公司公文管理制度

公司公文管理制度（精選6篇）

　　在我們平凡的日常里，制度的使用頻率逐漸增多，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家整理的公司公文管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　公司公文管理制度 1

　　1.目的：

　　為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍：

　　本制度適用于集團總公司、子公司。

　　3.職責范圍

　　3.1集團總裁辦

　　3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

　　3.1.2負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責指導各部門和各子公司的文件處理工作。

　　3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實施。

　　3.2集團其它各部門、子公司

　　3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。

　　3.2.2負責按本制度規定執行

　　4.公文處理原則

　　4.1公文處理原則

　　4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規范進行，做到準確、及時、安全、保密。

　　5.公文的種類：

　　5.1公文的定義

　　5.1.1公司公文是實施管理、處理公務的'具有特定效力和規范格式的公務文書，是傳達、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

　　5.1.2常用的公文種類

　　常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。

　　(一)決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用“決議”。

　　(二)意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。

　　(三)通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。

　　(四)通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

　　(五)報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批準用“請示”。

　　(六)規定：用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

　　(七)函：是相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門提出請求的公文。

　　(八)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。

　　6.公文格式和行文規則

　　6.1公文格式和行文規則

　　6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1).公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

　　(2).公文頁邊與版心尺寸

　　公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。

　　6.1.2公文中圖文的顏色

　　除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。

　　6.1.3排版規格與印制裝訂要求

　　(1).排版規格

　　正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　(2).制版要求

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　(3).印刷要求

　　單面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

　　(4).裝訂要求

　　公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

　　6.2公文中各要素標識規則

　　組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份數序號

　　公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等級和保密期限

　　密級公文應分別標明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格；密級分為ABC三個等級。密級程度應由發文主管單位領導根據文件內容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。

　　(3).緊急程度

　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　(4).發文機關標識

　　由公司全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成，即“湖南九州集團有限公司(文件)”或“九州集團”；對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團有限公司(通知)”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

　　發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).發文字號

　　發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　　②如發文單位為總裁辦，則具體格式為：

　　發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　(6).簽發人

　　公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名，特殊情況手簽簽發人姓名。

　　如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

　　公司公文管理制度 2

　　1.總則

　　為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　2.文件管理內容主要包括：

　　上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　3.收文的管理

　　3.1公文的簽收

　　3.1.1凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　3.1.2對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　3.2公文的編號保管

　　3.2.1辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。

　　3.2.2本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　3.3公文的閱批與分轉

　　3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　　3.3.2一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

　　3.3.3為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　3.4文件的傳閱與催辦

　　3.4.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　3.4.2閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.4.3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　3.4.4文件閱完后，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。

　　3.4.5辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

　　4.發文的管理

　　4.1發文的規定

　　4.1.1全公司上報下發正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　4.1.2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。

　　4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。

　　4.2發文的范圍

　　4.2.1凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　4.2.2公司下發文件主要用于：

　　①公布公司規章制度；

　　②轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；

　　③公布公司體制機構變動或干部任免事項；

　　④公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　⑤發布有關獎懲決定和通報；

　　⑥其他有關公司的重大事項。

　　4.2.3公司上行文、外發文主要用于：

　　①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　②同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

　　4.2.4在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

　　4.2.5凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　4.2.6各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

　　5.文件的立卷與歸檔

　　5.1文件的歸檔范圍

　　5.1.1凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　　①上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；

　　②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等；

　　③經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；

　　④公司一級組織召開的代表大會所形成的.報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　⑤有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果；

　　⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等；

　　⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；

　　⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品；

　　⑨公司日志和大事記；

　　⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

　　5.1.2業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　5.2立卷要求

　　5.2.1文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　5.2.2立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　6.文件的銷毀

　　6.1對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　6.2經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

　　公司公文管理制度 3

　　一、公司行文是企業請示、報告、商洽工作、向下傳達決定、批復處理問題、指導工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到規范、準確、及時，并實行統一管理。

　　三、公司行文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(公司領導)、打印、分發、登記、歸檔、銷毀。

