辦公室基本禮儀常識

時間：2021-03-30 17:50:21 禮儀常識我要投稿

關于辦公室基本禮儀常識

　　辦公室是一個處理公司業務的場所，辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認同，更重要的是每個人為人處事，禮貌待人的最直接表現。下面有小編整理的辦公室基本禮儀，歡迎閱讀!

關于辦公室基本禮儀常識

　　打招呼

　　辦公室內的招呼因人而易，不過親切的問候語與贊美語，乃是工作中不可或缺的禮貌語言。一些服務行業的公司強力倡導問候語言，要求員工在清晨時利用晨會時間，練習各種打招呼的語氣語調，希望他們在不斷地學習中，養成彬彬有禮的好習慣。

　　問候語在人際溝通當中屬于基本寒喧語言的一種，就如同在家里起床應該向長輩問安，在工作場合中也應該隨時表現自己的良好人際關系。適當的問候語不是聽起來不自然或是很做作的語言, 而是投入自己的關心與親切的互動。問候語也是一種起始語言，在展開各種話題的時候，多多應用問候語常常讓雙方可以迅速化解冰凍，進入應有的主題。

　　贊美語并不容易形成，多數成功的領導都會巧妙地運用贊美語達到激勵員工的目的，其效果甚至比給予金錢的鼓勵還要有價值。練習贊美語首先需要細心觀察對方的舉措，找到對方可以贊美的項目，然后用簡單、深刻的語言，激勵人心。打招呼可以分為上對下，下對上，以及平行之間的招呼語。以上對下的招呼為例，這一類招呼由于各個辦公室的氣氛不相同，也各有差異。有些單位十分嚴肅，上對下的招呼多是官樣文章;有些企業打招呼則像是朋友一般親切，令人分不出哪位是主管，哪位是下屬。可見，打招呼并沒有一定的語言模式，卻是辦公室禮儀當中最好的開始和人際的潤滑劑。

　　員工溝通

　　員工溝通是件大學問，側聞一個公司的人員談話，就可以明白這家公司的企業文化如何。

　　一個優秀的主管要能察納雅言，不使下屬說話緊張，讓其暢所欲言。通常在談話前，主管可以先請對方入座，消除對方的緊張和疑慮;在談話期間，多用我字開頭, 少用指責的你字說明。尊重下屬的心情，多聽少說，讓對方能夠充分表述自己的意見。此外，領導者本身應當身體力行，認真做事，心存公正，自為表率，這樣才能令人敬服。

　　作為下屬，則應該以工作來表現自己，說話要不卑不亢，不要逢迎作姿，令人瞧不起。

　　天天見面的同事雖然不必太客氣，可是最起碼的禮貌仍然不可或缺。如對不起、請原諒、麻煩您、借個光、我先走一步、下回見等常用的敬語，就應當保留。語言是禮貌上重要的一環，即使在很熟的同事之間，既不可以太客氣，也不可以太隨便。禮太多，會使對方不敢接近您;過于隨便，則會給人感覺您沒有教養，有欠莊重。

　　訪客接待

　　訪客來臨以前，公司應做好充分的接待準備。接待活動需要認真籌備和精心策劃，具體可參詳以下幾點：

　　一、確定接待規格：貴賓會由哪些人迎接、陪同和接待。

　　二、制定接待方案：除了接待規格以外，是否還有活動的安排。

　　三、了解來訪狀況：包括來賓的目的要求、會見和參觀的意愿、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習慣及禁忌等等。

　　四、做好接待準備：包括迎送貴賓、會議場所布置、準備參觀的項目、解說人員的安排、食宿和交通工具等。

　　在公務接待當中，接待的規格要求也極其重要，如果沒有事前了解往往會有很嚴重的缺失。錯誤的接待規格會使對方受寵若驚，否則就是十分的不自在。一般接待規格按來訪人員的身分可分為以下三種：

　　高規格接待：主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作人員來了解情況和傳達意見的時候，就需要高規格接待。

　　低規格接待：就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如，高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察，就會成為低規格的接待。

