采購總監(jiān)年度總結(jié)
成功的采購管理也像玉石一樣，難免會(huì)有一些細(xì)微的瑕疵。我就做個(gè)挑刺者，提提對我們xx企業(yè)的采購工作的建議,不妥之處請領(lǐng)導(dǎo)諒解。我現(xiàn)在就分三個(gè)方面闡述我的建議：
一、 降低采購成本管理
一般來說，一個(gè)產(chǎn)品的60%的成本花在采購物料上。降低采購成本是每個(gè)企業(yè)的永恒的主題，在 日資企業(yè)和 臺資企業(yè) 的采購管理上，這一點(diǎn)顯得更為突出。他們一邊用銷售創(chuàng)造企業(yè)利潤，另一邊不斷減少采購成本，從采購中獲取更多的 凈利潤 。從采購的角度來，我想這可能就是日資和臺資公司能夠占領(lǐng)全球市場的重要原因吧。我提到三點(diǎn)關(guān)于降低采購成本的看法，可能對我們目前降低采購成本會(huì)有一些借鑒作用。
第一點(diǎn)： 價(jià)格審查管理：
在價(jià)格審查方面， 首先 是要書面規(guī)定采購相關(guān)的人員的職責(zé)和權(quán)限：①采購員對所采購的物料價(jià)格進(jìn)行日常維護(hù)，并建立相關(guān)價(jià)格統(tǒng)計(jì)表與價(jià)格檔案;②新的物料開發(fā)的價(jià)格由采購員安采購流程操作;③供應(yīng)科長對物料采購的單價(jià)、采購訂單和采購合同進(jìn)行審核，采購總監(jiān)進(jìn)行復(fù)核和批準(zhǔn)。④制定的訂單審批權(quán)限，如供應(yīng)科長可批準(zhǔn)5000元以下，5000至50000元由采購總監(jiān)批準(zhǔn)，50000元至100000元由總經(jīng)理批準(zhǔn)，100000元以上由董事長批準(zhǔn)。這樣可以明確權(quán)限又可以提高采購工作效率。惡意折單除外!
其次 就是書面規(guī)定審查流程：①詢價(jià)：每種物料原則上要有三家或三家經(jīng)上供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)，生產(chǎn)輔料至少二家以上供應(yīng)商騎參與報(bào)價(jià)，定做的物料和獨(dú)家供應(yīng)的物料要提供至少5次以上的采購價(jià)格記錄表，審批時(shí)必須把相關(guān)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資料附上一同呈報(bào)審批。②比價(jià)：對每一家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，采購員必須對其各項(xiàng)物料的成本進(jìn)行充分溝通和分析。并將所溝通的相關(guān)信息記錄下來，做最終價(jià)格資料的確認(rèn)，在審批時(shí)這這些資料附上呈報(bào)。③議價(jià)：對較符合的供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，小訂單采購由采購員直接談判即可，大宗物料的價(jià)格談判時(shí)應(yīng)由供應(yīng)科長一起陪同采購員與供應(yīng)商談判，供應(yīng)科長對價(jià)格進(jìn)行審核后，采購總監(jiān)進(jìn)行復(fù)核和批準(zhǔn)，大金額訂單的可由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第二點(diǎn)： 采購降價(jià)管理：