　　四、行文與打印管理

　　1、公司行文由業務承辦人起草，在發文稿申請表中須有文件標題、發送范圍、印制份數、擬稿單位與擬稿人，部門負責人簽名、標定日期和密級；部門負責人審定，總經理簽字同意后打印發文。

　　2、經總經理批準簽發的`文稿交行政部統一編號打印，由起草人校對(對文稿內容、質量負責)修正后，及時送交給有關部門和人員，或由行政部發出。

　　3、打印人員不得截留文件，或將打印、復印、傳真等行文中的有關商業秘密或企業管理規定中須保密的事項透露給他人。

　　五、發文管理

　　1、公司發文由行政部統一編號、存檔。有領導批示的，還應附批示件。

　　2、部門和個人收文應在行政部發文登記冊中簽名。

　　3、公司制度、規定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的請示、報告等以紅頭文件印發，其他文件通常用普通紙印發。

　　4、公司內部文件，各部門應妥善保管，年終由行政部統一收回處理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

　　2、公司收文由行政部統一負責：收到發來文件后，應先做好歸類、登記，根據文件的內容，分送有關領導閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

　　3、急件或涉及商業機密的傳真應由專人處理。

　　七、所有文件收取發放，必須有登記、簽收手續。

　　公司公文管理制度 4

　　一、公文的辦理

　　（一）簽收、整理、登記

　　所有收文實行辦公室“一個口子”進，送達文件的簽收、文件交換、所收信函均由專人簽收。所有收文經簽收人整理登記，并附公文處理標簽。

　　（二）擬辦、分發

　　經整理的文件由辦公室主任提出擬辦意見后呈送委領導批辦。

　　（三）批辦

　　文件分發后，無特殊情況，委領導應于一個工作日內簽示處理意見。

　　（四）傳送

　　根據主要領導批示，由辦公室登記批示意見后，分別送承領導班子成員及各科室，閱文人簽字后，及時返還辦公室。文件如需留存由辦公室復印保留，文件原件需交辦公室存檔。

　　（五）承辦

　　承辦單位應將所承辦文件進行登記，以方便跟蹤文件辦理進度，并根據領導批示和文件內容要求辦理，辦理結果及時反饋。

　　（六）催辦

　　規定期限辦理和回復的，辦公室需單獨登記，并定期催辦。

　　（七）存檔

　　辦理完畢的.文件由辦公室暫存，每年向縣檔案局移交一次。

　　（八）文件的復印、借閱。借閱一般文件應履行借閱手續，借閱保密文件應由分管領導簽署意見，所有借閱文件應按時歸還。秘級文件不得復印。

　　二、發文管理

　　業務性文件由相關科室負責擬稿，綜合性文件由綜合科負責擬稿；科室擬稿件需經分管負責人進行核稿，報主要負責人簽發。簽發后的公文送辦公室進行登記編號。辦公室負責對所有發文的審核，對發文對象、字體、字號等按公文發文規范格式進行把關，文件印制后統一繕印，用印后的文件應保留兩份隨擬稿封面、草稿、清稿、相關附件材料一起由辦公室留存，同時保存電子文檔。

　　公司公文管理制度 5

　　第一條總則

　　1.山東xx物業管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業單位之間以及公司內各部門之間，建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規范化，特制訂本制度。

　　2.公文處理必須做到準確、及時、安全。

　　3.各類文稿均應符合公文規范，做到公文種類正確，標題完整，格式規范，內容簡明，措辭妥當，發送單位清楚，附件齊備。

　　4.一般不能越級行文，呈報的公文應一文一事，正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

　　第二條公文分類

　　1.行文分類要求

　　1)按收文和發文對象，分為對外行文和內部行文；

　　2)按是否編號，分為編號文和不編號文；

　　3)編號文按刊印方式，分為公司發文和內部刊物；

　　4)按公文保密等級，分為絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。

　　絕密:公司董事長簽發的相關文件；

　　機密:公司副總經理簽發的相關文件；

　　秘密:在公司一定范圍內執行、下發的其他文件；

　　2.介紹信

　　1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者，須經部門經理以上級領導批準；

　　2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章；

　　3)不允許開具空白介紹信；如確有必要，須征得公司領導授權人同意；

　　4)介紹信存根應妥善保管、歸檔；

　　5)因情況變化，介紹信領用人沒有使用介紹信，應即退還；

　　6)如若發現介紹信丟失，領用人應立即向部門經理或辦公室報告，及時采取相應措施；

　　3.內部出版物

　　內部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發、采用自定刊頭和單獨編號。(如:山東xx物業管理有限公司內刊、客戶通訊)