　　對等接待：就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。

　　來者是客，以客為尊。無論是否彼此是否有商業聯系，都應該以禮待之。從客人來到公司的前臺開始，直到完全離開為止，都要遵守禮儀規范，讓來訪者賓至如歸。

　　電話禮貌

　　電話禮貌也是辦公室不可缺少的禮貌之一，許多洽公的客戶往往因為一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以，電話禮貌必須作為全體員工的基礎訓練項目，全力推動，貫徹執行，使客戶在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓要靠長期鍛煉，不是一朝一夕可以促成的。

　　微笑的臉才會產生微笑的聲音，聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒有對自己的聲音進行訓練，完全憑借本能的自然音調來說話，這是極大的錯誤。透過電話的聲音，是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細觀察自己說話的樣子，并錄下聽自己說話的聲音，找出自己說話時嚴重的缺點，加以改正。

　　由于電話里面只聞其聲，不見其人。所以，要用簡單的 KISS 理論來說話( Keep it simple and short )。運用簡單扼要的字句，避免使用過于專業的名詞或者是行話，這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避免的時候，也請使用比較通俗的名詞，并加以淺顯的說明，這樣可以節省彼此寶貴的時間，避免誤會。

　　介紹禮儀

　　介紹也是辦公室里經常發生的事情，它分為初次介紹和相互介紹。介紹的學問很大，不是一般人想象得那么簡單：只是交換名字和職稱而已。客人來的時候，如果需要為主客雙方介紹，中間人要記得先把客人介紹給主人，然后把主人介紹給客人。如果客人多于一人，則要按照其尊卑順序介紹。

　　因此，中間人在介紹之前，必須確實了解雙方的關系，同時也要明白對方最需要知道的是什么，不會因為短短的說明而弄錯了對方的身份地位。如果對于介紹對象的確實身份存有疑慮，就應先向當事人請示或請教，看看對方需要用什么身份來被介紹。

　　虛心受教

　　客戶投訴也是辦公室經常遇到的問題，因此，如何有效地處理各種投訴也是當今各個行業的難題題。處理客戶投訴必須掌握方法，無論受到怎樣的責難或是批評，都應虛心受教，誠心對待，即使再嚴厲的的責備也是如此，絕對不能出現與客戶爭辯的情況。

　　接到投訴的最初先說抱歉，聆聽完對方的投訴后依然說抱歉。無論誰是誰非，給客戶帶來方便或者不悅，就需要道歉。不管客戶投訴什么樣的問題，都要認為投訴是給自己解釋誤會的良機。負責處理客戶投訴的人，必須訓練有素，能及時平復對方的情緒，先解決心情，再解決事情。心平氣和地做出扼要又適當的解釋，并感謝對方給予說明的機會。

　　拜訪客戶

　　拜訪是指到對方的辦公室去洽談公務。有些人喜歡興之所至，隨意去拜訪別人，這對被拜訪的對象來說是不速之客，這是非常沒有禮貌的表現。如果沒有事前約定就匆匆拜訪，會讓對方手忙腳亂，弄的很尷尬。如果對方正好在開會或是外出不在，那又會碰個釘子，自討沒趣。

　　拜訪客戶不僅要事前通知確定，而且要提前告知，即使是已經確定好的行程，也需要在出發之前再確認一次，以便提醒對方提前準備。拜訪之前，還要事先規劃好行程和時間，確定對方可以有多少時間交談，不宜占用對方過長時間。同時，注意按時達到，不能遲到。

　　請假休假

　　上班族難免有些私人的意外需要臨時請假，但是如果這些工作沒有適當的人來接手，請假就會給公司造成很大的困擾。所以，請假應該提早規劃，使工作不致于因為你請假的緣故不能延續。

　　商務禮儀之辦公室基本禮儀要求商務禮儀之辦公室基本禮儀要求有些人情緒不穩定，總喜歡心情不好就借故請假，這不僅是沒有禮貌的表現，也違反了公司的常理。員工在工作中的情緒必須自己處理，不能因為情緒性問題就一走了之。休假的情形也是一樣，雖然休假是個人應享的權利，但個人的休假一定會影響到公司整體工作的進行。所以即使休假，也要提前準備，告知主管，這才是對工作負責任的態度。

　　服裝規定

　　注意自己的儀表是應該有的辦公室禮貌。儀表與儀容不同，前者是指服裝上的打扮，后者是指臉上的清潔與裝扮。對于服裝，有的企業上會依照統一規定穿著制服。如果沒有規定，自行著裝的員工都要以辦公室是正式公開場的合為原則，注意服裝的`穿著。

