年度檔案接收計劃
年度檔案接收計劃
一、檔案移交單位
20xx年度計劃接收以下各單位的到期檔案，具體單位如下：
二、移交檔案范圍及內(nèi)容
請各單位將本單位歸檔保存的20xx年以前（含2002年）的永久、長期檔案按規(guī)定進(jìn)行整理，并按通知要求移交到市檔案館，同時移交以下與該批檔案相配套的附屬材料：
（1）檔案實體數(shù)字化掃描件(必須為PDF格式);
（2）書本式案卷目錄；
（3）書本式全引目錄；
（4）文件級機(jī)讀目錄；
（5）組織機(jī)構(gòu)沿革；
（6）全宗介紹；
（7）大事記；
（8）各類有保存價值的出版物及內(nèi)部刊物；
（9）各類有保存價值的參考資料。
三、檔案案卷的幾點(diǎn)基本要求
1、嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案整理規(guī)范，保證檔案的齊全完整。檔案分類要科學(xué)合理，組卷要整齊美觀，案卷題名準(zhǔn)確、簡潔，并能反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容。卷內(nèi)文件目錄書寫工整，案卷封面、備考表填寫完備，標(biāo)簽定位整齊，保證卷面整潔。
特別提醒，對以件為單位進(jìn)行整理的檔案，每件同樣必須要編寫件頁號。
2、各單位在進(jìn)行檔案目錄的輸入輸出時，在格式規(guī)范上，要統(tǒng)一以市檔案局提供的檔案管理軟件的格式為標(biāo)準(zhǔn)，不得各行其事，確保全市檔案能整體統(tǒng)一進(jìn)行內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電腦機(jī)讀和書本式檢索。
3、檔案在進(jìn)行數(shù)字化掃描時，要嚴(yán)格按照《市紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求》進(jìn)行規(guī)范化掃描，掃描件圖像要清晰無虛影、無黑邊、不歪斜、不缺頁，保持檔案頁面的原尺寸，不放大或縮小；掃描件圖像一律必須采用PDF格式，不接收其它格式的檔案掃描件，掃描件一律以相應(yīng)的檔號命名。
4、各單位必須認(rèn)真撰寫并移交與該批移交的檔案相配套的《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《全宗介紹》和《大事記》等附屬資料，在移交檔案時，對這三個資料，提供一套書本式資料；同時將這三個資料的電子版隨同檔案的機(jī)讀目錄電子版一同刻制成光盤移交。
5、在移交檔案的年限上，所移交的檔案是以卷為單位整理的，將卷交完即可；所移交的檔案是以件為單位整理的，要將檔案移交至2002年時止。
6、各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)。任何個人和部門不得私自占有和擅自處理檔案，不得任意銷毀，不得涂改和丟失檔案。
四、移交接收檔案的時間
各單位接此通知后，應(yīng)立即組織開展檔案整理工作。準(zhǔn)備工作完成后，請及時聯(lián)系市檔案局征集接收處，由征集接收處派員對移交檔案的準(zhǔn)備情況進(jìn)行檢查驗收。驗收合格后將檔案移交進(jìn)館，并辦理相關(guān)手續(xù)。移交工作務(wù)必于2013年7月31日前完成（對新納入進(jìn)館范圍的民主黨派，可視具體情況延長至2013年12月底）。聯(lián)系電話：市檔案局征集接收處。
各單位要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、精心組織，確保2013年度到期檔案移交進(jìn)館工作如期完成。對不按時移交檔案的單位，將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。望各單位高度重視，對檔案室和檔案員的工作在人力、財力和時間上給予大力支持，確保本單位順利完成到期檔案的進(jìn)館任務(wù)。
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