　　4.不編號文的范圍

　　1)有關公司內部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知；

　　2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發出的非正式函件；

　　3)非正式對外發出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿；學術性、知識性資料；其他非正式材料；

　　4)內部管理規章制度、工作總結和業務規劃等；

　　5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內部行文。

　　第三條收(發)文

　　1.實行收、發文登記管理制度。需要分別記入收、發文登記簿的公文包括:

　　1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等；

　　2)發文類:公司下發的文件，寄出的商務信函、以公司名義下發或對外發出的商務傳真以及需由辦公室轉發到各部門、各項目的傳真；

　　2.公文傳真的收、發(除各部門可自行發送的傳真)均由前臺負責；

　　3.除急件外，前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發送的信件匯總發出；

　　第四條公文格式

　　1.凡以山東xx物業管理有限公司的名義對外、對內發出的正式公文，一律采用公司統一印制的公文紙；

　　2.公司內部行文采用統一印制的內部聯絡單；

　　3.各部門對總經理呈送的報告，采用統一印制的呈報批示單；

　　4.公文一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序；

　　5.公文紙一般用a4型，左側裝訂；

　　6.字體字號選用:

　　公文版頭為小初號加黑宋體字；

　　公文大標題選用二號(小二號)宋體字；小標題選用三號宋體字；

　　公文正文、抄送、抄報、印發說明、附件說明等均采用四號宋體字；

　　密級采用三號黑體字。

　　第五條公文辦理

　　1.草擬公文

　　1)首頁要使用公司統一的公文格式；

　　2)人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體的年月，年份要寫全，統一用漢字書寫，如二零零四年五月八日；

　　3)公文中的數字，除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數字的.使用要保持前后一致。

　　2.會簽

　　1)會簽是指對草擬的公司重要文件，由公司各級相關領導進行審閱，在文件會簽單提出意見，反饋文件起草部門進行修改后下發；

　　2)凡以公司名義向公司內各部門發出的規章制度、決定、決議等，在正式下發前必須先經過公司領導會簽；

　　3)凡對外發出的正式函件，如內容涉及具體專業事務時，應由涉及的專業部門負責人會簽；

　　3.行文字號

　　1)5.3.1公司:魯xx字[20xx]第xxx號

　　2)5.3.2直屬部門:魯xxx字[20xx]第xxx號

　　x為直屬部門代字，具體如下:

　　辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經營管理部---經、保安部--保、環境服務部--環

　　簽發公文必須經過發文單位負責人簽發。以各部門名義行文的公文，由各部門負責人簽發。以公司名義發出的正式文件，必須經過總經理或其授權人簽發。

　　4.執行

　　1)辦公室負責將以公司名義發出的公文復印一份送執行單位辦理，公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件)；

　　2)繕印的一切公文須有簽署，符合格式，字跡清楚，整潔美觀，校對無誤，份數準確；

　　3)對于不符合要求的公文，監印人可不予蓋章；

　　4)封發公文時要對公文進行檢查，防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求；

　　5)公司發出的規章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件，收文部門必須在文件簽收單上簽字，并交公司辦公室存檔備查。

　　第六條公文歸檔

　　1.任何以公司、項目名義簽發的公文正本均需交辦公室歸檔存查；

　　2.若辦文部門必須使用正本時，可暫時借出，使用后歸還，若正本必須借出且無法取回，可存檔復印件；

　　3.存檔文件按照檔案管理規定執行，保存期滿列表報準監銷；

　　4.除辦公室留存檔案原件外，各部門的發文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。個人不得保存應存檔的公文。

