記錄檔案管理制度

時間：2022-11-03 19:04:26 記錄我要投稿

記錄檔案管理制度(8篇)

　　在日新月異的現代社會中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編為大家整理的記錄檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

記錄檔案管理制度(8篇)

記錄檔案管理制度1

　　特種設備相關文件、記錄和檔案管理制度

　　特種設備安全技術檔案管理工作為設備管理提供資料,技術信息和考核的依據,是管好設備的基礎工作,必須認真做好。

　　1、有專人負責特種設備安全技術檔案管理工作。

　　2、特種設備要有安全技術檔案,并應逐臺分別建檔(一機一檔),安全技術檔案應當包括以下內容:

　　(1)特種設備的設計文件、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料;

　　(2)特種設備使用證、注冊登記表

　　(3)特種設備的定期檢驗報告和定期自行檢查的記錄;

　　(4)特種設備的日常使用狀況記錄;

　　(5)特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄;

　　(6)設備重大維修修、改造的有關技術文件;

　　(7)特種設備運行故障和事故記錄。

　　3、安全技術檔案必須齊、整潔、規格化,及時整理填寫。

　　4、公司檔案保管員負責保管和供應公司圖紙、技術資料。

　　5、設備遷移或報廢,其檔案均隨設備調撥,設備報廢后,首先向質監部門辦理注銷手續,然后檔案由公司檔案保管員封存。

記錄檔案管理制度2

　　1 充裝記錄有:氣瓶充裝前后檢查記錄,氣瓶充裝記錄,槽車檢查、充裝記錄,槽車超裝卸車等,充裝記錄由充裝站保管。

　　2 氣瓶、槽車檔案由生產部負責管理,管理人員要認真負責妥善地保管好氣瓶、槽車原始資料,合格證等,保管年限為壽命期。

　　3 氣瓶、槽車充裝記錄保管年限為五年。

　　4 氣瓶、槽車檔案應擺放整齊定置管理,便于查閱。

　　5 各種記錄字跡要清楚,標準化,班組每月對記錄報表檔案檢查評比一次,車間每年一次,并結合經濟責任制考核。

　　6 氣瓶、槽車登記注冊建檔要憑合格證進行。

　　7 建立氣瓶檔、槽車案框,把試壓定檢的日期記上。

　　8 氣瓶、槽車檔案只限本公司內查閱,特殊情況外借,須經公司領導批準。

記錄檔案管理制度3

　　為規范和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。

　　本制度適用于公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作。

　　3.1安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

　　3.2 數據電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收和儲存的信息。

　　5.1 公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。

　　5.2各部門分別負責本部門職責范圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。

　　5.3各項目部負責本項目部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。

　　5.4各項目部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系文件》及相關制度履行相應職責。

　　6.1.1.1安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。

　　6.1.1.2安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等。

　　6.1.1.3安全生產責任制度、安全生產管理制度（云南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等文件。

　　6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規程和使用規程。

　　6.1.1.5上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性文件、通知、通報等。

　　6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。

　　6.1.1.7年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。

　　6.1.1.8安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。

　　6.1.2 安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：

　　6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；

　　6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；

　　6.1.3.2根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；

　　6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；

　　6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；

　　6.1.4.3重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯系人、聯系方式；

　　6.1.5.1職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（復印件）；

　　6.1.5.2職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規范、標準、文件；

　　6.1.5.3年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；

　　6.1.5.4用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）

　　6.1.6.1相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；

　　6.1.6.2相關方特種作業人員資質證明（復印件）；

　　6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；

　　6.1.7.1專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；

　　6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；

　　6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。

　　6.1.9 生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：

　　6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。

　　6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關票據復印件等。

　　6.1.11《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它臺賬。

　　6.1.12法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。

　　6.2.1安全生產檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續完備；

　　6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；

　　6.2.3各項目部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；

　　6.2.4檔案（臺賬）以數據電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。

　　6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；

　　6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；

　　6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。

　　6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發放；記錄發放范圍僅限公司范圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。

　　6.5.2記錄表格需經部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。

　　6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。

　　6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數量等信息。

　　6.6.2對于保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。

　　6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。

　　6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

　　6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。

　　7.1公司安委辦對各項目部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。

　　7.2按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。

記錄檔案管理制度4

　　1目的

　　為進一步加強安全生產文件資料和有關記錄的管理,使安全生產檔案管理正規化、制度化、標準化,制定本制度。

　　2 職責

　　安全科:負責安全記錄和安全生產資料檔案的管理。

　　各相關部門:配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。

　　3內容

　　3.1安全標準化系統管理文件、安全技術和設計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發、作廢和收回按照《文件管理程序》執行。各種安全生產記錄按照《記錄管理程序》執行,安全生產記錄包括:

　　管理評審報告;

　　事故、事件記錄;

　　風險評價紀錄;

　　培訓記錄;

　　標準化系統評價報告;

　　事故事件調查報告;

　　檢查記錄;

　　健康監護記錄;

　　勞動防護用品發放記錄;

　　安全會議記錄;

　　監測檢查記錄;

　　資質證書和許可文件;

　　應急演練記錄;

　　糾正與預防行動記錄;

　　其他。

　　由各采區和相關部門的記錄按時上報安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類匯總后進行歸檔保存。

　　3.2查閱檔案程序

　　①查閱檔案資料時,必須經廠長同意簽批;

