公司檔案管理制度

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【精】公司檔案管理制度15篇

　　在生活中，很多場合都離不了制度，制度是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，為了維護(hù)正常的工作、勞動、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

【精】公司檔案管理制度15篇

公司檔案管理制度1

　　1、遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)各項規(guī)章制度。

　　2、服從管理，聽從指揮，廉潔奉公，潔身自好，敢于同不法分子作斗爭。

　　3、堅守崗位，忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制。

　　4、儀容整潔，文明執(zhí)勤，禮貌待人。

　　5、值勤期間禁止酗酒、吸煙、吃零食；不準(zhǔn)嬉笑、打鬧；不準(zhǔn)會客、看書報；不準(zhǔn)做其它與工作無關(guān)的事。

　　6、不準(zhǔn)包庇壞人，不準(zhǔn)貪污受賄，不準(zhǔn)徇私舞弊。7、不準(zhǔn)擅自帶外人進(jìn)單位留宿，有特殊情況必須經(jīng)單位主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　8、愛護(hù)執(zhí)勤用品及設(shè)施，不得丟失、損壞，轉(zhuǎn)借或隨意攜帶外出。

　　9、嚴(yán)格執(zhí)行請銷假制度。

　　10、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交付的其他任務(wù)。

公司檔案管理制度2

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。

　　3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

　　①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

　　②對各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識;

　　③組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;

　　④負(fù)責(zé)公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

　　2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點,設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點,其基本職責(zé):

　　①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的`系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細(xì)則;

　　②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);

　　③在項目結(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交;

　　3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進(jìn)行分類、編號并進(jìn)行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏亍穸?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

　　5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;

　　8、部門撤消或變動,以及項目結(jié)束時,應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

　　9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時追查責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細(xì)則,報總辦備案;

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。

　　八、項目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。

　　2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。

　　3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項目資料:

　　相關(guān)部門分類整理

　　列出清單

　　部門經(jīng)理審查簽字

　　項目結(jié)束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時歸檔:

公司檔案管理制度3

　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

　　七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

　　各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、檔案的借閱

　　總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

　　檔案借閱者必須做到：

　　①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范集團(tuán)檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。

　　第二條本工作細(xì)則適用于江蘇xx實業(yè)集團(tuán)有限公司檔案工作人員。

　　第二章日常事務(wù)工作細(xì)則

　　第三條檔案人員崗位職責(zé)

　　(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

　　(二)負(fù)責(zé)制訂集團(tuán)公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

　　(三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進(jìn)行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

　　(四)負(fù)責(zé)集團(tuán)專兼職檔案人員的`業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

　　(五)負(fù)責(zé)接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團(tuán)公司的各類檔案。

　　(六)負(fù)責(zé)檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統(tǒng)計。

　　(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

　　(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

　　(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見。

　　(十)認(rèn)真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

　　(十一)承辦公司交辦的其他工作。

　　第四條流程圖

　　(一)接收流程:

　　材料齊全

　　缺少材料

　　1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

　　(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;

　　(2)應(yīng)歸檔文件為原件;

　　(3)及時登記;

　　2.處理措施

　　(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

　　(2)未能及時登記,扣除責(zé)任人績效1-5分/次;

　　(二)借閱流程

　　1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

　　(1)借閱登記;

　　(2)保持文檔完整;

　　(3)遵守檔案管理制度。

　　2.處理措施

　　(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績效1-5分/次;

　　(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

　　(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

　　(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。

　　第三章附則

　　第五條檔案管理考核辦法

　　(一)為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

　　(二)檔案達(dá)標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團(tuán)行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;

　　(三)集團(tuán)各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實責(zé)任人;

　　(四)檔案工作結(jié)合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評比;

　　(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標(biāo)責(zé)任書中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。

　　(六)考核由集團(tuán)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對工作成績突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎。

　　第六條本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

　　第七條本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。

公司檔案管理制度4

　　物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類

　　一、綜合類

　　（一）公司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認(rèn)股書等；

　　（二）公司編文號的全部文件；

　　（三）公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件；

　　（四）公司大型活動策劃方案及有關(guān)資料，制訂實施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；

　　（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復(fù)；

　　（六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；

　　（七）政府各級部門發(fā)送的文件；

　　（八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會議紀(jì)錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；

　　（九）介紹信、信函存根、電報底稿；

　　（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

　　（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經(jīng)營管理類

　　（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；

　　（二）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；

　　（三）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；

　　（四）公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同；

　　（五）上級部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。

　　三、財務(wù)類

　　（一）年度審計報告；

　　（二）年初預(yù)算報告；

　　（三）財務(wù)分析報告；

　　（四）財務(wù)存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類

　　（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報及上級批復(fù)；

　　（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

　　（三）職工獎懲情況記錄；

　　（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；

　　（五）勞動工資報表（年報）；

　　（六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料

　　五、行政類

　　（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料；

　　（二）基建工程的申報、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的'全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；