所謂“重獎(jiǎng)之下必有勇夫”，采購降價(jià)管理工作也是這樣的，要對采購的降價(jià)業(yè)績進(jìn)行考核。采購員對自己所采購的物料進(jìn)行價(jià)格談判與降價(jià)。①獎(jiǎng)勵(lì)辦法：按已降下的價(jià)格與過去采購價(jià)格的平均差額計(jì)：獎(jiǎng)金計(jì)算公式=降價(jià)差額×獎(jiǎng)勵(lì)%。如9月的2個(gè)訂單采購物料的單價(jià)為10.2元/pcs，通過談判或找到新供應(yīng)商降價(jià)為10元/pcs，9月份下單采購了10000pcs，如果獎(jiǎng)勵(lì)是降價(jià)的5%，那么9月份的獎(jiǎng)金額=(10.2-10 ) ×5%×10000=100元。(注：從降從日期起算到一月里所采購的數(shù)量為準(zhǔn)。以當(dāng)月采購數(shù)量為核算資金后不延續(xù)。后續(xù)采購用量供應(yīng)科長可根據(jù)實(shí)際情況和采購員的綜合業(yè)績再定。②懲罰考核：采購員如在一個(gè)月內(nèi)沒有一次降價(jià)，處罰100元/月，連續(xù)兩個(gè)月沒有一次降價(jià)，扣除當(dāng)年資金50%，三個(gè)月沒有一次降價(jià)當(dāng)年全部年終獎(jiǎng)。供應(yīng)科長和財(cái)務(wù)部對對降價(jià)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)。
特注：生產(chǎn)輔料由于經(jīng)常是品種多、采購不確定性，價(jià)格審查難度大，最好實(shí)行定點(diǎn)采購，防止可能出現(xiàn)的“混水摸魚”。
另外，我們充分運(yùn)用降價(jià)采購成本的十分常用手法：① va 分析法;② ve 工程;③改變 談判 方法;④ 目標(biāo)成本法 ;⑤ 早期供應(yīng)商參與 ;⑥杠桿采購;⑦ 聯(lián)合采購;⑧為 便利采購而設(shè)計(jì) ;⑨ 價(jià)格與成本分析 ;⑩物料 標(biāo)準(zhǔn)化。
第三點(diǎn)： 采購網(wǎng)絡(luò)化管理
我們可以在xx公司網(wǎng)站上建立采購中心網(wǎng)頁，要把采購的物料特別是批量及大宗采購物料公布在網(wǎng)站上，讓更多優(yōu)秀的供應(yīng)商參與競爭，這樣采購更公開透明，可以大大降低降采購成本!這一點(diǎn)現(xiàn)在國內(nèi)很多集團(tuán)公司都在實(shí)行，效果很好。
二、 供應(yīng)商管理
在供應(yīng)商管理方面，我認(rèn)為還可以從以下二點(diǎn)進(jìn)行發(fā)掘潛能，能夠進(jìn)一步從管理供應(yīng)商中得到更安全穩(wěn)定的物料來源，培養(yǎng)出更優(yōu)秀的供應(yīng)商。
第一點(diǎn)： 供應(yīng)鏈危機(jī)管理
在防止供應(yīng)鏈中斷的危機(jī)管理方面，我們xx企業(yè)確實(shí)有待于加強(qiáng)，我們的危機(jī)管理的方式與我們的企業(yè)規(guī)不相適應(yīng)，基本上處于發(fā)展階段。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)， 在防止供應(yīng)鏈中斷 的危機(jī)管理 方面， 我總結(jié)了以下 7種辦法：
①我們 定期了解供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況： 了解 我們xx 供應(yīng)商的 生產(chǎn)狀況的權(quán)利可以事先在簽訂合同時(shí)說明。 我們 應(yīng)該不時(shí)地詢問供應(yīng)商所使用技術(shù)情況以確定它所使用的技術(shù)是否是當(dāng)今 行業(yè) 先進(jìn)的，或這些技術(shù)在生產(chǎn)時(shí)是否得到 運(yùn)用 ;詢問其財(cái)會(huì)系統(tǒng)以便掌握其經(jīng)營狀況。通過這種方法來及時(shí)掌握他們的生產(chǎn)狀況。