　　第七條責任

　　1.簽發人對公文主題和內容承擔領導責任。會簽人對公文專業內容承擔專業技術責任；

　　2.辦文部門負責人應對所經辦的公文內容認真審查、核對，應承擔相應的管理責任和連帶責任；

　　3.擬稿人應全面領會辦文要求，并具備準確表達這一要求的專業知識和寫作能力，對公文內容承擔直接責任；

　　4.校對人以原稿為根據，應做到校對字跡清晰，每次校對的錯漏率應小于1‰，對發文中出現的校對錯誤承擔直接責任。

　　第八條附則

　　公司公文管理制度 6

　　為提高公文工作質量，強化公文收發的程序化管理，促進公文處理工作規范化、制度化、科學化，特制定本管理制度。

　　公文管理由辦公室負責，分為收文管理和發文管理兩部分：

　　一、收文管理

　　（一）發送來的文件資料，由辦公室統一接收，登記和保管，發送領導個人的文件、資料、信函，辦公室要及時送達。

　　（二）處理各類來文，嚴格按程序辦理，隨到隨辦，急件急辦，防止文件積壓和逾期不辦。

　　（三）領導閱文后，要在處理單上批簽意見或明確辦理責任人，并簽名。

　　（四）辦公室負責督促領導批辦事項的落實，及時將辦理結果向領導反饋。

　　（五）文件處理完畢后，要及時歸檔。

　　二、發文管理

　　（一）公文制發的基本要求

　　1、所有公文以運管所人秘股的名義制發，要求嚴謹、規范，符合國家法律法規、方針政策和上級機關的.文件精神。

　　2、發文目的要明確，依據充分，概念準確，文字簡潔，與本單位的管轄范圍和權限相適應，不得超越權力界限和范圍行文。

　　3、公文必須使用國家法定的規范漢字和計量單位，不得使用異體字和不規范的繁體字、簡體字。撰寫、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。

　　4、公文制發的具體方法、程序、行文規則及文種格式等，要嚴格遵守相關規定。

　　（二）公文制發程序

　　相關股室（擬稿）→辦公室（核稿）→主管領導（會簽或簽發）→主任（簽發）→辦公室（編號等）→相關股室（打印樣稿）→辦公室（復核樣搞）→相關股室（印制）→相關股室（發送）→辦公室（存檔）

　　（三）公文的草擬和審核

　　1、草擬公文。股室業務性公文由有關業務股室擬稿，并按照程序將草擬稿送辦公室核稿，草擬文稿，要求字跡端正、清晰。

　　2、辦公室核稿時，審核確定是否需要行文，文稿的內容是否正確，公文文種及發文級別是否適當，文件格式及語句是否準確，發送范圍和機密等級，緊急程序是否適當，做好發文的基礎工作。未經辦公室核稿的文稿，原則上領導不予簽批。

　　（四）公文的送審和簽發

　　1、辦公室核稿由辦公室負責文字工作的同志或辦公室主任負責，核稿后的文稿，送分管領導審簽。

　　2、發文文稿按以下辦法送領導審簽：

　　①文件內容屬于方針、政策、原則范圍內的或其他事關全局的，送主任簽發.②領導簽發公文，應當簽署明確意見、姓名和具體時間。③公文要按規定時間審簽、傳遞，一般文件在一位領導手中不超過2天，緊急公文不在領導手中過夜，特急公文、秘密公文由辦公室派出專人傳遞送簽。

　　（五）公文的印制與發送

　　1、經領導簽批同意發文的公文稿，由辦公室負責進行復核，在復核中發現不妥或有疑問的，應及時報告簽發文件的領導，建議更改，但核稿人不能擅自作主修改。

　　2、文件復核定稿后，由辦公室按程序進行登記編號，確定印刷份數，安排打字、校對、印刷、蓋章和分發。在校對中如發現原稿在內容、格式、文字、發送范圍等方面有疑問或錯誤，應及時通知核稿者，建議其糾正，并按程序批準。

　　3、單個股室的業務性公文由業務股室分發，事關全局或涉及多個股室的公文由辦公室分發。文件分發要及時、準確、安全；分發密級文件時，要按機關保密工作規定，將分發對象、份數登記清楚，防止失密泄

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