淺析聲明書公證的風(fēng)險(xiǎn)防范
什么是聲明書公證?
聲明書公證是公證機(jī)構(gòu)根據(jù)當(dāng)事人的申請，依法證明其聲明行為真實(shí)、合法的活動(dòng)。聲明多體現(xiàn)在民事、經(jīng)濟(jì)交往過程中，它以聲明人意思自治為原則，用書面形式來體現(xiàn)。聲明書經(jīng)過公證，通過證明聲明人的真實(shí)意思表示，可以防止他人偽造、篡改或者冒名頂替，使聲明書接受者和使用者消除疑慮。因?yàn)槁暶鲿祮畏降姆尚袨椋a(chǎn)生的后果亦由聲明人自行承擔(dān)，所以公證機(jī)構(gòu)在辦證實(shí)踐中對聲明人的意思表示真實(shí)和民事法律行為的把握上都十分重視，而對聲明書內(nèi)容的合法性問題研判上有所忽視。有部分公證涉訴案件系聲明書公證所引發(fā)，對公證行業(yè)而言，對此動(dòng)向有必要予以重視和關(guān)注，并認(rèn)真加以分析，筆者希望通過對聲明書公證相關(guān)問題進(jìn)行解析，得到一些啟示，以更好地預(yù)防和化解辦理聲明書公證的風(fēng)險(xiǎn)。
一、聲明書生效時(shí)間的判定
在公證處的實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，聲明書主要分為主張權(quán)利、放棄權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)、澄清事實(shí)四種，一般的聲明書均自發(fā)表之時(shí)即生效，但放棄權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的聲明則需視其聲明的時(shí)間而確定。如某債務(wù)人于2006年7月8日發(fā)表聲明：“本人自2006年3月15日起對XX債務(wù)承擔(dān)清償責(zé)任”，那么此聲明的效力應(yīng)溯及到2006年3月15日，即從聲明書所確定的時(shí)間起對上述債務(wù)承擔(dān)清償責(zé)任。也就是說如果發(fā)表聲明的時(shí)間與所聲稱的時(shí)間不符，則以聲稱的時(shí)間為生效時(shí)間。類似特例的產(chǎn)生基于以下原因：一是當(dāng)事人在訴訟過程已提交了放棄權(quán)利或承擔(dān)義務(wù)的聲明書證據(jù)材料，但法院在審理時(shí)建議當(dāng)事人提供公證機(jī)構(gòu)公證的聲明書，以提高證據(jù)的效力;二是采證部門在審核材料時(shí)，要求當(dāng)事人提供經(jīng)公證的聲明書，以判別聲明書的真實(shí)性和合法性;三是第三方要求當(dāng)事人提供經(jīng)公證的放棄權(quán)利或承擔(dān)義務(wù)的聲明書，以增強(qiáng)聲明內(nèi)容的可信度和可靠性。需要特別注意的是聲明書中所聲稱的時(shí)間如果是還未發(fā)生的時(shí)間，那么該聲明應(yīng)是無效的聲明。聲明書的內(nèi)容只能是客觀存在的事實(shí)，所聲明的內(nèi)容如果與事實(shí)(這里的事實(shí)是指推定的事實(shí)，如無相反的證據(jù)證明，則所聲明的內(nèi)容即為推定的事實(shí))相符，那么該聲明為有效聲明，如果與事實(shí)不符，那么該聲明即為無效，而在提前發(fā)表的聲明中，則因所聲明的時(shí)間還未發(fā)生，所聲明的內(nèi)容可能發(fā)生也可能不發(fā)生，即該聲明所涉及的事實(shí)是一種不確定的事實(shí)，即使將來成為事實(shí)，該聲明在發(fā)表時(shí)不可能推定出該事實(shí)，則該聲明應(yīng)屬無效聲明。如某聲明人發(fā)表聲明自愿放棄對XX不動(dòng)產(chǎn)的所有權(quán)，而在發(fā)表聲明時(shí)實(shí)際并未擁有不動(dòng)產(chǎn)的所有權(quán)，那么該聲明則是一個(gè)無效聲明，就是以后合法取得了不動(dòng)產(chǎn)的所有權(quán)，該聲明仍然無效，要使聲明書有效，必須在取得不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)后另行發(fā)表聲明。概括地說聲明內(nèi)容的時(shí)間只能早于或等于發(fā)表聲明的時(shí)間，而不能對將來的事情發(fā)表聲明，將來的事情是不可能推定其為事實(shí)的。
二、聲明書公證產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的主因和問題
