并且安排好下一步行動(dòng)，從而做到心無掛念，集中精力做好手頭的事情。
GTD最大的用處是，干掉一件事是一件，把控時(shí)間的成就感就這么一點(diǎn)點(diǎn)的積累起來、養(yǎng)成習(xí)慣之后成為一種高效率的行為方式，對(duì)重建信心尤其是擺脫忙忙碌碌卻一事無成那種挫敗抑郁感很有幫助。
2、管理能量而非時(shí)間
工作效能專家托尼施瓦茨是EnergyProject公司的CEO。這家公司曾為包括索尼公司和美聯(lián)銀行在內(nèi)的一些大型組織提供了咨詢和培訓(xùn)服務(wù)，通過一個(gè)名為“能量管理計(jì)劃”的項(xiàng)目，幫助數(shù)千位領(lǐng)導(dǎo)人和管理者建立起良好的習(xí)慣，科學(xué)地管理他們的能量，而非時(shí)間。最后的數(shù)據(jù)表明，參與該計(jì)劃的員工的績效表現(xiàn)均優(yōu)于對(duì)照組，高能量能夠創(chuàng)造出更高的績效。
施瓦茨認(rèn)為，延長工作時(shí)間之所以不可取，是因?yàn)闀r(shí)間是一種有限的資源。相比之下，能量則不同。人的能量包括四個(gè)基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量，在一段時(shí)間的高度專注之后，要適當(dāng)休息，做到能量的平衡。
能量管理計(jì)劃首先從對(duì)體能的關(guān)注開始，因?yàn)橐粋�(gè)好的身體能夠產(chǎn)生更多能量。誰都知道營養(yǎng)不良、缺少運(yùn)動(dòng)、睡眠不足和休息不夠會(huì)降低人的基礎(chǔ)能量水平，削弱他們的情緒控制力和專注力。施瓦茨和他的同事幫助經(jīng)理人制定一些能夠增強(qiáng)、恢復(fù)和補(bǔ)充體能的習(xí)慣，敦促他們規(guī)律飲食，按時(shí)作息，加強(qiáng)鍛煉。很多參與這一計(jì)劃的管理者都反映，隨著體能的增強(qiáng)，他們的工作效率也有所提高。
該計(jì)劃的第二個(gè)關(guān)注點(diǎn)是情緒。施瓦茨認(rèn)為不管外部壓力有多大，人們只要控制好自己的情緒，就可以提高能量的質(zhì)量。大多數(shù)人都發(fā)現(xiàn)，當(dāng)自己情緒愉快的時(shí)候，往往就是績效最高的時(shí)候。為做到這一點(diǎn)，除了注意工間休息，還應(yīng)養(yǎng)成三個(gè)簡單而有效的習(xí)慣——深呼吸放松自己，向他人表達(dá)贊賞，并且換一種積極的方式來講述自己生活中發(fā)生的事件。事實(shí)證明，積極的情緒能夠提高能量的質(zhì)量水平。
該計(jì)劃的第三個(gè)關(guān)注點(diǎn)是思想，思想必須集中。許多高管認(rèn)為，如果有一大堆任務(wù)擺在面前，就必須同時(shí)著手處理，但實(shí)際上，這種做法會(huì)降低工作效率。施瓦茨建議高管們制定一些習(xí)慣來減少科技給生活帶來的無情干擾。比如：只在固定時(shí)段接發(fā)電子郵件，開會(huì)時(shí)不接聽電話，等等。集中注意力，使高管們的能量不致分散，他們就能在較短的時(shí)間內(nèi)完成與過去相同的工作量。
該計(jì)劃的第四個(gè)關(guān)注點(diǎn)是精神。施瓦茨認(rèn)為，當(dāng)人們的日常工作和活動(dòng)與他們最為珍視的、能夠賦予他們意義感和目的感的東西相一致時(shí)，他們的精神能量就會(huì)發(fā)揮作用。為此，人們需要理清優(yōu)先事項(xiàng)，并以此為準(zhǔn)在三個(gè)方面制定習(xí)慣：做自己最擅長和最喜歡的工作；有意識(shí)地為生活中最重要的領(lǐng)域分配時(shí)間和精力，認(rèn)真工作，關(guān)心家庭、健康和他人；此外，還要在日常行為中奉行自己的核心價(jià)值觀。
施瓦茨是一個(gè)嚴(yán)格自律的人，他強(qiáng)調(diào)要建立一套積極的程序，有意識(shí)地修正自己的行為。比如，他會(huì)把最重要的工作放在一早就做，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候人休息得最充分，注意力也最集中。而90%的人一上班就查收電子郵件，這等于把工作安排的主動(dòng)權(quán)交給了別人。為了避免受到電子郵件的干擾，一個(gè)人應(yīng)該定期處理自己的郵箱，這樣可以避免郵件經(jīng)常干擾我們的日常工作。
施瓦茨認(rèn)為，為了有效地給員工補(bǔ)充能量，組織的著眼點(diǎn)必須從“向員工索取更多”轉(zhuǎn)移到“為員工付出更多”，這樣，他們才會(huì)鼓足干勁，才能為每天的工作投入更多。
3、建立個(gè)人精力管理模型
第一步：根據(jù)你的精力周期細(xì)分全天的時(shí)間。必須要承認(rèn)，人在一天不同的時(shí)間段中，精力水平是不一樣的。你首先要做的就是劃分出你的“優(yōu)質(zhì)、中質(zhì)、低質(zhì)”時(shí)間段，之后才能將不同難度的事情安排到不同精力水平的時(shí)間段中去。
第二步：為你的每個(gè)時(shí)間段確定一個(gè)虛擬的精力總值。根據(jù)這個(gè)時(shí)間段的長短，和一定的標(biāo)準(zhǔn)（例如十五分鐘對(duì)應(yīng)一個(gè)0.5的精力值，半小時(shí)對(duì)應(yīng)一個(gè)1的精力值等），為這個(gè)時(shí)間段建立一個(gè)總體數(shù)值。
第三步：定義事務(wù)的精力消耗值。每完成一件事情，都需要消耗你的時(shí)間和精力，但是消耗的多少是有區(qū)別的。你需要定義精力消耗的等級(jí)。（注意定義的等級(jí)盡量簡單，不要有太多等級(jí)。）有一些事情做完以后不會(huì)消減你的精力，反而會(huì)提升你的精力，例如你做了一件自己特別喜歡的事情，或者是一個(gè)放松休閑的事情。不過根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，這種小小的精力提升不會(huì)特別多。
你只需要用各個(gè)時(shí)間段的精力總值，減去事務(wù)的精力消耗值，就可以估算出剩余精力，就可以知道自己這個(gè)時(shí)間段是不是能做得完這么多事情（相減為負(fù)，當(dāng)然就意味著你做不了這么多事情；相減為正，就可以繼續(xù)在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)安排事情）。
第四步：在合適的軟件上分配你的待完成事務(wù)。把上面定義的分類體系移植到一個(gè)合適的時(shí)間管理軟件中，你就可以開始實(shí)際的操作了。
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