　　雖然沒有特別規定穿什么，女士穿著過于暴露的衣服都是不禮貌的。西方禮儀認為一個女士必須做到在辦公室里三點不露：那就是肩膀不露、膝蓋不露，還有腳趾不露。東方人雖然沒有這樣的規矩，但是通常在辦公室里面太過休閑的打扮，會使人認為你不夠專業，同時也顯得不夠莊重。

　　男士的服裝雖然不一定要穿西服或者正裝，但是，服裝會說明您對事情的看法以及對于周遭環境尊重的程度。所以男士的穿著也必須符合一定的規范，比方說，襪子的顏色要與西褲顏色搭配，上衣必須扎在西褲里面。穿西服一定要穿長袖，穿鞋子最好有鞋帶等等。

　　許多公司在明文規定服裝的禁忌之外，對于個人衛生也有要求。比方說，男性必須留短發、剃胡須，指甲不得留長，不能有體味，保持個人衛生。女性必須畫淡妝，不得將指甲染色，不得染發、長發要挽起、不得有過多配飾，也不可在人前脫去外衣等等。

　　遲到早退

　　所謂遲到，在禮節上是指規定時間的前后十分鐘之內，如果沒有超過十分鐘不算是真正的遲到。當然，辦公室中不能以禮節為據，而應嚴格按照規定的時間上下班。

　　通常，遲到的人會找很多理由來說明，最常見的理由都是發生個人的意外，例如堵車、鬧鈴沒響、孩子生病、身體不舒服等。歸根結底，最終極的原因只是沒有提早出門。遲到是一種習慣，一種借口，并不是一種可以諒解的原因。所以員工必須養成良好的作息習慣，寧可提前，也不趕晚。

　　至于遲到還要找人簽到打卡，這就更不應該了。企業為了防止代簽和代打卡，設立許多方法，像是處罰或是使用簽到以外的方法來考核，其最終目的也不過是為了避免員工遲到早退而已。其實，遲到早退的原因可能不一定是偷懶，多數原因是工作本身讓人感到無趣，工作安排時間不當，或者真的是家里有事情。

　　一個人遲到不單單會耽誤個人的工作，也會影響到其他人工作的進行。例如，由于一個人缺席，導致會議無法順利進行，浪費了大家的時間。也有人在會議中悄悄地溜走，這種早退而未告知的行為也是非常沒有禮貌的。

　　道德規范

　　還有些經常疏忽的辦公室細節也是進退應對的禮儀，例如進出會客室或是主管的辦公室必須先敲門才能進去;手機在會議室或是辦公室都算是隨身物品，不應談笑使用打擾其它同事上班的情緒等等。其中，有些事情是禮貌，有些就是行為的規范，這些規范我們可以統稱為道德規范(ethic code)。

　　道德規范的意義是在同一家企業中，讓企業文化成為人人默許、共同遵守的行規，特別是屬于行為導向的意義更大于禮儀的日常行動。道德規范會讓同構型的員工共同遵守一些原則，像是不隨意暴露公司的商業機密，不偷取公務的對象等，這些就是更上一層樓的辦公室禮儀了。

　　辦公室禮儀涵蓋了我們在工作場合所涉及到的各方面禮儀規范，如電話、接待、會議、公務、公關、溝通等都包含在內。本文向讀者詳細介紹10種日常辦公室禮儀，幫助其改善同事間人際關系，提高工作效率。

　　在辦公室打招呼的禮儀

　　(1)、在辦公室內你應向經過你辦公桌的人主動打招呼，無論他們的身份是同事或者是老板，都要一視同仁。

　　看見有人經過你的身旁而不打招呼，是十分無禮的。至于對周圍的同事和較熟悉的同事，更應保持有禮、和善的態度，不論早上進公司、中午休息吃飯或晚上離開公司都要打招呼，千萬不要來無影、去無蹤。