在聲明書公證辦理過程中，可能因?yàn)槁暶鲿C系單方法律行為，操作也較為簡單，所以部分公證員對辦理此項(xiàng)公證要求不高，把關(guān)不嚴(yán)，審查不細(xì)，由于主觀上的輕視和一些客觀因素，部分聲明書公證就可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，并引發(fā)爭議。聲明書公證產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的主因和問題是：
1、聲明書公證產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的主因
(1)辦證理念和思維出現(xiàn)偏差。因?yàn)楣C制度從初創(chuàng)、停滯到恢復(fù)、發(fā)展這一系列過程只有短短的二十幾年歷史，公證制度的逐步建立與完善也是一個(gè)從模仿到不斷自我更新的過程，公證的.理論體系和辦證實(shí)踐難免存在一些不成熟之處，對公證員而言，在辦證實(shí)踐中如果缺少一套完整的公證理論加以指導(dǎo)，辦證理念得不到統(tǒng)一和澄清，在思維上容易出現(xiàn)偏差，這些偏差會(huì)潛移默化地表露在對法理的認(rèn)識和實(shí)務(wù)的操作方面。
(2)實(shí)務(wù)操作的格式化造成公證人員思維方式的固定化。對單方法律行為所涉及的公證事項(xiàng)，辦證操作即簡單又固化，公證員的一些思維論證、法律推理等腦力勞動(dòng)的付出根本無法得到充分的體現(xiàn)，長此以往，公證員在辦理聲明書類公證時(shí)易出現(xiàn)惰性的思維和機(jī)械的操作方式。
(3)轉(zhuǎn)型期的社會(huì)有時(shí)功利性會(huì)占據(jù)主導(dǎo)地位，公證當(dāng)事人為達(dá)到其個(gè)人的目的或謀取利益，會(huì)不擇手段，因此虛假材料、冒名頂替、隱瞞事實(shí)等情況的出現(xiàn)也成為必然現(xiàn)象，這對于處在不斷變動(dòng)狀態(tài)的公證業(yè)而言也容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。
(4)聲明公證書的定式化不足以正確地概括該類公證的全部事實(shí)和內(nèi)容，無法客觀、公正地體現(xiàn)聲明人辦理該公證的全貌，包括當(dāng)事人的意思表示、行為能力、事實(shí)內(nèi)容等，同時(shí)定式化的公證書制約了公證員的思維和辦證操作，公證業(yè)務(wù)的管轄又給當(dāng)事人留下了可乘之機(jī)。
2、聲明書公證容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的問題
(1)聲明人的意思表示在形式上存在缺陷。聲明書須體現(xiàn)的是聲明人的真實(shí)意思表示，意思表示是聲明人作出民事法律行為的核心要素和必備要件，無意思表示不足以成為民事法律行為，聲明書體現(xiàn)的是聲明人旨在設(shè)立、變更或終止一定民事法律關(guān)系的書面表示行為，因而聲明書必須在公證員面前親自作出。但是由于一些客觀的因素，對于年老體弱者或不識字、不能簽名者，如果在辦證過程中所有公證材料上僅以蓋章形式代替，未按手印并建立聲明人的指紋檔案備查，未拍照或者攝像，隨著時(shí)間的推移，公證當(dāng)事人或者利害關(guān)系人可能會(huì)以此為由向公證處提出異議，就很容易引發(fā)爭議。
(2)對聲明內(nèi)容和提交材料審查不嚴(yán)。聲明書公證要求提交的材料相對其他公證事項(xiàng)而言較少，在提交能證明公證當(dāng)事人的真實(shí)身份、住所等材料的基礎(chǔ)上，部分公證機(jī)構(gòu)對聲明所涉及的事實(shí)和內(nèi)容須提交的相關(guān)證據(jù)材料要求不高，這可能與辦證的理念有關(guān)，聲明書公證一般都注重于意思表示和行為能力，對聲明所涉及事實(shí)和內(nèi)容只要不違反法律和公序良俗就可以，聲明行為所產(chǎn)生的責(zé)任和后果也由聲明人自己承擔(dān)，所以對聲明所涉及事實(shí)和內(nèi)容，部分公證員在辦證過程中論證思考不充分或者不嚴(yán)密。而那些缺少材料支撐的聲明書公證非常容易被異議人找出漏洞，也極易引發(fā)爭議。因?yàn)椤豆C法》頒布施行后，要求公證機(jī)構(gòu)辦理公證，應(yīng)當(dāng)遵守法律，堅(jiān)持客觀、公正的原則，公證員在辦理聲明書公證過程中，如果因?yàn)閷彶椴蛔屑?xì)、論證不嚴(yán)密而導(dǎo)致撤證的情形發(fā)生，公證處仍然需要承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任。
