董事會(huì)辦公室文員職責(zé)
一、入職的任務(wù)
(1)應(yīng)聘的員工必須填寫好應(yīng)聘登記表(注：必填工作經(jīng)驗(yàn)、家庭狀況、學(xué)歷、聯(lián)系電話、老家的聯(lián)系電話)，填寫完由行政部經(jīng)理面議，再帶給部門經(jīng)理面試，(特殊崗位由總經(jīng)理審核)。應(yīng)聘合格者通知上班，不合格者等候通知。
(2)應(yīng)聘合格者在上班第一天必須辦理好入職手續(xù)(除在廠部住宿外)：
①要求入職員工閱讀一下入廠須知后簽字并親自講明清楚各事項(xiàng)(請(qǐng)假情況、工資發(fā)放情況、培訓(xùn)期及試用期工資發(fā)放情況、伙食住宿情況等);``
②復(fù)印其身份證(看是否其本人身份證及真假)，第二代身份證必須復(fù)印兩面(就需要時(shí)必備)。
③讓其交兩張小一寸相片(一張是放在廠牌、一張是放在檔案里);
④做廠牌證明是我公司員工，部門職位寫清楚一點(diǎn)(如行政部：主管、文員、保安、廚工、電工、清潔工)
⑤給入職員工辦理手紋考勤并幫其辦理入住宿舍手續(xù)，員工本人寫好《住宿申請(qǐng)單》經(jīng)行政經(jīng)理審批后交保安隊(duì)長(zhǎng)安排住宿。
⑥寫兩份勞動(dòng)合同讓新入職員工簽名，不明白的請(qǐng)講明清楚其含義。
(3)以上手續(xù)完畢后，把新入職員工的檔案登記入電腦《員工檔案登記表》內(nèi)，在檔案表內(nèi)登記好編號(hào)，因是新入職員工還未轉(zhuǎn)正應(yīng)顯示為紅色，轉(zhuǎn)正后寫上轉(zhuǎn)正日期再顯示黑色。
二、離職的任務(wù)
(1)離職員工要離職申請(qǐng)書，讓其本人寫明離職原因，后由本部門經(jīng)理批準(zhǔn)，再由行政部經(jīng)理審批，然后由總經(jīng)理及副總經(jīng)理同意離職方可生效。辭職書交行政部存檔到離職日期方可辦理交接手續(xù)。
(2)離職員工到離職期時(shí)，要求其辦理好離職手續(xù);到本部門負(fù)責(zé)人處簽名，到倉(cāng)庫(kù)處簽名，然后交廠牌到行政部。在廠部住宿的員工交宿舍鑰匙到保安隊(duì)長(zhǎng)處，離廠時(shí)由保安隊(duì)長(zhǎng)出具一份放行條讓其出廠。
(3)試用期內(nèi)離職的員工需要三天內(nèi)結(jié)算其工資，如是住宿員工就應(yīng)在離職通知表里寫多三天其住宿的水電費(fèi)及餐費(fèi)。如工作滿七天以上的員工也是如此。
(4)離職員工離開本廠后將其檔案退出，寫入離職表里，文件及電腦里都要記錄清楚，如辭退、辭工、離職都要登記清楚。員工登記表將其移至離職人員工作表里，明細(xì)表就登記在離職表里。文件檔案存至離職檔案袋里并登記好。
三、飯?zhí)玫娜蝿?wù)
每月初收集上個(gè)月就餐人員飯卡，統(tǒng)計(jì)費(fèi)用，按3.5元/餐計(jì)算。
四、辦公室的工作
(1)接聽電話，要禮貌，講“您好!”“早上好”“高譽(yù)家具”之類的禮貌語(yǔ)言。
(2)辦公室人員要求復(fù)印，應(yīng)幫忙復(fù)印。如復(fù)印機(jī)有問(wèn)題先自行檢查實(shí)在是自己不能修好的就找?guī)煾敌蘩怼?/p>
(3)有員工領(lǐng)用廠服、文具用品時(shí)，必須在領(lǐng)用本里簽名方可領(lǐng)用。每月月底把文具領(lǐng)用情況用表格方式匯總。如發(fā)現(xiàn)文具快用完或已用完的'情況下，請(qǐng)?zhí)顚懮曩?gòu)單，找行政經(jīng)理和相關(guān)人員簽名后給財(cái)務(wù)安排購(gòu)買。要熟悉文具庫(kù)里所有的東西存放情況，以便隨時(shí)領(lǐng)取。
(4)必須要定時(shí)清潔一下前臺(tái)衛(wèi)生，讓人看上去要舒服，因?yàn)榍芭_(tái)是公司的形象，不能疏忽。
五、統(tǒng)計(jì)的任務(wù)
(1)每月的月頭是最多事做的，從電腦中把上月的考勤明細(xì)導(dǎo)出來(lái)后計(jì)算考勤天數(shù)，補(bǔ)休、公司放假或停電的都可充其上班，但必有補(bǔ)休單，否則不給予全勤獎(jiǎng)。請(qǐng)假天數(shù)要記清楚，必填寫好請(qǐng)假日期，方便計(jì)算考勤卡情況。補(bǔ)休的天數(shù)也要記清楚。
(2)保安隊(duì)長(zhǎng)每月月初抄水電表后，交到前臺(tái)處，前臺(tái)文員把水電費(fèi)統(tǒng)計(jì)出來(lái)。算水電費(fèi)時(shí)先把住宿員工的住宿天數(shù)計(jì)出來(lái)后方可明確地計(jì)算水電費(fèi)。
(3)每月員工就餐的餐數(shù)要統(tǒng)計(jì)出來(lái)。把員工就餐表公布出來(lái)給員工瀏覽是否有誤，有錯(cuò)的在交給財(cái)務(wù)前及時(shí)更正。
(4)統(tǒng)計(jì)出上月入職員工和離職員工讓行政部經(jīng)理知悉。
六、行政部的任務(wù)
(1)經(jīng)理在很多時(shí)候出去(如招聘、去勞動(dòng)所等等)，前臺(tái)就辦她辦不到的事情，如前臺(tái)在一定的能力上不能解決的必須等經(jīng)理回廠后解決。寫清楚是什么事情，一一寫出來(lái)讓其一一處理。
(2)員工有問(wèn)題有意見要第一時(shí)間反映出來(lái)，講解給經(jīng)理聽，讓員工安心工作。
(3)入職培訓(xùn)期到，要先通知經(jīng)理是否有時(shí)間再安排培訓(xùn)，再通知各部門新入職的員工參加培訓(xùn)。
(4)有時(shí)間到員工登記表里瀏覽一下，或檢查一下，是否有部分員工已離職而未刪除和新入職員工入職了還未登記上去。特別是重要部門的員工要立即登記好。
七、行政部人員自身的素質(zhì)要求
(1)要禮貌用語(yǔ)對(duì)人待物都應(yīng)以禮相待，接電話做到“您好!再見!”見到領(lǐng)導(dǎo)和同事應(yīng)點(diǎn)頭問(wèn)好
(2)衣著打扮需得體大方，不可穿奇裝異服，發(fā)型不可夸張招搖。
(3)自我要求我們所處的是執(zhí)行部門，凡事不可明知故犯，如：帶東西到辦公室食用、不打卡、穿拖鞋、違反公司規(guī)定等。別人能做的我們不能做，要嚴(yán)格約束自己，做好帶頭榜樣作用。
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