　　（三）購買固定資產(chǎn)計劃、資料。

　　六、工程類

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施進(jìn)行處理。

　　六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計。

　　第四章、檔案借閱

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務(wù)部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。

　　二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。

公司檔案管理制度5

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)投資管理中心（有限合伙）（以下簡稱“中心”）檔案管理工作,根據(jù)《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。

　　第二條檔案是中心及各部門在各項工作中形成,具有參考利用價值、進(jìn)行分類集中保管的文件材料。

　　第三條加強(qiáng)檔案管理工作,是規(guī)范中心內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,對于提高中心管理水平具有重要意義。

　　第二章歸檔范圍

　　第四條中心檔案分為以下幾種:

　　(一)中心級證件

　　營業(yè)執(zhí)照正副本;組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本;稅務(wù)登記證正副本;開戶許可證;機(jī)構(gòu)信用代碼證、會員證等其他證件。

　　(二)企業(yè)治理結(jié)構(gòu)

　　1．合伙人、投資決策委員會、總經(jīng)理、各部門決議及會議材料;

　　2．高管人員資料檔案;

　　3．合伙人情況相關(guān)材料

　　4．其他相關(guān)資料。

　　(三)中心文書檔案

　　1．外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等

　　2．外收文件:

　　（1）監(jiān)管部門的批文、批復(fù)、通知等;

　　（2）上級管理部門、股東單位頒發(fā)的需要中心執(zhí)行的指示、決定、命令、條例、規(guī)定、辦法和通知等;

　　（3）其他金融機(jī)構(gòu)的往來文件;

　　（4）社會有關(guān)部門頒發(fā)的文件、材料和公函;

　　（5）其他需要立卷歸檔的外來文件。

　　3.內(nèi)部文件:各部分告訴、轉(zhuǎn)達(dá)、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。

　　(四)基金交易及基金清算

　　包括不限于：合伙人會議記錄、投資決策委員會會議記彔、監(jiān)察委員會會議記彔、清算指令等。

　　(五)合規(guī)檔案

　　各種風(fēng)控合規(guī)報告及提示函等。

　　(六)行政物業(yè)

　　1．辦公樓相關(guān)文檔:辦公物業(yè)租賃文檔，財產(chǎn)保險相關(guān)文檔等;

　　2．辦公家具類文檔;

　　3．電話、安保、音視頻相關(guān)文檔;

　　4．物業(yè)管理相關(guān)文檔;

　　5．空調(diào)、電梯相關(guān)資料;

　　6．辦公樓消防、水系統(tǒng)圖紙等等;

　　7．購置各類設(shè)備的圖紙、說明書等;

　　8．其他需要歸檔的文件。

　　(七)信息系統(tǒng)

　　信息系統(tǒng)工程建設(shè)等資料。

　　(八)合同類

　　中心對外簽訂簽訂的協(xié)議書、合同書等。

　　(九)基金業(yè)務(wù)

　　1．基金發(fā)行過程中形成的文件,如申報材料、宣傳資料等；

　　2．基金合同、托管協(xié)議及其他有關(guān)文件;

　　3．基金年度報告等;

　　4．其他。

　　(十)會計檔案

　　1．會計憑證包括:記帳憑證、原始憑證、涉及外事的會計憑證；

　　2．帳簿包括:會計總帳、明細(xì)帳、輔劣帳,現(xiàn)金和銀行存款日記帳,涉及外事活動的會計帳簿；

　　3．報表:年度會計報表(決算)及附注,會計月報表及附注；

　　4．審計報告、驗資報告等。

　　(十一)人事檔案

　　1．經(jīng)驗材料

　　2．自傳材料

　　3．鑒定材料

　　4．考核材料

　　5．勞動合同

　　6．參加黨團(tuán)組織的材料

　　7．英雄模范先進(jìn)古跡材料

　　8．處分、取消處分以及復(fù)查材料

　　9．反映職務(wù)、職稱、工資等方面的材料

　　10．其他材料

　　(十二)聲像檔案

　　1．本單位各種會議的照片、底片、錄音帶、錄像帶

　　2．重要的合同、協(xié)議簽字儀式的照片、底片、錄音帶、錄像帶

　　3．重大節(jié)日、晚會活動的照片、底片、錄音帶、錄像帶

　　4．本單位歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)的照片

　　5．其他重要的照片、底片、錄音帶、錄像帶

　　6．各類紈念品、榮譽證書、獎杯、獎牉、獎品、出版刊物等。

　　第三章檔案管理的組織和分工

　　第五條行政人事部是賣力中央檔案管理工作的部分,職責(zé)是:

