檔案管理對企業標準化工作的意義和作用論文

檔案管理對企業標準化工作的意義和作用論文

　　引言

　　企業檔案管理是指對企業在生產經營和管理活動中形成的對社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料和歷史記錄進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。企業標準化是以獲得企業的最佳生產經營秩序和經濟效益為目標，以搞好生產、管理、技術和營銷等各項工作為主要內容，制定、貫徹實施和管理維護標準的一種有組織的活動。中國加入WTO以來，標準化戰略在企業發展中所起的技術杠桿作用早已深入常識。檔案管理作為企業生產、技術科研和經營等活動的真實記錄和基礎性工作，所提供的大量以事實為基礎的原始數據和對這些原始數據的統計，則為企業標準化工作的正常開展提供了珍貴優質的土壤。可以說，檔案管理是企業標準化活動正常開展的一項基礎性工作。檔案管理對企業開展標準化工作的意義具體表現哪些方面呢?筆者認為可從以下幾個方面進行闡述:

　　1檔案管理能為企業標準制訂提供充分的文獻資料和必要的原始記錄

　　企業科學合理地制定企業標準離不開檔案管理工作的支持。企業在制定企業標準時，需要先查詢現有國家行業標準是否已對企業產品某項技術指標作出強制性規定，如果違反這些強制性標準的規定，就是違反了《標準化法》的規定;當國家行業內對該產品某些指標并無限制性規定時，這些指標的確定就要通過對產品以往生產檢驗記錄和客戶反饋數據的統計分析來確定。由此可見，企業能否制定出科學合理的企業標準，在很大程度上取決于企業檔案管理工作所提供的信息資源是否充分全面。例如:某公司在制定《消防高溫混流風機》企業標準時，就應先查詢國家對風機的“耐高溫性能”有無強制性規定;由于公司重視檔案管理工作，對本行業必須收集的國家標準和行業標準都整理在檔，為企業標準的制定提供了豐富的標準信息資料。又如:某企業生產高鉻鉑抗磨合金鑄件，其產品牌號是公司自己設計開發出來的，因此其化學成份、機械性能指標均不同于國家現有標準規定。應客戶招標要求，也為適應新形勢下企業規范化的要求，該企業制定了自己的企業標準《高鉻鉑抗磨合金鑄件》。為正確確定鑄件標準中的化學成份和機械性能指標，公司將歷年存檔的工藝配方、熱處理、化學元素成分化驗、機械性能檢測等原始記錄找出，用科學統計分析方法確定能給企業帶來最佳的經濟效益的標準指標。如果該公司平時不注重檔案管理工作，不注重歷史記錄的收集，就不能為該公司企業標準的制訂提供必要的原始記錄，就無法制定出科學合理的企業標準，當然也就不能實現標準化活動最佳秩序和經濟效益的目的。

　　2檔案管理能為企業標準化活動的有效性和合法性提供證據

　　企業標準化的許多工作都需要大量保存良好的生產檢驗和經營等活動的歷史記錄作為其有效性和合法性的證據。這表現在以下方面:

　　一是當上級部門對企業標準的貫徹實施情況進行監督和檢查時，企業需要提供真實的生產檢驗記錄，證明產品已按《標準化法》和企業標準的要求進行了檢驗并簽發合格證才出廠銷售。顯然，這些記錄的保存和提供是以企業具有良好的檔案管理為基礎的。國家質量監督檢驗檢疫總局發布《泵產品生產許可證實施細則》中就對企業的文件記錄等檔案管理有多項規定，如:企業應將其產品所需的各類國家行業標準收集完整，按標準要求生產檢驗并保管好相關的歷史記錄;相關崗位人員應具備的知識、技能和培訓要求均應形成文件存檔備查;生產檢驗等過程所涉及的工藝技術文件和圖紙應按企業制訂的文件檔案管理制度發放和管理等等。生產許可證審查組來到企業現場實地檢查打分時，除了現場核查生產場地和設備設施是否符合要求，其余基本要根據企業所保存的生產檢驗的歷史記錄來判斷企業是否符合領證要求。有些記錄的保存是否完好，甚至關系到企業是否能通過考核驗收，如:《泵產品生產許可證企業實地核查辦法》中6. 3條是核查組現場檢查判定的否決項，也即:這條要求如果不符合規定，其余項目即使符合要求也不能通過。這一條規定的主要內容就是:企業應提供近幾年的出廠檢驗記錄，以證實企業一直按企業標準的要求進行了出廠檢驗。如果企業未能在這些方面做好檔案管理工作，不但不利于標準化工作的開展，還將給企業造成難以挽回的損失。