　　(2)、電梯遇見老板，要主動大方地向他打招呼，不宜閃躲或假裝沒看見。若只有你和老板兩人在電梯內，也可聊一些普通的事或簡單地問候一下。萬一他的反應十分冷淡或根本不理，那么以后見面只需禮貌地打聲招呼即可。最好不要與老板在電梯內談論公事，以免使人討厭。在擁擠的電梯內，如果沒有人說話，最好也不要開口。若遇到同事向你打招呼或是目光相遇，你應適時地點頭、微笑，甚至回應，視而不見是最要不得的。老板招呼你時，你要客氣地回答是的，╳╳老板(潘總)，是的，╳╳先生。

　　(3)、離開辦公室時，應記住向主管報告，詢問是否還有吩咐然后再離開。對于上司，態度要禮貌周到，若接近其身邊，要站好后再打招呼;而一般熟悉的同事之間則不必拘束，可以用互相了解及喜歡的方式打招呼。

　　(4)、同事之間如非常熟悉或得到對方許可，則可直稱其名，但無論如何不應該于工作場合中叫對方的小名、綽號，如帥哥、美女或好好先生等。因為這些稱呼含有玩笑意味，會令人覺得不莊重，同時在工作場合不應用肉麻的話來稱呼別人，如親愛的，老大等。

　　(5)、別人招呼你時，應立刻有所回應，即使正在接聽電話也應放下話筒，告訴他你住在那接聽電話，待會兒就來。不要留待事后解釋，以免增加困擾及誤會。

　　(6)、在辦公室內坐著時，如果有人進來，究竟應不應該站起來?到底有哪些時候非起立不可的?

　　當下列人士進來時，你就該站起身來：

　　顧客(不論男女)進來時;

　　1.職位比你高的領導;

　　職位與你同等的女性行政人員。但如果她因工作需要常進出你的辦公室，那就另當別論了;

　　開會時一位女性正好進入或離開會議室時，只有坐在她旁邊(特別是左邊)的男士應戰起來為她服務，幫忙拉開椅子，其他位子的男士依然可坐著;

　　貴賓要離席時，不論他是男士或女士，都不可任由貴賓單獨離席，應有人陪同及恭送。

　　2、打電話禮儀：

　　(1)、做好打電話前的準備：做好思想準備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內容，如怕打電話時遺漏，那么記下主要內容以備忘;在電話機旁要有記錄的筆和紙。

　　(2)、電話撥通后，應先說您好，問對方：是某單位和個人。得到明確答復后，再自報家門，報單位和你個人的名字。

　　(3)、如對方幫你去找人聽電話，此時，打電話的人應拿住話筒，不能放下話筒干別的事。

　　(4)、告知某不在時，你不可喀嚓就掛斷，而應說謝謝，我過會兒再打或如方便，麻煩您轉告或請告訴他回來后給我回個電話，我的電話號碼是

　　(5)、電話撥錯了，應向對方表示歉意，對不起，我打錯了，切不可無禮的就關斷電話。

　　(6)、如要求對方對你的電話有所記錄，應有耐心，別催問：好了嗎?、怎么這么慢!

　　(7)、打電話時，要口對話筒，說話聲音不要太大也不要太小，說話要富于節奏，表達要清楚，簡明扼要，吐字清晰，切忌說話矯揉造作，嗲聲嗲氣。

　　(8)、給單位打電話時，應避開剛上班或快下班時間，因為接聽電話的人不耐煩。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時間，但太晚或午睡的時間不宜。

　　(9)、通話應簡單明了，對重要內容可以扼要地向對方再敘述一遍，以求確認。

　　(10)、不占用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間用電話與親朋好友聊天。

　　(11)、通話完畢，應友善地感謝對方：打攪你了，對不起，謝謝您在百忙中接聽我的電話，或者和您通話感到很高興，謝謝您，再見。

　　3、接電話的禮儀

　　(1)、一般鈴聲一響，就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接，就顯得不禮貌，此時拿起電話，應說聲對不起，讓您久等了。

　　(2)、一般拿起話筒后，應說您好

　　(3)、再自我介紹，需要我幫忙嗎?

　　(4)、認真傾聽對方的電話內容，聽電話時，應說是、好等，讓對方感到你在認真地聽，不要輕易打斷對方的說話。

　　(5)、如對方不是找你，那么你應該禮貌的請對方稍候，如找不到聽電話的人，你可以自動的提供一些幫助，需要我轉告嗎?