　　(一)負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計中心的檔案資料

　　(二)督促指導(dǎo)中心各部門和有關(guān)人員把應(yīng)歸檔的文件材料正確整理立卷,按規(guī)定時間向檔案室移交歸檔,幵檢查其落實情況;

　　(三)辦理檔案的借閱,做好檔案利用服務(wù)工作和日常管理工作;

　　(四)中心應(yīng)該妥善保存私募基金投資決策、交易和投資者適當(dāng)性管理等方面的記錄集其他相關(guān)資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少于10年。進(jìn)行檔案的鑒定工作,對已超過保管期限的檔案,提出存毀意見。

　　(五)各部門要配備兼職檔案(文書)管理員,負(fù)責(zé)部門檔案材料的`收集、整理和保管,按規(guī)定時間及時向檔案室移交歸檔。

　　(六)中央財務(wù)會計檔案和統(tǒng)計檔案由財務(wù)部賣力保管。

　　(七)基金交易及基金清算的材料屬與項機(jī)密檔案，機(jī)密材料采用密封歸檔方式。

　　第四章整理歸檔方法和要求

　　第六條文書檔案的分類可采用多種方式,可根據(jù)實際情況靈活掌握:

　　第五章保管和查閱

　　第七條負(fù)責(zé)集中保管檔案的部門應(yīng)明確與人進(jìn)行管理,與柜存放,定期檢查,防止損壞和丟失,發(fā)現(xiàn)因信息載體而影響檔案壽命時,要及時搶救復(fù)制,有條件時應(yīng)劃出與用房間存放檔案。

　　第八條嚴(yán)格檔案調(diào)閱的管理

　　(一)外單位查閱、摘抄、復(fù)印檔案資料,須憑單位介紹信,經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按查閱規(guī)定辦理。

　　(二)本中央人員因工作需要,履行規(guī)定的審批手續(xù)后,可以調(diào)閱檔案材料。

　　1．查閱本部門的檔案資料,經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

　　2．查閱中心的檔案資料,由各線部門負(fù)責(zé)人審批。

　　(三)查閱檔案時,應(yīng)辦理有關(guān)登記手續(xù),在指定地址查閱。查閱時,不得在檔案材料上標(biāo)記、涂改、折疊和拆散。清償檔案時,管理人員要仔細(xì)檢查清點,發(fā)現(xiàn)丟失、損壞應(yīng)及時報告和處理。

　　第六章附則

　　第九條本制度由行政人事部負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋。本制度未盡事宜，按相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

公司檔案管理制度6

　　第一條為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制訂本辦法。

　　第二條凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé)；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。

　　第四條公司檔案管理的分散與集中。

　　1、與公司財務(wù)有關(guān)的資料由財務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保存財務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。

　　2、有關(guān)人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。

　　3、屬工程項目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保留復(fù)印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內(nèi)，把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。

　　4、設(shè)計部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時保管，并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結(jié)的資料，但屬機(jī)密級以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實際需要報請分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同，應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個月市場調(diào)查報告，項目策劃與廣告，和銷售策劃方案方面的資料。

　　6、銷售合同的檔案管理：銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章（按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章）后，當(dāng)日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價書各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價書對應(yīng)原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證，并最終將此合同移交給房管局。

　　7、招標(biāo)中心在第一時間將簽署完畢的對外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后，將相關(guān)的簽證單移交到財務(wù)部保存。

　　8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，原則上公司應(yīng)保留兩份原件，財務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)部保存原件，綜合部保存復(fù)印件（售樓合同除外）。

　　9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時，應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。

　　10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理，屬機(jī)密級以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視情況保留復(fù)印件。

　　第五條各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

　　第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，人員變動應(yīng)及時通知綜合部檔案室，因工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。

　　第七條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

　　1、部門（含部門）以上的各種計劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結(jié)、報告，和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀(jì)要、大事記。

　　2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計變更通知書等工程資料。

　　3、各類工程檢測、鑒定報告。

　　4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說明書。

　　5、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。

　　7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。

　　8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

　　9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

　　10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

　　11、公司發(fā)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

　　12、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等。

　　13、其他需要歸檔的重要文件。

　　第八條檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負(fù)責(zé)收集。

　　第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

　　第十條凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存，綜合部以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。

　　第十一條各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　第十二條為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況，設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　第十三條立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。

　　第十四條立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無任何金屬物。

　　第十五條檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的.順利進(jìn)行。

　　第十六條檔案分類與編號規(guī)則，見附表。

　　第十七條公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條件，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。

