大型會議接待方案

時間：2023-03-24 18:22:05 方案我要投稿

相關推薦

大型會議接待方案

　　為了確保工作或事情能有條不紊地開展，就需要我們事先制定方案，方案是在案前得出的方法計劃。那么問題來了，方案應該怎么寫？下面是小編收集整理的大型會議接待方案，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

大型會議接待方案

大型會議接待方案1

　　（一）會議接待方案的含義

　　會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。

　　（二）會議接待方案的基本內容

　　1、接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

　　2、接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的'要求以及參加對象的具體情況確定。

　　3、接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。

　　4、接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。

　　5、接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。

　　6、接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯系等工作。

　　7、接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。

大型會議接待方案2

　　為成功圓滿接待“×××”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。

　　原則：河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。

　　一、接待前準備：

　　1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

　　2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

　　3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。

　　二、接站：

　　根據客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續，并讓客人及時了解到酒店的基本情況和注意事項。

　　三、旅游及行程的'安排：

　　1、導游要求：

　　知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。

　　2、車輛要求：

　　安排專業旅游車隊的空調旅游車，車況好、干凈，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機，確保客人安全。

　　四、旅游保險：

　　確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。

　　五、會議日程安排：（略）

大型會議接待方案3

　　一、會前

　　1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

　　2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

　　3、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

　　4、確定方案，簽訂合同，預付定金。

　　二、會中

　　1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

　　2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

　　3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

　　4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

　　5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的`確認。

　　6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

　　7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

　　8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

　　三、會后

　　1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。

　　2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

　　3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。

大型會議接待方案4

　　一、會前準備工作

　　1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的'會務工作方案。

　　2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

　　3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

　　4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。

　　5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

　　6、會場布置、會場布置要充分體現會議氣氛。

　　（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。

　　（2）設置主席臺，主席臺領導，安排座次，設置發言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。

　　（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，并使與會者明確。

　　（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。

　　（5）擺放適宜花卉。

　　7、后期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。

　　8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。

　　9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。

　　二、會務組織與服務工作

　　1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。

　　2、搞好會議簽到、材料分發。

　　3、主席臺領導、發言人是否到齊。

　　4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

　　5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

　　6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

　　7、組織照相。

　　8、為與會人員預訂車、船、機票等。

　　三、會議善后工作

　　1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

　　2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

　　3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

　　4、做好會議報道工作。

大型會議接待方案5

　　為確保各項會議接待工作的順利進行，特擬定方案如下：

　　一、會議主題：待定

　　二、會議時間：20xx年6月7日星期四9：00-16：00 三、會議地點：淄博匯科機電設備有限公司二樓會議室

　　四、參會人數：35人左右

　　五、環境布置：

　　(一) 會場外區域布置：懸掛橫幅，表示對各位參會的`企業家的熱烈歡迎。

　　(二) 會場內區域布置：

　　1、購置白板，準備好相應的辦公文具等。

　　2、把原來的圍桌撤掉，放進大約40張椅子，供與會人員就做。(必要時可以給領導安排座椅，座椅上貼有領導的名字，以便對號入座) 3、需飲水機一臺，以便于與會人員休息時飲水。

　　六、人員配置：

　　(一)會前布置：人員于8：40左右安排就位，公司一樓門前設接待人員一名，二樓會議室門前設接待一名。

　　(二)會中布置：安排三名我公司員工，進行會中服務，一名服務人員將為講師服務，配合講師順利完成此次培訓；一名服務人員負責飲水等工作；另一名服務人員，在辦公室，負責行政保障工作。

　　(三)會后布置：培訓完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進行疏導企業家離開會場。

　　(四)午休時間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機電城接待處聯系解決中午就餐問題，午休時，需安排一名員工在前臺坐班，為與會人員提供服務。

　　七、禮貌用語

　　為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：你好，歡迎來到匯科機電/請這邊走等；會議結束后，可說：“再見，請慢走，歡迎您下次光臨等。”

大型會議接待方案6

　　根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

　　首先是會議的籌備工作。

　　●根據會議規模，確定接待規格。

　　●發放會議通知和會議日程。

　　會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

　　會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。

　　●選擇會場。

　　選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

　　第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”

　　第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

　　第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的`照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。

　　第四：要有停車場。現代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

　　●會場的布置。

　　會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

　　一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。

　　坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

　　①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

　　②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。

　　③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

　　●準備會議資料。

　　會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發言準備。

　　會議前的接待禮儀。

　　●會前檢查。

　　這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　●提前進入接待崗位。

　　接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。

　　①簽到。設一張簽字臺，配上1—2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

　　②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

　　③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務。

　　會議中的服務禮儀

　　會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。

　　●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

　　●其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現混亂。

　　如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

　　●做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。

　　會后服務

　　會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

　　●組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

　　●送別根據情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

　　●清理會議文件①根據保密原則，回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結

【大型會議接待方案】相關文章：