②我們 實(shí)時(shí)監(jiān)控 供應(yīng)商 運(yùn)送環(huán)節(jié) ：其實(shí) 出現(xiàn)供應(yīng)鏈中斷的跡象也許能夠從供應(yīng)商的運(yùn)送環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)。這些跡象包括：不能按時(shí)送貨、對顧客的`需求反應(yīng)遲鈍、要價(jià)提高、所提供原料質(zhì)量發(fā)生變化等。這些細(xì)節(jié)問題很容易被忽視，如長此積累而最終導(dǎo)致事故發(fā)生時(shí)，補(bǔ)救也往往為時(shí)已晚。
③我們 在事故發(fā)生之前做好應(yīng)急預(yù)案 ：我們最好能 成立一個(gè)專門負(fù)責(zé)監(jiān)督管理供應(yīng)商的 人員， 配備 一名接受過專門訓(xùn)練 和了解供應(yīng)商 的人，來處理與供應(yīng)商之間的各種糾紛。
④我們 掌握供應(yīng)鏈上各環(huán)節(jié)的操作權(quán)：若 我們的 某個(gè)環(huán)節(jié)的加工業(yè)務(wù)需要外包給其它合作伙伴時(shí)， 我們 要注意掌握該加工業(yè)務(wù)的主動(dòng)權(quán)。這樣的話，一旦出現(xiàn)其合作伙伴沒有能力或拒絕進(jìn)行該項(xiàng)加工業(yè)務(wù)時(shí)， 我們 就能及時(shí)與之中斷合同，轉(zhuǎn)而另尋合作伙伴。
⑤我們與供應(yīng)商 簽訂一份有保障的訂單或合同： 在簽定訂單或其他相關(guān)合同時(shí)，應(yīng)該向曾有處理供應(yīng)鏈糾紛經(jīng)驗(yàn)的 法務(wù)人員 進(jìn)行咨詢，以確保所簽訂的合同具有法律保障。否則的話，盡管合同內(nèi)容全面、詳細(xì)，但當(dāng)糾紛發(fā)生時(shí)仍不能有效地保護(hù) 我們企業(yè) 的正當(dāng)權(quán)益。
⑥我們 事先預(yù)備好訴訟文書 ：我們 應(yīng)該就供應(yīng)鏈上所有環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的各種糾紛事先預(yù)備好相應(yīng)的訴訟文書。這樣的話，當(dāng)與供應(yīng)商出現(xiàn)不可調(diào)和的矛盾時(shí)就能及時(shí)向法院提交訴訟書，從而及時(shí)解決問題，確保供應(yīng)鏈早日恢復(fù)正常。 ⑦我們 判斷是否需要建立安全庫存儲備： 若更換原材料供應(yīng)商或發(fā)生其它影響原材料正常供應(yīng)的事情，通常都會(huì)中斷供應(yīng)鏈運(yùn)轉(zhuǎn)。在這種情況下，可以通過設(shè)立安全庫存儲備來避免供應(yīng)鏈中斷，使用預(yù)先備好的原材料，維持生產(chǎn)繼續(xù)進(jìn)行。具體辦法是通過協(xié)商建立一個(gè)雙贏的方案，若公司所需要的原材料不能用別的來替代或不容易從市場上獲取，在這種情況下，公司應(yīng)該派專員進(jìn)駐供應(yīng)商所在地，其最終目的在于確保 我們 的生產(chǎn)能夠順利進(jìn)行，即使遇到供應(yīng)鏈中斷也不會(huì)遭受損失。
總之，做好防范是極其重要的 。另外，擁有一支在處理供應(yīng)商突發(fā)事件方面有著豐富經(jīng)驗(yàn)的 專業(yè) 團(tuán)隊(duì)也是維護(hù) 我們 供應(yīng)鏈正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)關(guān)鍵因素。
第二點(diǎn)： 供應(yīng)商開發(fā)管理
在開發(fā)供應(yīng)商管理這一方面，我們xx由于公司比較大，有一定的品牌推動(dòng)效益，所以還是比較成功的。很多供應(yīng)商在質(zhì)量合格率和交貨及時(shí)率上，表示很不錯(cuò)。