　　②如需將檔案資料拿走,必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經領導批準。

　　③加強檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

　　3.3保管

　　必須設專人負責,安全記錄的整理和檔案的保管工作。

　　3.4填寫要求

　　負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內容真實、準確、清晰,填寫及時,簽署完整,標識明確、編號清晰,完整反映相應過程,明確保存期限,并按期限保存,對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。

記錄檔案管理制度5

　　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的經營管理檔案管理由財務部門負責記錄整理;公司生產技術檔案由公司技術部負責記錄整理;安全、環保由安環部負責記錄整理；總經理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負責記錄整理。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

　　3. 凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4. 各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5. 檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

　　2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　1. 總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

　　2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

　　3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

　　4. 檔案借閱者必須做到：

　　① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

　　3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　4. 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀

記錄檔案管理制度6

　　為了認真落實《煤礦領導帶班下井及監督檢查規定》(國家安全生產監督管理總局第33號今)有關管理規定要求,結合《鄰水縣幺灘煤礦領導帶班下井制度》的規定,搞好領導下井帶班記錄的管理,特制定本制度。

　　1、領導下井帶記錄的項目(內容)包括:井下時間、地點、經過經路、發現的問題及處理情況、意見等。

　　2、《領導下井帶班記錄》必須由當班帶領導自行填寫,嚴禁他人代為填寫,以確保記錄的真實性。

　　3、每天由調度負責人對領導下井帶班記錄進行查閱,對存在的隱患未能現場處理的,及時通知相關部門,由相關部門負責按規定進行落實整改,嚴格執行“隱患閉合”管理。

　　4、領導下井帶記錄每旬由調度人員收集后,如實按相應的項目(內容)錄入電腦,形成電子文檔版《鄰水縣幺灘煤礦礦領導帶班下井記錄檔案》,檔案內容應包括:姓名、下井時間及班次、地點、經過線路、發現的問題及處理情況。

　　5、領導下井帶班記錄與領導下井帶班記錄檔案一一對應,由于錄入人員的工作失誤造成記錄與檔案不一致的,給予錄入人員罰款100元。

　　6、調度人員每月末將打印的領導下井帶班記錄檔案妥善保管、紀檢、組干、安檢聯合檢查時,及時提供紙質檔案。

　　7、領導下井帶班記錄檔案的紙質文檔和領導下井帶班記錄由調度負責人負責收集、裝訂、保存,保存期限不少于一年。

　　8、安裝有人員定位系統的單位系統主機嚴禁安裝與人員定位系統無關的其它應用程序,確保有足夠的存儲空間,人員下井記錄保存時音至少保證一年以上,嚴禁人為刪除人員出入井信息,否則給予相關責任人200元罰款。

　　9、歷年領導下井帶班紙質記錄和領導下井帶班記錄檔案的銷毀,必須經分管礦領導批準,嚴格按照批準銷毀的時間段進行,上年度的記錄和檔案一律不得銷毀,電子文檔版在不影響內存空間的情況下,一律不得銷毀。

記錄檔案管理制度7

　　為進一步加強安全生產檔案管理工作，使其納入正規化、制度化、標準化管理，制定本制度如下：

　　一、納入檔案管理的項目

　　1、本轄區安全生產工作規劃。

　　2、確定的重、特大及一般性危險源及事故隱患登記表。

　　3、安全隱患重點單位、部位登記表。

　　4、安全管理人員及特種作業人員資格證書。

　　5、安全生產會議及安全檢查記錄。

　　6、各種上報、匯報材料。

　　7、事故應急救援預案。

　　8、其它。

　　二、查閱檔案程序

　　1、查閱檔案資料時，必須經分管領導同意簽批；

　　2、如需將檔案資料拿走，必須寫借條經領導審批。

　　三、加強檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

記錄檔案管理制度8

　　1、安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

　　2、數據電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收和儲存的信息。

　　3、公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。

　　4、各部門分別負責本部門職責范圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的.格式進行安全生產記錄。

　　5、各項目部負責本項目部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。

　　6、各項目部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系文件》及相關制度履行相應職責。

　　7、安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。

　　8、安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等。

　　9、安全生產責任制度、安全生產管理制度（云南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等文件。

　　10、與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規程和使用規程。

　　11、上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性文件、通知、通報等。

　　12、安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。

　　13、年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。

　　14、安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。

　　15、安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：

　　16、安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；

　　17、危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；

　　18、根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；

　　19、重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；

　　20、針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；

　　21、重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯系人、聯系方式；

　　22、職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（復印件）；

　　23、職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規范、標準、文件；

　　24、年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；

　　25、用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）

　　26、相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；

　　27、相關方特種作業人員資質證明（復印件）；

　　28、外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；

　　29、專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

　　30、專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；

　　33、重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；

　　34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。

　　35、生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：

　　36、按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。

　　37、安全工作費用投入過程中相關票據復印件等。

　　38、《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它臺賬。

　　39、法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。

　　40、安全生產檔案（臺賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續完備；

　　41、各項目部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；

　　42、各項目部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；

　　43、檔案（臺賬）以數據電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。

　　44、各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；

　　45、記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；

　　46、各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　47、記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。

　　48、各部門負責本部門的運行記錄的發放；記錄發放范圍僅限公司范圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。

　　49、記錄表格需經部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。

　　50、各部門的記錄需借閱或復制者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。

　　51、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數量等信息。

　　52、對于保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。

　　53、各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。

　　54、記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

　　55、文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。

　　56、公司安委辦對各項目部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。

　　57、按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。

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