(3)告知義務(wù)履行不充分。作為公證機(jī)構(gòu)受理申請后，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人申請公證事項(xiàng)的法律意義和可能產(chǎn)生的法律后果，告知其在辦理公證過程中享有的權(quán)利和承擔(dān)的義務(wù)。告知義務(wù)是公證機(jī)構(gòu)及公證員的法定義務(wù)，不履行告知義務(wù)就違反了公證法定程序。在辦理聲明書公證過程中，因?yàn)樯婕奥暶魉韪嬷膬?nèi)容較少，有的公證員在辦證過程中對主張權(quán)利、放棄權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)、澄清事實(shí)四類聲明書未加仔細(xì)研究，告知內(nèi)容既簡單又無針對性，有些內(nèi)容應(yīng)告知而實(shí)際未告知，這也可能會(huì)因未充分履行告知義務(wù)而導(dǎo)致公證當(dāng)事人對聲明內(nèi)容及后果產(chǎn)生誤解，并因此而引發(fā)爭議。
(4)聲明人用欺詐、隱瞞事實(shí)等方式騙取公證書的。部分公證當(dāng)事人為謀取個(gè)人的私利采用欺詐和隱瞞事實(shí)等方式騙取公證書，一類是提交的材料均系真實(shí)，而公證當(dāng)事人卻是冒名頂替的，另一類是公證當(dāng)事人身份是真實(shí)的，所提交的材料卻是虛假或者經(jīng)過篡改的。聲明人用欺詐和隱瞞事實(shí)等方式騙取公證書后，如果聲明所涉及的財(cái)產(chǎn)或者權(quán)利已經(jīng)發(fā)生變更或轉(zhuǎn)移，真正的權(quán)利人或者利害關(guān)系人一旦提出異議，公證機(jī)構(gòu)將非常被動(dòng)，上述情況也是公證處目前較難處理的一類問題。
(5)對權(quán)屬處于待定狀態(tài)的事實(shí)，公證處給予辦理聲明書公證的。有的聲明人對將來可能發(fā)生的事實(shí)申請辦理聲明書公證，如前所述涉及到聲明生效的時(shí)間問題，因?yàn)樘崆鞍l(fā)表的聲明中，則因所聲稱的時(shí)間還未發(fā)生，所聲稱的內(nèi)容可能發(fā)生也可能不發(fā)生，即該聲明所涉及的事實(shí)是一種不確定的事實(shí)，處于一種待定狀態(tài)，即使將來成為事實(shí)，該聲明在發(fā)表時(shí)也不可能推定出該事實(shí)，則該聲明應(yīng)屬無效聲明。公證處辦理該類公證事項(xiàng)須嚴(yán)格加以把握和控制，如果因疏忽大意出具了公證書，將來也可能引發(fā)爭議。
(6)聲明書已經(jīng)作出并辦理公證手續(xù)，而當(dāng)事人又翻悔或者要求撤銷的。有的聲明人已經(jīng)就主張權(quán)利、放棄權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)、澄清事實(shí)發(fā)表聲明并辦理公證手續(xù)，但無正當(dāng)理由又不能提出充分證據(jù)足以推翻聲明書公證卻又翻悔或者要求撤銷的，從法律的嚴(yán)肅性和聲明作出后將產(chǎn)生相關(guān)的法律責(zé)任和后果的角度分析，公證處不可能同意聲明人的要求，因?yàn)楫?dāng)事人無正當(dāng)理由又不能提出充分證據(jù)足以推翻聲明書公證，公證處如果容許當(dāng)事人隨意翻悔或者撤銷聲明的，那么完全可能因當(dāng)事人的翻悔或者撤銷聲明的行為引發(fā)爭議，聲明行為所導(dǎo)致的后果也會(huì)由當(dāng)事人自己承擔(dān)而轉(zhuǎn)移為由公證處承擔(dān)，同時(shí)影響到公證處的社會(huì)形象和公信力。
(7)聲明人就同一事項(xiàng)在不同公證處取得公證書的。因?yàn)椴糠致暶鲿C既可以在當(dāng)事人住所地、經(jīng)常居住地、不動(dòng)產(chǎn)所在地辦理，也可以在行為地辦理，有的當(dāng)事人為達(dá)到其非法目的，鉆公證管轄的漏洞，在某公證處辦證不能達(dá)到其預(yù)期目的的情況下，又在其他公證處辦證，有的是以公證書來否決公證書，有的是取得不同公證處就同一事項(xiàng)出具的不同公證書在同一部門使用，以達(dá)到其非法目的，這種不同公證處就同一事項(xiàng)出具的不同公證書極易引發(fā)混亂和爭議，同時(shí)對公證機(jī)構(gòu)也會(huì)產(chǎn)生不良的社會(huì)影響。