　　第十八條歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類編號，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　第十九條檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時上報綜合部負(fù)責(zé)人，重要問題應(yīng)及時上報總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

　　第二十條檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作，妥善保管，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機(jī)密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。

　　第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

　　第二十二條根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值，確定其保管期限和密級。

　　第二十三條保管期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程；

　　（2）股東名簿；

　　（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；

　　（4）董事會及股東會紀(jì)錄；

　　（5）財務(wù)報表；

　　（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

　　（7）不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

　　（8）工程設(shè)計圖；

　　（9）規(guī)章制度；

　　（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：

　　（1）預(yù)算、決算書類；

　　（2）會計憑證；

　　（3）事業(yè)計劃資料；

　　（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：

　　（1）期滿或解除之合約；

　　（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　第二十四條檔案密級

　　公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

　　1、“絕密”文書含：相關(guān)政府批文、會計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。

　　2、“機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀(jì)要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀(jì)要。

　　3、“密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

　　4、“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。

　　第二十五條凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

　　第二十六條借閱的檔案密級與領(lǐng)導(dǎo)簽批

　　公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。

　　借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可，方可借閱。

　　借閱公司人事、財務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

　　第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　第二十八條公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級檔案為三天；機(jī)密級以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱無密級檔案。

　　第二十九條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。

　　第三十條綜合部檔案室每年對公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　第三十一條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。

　　第三十二條銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

　　第三十三條有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元—5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

　　5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。

　　6、泄露公司檔案機(jī)密者。

　　第三十四條本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

公司檔案管理制度7

　　第一章總則

　　一、目的

　　為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強(qiáng)公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。

　　二、范圍

　　與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，即企業(yè)的'過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。

　　三、職責(zé)

　　公司銷售檔案管理由營銷總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。

　　第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法

　　一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項資料：

　　1、客戶基礎(chǔ)資料。客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經(jīng)營管理者、法人（這三項應(yīng)包括其個人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

　　2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點等。

　　3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

　　4、交易活動現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。

　　二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務(wù)部和營業(yè)部提供。具體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。

　　三、建檔方法

　　銷售人員接待或拜訪客戶后，當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。

　　第四章保密規(guī)定

　　一、公司客戶檔案密級為機(jī)密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監(jiān)負(fù)責(zé)管理，營銷總監(jiān)、營銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營銷總監(jiān)批準(zhǔn)；部門級客戶檔案由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營銷副總批準(zhǔn)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；個人級客戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　二、檔案的保存

　　公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

　　三、客戶檔案的查閱

　　1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。

　　2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。

公司檔案管理制度8

　　為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實際情況，制定本細(xì)則。

　　一、總則

　　（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

　　（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

　　（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

　　二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)

　　（一）公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為：

　　1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。

　　2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的`管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　3、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

　　4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　　（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

　　1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　2、根據(jù)本公司各部門歸檔圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

　　三、檔案接收與整理

　　(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個面：

公司檔案管理制度9

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷

　　員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1．1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當(dāng)在職員工的資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

　　1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

　　1．6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的'材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

　　4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　公司檔案管理制度1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。

　　2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

　　4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。

　　5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理，并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。

　　6、收到上級機(jī)關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。

　　7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

　　9、辦公室對上級機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。

　　10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

　　12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時落實。

　　13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準(zhǔn)確科學(xué)有效。

　　14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

　　15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。

　　16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。

　　17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進(jìn)檔，統(tǒng)一管理。

　　18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價值。

公司檔案管理制度10

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實加強(qiáng)對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的'保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

公司檔案管理制度11

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的`主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進(jìn)；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

公司檔案管理制度12

　　一、目的

　　加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責(zé)

　　1、行政人事部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

　　4、各部門負(fù)責(zé)人

　　1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b）檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

　　c）檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

　　⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　　⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d）檔案借閱

　　（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

　　⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

　　⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e）檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　　⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　　⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的'各種工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

　　⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財務(wù)檔案資料；

　　⒁各種實物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

　　⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間

　　⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：

　　a）公司規(guī)定的密級文件；

　　b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

　　c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

　　d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e）其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a）重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

　　c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

　　5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號

　　a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。

　　d）檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

　　六、相關(guān)記錄

　　1、《文件（合同）管理記錄目錄》

　　2、《文件檔案移交目錄》

　　3、《檔案移交清單表》

　　4、《檔案借閱審批單》

　　5、《檔案分類編號表》

　　6、《檔案管理流程》

公司檔案管理制度13

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設(shè)備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的'主管(工程師)以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。

公司檔案管理制度14

　　一、總則

　　1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的'，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。