開發(fā)更多優(yōu)秀的供應(yīng)商，可以減少采購成本、降低采購風(fēng)險(xiǎn)、提高物料及時(shí)到貨率，保證物料的質(zhì)量。在開發(fā)供應(yīng)商方面，我們必須制定的供應(yīng)商開發(fā)程序，首先從制度上規(guī)范與明細(xì)作業(yè)程序，編制供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃書，規(guī)定開發(fā)進(jìn)程、開發(fā)要求和開發(fā)考核項(xiàng)目，說明開發(fā)供應(yīng)商對采購工作和企業(yè)的必要性和戰(zhàn)略性，從思想上統(tǒng)一采購人員的行為準(zhǔn)則。
在開發(fā)和選擇供應(yīng)商的過程中，我們可以學(xué)習(xí)日資和臺資企業(yè)的十大原則：① 系統(tǒng)全面性原則： 全面系統(tǒng)評價(jià)體系的建立和使用。② 簡明科學(xué)性原則：供應(yīng)商評價(jià)和選擇步驟、選擇過程透明化、制度化和科學(xué)化。③ 穩(wěn)定可比性原則：評估體系應(yīng)該穩(wěn)定運(yùn)做，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，減少主觀因素。④ 靈活可操作性原則：不同行業(yè)、企業(yè)、產(chǎn)品需求、不同環(huán)境下的供應(yīng)商評價(jià)應(yīng)是不一樣的，保持一定的靈活操作性。⑤ 門當(dāng)戶對原則：供應(yīng)商的規(guī)模和層次和采購商相當(dāng)。⑥ 半數(shù)比例原則：購買數(shù)量不超過供應(yīng)商產(chǎn)能的50%，反對全額供貨的供應(yīng)商。⑦ 供應(yīng)源數(shù)量控制原則：同類物料的供應(yīng)商數(shù)量約2~3家，主次供應(yīng)商之分。⑧ 供應(yīng)鏈戰(zhàn)略原則：與重要供應(yīng)商發(fā)展供應(yīng)鏈戰(zhàn)略合作關(guān)系。⑨ 學(xué)習(xí)更新原則：評估的指標(biāo)、標(biāo)桿對比的對象以及評估的工具與技術(shù)都需要不斷的更新。⑩ 全面了解原則：供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況 、商 業(yè)信譽(yù)和 交貨能力你了解的有多深，直接決定與供應(yīng)商共作的深度與廣度。
我們要對開發(fā)的供應(yīng)商進(jìn)行考核，建立合格供應(yīng)商名單和檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分a、b、c級管理。
對內(nèi)在以后公司條件成熟的情況下，建議引進(jìn)erp系統(tǒng)管理。
三、 采購物料管理
對于我們公司的日常采購管理，我認(rèn)為還可以從下四點(diǎn)挖取管理的潛力：
第一點(diǎn)： 采購計(jì)劃管理
目前在這方面，我們公司還是比較薄弱，有待于加強(qiáng)。目前我們公司還缺少采購計(jì)劃，采購部門沒有自主權(quán)，只能見《采購申請單》作業(yè)。這樣雖然可以實(shí)現(xiàn)按訂單作業(yè)，減少庫存量，但是我們采購部門的采購作業(yè)將會(huì)很盲目，很被動(dòng)，把采購人員那種對價(jià)格靈敏的能力束縛起來，缺少發(fā)揮主觀能動(dòng)性的空間，既不能實(shí)行“集中采購”，也不能實(shí)行“逢低買進(jìn)”!其實(shí)在今年不銹鋼市場價(jià)格動(dòng)蕩的時(shí)期，發(fā)揮采購人員主動(dòng)性的顯得更為重要性。有時(shí)眼睜睜看著材料漲跌卻不能“逢低買進(jìn)”。其實(shí)“逢低買進(jìn)”就是為企業(yè)創(chuàng)造凈利潤呀!