三、聲明書公證須把握的基本點(diǎn)
從辦證的角度去分析，公證機(jī)構(gòu)辦理聲明書公證審查的內(nèi)容和注意的事項(xiàng)主要有以下四個(gè)方面：
(1)聲明體現(xiàn)的是聲明人意思自治的原則，系聲明人的真實(shí)意思表示，意思表示是聲明人作出民事法律行為的核心要素和必備要件，同時(shí)聲明人在辦理聲明公證時(shí)應(yīng)具有相應(yīng)的民事行為能力;(2)聲明書是一種明示的書面表示行為，且必須是聲明人在公證員面前親自發(fā)表，而不得委托他人代理;(3)公證機(jī)構(gòu)著重證明的是聲明人的意思表示行為的真實(shí)性，對聲明書內(nèi)容一般不做核實(shí)(如公證員認(rèn)為確有疑問需要核實(shí)的除外)，聲明書發(fā)表后所產(chǎn)生的法律責(zé)任和后果均由聲明人自己承擔(dān)，但是聲明的內(nèi)容不得違反法律和公序良俗;(4)對涉及財(cái)產(chǎn)所有權(quán)變更、轉(zhuǎn)移或者人身關(guān)系方面的聲明，需注意審查聲明的事實(shí)和內(nèi)容，并進(jìn)行必要的論證和核實(shí)，其目的在于防止欺詐等行為的產(chǎn)生和造成不良的社會(huì)影響。
四、如何防范聲明書公證的風(fēng)險(xiǎn)
既然聲明書公證在辦理過程中可能因?yàn)閷彶椴粐?yán)或者操作不當(dāng)而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)問題，作為辦證人員有必要對此問題引起高度關(guān)注，辦理聲明書公證的風(fēng)險(xiǎn)問題可通過以下措施加以防范。
(1)不斷提高辦證人員識別虛假材料和辨別當(dāng)事人真實(shí)身份的能力。在加強(qiáng)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，辦證人員需要多學(xué)習(xí)一些業(yè)務(wù)外的知識，力求通過仔細(xì)辨別、詢問核實(shí)、相互印證、委托鑒定等多種手段杜絕虛假材料，正確辨別當(dāng)事人的真實(shí)身份。同時(shí)建立提供虛假材料申請人的黑名單，充分行使不予受理和終止公證的權(quán)利。
(2)對年老體弱或者不識字、不能簽名者，建議拍照、攝像并建立聲明人的指紋檔案，通過攝像等手段可以正確、真實(shí)地記錄聲明人在辦理聲明書公證時(shí)的具體情形，可以避免當(dāng)事人或者利害關(guān)系人以不識字、不簽名、對聲明內(nèi)容不明確或不理解等為理由提出異議。
(3)充分履行好告知義務(wù)，認(rèn)真完整地做好談話記錄。公證員在辦理聲明書公證時(shí)，既要告知聲明人的基本權(quán)利和義務(wù)，又要告知聲明人在聲明書作出后將產(chǎn)生的法律后果，以及聲明人舉證不實(shí)或陳述虛假應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任，同時(shí)還應(yīng)告知聲明人在聲明作出后，無正當(dāng)理由又不能提出充分證據(jù)足以推翻聲明書公證，不能隨意翻悔或者撤銷聲明，聲明書作出后所產(chǎn)生的法律責(zé)任和后果均由聲明人自己承擔(dān)。在談話記錄的設(shè)計(jì)中，除告知義務(wù)須充分履行外，對年老體弱、不識字、不能簽名者，談話記錄需要詳盡完整地記錄相關(guān)內(nèi)容，文字表述要正確到位，申請表、受理單、談話記錄、聲明書、送達(dá)回執(zhí)上均須按手印，盡可能杜絕用蓋私章的方式代替簽名。
(4)在公證行業(yè)內(nèi)部建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，互聯(lián)互通，溝通信息，以及時(shí)查詢核實(shí)相關(guān)信息資料，防止當(dāng)事人就同一事項(xiàng)在多處辦證以達(dá)到其非法目的的行為發(fā)生。
(5)建議對涉及財(cái)產(chǎn)所有權(quán)變更、轉(zhuǎn)移或者人身關(guān)系方面的聲明擬采用要素式公證書格式出具。
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