　　二是在發生質量糾紛時，生產檢驗等歷史記錄可以從一定程度上保障企業的利益。上世紀八十年代，中國某企業從日本進口一臺價格昂貴、技術先進的大型生產設備。設備運行一年左右便出現了故障。企業的有關人員便向日本企業反應情況并要求他們作出相應的修理或賠償。日本方派專業人員前來處理，專業人員查看狀況后進行了分析，認為設備出現故障的原因在于中國企業未按設備標準的要求進行日常保養，要求中國企業提供近一年來設備生產、保養、維護和大修的記錄。中國企業的設備維護人員雖然也按規定做了這方面的工作，但由于企業根本沒有檔案管理的意識，提供不出完整的記錄，也就不能為自己的工作提供證據。面對日本企業提供的保存完好的檔案記錄包括了該臺設備從采購零部件進廠檢驗、生產加工過程的半成品檢驗到整臺設備檢驗合格后出廠的所有記錄，中國企業只能啞巴吃黃連有苦說不出。近幾年來，很多企業在標準化意識提高的同時，檔案意識也有所提高。企業逐漸認識到當出現質量糾紛時，產品標準就是仲裁依據，執行標準的記錄可以為企業提供較有力的證據。

　　3檔案管理能為企業標準化活動的持續改進提供可靠的原始數據

　　企業標準化的最終目的是追求企業最佳秩序和最大利益。要達到這一目的，企業應形成發現問題、分析原因、針對原因解決問題從而不斷持續改進的良性循環機制。這種良性循環機制中最關鍵的前兩步“發現問題”和“分析原因”要得以正常開展，就需要企業有良好的檔案管理工作。如:某公司為了確保出廠的成品質量能符合標準要求，會對一些關鍵的生產加工過程進行監控。對于可能影響最終成品質量的各類半成品的技術指標都要檢驗并記錄，公司質管員將通過監控這些記錄數據是否有偏差來發現產品的生產過程是否有問題。當這些檢驗記錄出現偏差時，就有可能影響最終成品的質量，相關人員必須針對發現的問題查找原因并采取糾正措施。在查找原因時，也需要大量的生產檢驗歷史記錄作為基礎，同時還可利用歷史數據所具有的追根溯源的能力，找出真正存在的問題，有的放矢進行解決，從而達到持續改進的目的。

　　企業應將標準的檔案信息整理在檔。失敗標準的檔案信息可作為企業在歷年管理評審中尋找持續改進的突破點;成功標準的檔案信息則可作為企業下一次制定標準時的決策參考，以避免重復性浪費。如:某公司在制定《電線電纜料》企業標準時，對脆化溫度、熱穩定時間、老化時間技術指標等物理性能指標定在什么水平一直拿不定主意。因為公司歷次存檔的檢驗報告顯示這些性能指標的檢測數據遠遠高于相應國家標準的規定。如果指標僅按國家標準要求制定，顯示不出企業產品的技術競爭力;如果指標定得過高，有時反而會給企業造成不必要的資源浪費，不利于企業追求最佳秩序和最大利益。管理層綜合考慮了成本和市場等方面的因素，最終決定將企業標準的指標值定得低于歷次檢驗數據的加權平均值，但又稍高于國家標準的規定。企業利用檔案管理的優勢，制定了高于國家標準水平的企業標準，既能更好地保障產品質量，又體現了企業產品的特色和競爭力。

　　4檔案管理已滲透至企業標準化工作的方方面面

　　檔案管理不僅為標準化工作提供了必不可少的信息和數據，并且已滲透至標準化工作的方方面面，或者說，檔案管理就是標準化工作的一部分。這體現在以下幾方面:一是在一個有著較健全企業標準體系的企業，企業制定的技術標準、管理標準、工作標準總數達幾百個甚至上千個，對這些標準文件進行的編號、分類、登記、發放等管理工作本就是檔案管理所涉及的范圍。二是一些國際通用的質量管理體系標準、環境管理體系標準對檔案管理有較高的要求。質量管理體系標準工509001中對公司內部文件和記錄的管理就有較為嚴格的管理，如:標準中對文件和記錄的編號、發放、識別、保存、檢索、有效期、作廢或有效標識等要求都有明確規定;標準中規定企業在質量管理過程中應保存的記錄就達22處。環境管理體系列標準工5014001要求企業在環保方面應保存的記錄達16處。這些標準在中國實施已很多年，剛實施這些標準時，大多數企業對于標準中有關文件和記錄的管理要求總覺得匪夷所思，難以堅持。其實，對于有著良好檔案管理基礎的企業，這根本不是問題。對于一直不重視檔案管理工作的企業，經過一段時間的堅持，便感受到檔案管理對于企業標準化和其它方面的管理都是大有裨益的。可見，要在企業實施這些國際上較為先進的管理標準，就需要企業有良好的檔案管理工作。三是在某些行業，檔案資料管理已以行業標準的形式在全國范圍內予以規定和統一，體現了國家對檔案管理工作的重視。如:在船舶行業，對檔案收集及其業務指導要求、檔案管理部門職責、實物檔案管理、案卷格式和一般要求、設備儀器、經營、生產、技術等一系工作均制定了船舶行業標準。截至目前，我國各行各業制定的有關檔案管理方面的行業標準近200個。

　　國內一位知名的檔案管理培訓專家曾說，不想成長的企業勿需檔案管理。筆者則說，不想開展標準化工作的企業勿需檔案管理。企業應認識到檔案管理在標準化工作中所起的作用，認真地做好檔案管理工作，為企業的標準化工作打好堅實的基礎。

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