　　(6)、如對方要求電話記錄，應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄：說來的電話(WHO)，打電話找誰(WHOM)，來電的內容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(Where)、時間(When)。

　　(7)、電話完畢，應等對方掛機后在掛比較好，不要倉促的久掛斷，甚至對方話音沒落，就掛斷。掛電話的聲音不要太響，以免讓人產生粗魯無禮的感覺。

　　(8)、碰到對方掛錯電話時，態度要有禮貌，別說亂打，怎么搞的

　　(9)、接電話時，盡量不要干別的事，如中途有事，必須走開一下，那么時間也不應超過30秒。

　　4、交換名片的禮儀

　　(1)、要養成檢查名片夾內是否還有名片的習慣，名片的遞交方式：各個手指并攏，大拇指輕夾著名片的右下，使對方好接拿。雙手遞給客戶，將名片的文字方向朝客戶。

　　(2)、拿取名片時要雙手去拿，拿到名片時輕輕念出對方的名字，以讓對方確認無誤;如果念錯了，要記著說對不起。拿到名片后，要放置自己名片夾中。

　　(3)、同時交換名片時，可以右手提交名片，左手接拿對方名片。

　　(4)、不要無意識地玩弄對方的名片。

　　(5)、不要當場在對方名片上寫備忘事情。

　　商務禮儀之辦公室基本禮儀要求禮儀大全(6)、上司在旁時不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片。

　　(7)、送名片的禮儀：應起身站立，走向對方，面含笑意，以右手或雙手捧著或拿正面面對對方，以齊胸的高度不緊不慢的遞送過去。與此同時，應說請多關照，請多指教希望今后保持聯絡等，同時向多人遞送名片時，應由尊而卑或由近而遠。

　　(8)、接受名片的禮儀：要起身站立，迎上前去，說謝謝。然后，務必要用右手或雙手并用將對方的名片鄭重的接過來，捧到面前，念一遍對方的姓名。最后，應當著對方的面將名片收藏到自己的名片夾或包內，并隨之遞上自己的名片。忌諱：用左手接，接過后看也不看，隨手亂放，不回遞自己的名片等。

　　5、介紹的禮儀：

　　介紹他人相識時，要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方，即先介紹主人，后介紹客人;先介紹職務低者，后介紹職務高者;先介紹男士，后介紹女士;先介紹晚輩，后介紹長輩;先介紹個人，后介紹集體。

　　如果在介紹他人時，不能準確知道其稱呼，應問一下被介紹者請問你怎么稱呼?，否則萬一張冠李戴，會很尷尬。

　　介紹時最好先說：請允許我向您介紹或讓我介紹一下，請允許我自我介紹。

　　打招呼男士為先，握手女士為先。

　　介紹手勢：手掌向上，五指并攏，伸向被介紹者，不能用手指指指點點，當別人介紹到你時，應微笑或握手點點頭，如果你正坐著，應該起立。

　　6、上座和下座的區分

　　離入口遠的地方為上座，離入口進的是下座。

　　右邊是上座，左邊為下座。

　　如果既有靠墻的沙發，又有不靠墻的沙發放在會客室里，那么以靠墻的為上座。

　　不管你進入會客室、辦公室或客戶家里，不要坐到上座。

　　坐3人沙發時，不要坐在兩端，應坐在中間，會顯得落落大方、談話的感染力會增強。

　　7、握手的禮儀：

　　(1)、在會見、會談場合，在雙方介紹完以后，可相互握手，寒暄致意。關系親近的可邊握手邊問候，甚至兩人雙手長時間握在一起。在一般情況下，輕握一下即可，但年輕者對年長者，身份低者對身份高者則應稍稍欠身，雙手握住對方的手，以示尊敬。男子與婦女握手時，往往只輕握一下婦女的手指部分。老朋友可以例外，除因特殊原因外，不要坐著與人握手，但如果兩人相鄰或相對都是坐著，可以微屈前身握手。

　　(2)、握手應由主人、長者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見面先問候，待對方伸手再握。多人同時握手注意不要交叉。男子在握手前應先脫下手套摘下帽子。握手時，雙目注視對方，微笑致意，不要看著第三者握手。但據西方傳統，位尊者和婦女可以戴手套握手。作為主人，主動、熱情、適時握手是很有必要的，這樣做可以增加親切感。

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