我個(gè)人認(rèn)為要按下面的步驟著手：①國際外貿(mào)部和國內(nèi)銷售部要在月底(季底)將下個(gè)月(季)的銷售計(jì)劃中所使用的材料量匯總報(bào)表移交到采購中心;②塞爾公司、英峰公司和bbq事業(yè)部要將下半月(或下個(gè)周、下個(gè)月)的使用或可能使用的物料和各種生產(chǎn)輔料交到各個(gè)公司對應(yīng)的倉庫，由倉庫匯總后交到采購中心;③xx采購中心根據(jù)匯總的資料進(jìn)行分析規(guī)劃，并根據(jù)實(shí)際的《采購申請單》選擇采購時(shí)間和采購方式。
第二點(diǎn)： 采購周期管理
關(guān)于采購周期，我司目前是按習(xí)慣操作，有很大的隨意性，還沒有一個(gè)成文的采購周期方面的文件規(guī)定，這一點(diǎn)有待加強(qiáng)。編制規(guī)范細(xì)致的《采購周期表》，優(yōu)點(diǎn)多多：①不僅可以規(guī)范日常采購作業(yè)，還可以防止由于相關(guān)人員變動(dòng)造成的盲目性采購;②加強(qiáng)采購物料的準(zhǔn)時(shí)率的管理，給供應(yīng)商套上準(zhǔn)時(shí)交貨的緊箍咒;③還可以提高車間的生產(chǎn)的生產(chǎn)效率，減少扯皮現(xiàn)象;④更可以為前方的銷售人員提供堅(jiān)強(qiáng)的后援支持，滿足客戶及時(shí)交貨的要求，從而提高銷售量，以此提高企業(yè)信譽(yù)和品牌影響力，創(chuàng)造更多的利潤!
我們還要把編制規(guī)范的采購周期表告之相關(guān)部門，讓他們知道并盡可能的執(zhí)行起來，這樣會(huì)更容易實(shí)現(xiàn)確認(rèn)的出貨時(shí)間不會(huì)因采購物料不到位而延期。
第三點(diǎn)： 安全庫存管理
目前我們?nèi)麪柟竞陀⒎骞景踩珟齑娣矫娴囊呀?jīng)開始做了，倉庫人員及采購人員都有這面的基本意識。不過bbq事業(yè)部的人員對采購周期和安全庫存方面的觀念比較差，老是會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：急著向采購人員要東西，采購人員采購辦不到，bbq的人：吵，采購到的東西又不用了，采購人員看到心情不舒服：吵。
我們下一步要做的是：進(jìn)一步加強(qiáng)安全庫存管理，摸索一個(gè)適合我們公司的安全庫存量，這個(gè)特別需要銷售人員、倉庫管理人員和車間生產(chǎn)人員的全力配合。做好規(guī)范準(zhǔn)確的安全庫存，給我們企業(yè)將帶來的好處也是很明顯的：①提高生產(chǎn)效率，防止車間停工斷料造成浪費(fèi);②對供應(yīng)商突發(fā)不能交貨具有很好的應(yīng)急能力;③保證客戶及時(shí)交貨的要求;④減少資金呆滯倉庫，提高資金利用率，從而可以進(jìn)行更多的投資，獲得更多的利潤!
按照我們xx的企業(yè)習(xí)慣動(dòng)作模式，要實(shí)現(xiàn)以上建議需要比較長時(shí)間。組織機(jī)構(gòu)和人員分開也需要作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。但是我相信經(jīng)過大家的共同努力肯定是會(huì)實(shí)現(xiàn)的。到那時(shí)，xx的采購將會(huì)更多規(guī)范，更能降低采購成本，為我們xx企業(yè)創(chuàng)造更多的凈利潤!
在今后的工作中，還需要領(lǐng)導(dǎo)費(fèi)心多多指導(dǎo)，我會(huì)銘記在心，用實(shí)際行動(dòng)報(bào)答領(lǐng)導(dǎo)對我的培養(yǎng)與信任。
我相信：選擇了xx，就是選擇了成功!在推動(dòng)企業(yè)走向更加成功的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。
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